陳靜

摘 要：高校總務(wù)部門(mén)是學(xué)校行政機(jī)關(guān)的重要組成部門(mén)，保障了學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的正常開(kāi)展。文章通過(guò)概述總務(wù)部工作特點(diǎn)，分析了總務(wù)部工作中存在的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際對(duì)總務(wù)部工作作出認(rèn)識(shí)與思考。

關(guān)鍵詞：高校;總務(wù)部;管理;服務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào)：G647? ??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、引言

高等學(xué)校的主要任務(wù)和目標(biāo)就是教書(shū)育人、服務(wù)社會(huì)。習(xí)近平總書(shū)記在全國(guó)高校思想政治工作會(huì)議上指出：要堅(jiān)持把立德樹(shù)人作為中心環(huán)節(jié)，把思想政治工作貫穿教育教學(xué)全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)全程育人、全方位育人，努力開(kāi)創(chuàng)我國(guó)高等教育事業(yè)發(fā)展新局面?？倓?wù)部作為高等學(xué)校重要職能部門(mén)之一，必須堅(jiān)持服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生，為學(xué)校教書(shū)育人工作添磚加瓦。

總務(wù)部，顧名思義，是統(tǒng)管學(xué)校大大小小事務(wù)、確保學(xué)校教學(xué)科研工作和各項(xiàng)日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的部門(mén)。其主要職責(zé)是以踏實(shí)肯干的工作作風(fēng)，服務(wù)教育，服務(wù)師生，借鑒新思路、開(kāi)拓新方法，做到服務(wù)零缺陷、流程零失誤、設(shè)備零故障、安全零隱患。

二、總務(wù)工作特點(diǎn)

1.小而多

總務(wù)部作為高校行政機(jī)關(guān)的一員，其工作涉及學(xué)校綠化、衛(wèi)生保潔、采購(gòu)招標(biāo)、校醫(yī)院、計(jì)劃生育、辦公電話(huà)管理、工程監(jiān)督、房產(chǎn)管理、家具固定資產(chǎn)管理等，可以說(shuō)是學(xué)校“大管家”。其承擔(dān)的工作瑣碎、繁雜卻極為重要，是學(xué)校教育教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的堅(jiān)實(shí)保障。同時(shí)，總務(wù)部還需要承擔(dān)學(xué)校各項(xiàng)臨時(shí)性工作，如福利性房產(chǎn)購(gòu)房審核等。

2.上傳下達(dá)

總務(wù)部作為功能性行政機(jī)關(guān)，服務(wù)范圍是學(xué)校所有學(xué)院、專(zhuān)業(yè)及全體師生，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與廣大教職工、學(xué)生溝通的橋梁。第一，教職工、學(xué)生關(guān)于學(xué)?；痉?wù)的問(wèn)題可由總務(wù)部上報(bào)至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)討論決策后由總務(wù)部反饋至相關(guān)人員;第二，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)布置的關(guān)于學(xué)?；痉?wù)、基礎(chǔ)建設(shè)等工作可由總務(wù)部按照職能部門(mén)工作職責(zé)進(jìn)行任務(wù)分解及分配，結(jié)果匯總后由總務(wù)部上報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱檢查。

3.得力助手

總務(wù)部主要工作為服務(wù)廣大師生，保障學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)。保障教職工安心安全工作，是總務(wù)部的工作要點(diǎn)。由此可以看出，總務(wù)部在學(xué)校教育教學(xué)過(guò)程中具有極為重要的助手特點(diǎn)，比如教學(xué)過(guò)程中黑板擦、粉筆的采購(gòu)和管理，試卷、書(shū)籍印刷服務(wù)單位招標(biāo)，教學(xué)樓、實(shí)驗(yàn)室衛(wèi)生管理等，這些工作都由總務(wù)部負(fù)責(zé)。同時(shí)，總務(wù)部也是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作中的助手，一些事務(wù)性會(huì)議的安排與召開(kāi)，廠(chǎng)家、服務(wù)單位來(lái)訪(fǎng)接待，廠(chǎng)家生產(chǎn)抽查，兄弟學(xué)校調(diào)研等，也都交由總務(wù)部處理。

4.窗口形象

總務(wù)工作涉及采購(gòu)招標(biāo)、商鋪招租、學(xué)生活動(dòng)審批、教工宿舍申請(qǐng)、辦公耗材申領(lǐng)等，需接觸大量人員，其中不乏校外人員。服務(wù)態(tài)度好壞、工作效率高低、工作方法得當(dāng)與否，都是衡量一個(gè)部門(mén)乃至一個(gè)學(xué)校整體形象與素質(zhì)的重要標(biāo)尺。

三、總務(wù)工作問(wèn)題

1.職員專(zhuān)業(yè)不對(duì)口

高校行政管理人員有個(gè)普遍現(xiàn)象：崗位工作與所學(xué)專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，這就容易造成工作方式方法上的問(wèn)題。如文書(shū)工作，因?yàn)榭倓?wù)部的工作性質(zhì)，需要起草的公文主要包括通知、函、請(qǐng)示等，如果專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，就可能造成行文格式不規(guī)范、行文不暢等問(wèn)題。再如水、電工程管理，行政管理人員需要掌握好建筑、土木等方面知識(shí)，能夠在工作中看懂CAD圖紙，準(zhǔn)確判斷工程維修是否準(zhǔn)確到位，如果專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，就可能造成工程維修不及時(shí)、維修不到位等。

2.職員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)參差不齊

總務(wù)部作為一個(gè)“窗口”部門(mén)，需要接觸形形色色的人，在工作中必須尊重他人，以身作則，嚴(yán)于律己，善于溝通，勇于執(zhí)行，就事論事，從客觀(guān)出發(fā)，同時(shí)要能夠及時(shí)調(diào)整心態(tài)。有了良好的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，工作起來(lái)會(huì)事半功倍?？倓?wù)工作上傳下達(dá)，如果不善于溝通，將造成信息溝通不暢、信息傳達(dá)失誤，對(duì)工作開(kāi)展造成不利影響。再如，招標(biāo)采購(gòu)經(jīng)手金額大，難免會(huì)有些投標(biāo)單位會(huì)動(dòng)歪心思，這就需要招標(biāo)職員保持平常心，廉潔自律，一視同仁，才能保證招標(biāo)過(guò)程的公平公正。

3.工作優(yōu)先級(jí)不明

總務(wù)工作小而多，同時(shí)還會(huì)有很多臨時(shí)性的任務(wù)，這就容易造成工作優(yōu)先級(jí)不明、工作處理不及時(shí)的問(wèn)題。很多時(shí)候我們都愿意先把一些瑣碎事先處理掉，然后集中精力去完成更復(fù)雜更有技術(shù)含量的事。但現(xiàn)狀往往讓人很難受，因?yàn)楝嵥榈男∈伦屛覀兒馁M(fèi)了太多精力，而沒(méi)有更多的時(shí)間思考和做更有技術(shù)含量的事。例如，招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中同時(shí)開(kāi)展多個(gè)項(xiàng)目，這就需要采購(gòu)人員分清工作項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)，緊急的、重大的項(xiàng)目先開(kāi)展，待這些項(xiàng)目步入正軌后再開(kāi)展其他項(xiàng)目。

四、總務(wù)工作思考

1.加強(qiáng)批評(píng)與自我批評(píng)

在日常工作中，學(xué)校、部門(mén)、個(gè)人要不斷加強(qiáng)批評(píng)與自我批評(píng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并立即做出反饋與整改。與同事共事時(shí)不可避免會(huì)出現(xiàn)一些矛盾及問(wèn)題，這要求我們多反省自身不足，多約束自身言行，站在他人立場(chǎng)考慮事情，思考是不是態(tài)度過(guò)于強(qiáng)勢(shì)，是不是以自我為中心，是不是工作不到位不仔細(xì)，是不是指責(zé)同事推卸責(zé)任，是不是考慮不全面不周到。只有經(jīng)常性地批評(píng)與自我批評(píng)，才能使整個(gè)部門(mén)建立起他制他律與自律自省結(jié)合、內(nèi)外部約束機(jī)制相輔相成、高效互補(bǔ)的科學(xué)機(jī)制，凝聚起部門(mén)成員的歸屬感與使命感，各項(xiàng)工作的開(kāi)展必將越來(lái)越順暢，工作效率與質(zhì)量必將越來(lái)越高。

2.培養(yǎng)專(zhuān)注精神

在工作中，部門(mén)要引導(dǎo)職員專(zhuān)注于本職工作，全身心投入工作，力求把各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)都做到完美，這樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)。職員專(zhuān)注工作，不僅僅提高了工作效率、保障了工作質(zhì)量，而且會(huì)因?yàn)楸Ｙ|(zhì)保量完成工作而感覺(jué)到充實(shí)與滿(mǎn)足。

3.傾聽(tīng)他人意見(jiàn)

在工作中，部門(mén)職員總會(huì)遇到一些不能解決的困難，這就需要我們能夠以謙卑求教之心詢(xún)問(wèn)并傾聽(tīng)他人意見(jiàn)。盡管因?yàn)榱?chǎng)、態(tài)度、思維模式及表達(dá)方式等原因，他人的意見(jiàn)與看法有時(shí)候并不能幫助我們解決問(wèn)題，但是，多傾聽(tīng)他人意見(jiàn)，我們會(huì)對(duì)問(wèn)題有不一樣的理解與考慮。只有敞開(kāi)心扉專(zhuān)注傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)與建議，取長(zhǎng)補(bǔ)短、去蕪存菁，我們才能根據(jù)他人的反饋改進(jìn)工作，更好地做好服務(wù)性事務(wù)。同時(shí)我們也有責(zé)任向他人反饋我們的意見(jiàn)與建議，幫助他人成長(zhǎng)和改進(jìn)完善工作。

4.樹(shù)立服務(wù)意識(shí)

總務(wù)部的工作宗旨就是服務(wù)，服務(wù)學(xué)校、服務(wù)師生，為學(xué)校及師生做好各項(xiàng)后勤保障工作。當(dāng)然，服務(wù)意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神，沒(méi)有吃苦耐勞的作風(fēng)，服務(wù)就沒(méi)有積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，就難以勝任總務(wù)部工作。因此，我們要遵守崗位職責(zé)、紀(jì)律與規(guī)定，愛(ài)崗敬業(yè)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，扎實(shí)做好服務(wù)工作。在工作中，我們要注重時(shí)效性，及時(shí)上傳下達(dá)、準(zhǔn)確傳遞信息，迅速回應(yīng)各類(lèi)信息并調(diào)整工作重點(diǎn)，確保各項(xiàng)日常性事務(wù)以及突發(fā)性事務(wù)得到妥善處理。我們要堅(jiān)守服務(wù)奉獻(xiàn)準(zhǔn)則，心系學(xué)院師生，廉潔自律，做到奉獻(xiàn)而不索取，正確處理名與利、苦與樂(lè)、得與失、個(gè)人利益和集體利益的關(guān)系，化壓力為動(dòng)力，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，努力在平凡的崗位上做出不平凡的成績(jī)，實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值，升華自己的人生。

5.開(kāi)拓新方法

眾所周知，工作不能墨守成規(guī)，必須開(kāi)拓創(chuàng)新、銳意進(jìn)取，不斷改進(jìn)工作方式方法，提高工作效率，落實(shí)“最多跑一次”。譬如用車(chē)申請(qǐng)，教師開(kāi)會(huì)、學(xué)生外出調(diào)研學(xué)習(xí)均需用車(chē)，這種臨時(shí)性派車(chē)需要經(jīng)過(guò)總務(wù)部、保衛(wèi)處等多單位審批，如果遇到審批教師外出，就只能延后審批。一般情況下，用車(chē)申請(qǐng)為紙質(zhì)版，需要用車(chē)單位一項(xiàng)項(xiàng)簽字蓋章。如果辦理了網(wǎng)上辦事大廳，在網(wǎng)上進(jìn)行用車(chē)申請(qǐng)，相關(guān)審批單位擁有審批權(quán)限，就可以網(wǎng)上審批，最后總務(wù)部再根據(jù)審批情況及時(shí)派車(chē)，不影響工作的及時(shí)性。

6.落實(shí)責(zé)任制

總務(wù)部工作的性質(zhì)要求全員參與，落實(shí)責(zé)任。全體工作人員要以高度的責(zé)任感和使命感，凝心聚力，扎實(shí)苦干，做好總務(wù)各項(xiàng)工作。由于崗位分工與職責(zé)，每個(gè)人負(fù)責(zé)一項(xiàng)事務(wù)。總務(wù)部要建立激勵(lì)和責(zé)任追究制度，將工作業(yè)績(jī)、師生滿(mǎn)意度作為個(gè)人年終考核評(píng)優(yōu)評(píng)先的重要指標(biāo)。對(duì)工作積極、成績(jī)突出者予以表彰;對(duì)工作不到位、整改不力等問(wèn)題，追究相應(yīng)管理人員責(zé)任。

五、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下，學(xué)校及師生對(duì)總務(wù)部工作有著越來(lái)越高的要求?？倓?wù)部必須及時(shí)根據(jù)學(xué)校、師生工作特點(diǎn)，緊密?chē)@學(xué)校教育教學(xué)工作，積極做好立德樹(shù)人任務(wù)，不斷改善服務(wù)態(tài)度、改進(jìn)工作方法，為師生創(chuàng)造和諧美麗校園，讓師生感受學(xué)校大家庭的溫暖。

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