何莎莎

摘要：在新形勢(shì)背景下，國有企業(yè)的發(fā)展面臨了巨大的挑戰(zhàn)。而辦公室作為一個(gè)企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，要想使企業(yè)更好地發(fā)展，必須對(duì)企業(yè)辦公室管理這一塊進(jìn)行創(chuàng)新改革，打破陳舊的管理觀念，不斷創(chuàng)新，在實(shí)踐中取得發(fā)展。本文主要闡述國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新和實(shí)踐方面的內(nèi)容，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人士有所幫助。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè)；辦公室管理；創(chuàng)新；實(shí)踐

引言

辦公室是國有企業(yè)進(jìn)行決策以及執(zhí)行前端的重要場所，對(duì)于企業(yè)后續(xù)的實(shí)際執(zhí)行以及未來的發(fā)展都具有非常重要的影響，因此為了能夠保證國有企業(yè)在激烈市場競爭中取得較強(qiáng)的競爭力，需要不斷加強(qiáng)辦公室管理的創(chuàng)新以及實(shí)踐能力。特別是隨著全球競爭的不斷加劇，國有企業(yè)辦公室工作更是要加強(qiáng)改革創(chuàng)新，從而為企業(yè)更加高效、更加穩(wěn)定以及持續(xù)健康發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

一、國有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速提升以及信息技術(shù)的不斷加強(qiáng)，對(duì)于國有企業(yè)的辦公室工作提出了更高的要求以及具備更強(qiáng)的競爭力。從目前來看，國有企業(yè)辦公室管理工作普遍存在著如下幾方面問題：

（1）沒有充分發(fā)揮參謀助手方面的作用，辦公室的很多工作集中在機(jī)關(guān)繁瑣工作事務(wù)方面，沒有對(duì)企業(yè)發(fā)展改革等主要問題實(shí)施充分調(diào)研，無法為領(lǐng)導(dǎo)制定更加科學(xué)先進(jìn)的決策提供有效的建議。

（2）具體的工作方式相對(duì)落后，某些辦公室還是習(xí)慣采取傳統(tǒng)型的紙質(zhì)文件以及集中開會(huì)等方式，這就造成了傳遞效率較低、資源消耗較大等問題，現(xiàn)代化辦公軟件以及視頻會(huì)議等推廣力度不足；

（3）策劃以及組織大型活動(dòng)的能力相對(duì)較弱

對(duì)于大型國有企業(yè)來說，大型的組織活動(dòng)會(huì)涉及到非常多的內(nèi)容，包括宣傳、接待、安保以及食宿等等，同時(shí)會(huì)涉及到非常多的部門，跨部門以及跨單位的協(xié)調(diào)需求較多，很多辦公室策劃以及組織此種活動(dòng)的能力不足，顧此失彼，從而造成活動(dòng)不夠完善。

二、加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室管理的措施

1.最大程度上發(fā)揮辦公室管理人員管理以及協(xié)調(diào)職能

辦公室管理工作是否能夠順利實(shí)施，在很大程度上和辦公室管理人員的能力直接相關(guān)的，所以，綜合能力較強(qiáng)的辦公室管理人員是推動(dòng)國有企業(yè)辦公室工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。合格的辦公室管理人員需要充分履行管理以及協(xié)調(diào)職能，主要體現(xiàn)在如下幾方面：

第一，加強(qiáng)事務(wù)方面的管理。辦公室的管理人員是此辦公機(jī)構(gòu)的直接責(zé)任人，對(duì)于辦公室的一切工作都要盡職，特別是重要會(huì)議的布置、外部訪問的接待等重要事務(wù)，增強(qiáng)這些典型事務(wù)管理；

第二，文書方面的管理。雖然辦公室的文書內(nèi)容有限，但是也需要實(shí)施稿件攥寫、校核、登記造冊(cè)以及歸檔等等工作。辦公室的管理人員需要參與到文書工作中，對(duì)其進(jìn)行安排調(diào)度以及監(jiān)查，確保其順利執(zhí)行；

第三，參與并輔導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策。國企需要通過科學(xué)方式解決發(fā)展中的問題，辦公室管理人員要充分發(fā)揮所有職員的智慧，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的決策提供信息方面的支持。

第四，辦公室管理人員需要加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)調(diào)，確保不同工種之間能夠形成和諧的工作氛圍。最大程度上確保上下級(jí)之間融洽的關(guān)系，在企業(yè)指令的上通下達(dá)以及上下合作的協(xié)調(diào)工作方面做出更大努力。

2.不斷完善企業(yè)辦公室硬件工作設(shè)備

現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了信息時(shí)代，但是對(duì)于某些國企辦公室來說，在基礎(chǔ)硬件設(shè)施方面還較為落后，甚至存在著某些工作要通過人力手工來完成的情況，直接影響了信息的獲取以及傳遞效率，同時(shí)也限制了辦公室職能的有效發(fā)揮。所以隨著信息化時(shí)代的到來，企業(yè)有必要投入相應(yīng)的資金完成辦公室硬件方面的升級(jí)，增加信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及運(yùn)用，提升信息化程度。同時(shí)在具體管理過程中要遵照“以人為本”的基本原則，特別要加強(qiáng)職工的超前思維能力培養(yǎng)，通過日常的檔案以及文書管理來積累管理能力，通過多元化方式有效解決辦公室的突發(fā)問題，確保辦公室工作的穩(wěn)定性。

3.優(yōu)化辦公室人力資源配置，提升管理工作效率

對(duì)于國企辦公室來說，在管理過程中一定要符合改革發(fā)展的趨勢(shì)，加強(qiáng)創(chuàng)新性管理，最大程度上確保辦公室管理和基層管理協(xié)同發(fā)展。受到各方面因素影響，某些國企在市場競爭中處于被動(dòng)狀態(tài)，造成辦公室管理落后。所以一定要確保辦公室的管理途徑以及方式符合時(shí)代要求，不斷解除舊有思想以及舊有體制的限制。管理人員更是要深入到基層當(dāng)中充分了解基層職工的思想以及需求，從而增強(qiáng)基層工作的針對(duì)性。另外，相關(guān)管理人員要建立起求真務(wù)實(shí)的管理理念，要充分結(jié)合企業(yè)具體生產(chǎn)情況進(jìn)行辦公室的管理，辦公室的管理人員需要深入了解現(xiàn)行行業(yè)的政策以及決策方向，通過充分的調(diào)研來提升研究成果的實(shí)踐性。除此之外，需要對(duì)辦公室職工的組成結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，不斷向管理實(shí)際情況靠攏，推動(dòng)辦公室職能均衡化發(fā)展。同時(shí)辦公室也要定期對(duì)相關(guān)職員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)其專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)提升，建設(shè)出專業(yè)能力強(qiáng)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人才隊(duì)伍。

4.不斷優(yōu)化完善辦公室的規(guī)章制度以及管理體系

完善的規(guī)章制度和管理體系是確保企業(yè)能夠健康、穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)，所以國有企業(yè)也要加大改革的力度，建立起符合現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)的管理體系和規(guī)章制度，尤其是要加強(qiáng)辦公室相應(yīng)規(guī)章制度的建設(shè)，大力推動(dòng)辦公室管理改革創(chuàng)新，明確辦公室職員的權(quán)責(zé)利以及相應(yīng)的工作流程。

第一，要明確每位人員的具體崗位職能以及權(quán)限，落實(shí)崗位責(zé)任制，保證各司其職以及辦公室工作能夠高效運(yùn)行；

第二，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定出明確的管理流程，嚴(yán)格遵照規(guī)章制度辦事，這樣能夠在降低錯(cuò)誤發(fā)生機(jī)率的同時(shí)提升工作效率；

第三，確保辦公室的相應(yīng)制度具有針對(duì)性，防止制度方面的差異而造成誤解以及相互沖突，影響工作的正常進(jìn)行。

5.樹立起全新的觀念，提升服務(wù)以及管理意識(shí)

國有企業(yè)辦公室屬于綜合性質(zhì)的部門，其在具體工作過程中會(huì)處理非常繁雜的事務(wù)，所以辦公室工作人員需要對(duì)自身工作進(jìn)行非常精確的定位 （服務(wù)于企業(yè)的主體業(yè)務(wù)） 。同時(shí)，對(duì)于企業(yè)其他部門的工作也要有所了解，以此作為基礎(chǔ)找到適合自身創(chuàng)新管理的方法。要樹立起全新的管理意識(shí)，不斷提升服務(wù)水平。

國企辦公室工作的最主要職能之一就是對(duì)內(nèi)外進(jìn)行接待以及服務(wù)。接待的質(zhì)量情況直接決定著國有企業(yè)的整體形象，甚至?xí)绊懙狡髽I(yè)后續(xù)整體戰(zhàn)略的發(fā)展。這就要求從事接待服務(wù)工作的辦公室人員，一定要最大程度上摒棄關(guān)注短期利益的傳統(tǒng)觀念，樹立起服務(wù)大局的意識(shí)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層職工做好服務(wù)。另外，相關(guān)接待人員也要不斷學(xué)習(xí)服務(wù)方面的常識(shí)以及技巧，要充分了解人際溝通過程中的心理以及感情變化。要仔細(xì)研究上級(jí)管理機(jī)構(gòu)制定的相應(yīng)政策，對(duì)于相應(yīng)信息資料進(jìn)行收集整理，從而為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層提供相應(yīng)的信息支撐，進(jìn)而整體促進(jìn)辦公室管理的科學(xué)化水平，通過全新的管理模式以及思維方式推動(dòng)辦公室工作的發(fā)展。

三、結(jié)束語

隨著市場化經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，國有企業(yè)面臨著激烈的市場競爭，國企辦公室對(duì)于國有企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的輔助和推動(dòng)作用。本文主要闡述國有企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新以及實(shí)踐方面的相關(guān)內(nèi)容，能夠?qū)M(jìn)一步推動(dòng)國企辦公室發(fā)展具有一定參考作用。

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