曹曉紅

摘 要：本文主要結(jié)合筆者在辦公室從事20多年的文書處理、文書檔案管理工作實(shí)際，分析了文書檔案管理工作具有收集資料、保存資料、記載歷史，與文書檔案產(chǎn)生直接聯(lián)系的文書工作以及文書檔案內(nèi)容豐富、載體多樣三個(gè)方面鮮明的特點(diǎn)，探討目前大隊(duì)文書檔案管理工作中文檔規(guī)范銜接問(wèn)題、文書工作與時(shí)代發(fā)展不同步以及文書檔案管理人員素質(zhì)有待提高的現(xiàn)狀，提出了針對(duì)性的對(duì)策，并結(jié)合本人在實(shí)際工作中的一些粗淺認(rèn)識(shí)和體會(huì)重點(diǎn)論述了有關(guān)做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵因素和環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理；思考

文書檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。

1.文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1文書檔案管理工作重在收集、保存資料、記載“歷史”文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過(guò)程記載、文件、書報(bào)、物品存檔為管理對(duì)象，管理手段主要就是用載體（紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來(lái)，并分門別類地存放在檔案室中。這個(gè)階段管理的重點(diǎn)就在“收集”、“管理”、“編目編冊(cè)”、“保存”、“借閱”等工作上。同時(shí)，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。

1.2與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作

文書工作包括文件的收集、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的整理、立卷和歸檔。文書工作的全過(guò)程也是檔案的形成過(guò)程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ)，檔案主要來(lái)自于文書。文書部門把本單位活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料經(jīng)過(guò)整理立卷，定期向檔案部門歸檔。

1.3文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣

文書檔案是單位工作各方面的真實(shí)記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級(jí)部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書，照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等，這就形成了文書檔案載體的多樣性。

2.目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1文書工作與檔案工作銜接問(wèn)題

文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。目前我單位的文書工作和檔案工作和大多數(shù)企業(yè)一樣都是實(shí)行分塊管理，即：由辦公室文秘人員負(fù)責(zé)文書檔案工作，檔案部門負(fù)責(zé)單位整體檔案管理工作。這種體制雖然是一種比較科學(xué)的管理制度，但在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。如果文秘人員檔案意識(shí)淡薄，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)不多，就可能影響文件的歸檔質(zhì)量，致使二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處，出現(xiàn)諸多不規(guī)范現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書檔案的建檔質(zhì)量。

2.2 文書工作與時(shí)代發(fā)展不同步

隨著科技、信息化時(shí)代的全面到來(lái)，我單位在辦公自動(dòng)化方面雖然取得了很大的成績(jī)，但文書工作方法還停留在傳統(tǒng)的手工操作，落后于時(shí)代的發(fā)展，離實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的要求還有一定的距離。

3.對(duì)文書檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文書管理工作的前提

文書檔案管理工作在我們的實(shí)際工作中有兩個(gè)類別：一類是上級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理；另一類是由本級(jí)組織產(chǎn)生的文檔管理。兩類文檔均是領(lǐng)導(dǎo)集體開(kāi)展工作的依據(jù)之一，這就要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視此項(xiàng)工作。在加強(qiáng)文檔管理的工作方面，應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：一是從硬件設(shè)施，軟件管理各個(gè)方面提供便利的條件，從上至下形成重視檔案管理的風(fēng)氣；二是經(jīng)常參與和反思檔案管理工作的具體細(xì)節(jié)，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)的意見(jiàn)。

3.2 規(guī)范銜接文書工作與檔案工作

公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，是真正意義上的銜接點(diǎn)。解決銜接脫節(jié)的問(wèn)題，我認(rèn)為關(guān)鍵是要建立一支具備一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的隊(duì)伍，可以采取專、兼職檔案員的做法，使文書檔案從起草或接收起就在專業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上運(yùn)作，如果這些人都具有對(duì)部門文書文件的形成、收集、整理、分類、立卷等的基本知識(shí)，那么就可以保證在同一規(guī)范下溝通業(yè)務(wù)。還可以采取部門分工負(fù)責(zé)的做法，誰(shuí)承辦誰(shuí)整理，誰(shuí)立卷誰(shuí)歸檔，有效地避免和防止文件的散失。

3.3 加強(qiáng)文書檔案的收集工作

收集是企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好了收集工作，企業(yè)檔案的作用才能有可能發(fā)揮到最大。

首先要明確收集范圍。凡是本單位工作活動(dòng)中所形成或收集的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定參考保存價(jià)值的文件材料，都在收集整理與歸檔范圍內(nèi)。其次要加強(qiáng)平時(shí)收集，做好平時(shí)歸卷工作。

3.4 加強(qiáng)文件立卷、歸檔工作

檔案管理的關(guān)鍵是文件轉(zhuǎn)化成檔案。這一過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)文件的鑒定、分類、組卷、擬寫案卷標(biāo)題、填寫卷內(nèi)目錄和備考表等等繁瑣的程序。這就需要檔案工作者要有耐心，要細(xì)致入微地做好檔案的立卷工作，不能有絲毫的差錯(cuò)。新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化要求檔案工作者與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，改變過(guò)去陳舊的立卷方式，簡(jiǎn)化歸檔程序。

3.5 加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化水平

加強(qiáng)文書檔案管理的信息化水平，我認(rèn)為：一是要領(lǐng)導(dǎo)重視，從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能。二是要吸收一些具有專業(yè)計(jì)算機(jī)技能的人才從事單位的信息化工作，這樣更能有利于文檔管理人員結(jié)合本崗位開(kāi)展工作。

結(jié)束語(yǔ)

文書檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護(hù)一個(gè)部門歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項(xiàng)工作，采用科學(xué)管理的工作方法，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實(shí)現(xiàn)其工作的特有職能。

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（作者單位：核工業(yè)二O八大隊(duì)）