戴曉星

摘 要：在基層單位的管理以及運(yùn)行過程中，各層級(jí)的權(quán)責(zé)以及職能劃分決定了各個(gè)部門各司其職，協(xié)調(diào)合作的穩(wěn)定聯(lián)系。但檔案管理作為每個(gè)基層單位都必不可少的一項(xiàng)工作，在基層單位的整個(gè)運(yùn)行以及發(fā)展過程中都起到了十分重要的作用，但由于基層單位以及社會(huì)大眾甚至檔案管理部門的相關(guān)人員等多方主體的原因，導(dǎo)致現(xiàn)今基層單位的檔案管理工作陷入了困境，因此，本文站在檔案管理學(xué)科的角度，對(duì)于現(xiàn)今基層單位檔案管理工作中所存在的問題進(jìn)行了客觀的分析，不僅如此，在查閱資料以及走訪調(diào)查的過程中，找到了解決檔案管理工作問題的相應(yīng)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案管理工作 問題 對(duì)策

引 言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國(guó)與世界其他各國(guó)的聯(lián)系日益緊密，我國(guó)的綜合國(guó)力不論是國(guó)防、軍事方面的硬件實(shí)力，還是政治文化方面的軟實(shí)力都得到了顯著地提升，伴隨著國(guó)家發(fā)展趨勢(shì)的穩(wěn)定上升，我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展也越發(fā)成熟。在此背景環(huán)境之下，社會(huì)上的信息流通以及信息資源就變得空前的活躍，由于信息資源的豐富化以及信息傳播與保存過程中的復(fù)雜化，檔案學(xué)漸漸地走進(jìn)了人們的視野，其分類留存，科學(xué)檢索以及其他強(qiáng)大的功能使得眾多紛雜繁冗的信息以及文書檔案得到了規(guī)范化的保存與分類，但由于我國(guó)檔案管理學(xué)起步較晚，因此現(xiàn)行的檔案管理工作必然存在著不成熟的一面，需要相關(guān)部門進(jìn)行改善并積極進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變。

一、基層單位檔案管理工作中存在的問題

（一）基層單位管理者對(duì)于檔案管理工作不夠重視

在基層單位現(xiàn)今文書檔案管理的過程中，相關(guān)的工作人員往往不能對(duì)文書檔案管理工作持有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，究其根源在于基層單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案的管理工作并不予以相應(yīng)的重視。基層單位的可持續(xù)性發(fā)展，除了管理運(yùn)行機(jī)制方面實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化以外，對(duì)于相應(yīng)的文獻(xiàn)材料以及其他后勤工作，也應(yīng)當(dāng)一視同仁，做到事無巨細(xì)都認(rèn)真落實(shí)[1]。在這一點(diǎn)上，文書檔案的管理工作就顯得尤為重要，如果上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于基層單位的檔案管理不予以相應(yīng)的重視，那么在文書檔案的管理方面，其勢(shì)必要陷入十分窘迫的境遇之中。

（二）檔案管理工作與文書工作劃分界限模糊不清

在基層單位的文書檔案管理過程中，另一個(gè)十分嚴(yán)重的問題就是文書工作與檔案管理工作的界限劃分模糊不清[2]。對(duì)于文書檔案管理工作來說，檔案能否進(jìn)行妥善、科學(xué)的留存于分類，取決于辦公室工作人員在進(jìn)行文書工作的過程中是否足夠的規(guī)范與完善，這是截然不同的兩個(gè)環(huán)節(jié)，但許多基層單位為了節(jié)省成本，往往將兩項(xiàng)工作內(nèi)容合并到一起，這無論是對(duì)文書工作還是檔案管理工作都是十分不利的，經(jīng)常會(huì)造成懂文書的工作人員不懂得檔案管理，擅長(zhǎng)管理文書檔案的人員不擅長(zhǎng)文書的鑒別工作，使得基層單位檔案管理發(fā)展進(jìn)程陷入瓶頸期。

（三）基層單位檔案管理工作的相關(guān)人員素質(zhì)不高

在基層單位的文書檔案管理過程中，作為檔案管理工作的主體，相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及能力水平也是關(guān)系到基層單位檔案管理工作質(zhì)量的重要組成部分，但現(xiàn)今存在的問題就是，基層單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人員往往不具備專業(yè)化的素質(zhì)以及技能，甚至對(duì)于計(jì)算機(jī)的檔案檢索方式一竅不通，這使得檔案管理工作的進(jìn)程受到了嚴(yán)重的阻礙[3]。由于直接經(jīng)手人員的操作問題，會(huì)致使基層單位的檔案管理陷入困境，這對(duì)于基層單位來說十分不利。

（四）基層單位文書檔案的檢索效率亟待提升

在基層單位的文書檔案管理工作過程中，另一個(gè)十分重要的問題就是基層單位文書檔案的檢索效率十分低下，亟需相關(guān)部門進(jìn)行提升[4]。在檔案管理學(xué)的研究過程中發(fā)現(xiàn)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷成熟，現(xiàn)今來說，文書檔案的檢索方式一個(gè)分為兩種，即計(jì)算機(jī)檢索以及人工檢索。對(duì)于相關(guān)的單位以及部門來說，需要結(jié)合具體的實(shí)際情況來決定哪一種檢索方式更為合適。但是，基層單位作為文書檔案十分繁雜的工作單位，僅憑人工檢索是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足單位對(duì)于檢索效率的需求的，但現(xiàn)今的基層單位檔案檢索仍舊普遍使用人工檢索的方式，這對(duì)于文書檔案檢索的現(xiàn)代化而言是十分不利的。

（五）文書檔案的實(shí)際管理過程不夠程序化

在基層單位進(jìn)行檔案管理的過程中，由于工作人員的操作過程不夠規(guī)范化、程序化，經(jīng)常導(dǎo)致日后的檔案查詢工作不能得以很好地進(jìn)行與落實(shí)[5]。在檔案管理的過程中，歸檔步驟的目錄編寫中，應(yīng)當(dāng)具備齊全的要素，并對(duì)于檔案的文種有著明確的劃分，但目前的檔案管理的工作人員對(duì)于這些關(guān)鍵性步驟都并不予以應(yīng)有的重視。長(zhǎng)此以往下去，基層單位的文書與檔案管理工作勢(shì)必?zé)o法得以順利的進(jìn)行。

二、基層單位檔案管理工作解決對(duì)策

（一）基層單位管理層級(jí)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作

針對(duì)基層單位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不夠重視的問題，相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變自身對(duì)于檔案管理的固有觀念，積極認(rèn)真的學(xué)習(xí)與檔案管理的相關(guān)知識(shí)內(nèi)容，切實(shí)意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)于基層單位的積極作用，不僅如此，要給檔案管理的部門負(fù)責(zé)人員積極傳達(dá)重視的態(tài)度，使得檔案管理部門對(duì)于自身的重要作用有著清晰的認(rèn)知。

例如，基層單位的管理人員積極學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的知識(shí)，并定期對(duì)于基層單位的檔案管理進(jìn)行視察并對(duì)工作人員進(jìn)行有效的鼓勵(lì)，使檔案管理部門正確意識(shí)到自身的價(jià)值。

（二）努力提升培育基層單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

針對(duì)基層單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高的現(xiàn)狀，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)積極實(shí)施人才培育計(jì)劃，高薪聘用檔案管理方面的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理部門人盡其才、物盡其用。不僅如此，管理者應(yīng)當(dāng)制定一套科學(xué)化、系統(tǒng)化、理論化的檔案管理教程的相關(guān)案例以及學(xué)習(xí)資料，定期組織工作人員進(jìn)行有序的學(xué)習(xí)，以達(dá)到切實(shí)提升基層單位檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)以及能力的目的。

例如，相關(guān)部門制定有效的獎(jiǎng)懲措施，實(shí)行獎(jiǎng)罰分明的管理方法以達(dá)到激勵(lì)員工的目的，提高員工的工作積極性。