李露

[提要] 信息時代的到來為各行業(yè)提供了很大的便利。作為一種新型的管理方式，無紙化管理已成為企業(yè)追求創(chuàng)新的目標。本文在闡述會計資料無紙化研究背景基礎上，首先對會計資料無紙化可行性進行分析，同時分析會計資料無紙化進程中的現(xiàn)實障礙，并提出可行措施。

關鍵詞：會計信息化；無紙化；問題；對策

中圖分類號：F23 文獻標識碼：A

收錄日期：2018年6月4日

隨著信息技術的高速發(fā)展，電子資料的使用在各行各業(yè)已經(jīng)是必不可缺的。但由于會計從業(yè)人員的傳統(tǒng)習慣和相關文件的規(guī)定，會計行業(yè)需要將大量的紙質(zhì)資料用來存檔，無論是紙張、設備、人力、物力均造成了大量的浪費。財政部于2013年末發(fā)布了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》，首次提到了“會計資料的無紙化”，這一規(guī)定是對我國傳統(tǒng)會計理念的重大突破。規(guī)范中首次提出了會計資料無紙化的概念。這一理念允許會計資料在一定條件下可以生成電子資料用于存儲和歸檔。相對于傳統(tǒng)的會計理念，這是一次里程碑式的突破，不僅便利了會計工作，而且也減少了各種資源的浪費。

一、會計資料無紙化的定義和范圍

（一）會計資料無紙化的定義。會計資料無紙化是會計在進行會計資料的收集、整合、處理、存儲、傳輸、輸出時，以電子數(shù)據(jù)的形式存儲在磁性介質(zhì)上或企業(yè)網(wǎng)絡中，而不用紙質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)的會計工作方式。

（二）會計資料無紙化的范圍。《工作規(guī)范》第四十條規(guī)定，無紙化管理的內(nèi)部生成會計資料主要包括：會計憑證、賬簿和輔助會計資料。會計憑證包括原始憑證和記賬憑證；會計賬簿包括總賬、明細賬和日記賬；輔助會計資料主要包括：固定資產(chǎn)卡片、各種輔助核算賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。第四十一條規(guī)定，無紙化管理的外部會計資料是指：記錄內(nèi)容要求外部人員或機構確認的會計資料，包括購貨發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同等從外部獲取的資料。

二、會計資料無紙化可行性分析

（一）電子商務發(fā)展的需求。隨著網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，信息技術逐漸應用于社會的各個層面，信息化逐步成為了社會運作的主要方式，人類社會進入了信息經(jīng)濟時代。近年來，電子商務行業(yè)逐漸成為國民經(jīng)濟體系的重要組成部分。各類企業(yè)紛紛以電子商務模式對外銷售、網(wǎng)絡采購和電子服務，電子商務的發(fā)展形成了電子化、自動化、無紙化、數(shù)字化的社會經(jīng)濟環(huán)境，對傳統(tǒng)財務會計模式產(chǎn)生了巨大的影響，傳統(tǒng)會計模式已經(jīng)無法滿足電子商務環(huán)境的會計要求。因此，必須加快建立新的會計理論體系和運行模式的步伐，使會計信息化、電子化、無紙化與特定的經(jīng)濟環(huán)境和特定的經(jīng)濟模式相適應。

（二）企業(yè)業(yè)務財務一體化。近年來，企業(yè)在信息化建設方面投入較多的人力、物力資源，有效提高運營效率，大力推進業(yè)務財務一體化，將各個業(yè)務管理系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)緊密對接，逐步從業(yè)務發(fā)生到會計核算完成進行系統(tǒng)化操作。會計業(yè)務處理所依據(jù)的原始憑證，通過ERP系統(tǒng)直接從企業(yè)內(nèi)部或外部獲取并自動生成記賬憑證，登記賬簿和生成報表也是由系統(tǒng)自動完成。企業(yè)日常發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務從一開始就沒有書面資料，這是會計資料無紙化的現(xiàn)實要求。

（三）云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)。隨著網(wǎng)絡和通信技術的快速發(fā)展，云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)等領域的深入研究，為會計資料電子化提供了存儲、交換、傳遞的方便渠道。云計算、云存儲是可調(diào)用的虛擬化資源池，這些資源池可以根據(jù)負載狀態(tài)自動重新配置，達到優(yōu)化資源的目的。在當今大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)必須借助云計算平臺，云存儲、云計算等網(wǎng)絡衍生技術的發(fā)展與應用，才能使決策更科學和高效。云計算平臺不僅方便了會計數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、查詢，同時也降低了企業(yè)的運行成本。

（四）相關法律法規(guī)日益完善。會計資料無紙化的難點之一是會計資料的真實性。電子簽名認證的應用推廣打破了這個瓶頸。每個電子數(shù)據(jù)都附有電子簽名，交易身份由第三方認證機構審核，發(fā)出數(shù)字證書，以確認交易的身份。已發(fā)布的《電子簽名法》規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，為電子簽名的有效性提供法律保護，并促進電子金融、電子政務和電子商務的發(fā)展。會計資料無紙化的法律環(huán)境日臻完善。

（五）綠色環(huán)保、資源節(jié)約的趨勢。符合國家資源節(jié)約和保護環(huán)境基本國策。根據(jù)對企業(yè)的紙質(zhì)資料使用的調(diào)查，有數(shù)字估算表明，全國企業(yè)大約每年需要上億元的資金用在紙質(zhì)資料的使用上，其中一家大型的國有會計企業(yè)聲稱公司每年需要花費3，000多萬元。企業(yè)每天產(chǎn)生大量的電子會計資料，如果要打印、存儲、裝訂會消耗大量的紙張、油墨、設備、能源、場地和人員等成本，不符合全社會節(jié)能環(huán)保、綠色發(fā)展主流。

三、會計資料無紙化進程中的現(xiàn)實障礙

（一）會計人員觀念的制約。無紙化改變了會計的工作方式，對會計理論與實踐產(chǎn)生了較大的沖擊。有些企業(yè)的會計人員接受不了無紙化對會計基本前提、會計核算基礎和會計計量屬性的影響。出于會計人員的這種考慮，企業(yè)仍保留著將電子會計資料輸出為紙質(zhì)資料的形式，會計人員傳統(tǒng)觀念制約，使企業(yè)間的交易及企業(yè)內(nèi)部的事項不能脫離紙制文件的傳遞，制約了會計主體交易環(huán)節(jié)的信息化進程，阻礙了社會產(chǎn)品和服務模式的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）會計人員無紙化操作的技術水平不高。會計無紙化意味著通過網(wǎng)絡實現(xiàn)會計信息收集、傳遞和處理活動。無紙化要求會計從業(yè)人員不僅要掌握會計信息化方面的知識，還要掌握網(wǎng)絡技術、企業(yè)管理、電子商務等方面的知識和技能。信息化時代使會計信息存在形式發(fā)生了改變，會計人員如果不掌握計算機操作技術，特別是網(wǎng)絡操作技術，就無法跟蹤經(jīng)濟業(yè)務活動，也無法使用網(wǎng)絡系統(tǒng)和操作網(wǎng)絡會計軟件，進而對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務無法進行無紙化會計業(yè)務處理。

（三）會計數(shù)據(jù)的安全性存在一定的風險。首先，由于信息時代的發(fā)展，電子數(shù)據(jù)縱然有一系列的優(yōu)勢，但是由于互聯(lián)網(wǎng)本身具有的開放性、廣泛性等特點。不排除會有黑客通過一定的技術和手段在網(wǎng)上修改或者刪除會計電子數(shù)據(jù)。這也是電子數(shù)據(jù)面臨的一項極大的風險。電子會計信息在傳輸過程中存在很大的失真風險；其次，會計數(shù)據(jù)資料存在巨大的泄露風險。由于其網(wǎng)絡資源的共享，會計信息的訪問和會計人員的聯(lián)系可以擴展到整個網(wǎng)絡用戶。有些用戶可能會采取惡意操用行為，使網(wǎng)絡會計信息存在著被竊取、修改、刪除、泄露等安全隱患，企業(yè)會計信息的可靠性、準確性面臨新的風險；再次，排除人為的惡意竊取和修改，電子會計資料也有在自然條件下被破壞的可能。因為會計電子資料存放于磁性介質(zhì)上，強磁性物質(zhì)的靠近、遇火、遇水均會使存儲設備的受損，從而導致存放在其中的電子資料失效；最后，網(wǎng)絡技術和軟件技術的高速發(fā)展也會產(chǎn)生一系列的問題。電子會計數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)傳輸時會由于系統(tǒng)版本不匹配導致無法連接。同時，不同的財務管理軟件在解析電子數(shù)據(jù)時也會產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)格式。網(wǎng)絡會計信息查詢，可能伴隨著系統(tǒng)升級而帶來的軟件和數(shù)據(jù)庫或服務器的通信和讀寫協(xié)議不兼容，這將使會計信息在提取和查詢中存在很大的隱患。

四、推進會計信息無紙化的措施

（一）加強觀念轉變。由于傳統(tǒng)觀念的影響，從業(yè)會計行業(yè)的工作者已經(jīng)習慣于將會計資料紙質(zhì)化的行為，然而會計資料無紙化的推行強烈沖擊了人們的傳統(tǒng)意識。只有打破這種陳舊的思想束縛，擺脫人們對紙張的依賴，才能真正推進無紙化進程。為了真正的實行會計資料無紙化，不僅要改變傳統(tǒng)有紙化的行為，更要深層次地改變其守舊的思想，這樣才能讓從業(yè)人員真正的接受而不是表面的附和。因此，首先要從企業(yè)的管理者入手，管理人員接受了這樣的改變才會積極地向下推行會計資料無紙化。

（二）提高人員素質(zhì)。會計從業(yè)人員的自身素質(zhì)的提升也是重中之重。雖然從業(yè)人員在思想上有所改變，但在工作中還需要落實在具體知識儲備和技能操作上，企業(yè)可以定期對員工進行會計知識、財務知識以及相關軟件系統(tǒng)操作進行培訓以及考核。除此之外，在提升企業(yè)內(nèi)部人員的素質(zhì)外，企業(yè)外部的復合型人才的引進無疑也是一條快速發(fā)展的捷徑。集專業(yè)知識、管理知識、軟件操作于一體的復合型人才逐漸在人才競爭中脫穎而出。不僅工作能力突出，同時也為企業(yè)減少了人員的冗余。

（三）加強網(wǎng)絡安全管理。網(wǎng)絡的安全性影響著會計資料無紙化實施的效果。目前，因電腦病毒、黑客攻擊等導致企業(yè)會計和業(yè)務數(shù)據(jù)被篡改和刪除的事件時有發(fā)生。所謂事物的兩面性，有利就有弊，會計資料無紙化已然是大勢所趨。因此，采取有效的措施將網(wǎng)絡安全發(fā)生的風險降到最低是企業(yè)的必要任務。企業(yè)要加強網(wǎng)絡安全的管控，可以通過以下幾點來實施：將訪問電子資料的權限劃分給多個管理員而不是集所有權限于一身；定期進行數(shù)據(jù)的備份，重要的數(shù)據(jù)要日備份，次要的可以周備份，這樣即使電子數(shù)據(jù)丟失也可以通過備份恢復；安裝有效的殺毒軟件并且定期更新來防護來自網(wǎng)絡上的病毒；物理設備存在老化的問題，定期進行維護可以有效防止由于自然因素導致的數(shù)據(jù)損失。

（四）對會計資料無紙化管理系統(tǒng)進行嚴格的設計和執(zhí)行。會計資料無紙化所涉及的部門繁雜，包括財務部門、行政部門以及審計部門等。為了更好地實施會計資料無紙化，多個部門的通力協(xié)作是必要的，應建立項目小組嚴格監(jiān)管實施前、實施中以及實施后三個階段。與紙質(zhì)資料相同，電子資料也需要有序的分類。例如，根據(jù)業(yè)務的常用性、重要性、相似性等多個方面進行分類。為了避免會計資料無紙化系統(tǒng)在操作的過程中可能出現(xiàn)的問題，可以先將部分業(yè)務、部分模塊進行無紙化操作，并且對其結果進行分析和評估，在各方面數(shù)據(jù)均穩(wěn)定的情況下再進行全面實行。

（五）實施遠程審計。為了有效地發(fā)揮會計的監(jiān)督職能，實施遠程審計是會計信息安全性的有利保證。遠程審計的實施，是由專業(yè)審計人員根據(jù)相關法律法規(guī)，由財產(chǎn)所有者委托管理機關授權，對無紙化會計業(yè)務的相關活動進行全面系統(tǒng)地審查，從而客觀評估和分析會計資料無紙化安全風險，降低網(wǎng)絡會計信息失真的風險。

五、實施會計資料無紙化應注意的問題

（一）會計監(jiān)督和無紙化?！豆ぷ饕?guī)范》的實施，表明注冊會計師及政府監(jiān)管機構的審計，在對符合條件的企業(yè)實行會計監(jiān)督的過程中，不能再要求企業(yè)提供全部的紙質(zhì)會計資料，但企業(yè)有義務為審計工作提供必要的協(xié)助和支持。審計人員如需查閱相關的會計電子資料或需要帶走部分的紙質(zhì)會計資料，企業(yè)則應根據(jù)需要積極配合并提供相關資料，根據(jù)需要打印并簽章確認。

（二）電子會計資料的格式?！豆ぷ饕?guī)范》中對會計電子資料的格式要求并未做出明確的規(guī)定。無論是結構化形式，如數(shù)據(jù)庫腳本、XBRL等，還是非結構化形式，如HTML、PDF、WORD、EXCEL等，無論是會計信息系統(tǒng)管理還是專門的檔案系統(tǒng)管理，只要符合《工作規(guī)范》中規(guī)定的條件，均可以以電子資料的形式存儲。例如，原本以存于會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的自動生成的憑證，隨后由于工作需要，將其轉換為PDF、WORD等形式存儲在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中。通過系統(tǒng)隨時查詢和打印，則可以視為滿足第四十條第（三）項規(guī)定的條件。

（三）與會計檔案管理規(guī)定的銜接。會計資料與會計檔案相比，其涵義則更加寬泛。所有的會計檔案都可稱其為會計資料，但并不是所有的會計資料都是會計檔案。會計檔案是指具有長期保存價值并且歸檔保存的會計資料?！豆ぷ饕?guī)范》中第四十條和四十一條規(guī)定了會計資料無紙化的條件。但對于屬于會計檔案的部分，則應當參照《工作規(guī)范》中第四十二條，“遵循國家有關會計檔案管理的規(guī)定”執(zhí)行。

信息技術的快速發(fā)展使電子商務在短時間內(nèi)得到了人們的認可和快速應用，基于現(xiàn)代信息技術的電子商務，不僅使會計存在的外部環(huán)境發(fā)生了變化，而且還使會計信息使用者的需求發(fā)生變化。電子商務創(chuàng)造了一個自動化、無紙化、數(shù)字化的社會經(jīng)濟環(huán)境，也沖擊了傳統(tǒng)財務會計模式，傳統(tǒng)會計已經(jīng)無法適應電子商務環(huán)境下對會計的需求。因此，為滿足新會計環(huán)境和信息用戶需求，我們必須盡快建立新的會計理論體系和操作方法，使會計信息化、電子化、無紙化與特定的經(jīng)濟環(huán)境和特定的經(jīng)濟模式相適應。

主要參考文獻：

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