常秀程

摘 要：現(xiàn)行檔案管理制度下，我國(guó)行政事業(yè)單位文書(shū)檔案管理在管理結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和具體實(shí)施上具有一定的特色。行政事業(yè)單位工作人員在日常生產(chǎn)生活工作中留下了一系列不同類型且紛繁復(fù)雜的信息資源，新的歷史起點(diǎn)下，對(duì)這些文書(shū)檔案進(jìn)行利用和管理事關(guān)行政事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，事關(guān)行政事業(yè)單位的穩(wěn)定程度。只有提升文書(shū)檔案管理利用率，才能彰顯其在行政事業(yè)單位中的存在價(jià)值，更好地做到為社會(huì)服務(wù)和為人民服務(wù)。本文立足于信息化管理理念和管理方式，在遵循我國(guó)法律法規(guī)框架下，提出變革性措施。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案 事業(yè)單位 信息化 管理體制

一、行政事業(yè)單位檔案管理概述

傳統(tǒng)的管理理念將檔案管理作為輔助行政事業(yè)單位發(fā)展的產(chǎn)品，其被動(dòng)性發(fā)展特征較強(qiáng)，很多文書(shū)檔案常年被放置后無(wú)人打理和翻閱。現(xiàn)代的管理理念則提升了對(duì)文書(shū)檔案的關(guān)注程度，將其作為行政事業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)縮影和無(wú)形資源，通過(guò)高效的手段來(lái)挖掘其價(jià)值，進(jìn)而提升行政事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。在新的歷史起點(diǎn)下，信息交匯融合程度加深，信息的檢索難度較之以往更為困難，傳統(tǒng)的管理理念以及管理體制已經(jīng)不能勝任，有必要利用相應(yīng)的信息技術(shù)，借助這一技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)為行政事業(yè)單位的運(yùn)作和發(fā)展提供助益。

行政事業(yè)單位檔案主要指事業(yè)單位在運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中形成的，對(duì)事業(yè)單位有保存價(jià)值和利用價(jià)值的各種形式的文書(shū)資料，其除了具有檔案管理工作的共性，亦有其特性所在。首先，行政事業(yè)單位檔案管理具有很強(qiáng)的自主性，與檔案館不同的是，行政事業(yè)單位是由內(nèi)部的工作部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行管理，其并不受到除本單位之外的行政命令的干涉。同時(shí)，行政事業(yè)單位能夠根據(jù)自身的工作實(shí)際，選擇與自身相容的檔案管理模式。其次，行政事業(yè)單位檔案管理具有精簡(jiǎn)性。與檔案館不同的是，行政事業(yè)單位檔案部門(mén)只對(duì)本單位內(nèi)部形成的信息資源進(jìn)行管理，這就促使行政事業(yè)單位在人員選擇以及崗位設(shè)置上更加注重精簡(jiǎn)性和效益性，盡可能減少支出來(lái)配置最優(yōu)的資源。最后，行政事業(yè)單位檔案管理具有多元性。一方面，信息化的高速發(fā)展使檔案載體愈加的豐富，信息資源能夠在被信息化處理后，安全性得以提升，檔案管理所需要的場(chǎng)地也得以減少。另一方面，行政事業(yè)單位管理主體的多元性。不僅有工作檔案，還有技術(shù)檔案，科研檔案以及人事檔案，檔案主體更為多元化。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的短板

（一）信息化建設(shè)技術(shù)落后。信息化技術(shù)的支撐是行政事業(yè)單位在現(xiàn)階段進(jìn)行檔案管理必不可少的要素，尤其是信息化管理技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)行政事業(yè)單位的技術(shù)設(shè)備提出了更高的要求。信息化技術(shù)不能進(jìn)行狹隘的理解，不能僅僅依賴幾臺(tái)電腦來(lái)對(duì)信息資源進(jìn)行管理，其需要借助高速掃描儀等信息化工具來(lái)加以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，檔案管理信息化與檔案信息安全是不可分割的有機(jī)整體，現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，木馬以及黑客病毒會(huì)嚴(yán)重威脅到行政事業(yè)單位的檔案安全，尤其是涉密檔案的安全。這就需要行政事業(yè)單位購(gòu)置相應(yīng)的防火墻和密鑰技術(shù)，來(lái)鞏固檔案安全體系。

（二）對(duì)檔案管理缺乏重視。行政事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變檔案管理方式，必須依靠于領(lǐng)導(dǎo)管理理念的轉(zhuǎn)變。單位在軟硬件設(shè)備的需求上如果不能得到滿足，管領(lǐng)導(dǎo)不能給予足夠重視，那么檔案現(xiàn)代化管理就無(wú)異于癡人說(shuō)夢(mèng)。同時(shí)，檔案現(xiàn)代化管理對(duì)人才的依賴性較強(qiáng)，這也離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視?，F(xiàn)階段，很多行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)雖然意識(shí)到了檔案管理的重要性，但是在受到傳統(tǒng)管理理念影響之下，仍然沒(méi)有給予這方面足夠的支持。實(shí)踐中很多行政事業(yè)單位甚至連最基本的計(jì)算機(jī)都沒(méi)有配置，仍然采用手工檔案管理模式，在工作安排上甚至采取“兼職式”的工作模式，沒(méi)有聘用專業(yè)的檔案管理人才進(jìn)行管理。這些因素都會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，損害單位工作人員的積極性，最終不利于檔案管理整體建設(shè)。

三、加強(qiáng)檔案管理的路徑

（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)。一方面，在軟硬件采購(gòu)以及更換層面，事業(yè)單位要繼續(xù)給予并加大支持，使資金投入能夠跟上信息化發(fā)展步伐，將各項(xiàng)軟硬件設(shè)施安排到位。同時(shí)，檔案管理工作人員要做好節(jié)流工作，認(rèn)真對(duì)現(xiàn)有的軟硬件設(shè)施進(jìn)行摸底排查，對(duì)于仍能繼續(xù)使用的設(shè)備繼續(xù)使用，對(duì)于需要更換和更新的設(shè)備則做好統(tǒng)計(jì)，將所需資金以及設(shè)備型號(hào)報(bào)給有關(guān)采購(gòu)部門(mén)。另一方面，在人才隊(duì)伍建設(shè)層面，要從可持續(xù)發(fā)展的角度思考問(wèn)題，做好培訓(xùn)工作，優(yōu)化工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)，使其互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)有穩(wěn)步提升。同時(shí)，在人才引進(jìn)以及人才招聘上，要合理設(shè)置招聘條件，從本單位實(shí)際情形出發(fā)招聘更具有復(fù)合型能力的檔案管理人才。

（二）轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導(dǎo)思想觀念。信息化時(shí)代的到來(lái)，使我們不得不重新審視科學(xué)技術(shù)對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理工作的影響。信息化管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)思想觀念的轉(zhuǎn)變，和思路的創(chuàng)新。只有單位領(lǐng)導(dǎo)思想觀念發(fā)生轉(zhuǎn)變了，在人力、物力和財(cái)力統(tǒng)籌安排上才能更具有科學(xué)性和高效性，才能保證單位檔案事業(yè)與時(shí)俱進(jìn)。對(duì)于檔案管理工作人員而言，應(yīng)當(dāng)做好本職工作的同時(shí)提出有建設(shè)性的檔案管理意見(jiàn)，使檔案管理工作能夠突出成效，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。同時(shí)，檔案管理工作人員要對(duì)現(xiàn)有單位現(xiàn)狀進(jìn)行分析，集思廣益，針對(duì)具體突出矛盾找出具體解決對(duì)策?？偠灾挥凶岊I(lǐng)導(dǎo)看到檔案管理工作成效，才能更好轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)思想觀念。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在現(xiàn)有科技發(fā)達(dá)程度以及新工作要求下，行政事業(yè)單位檔案工作人員始終要用先進(jìn)的思想創(chuàng)新出一套符合本單位實(shí)際的檔案管理方式，使檔案管理與其他各項(xiàng)工作接軌。要保證這一系統(tǒng)性工程又好又快地發(fā)展，不僅需要在管理體制上進(jìn)行宏觀布局和統(tǒng)籌規(guī)劃，也需要在工作細(xì)節(jié)上進(jìn)行微觀調(diào)控。無(wú)論社會(huì)怎樣變遷、科學(xué)技術(shù)如何發(fā)展，各個(gè)行政事業(yè)單位的檔案管理總會(huì)出現(xiàn)些許矛盾，這些暴露出來(lái)的矛盾則需要工作人員有效解決，優(yōu)化檔案管理目標(biāo)，進(jìn)而使單位檔案事業(yè)日趨完善。同時(shí)，解決現(xiàn)有工作實(shí)踐中出現(xiàn)的問(wèn)題不是單靠某個(gè)單位或者某個(gè)個(gè)人就能完成的，其需要整個(gè)社會(huì)共同發(fā)力，形成一套完整系統(tǒng)的社會(huì)體系，才能保障檔案建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李靜丹.新形勢(shì)下加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（06）：123+107.

[2] 劉國(guó)萍.新時(shí)期加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的思考[J].才智，2017（22）：249.

[3] 宋鑫.淺談加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的途徑[J].黑龍江檔案，2014（03）：166.