陳婉茹

(華南師范大學(xué)旅游管理學(xué)院會展經(jīng)濟(jì)與管理系，廣東 廣州 510631)

0 引言

大型活動(如體育賽事、國際會議)籌辦者青睞項目管理有條理性、實用性強的特點，紛紛引用項目管理理論。例如，2008年北京奧運會、2010年廣州亞運會、2012年廣州國際城市創(chuàng)新大會、2014年青島世界園藝博覽會、2014年北京世界葡萄大會均引入項目管理理論保障活動成功舉辦。由此可見，項目管理理論對于指導(dǎo)大型活動具有重要作用。

隨著會議業(yè)的快速發(fā)展，如何辦好一場會議成為辦會者的關(guān)注焦點。項目管理理論因具有實用性強的特點，作為保障會議成功的工具被引入會議業(yè)。本文旨在以2017廣州《財富》全球論壇為例，探討項目管理理論指導(dǎo)大型國際會議的可行性和存在的問題，為同類型活動提供參考經(jīng)驗，進(jìn)一步推廣項目管理理論在大型活動中的應(yīng)用。

1 項目管理與會議管理

1.1 項目管理

項目管理是管理學(xué)的分支學(xué)科，是第二次世界大戰(zhàn)后期發(fā)展起來的新管理技術(shù)，最初用于軍事領(lǐng)域。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，項目管理的應(yīng)用范圍從20世紀(jì)80年代僅限于建筑、國防、航天等領(lǐng)域，發(fā)展到現(xiàn)在的計算機、電子通信、金融業(yè)甚至政府機關(guān)等，其重要性逐漸凸顯。

1.2 項目進(jìn)度管理

Gantt提出將甘特圖的管理技術(shù)應(yīng)用于項目進(jìn)度管理，能清晰直觀地反映項目活動的時間進(jìn)度[1-2]。美國杜邦公司于1956年發(fā)明了關(guān)鍵路徑法(Critical Path Method，CPM)，運用項目網(wǎng)絡(luò)圖對項目活動的持續(xù)時間和進(jìn)度進(jìn)行分析計算，計算出最優(yōu)路徑[1-2]。1958年，美國海軍特種計劃局創(chuàng)新使用計劃評審技術(shù)(Plan Evaluation Review Technology，PERT)，提高了工作效率[3]。近年來，項目進(jìn)度管理領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)一步成熟，橫道圖、S曲線、香蕉曲線和掙值法等在項目進(jìn)度管理中得以廣泛應(yīng)用[4]。

1.3 項目溝通管理

在項目管理中，要高效科學(xué)、有組織地完成項目，離不開有效的信息溝通。溝通管理在項目管理中占有重要地位，是項目成敗的關(guān)鍵因素之一[5]。項目管理的溝通成本在某種程度上決定了項目管理的成本[6]，因此需要建立科學(xué)有效的溝通管理體系，保障項目溝通順利進(jìn)行。

1.4 會議項目管理

項目管理作為強化保障會議成功的工具和正式流程被引入會議業(yè)[7]。運用項目管理方法計劃和控制會務(wù)工作，可使會議籌備工作化繁為簡，推進(jìn)會議籌備進(jìn)程，保障會議順利召開[8]。會議項目管理已在大型會議中廣泛應(yīng)用，其重要性日益凸顯。

2 案例研究——2017廣州《財富》全球論壇

本文重點探討2017廣州《財富》全球論壇的進(jìn)度管理和溝通管理。

2.1 2017廣州《財富》全球論壇簡介

《財富》全球論壇創(chuàng)辦于1995年，由美國《財富》雜志主辦，已先后舉辦了14屆。論壇邀請全球跨國公司高層、世界知名政治家和經(jīng)濟(jì)學(xué)者參加，共同探討全球經(jīng)濟(jì)所面臨的問題。2017年，該論壇在廣州舉辦，以“開放與創(chuàng)新：構(gòu)建經(jīng)濟(jì)新格局”為主題，聚焦于全球化和數(shù)字化，展現(xiàn)廣州和華南地區(qū)開放創(chuàng)新的發(fā)展新局面，展示中國“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”的發(fā)展新理念，助力開放型經(jīng)濟(jì)新體制建設(shè)。

為辦好此次會議，廣州市政府特意成立2017廣州《財富》全球論壇組織委員會(以下簡稱“組委會”)，決定論壇籌備重大事項，統(tǒng)籌指揮論壇籌備工作；成立2017廣州《財富》全球論壇執(zhí)行委員會(以下簡稱“執(zhí)委會”)，執(zhí)行組委會決策，推進(jìn)落實論壇籌備工作。執(zhí)委會下設(shè)辦公室、監(jiān)察審計室2個直屬機構(gòu)，以及會務(wù)與禮賓、新聞宣傳、商務(wù)服務(wù)、酒店與參觀、交通保障、安全保障、環(huán)境提升、城市管理和志愿服務(wù)等9個工作團(tuán)隊。

2.2 項目進(jìn)度管理

2017廣州《財富》全球論壇的籌備階段共分為5個時期，分別為總體策劃期、整體推進(jìn)期、全面落實期、會時運行期和總結(jié)提升期?；I備之初，執(zhí)委辦計劃與運行組會征集各工作團(tuán)隊的工作事項和工作時間，進(jìn)行初步的項目進(jìn)度安排。

2.2.1 工作分解結(jié)構(gòu)

《財富》全球論壇的會議等級較高，所牽涉的項目內(nèi)容多，工作內(nèi)容相當(dāng)繁雜。為確保會議順利舉行和各方組織者能協(xié)調(diào)合作，本屆論壇使用工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)將論壇會議項目分解為較細(xì)小且明確的項目活動。以會務(wù)與禮賓團(tuán)隊為例，列出該團(tuán)隊的部分項目活動的工作分解結(jié)構(gòu)(見表1)。

表1 2017廣州《財富》全球論壇會務(wù)與禮賓團(tuán)隊的工作分解結(jié)構(gòu)

(續(xù))

根據(jù)工作分解結(jié)構(gòu)圖制作推進(jìn)計劃概要甘特圖。2017廣州《財富》全球論壇對項目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)測與跟蹤，定期對項目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)測，了解項目最新進(jìn)展，對超時未完成的重要任務(wù)發(fā)布紅燈預(yù)警信號，根據(jù)最新情況解決相關(guān)問題，調(diào)整項目計劃，推動會議籌備順利進(jìn)行。

2.2.2 項目關(guān)鍵路徑

關(guān)鍵路徑是指網(wǎng)絡(luò)終端元素的序列。該序列有最長的項目工期，且對整個項目的工期起著至關(guān)重要的作用，決定了整個項目的最短完成時間。任何關(guān)鍵路徑上的終端元素延遲都將直接影響項目的預(yù)期完成時間。2017廣州《財富》全球論壇執(zhí)委辦和九大團(tuán)隊將WBS圖中主要且歷時較長的活動進(jìn)行排序，并根據(jù)經(jīng)驗估算項目活動時長，考慮活動間的邏輯關(guān)系次序。按拓?fù)溆行蛐蛄型扑愠龈骰顒幼钤缈赡馨l(fā)生時間，再按逆拓?fù)溆行蛐蛄型扑愠龈骰顒釉试S最晚發(fā)生時間，根據(jù)項目允許最遲開始時間和結(jié)束時間計算項目的總時差，得出項目的工期，以工期長短和重要性識別關(guān)鍵路徑和關(guān)鍵活動。根據(jù)結(jié)果制定2017廣州《財富》全球論壇總體推進(jìn)計劃概要圖(關(guān)鍵節(jié)點)。

2.3 項目溝通管理

成功的項目管理離不開有效的溝通，溝通管理貫穿于整個項目管理過程中。為了實現(xiàn)有效溝通，通常需要借助各種溝通手段。

2017廣州《財富》全球論壇屬于國際會議，需與多方進(jìn)行溝通。因此，在制定溝通計劃表時需結(jié)合會議籌備的不同階段特點，充分考慮會議舉辦牽涉的各單位企業(yè)和項目其他領(lǐng)域的過程結(jié)果對溝通渠道結(jié)果的影響，從而采取相應(yīng)的措施。針對不同的溝通對象，明確與其的溝通需求，選擇最佳的信息溝通方式，制定出溝通計劃表(見表2)，將信息通過合適的渠道有效及時地傳遞給合適的對象，保持各方溝通順暢，從而促進(jìn)會議籌備工作的順利推進(jìn)。

表2 2017廣州《財富》全球論壇溝通計劃表

(續(xù))

注：根據(jù)實習(xí)觀察和經(jīng)驗對溝通計劃表進(jìn)行模糊化處理。

2.3.1 項目主要溝通障礙

盡管2017廣州《財富》全球論壇能按計劃表進(jìn)行溝通并取得較好的溝通效果，但存在較多的溝通障礙。

(1)中西文化差異。由于《財富》全球論壇由《財富》雜志主辦，相當(dāng)大的主動權(quán)在于《財富》方。《財富》方人員是西方人，思維方式、文化習(xí)慣等與中國人有所差異，講究契約精神，風(fēng)格較為隨意，但同時欠缺靈活性。中方人員在籌備過程中則注重細(xì)節(jié)和服務(wù)，考慮周全，想法與《財富》方有一定分歧，需要雙方人員多次反復(fù)協(xié)商，尋求平衡點。

(2)成員空間分離。由于《財富》方人員和中方人員不在同一地點工作，雙方溝通時存在時差和空間距離等客觀因素，信息傳遞較慢，且信息難以傳遞清楚。遇到緊急待溝通事情時，往往會延遲處理時間。

(3)組織架構(gòu)有待完善。本次籌備會議的主體是政府，易將行事較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龇ㄌ子玫綍h籌備過程,溝通存在較長的溝通鏈，需要層層匯報和反饋，耗時較長。此外，工作團(tuán)隊之間沒有明確責(zé)任權(quán)限，團(tuán)隊間較難分清主次，可能會出現(xiàn)多頭領(lǐng)導(dǎo)或互相扯皮的情況，影響工作效率和進(jìn)度。

2.3.2 解決溝通障礙的措施

根據(jù)2017廣州《財富》全球論壇的籌備經(jīng)驗，探索出解決溝通障礙的措施。

(1)尋找利益共同點。中外雙方溝通時需要明確雙方需要堅守的原則和不能接受的事項，明確利益共同點。中方堅持以“我”為主的原則，把握主動權(quán)，做好主辦城市的東道主。

(2)強化溝通意識。同類會議中所涉及活動項目范圍廣，層級關(guān)系多，內(nèi)容豐富，人員數(shù)量大，且存在較多不確定因素。在該情況下，溝通意識顯得尤為重要，項目負(fù)責(zé)人需隨時與其他工作人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，所有項目團(tuán)隊成員都必須強化溝通意識，發(fā)揮自己的作用，配合項目負(fù)責(zé)人和團(tuán)隊推進(jìn)項目實施。

(3)注重溝通技巧。項目管理中的溝通是必不可少的，恰當(dāng)?shù)臏贤记墒种匾?。組織內(nèi)部溝通時應(yīng)實事求是，描述客觀，避免破壞良好的工作氛圍；對外溝通時，則需顧及團(tuán)隊的形象，對溝通對象應(yīng)以禮相待。溝通內(nèi)容強調(diào)信息一致，做到言簡意賅，只傳遞確切信息，對無法確定的信息不做保證。

(4)把握溝通時效性。關(guān)鍵事件更應(yīng)跟進(jìn)項目進(jìn)度，避免因溝通不及時，信息反饋延遲，影響項目進(jìn)度，不利于后期工作開展。

2.4 2017廣州《財富》全球論壇項目管理的借鑒與啟示

2017廣州《財富》全球論壇的成功舉辦豐富了項目管理的應(yīng)用案例，也在項目管理方面探索出創(chuàng)新之處，為舉辦類似的國際會議提供了寶貴的經(jīng)驗。

(1)設(shè)立執(zhí)委辦計劃運行組。2017廣州《財富》全球論壇執(zhí)委會的組織架構(gòu)中特設(shè)計劃運行組，由項目管理專家等人員組成，指導(dǎo)和監(jiān)測論壇籌備情況。該運行模式為廣州舉辦國際會議提供專業(yè)指導(dǎo)已有8年，均取得不俗的成績。

(2)動態(tài)調(diào)整項目管理進(jìn)度。執(zhí)委辦計劃運行組的項目專家人員與工作團(tuán)隊的執(zhí)行人員根據(jù)工作實際情況積極進(jìn)行溝通，對項目管理計劃表和監(jiān)控表進(jìn)行多次商討和動態(tài)調(diào)整，按調(diào)整后的計劃表和監(jiān)控表執(zhí)行和監(jiān)督。此外，由于信息變幻快、內(nèi)容多次變動等情況，工作團(tuán)隊和執(zhí)委辦需要因時、因地制宜改善項目管理模式并進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，不斷適應(yīng)屬于論壇的項目管理模式，促進(jìn)論壇順利舉辦。

(3)發(fā)揮計劃統(tǒng)籌分層管控作用。充分發(fā)揮計劃統(tǒng)籌分層管控作用，從“全面落實、會時運行、總結(jié)提升”3個階段對全委各團(tuán)隊籌辦工作進(jìn)行全程管控，立足進(jìn)度控制，通過“分析評估、預(yù)警提示、監(jiān)控報告”等手段，確保各項籌備工作決策科學(xué)、統(tǒng)籌推進(jìn)、高效落實。嚴(yán)格落實《會時運行方案》，明確會時運行工作職責(zé)分工、任務(wù)邊界和時間節(jié)點，構(gòu)建集中統(tǒng)一、層次分明、協(xié)調(diào)高效、調(diào)度有力的會時運行指揮系統(tǒng)。精心組織桌面推演、綜合演練和全仿真演練，通過演練查漏補缺，完善應(yīng)急預(yù)案，確保活動萬無一失；狠抓跟蹤問效，確保每項工作有人抓、有結(jié)果、有成效。

(4)實行場長負(fù)責(zé)制。論壇期間每場活動都實行場長負(fù)責(zé)制，每個活動都有一個場長專門負(fù)責(zé)該活動的相關(guān)事項，有細(xì)致的工作方案和會時運行方案，活動內(nèi)容精確到分鐘，確保該活動順利完成。

(5)組建信息中心。全面整合有關(guān)職能部門的資源和力量，組建論壇信息中心，啟用參會嘉賓信息電子管理系統(tǒng)，全力做好參會嘉賓的信息收集匯總和動態(tài)更新，在執(zhí)委會內(nèi)部每天發(fā)布一次注冊參會嘉賓的最新統(tǒng)計數(shù)據(jù)和名單，為論壇籌備工作提供動態(tài)的數(shù)據(jù)支持，并為論壇會時運行落實基礎(chǔ)信息保障。

(6)建立會時運行指揮部。會議期間執(zhí)委辦在三大會場設(shè)立會時運行指揮部，由各團(tuán)隊的負(fù)責(zé)人坐鎮(zhèn)指揮部，以便應(yīng)對突發(fā)事件，秉持“特事特辦”的工作原則，避免因溝通、辦事程序繁雜而影響會議舉辦，保證論壇順利進(jìn)行。

3 結(jié)語

本文以2017廣州《財富》全球論壇為案例，采用工作分解結(jié)構(gòu)和關(guān)鍵路徑法制定項目進(jìn)度計劃，融入監(jiān)測和跟蹤等環(huán)節(jié)，確保項目順利推進(jìn)，保障會議的順利召開。分析案例的溝通管理存在的障礙，如中西文化差異、成員空間分離和組織結(jié)構(gòu)有待完善等，提出了提升國際會議溝通管理水平的建議，如尋求利益共同點、強化溝通意識、注重溝通技巧和把握溝通時效性等，并總結(jié)了案例在項目管理方面的創(chuàng)新、可取之處，如設(shè)立計劃與運行組、動態(tài)調(diào)整項目管理進(jìn)度、發(fā)揮計劃統(tǒng)籌分層管控作用、實行場長負(fù)責(zé)制、組建信息中心和建立會時運行指揮部等，為舉辦國際會議提供了學(xué)習(xí)經(jīng)驗。國際會議在籌備過程中需充分運用項目管理理論，優(yōu)化工作項目，提升工作效率，但需要注意在運用項目管理理論時要結(jié)合實際情況，留意外在不可控因素，及時對項目管理進(jìn)行修改完善，建立和維持暢通的溝通體系，確保會議順利進(jìn)行，進(jìn)一步推廣項目管理理論在同類型國際會議管理中的應(yīng)用。