王巖

摘 要：檔案資源管理是基層事業(yè)單位綜合管理工作中的重要組成部分，推動檔案資源管理的信息化建設(shè)，能提高檔案資源利用率，為基層事業(yè)單位管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供支持。據(jù)此，對基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)路徑進行研究，力求能夠促進基層事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；信息化

中圖分類號：F24 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.16.030

在基層事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作的全面優(yōu)化能夠促進檔案資源作用的發(fā)揮，為基層事業(yè)單位各項工作的開展提供相應(yīng)的信息參照，促進綜合管理工作的有效落實。因此結(jié)合新時期信息技術(shù)在檔案管理工作中得到廣泛應(yīng)用的情況，基層事業(yè)單位發(fā)展過程中要加強檔案管理信息化建設(shè)，為檔案資源的有效利用創(chuàng)造良好的條件。

1 事業(yè)單位推進檔案信息化建設(shè)的重要性

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，在助力事業(yè)單位綜合發(fā)展方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，合理發(fā)揮檔案資源的重要作用，能為事業(yè)單位管理決策的制定提供有效的支持。所以在傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位檔案管理需求的情況下，十分有必要結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用推進檔案信息化建設(shè)，為事業(yè)單位的檔案資源的優(yōu)化利用提供支持。系統(tǒng)分析，事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)的重要性集中體現(xiàn)在以下方面。

1.1 檔案管理信息化建設(shè)能夠促進管理效率的提升

事業(yè)單位組織開展的傳統(tǒng)檔案管理工作以手動管理為主，檔案信息的傳播媒介是紙質(zhì)載體，需要檔案管理人員付出大量的勞動才能夠?qū)芾砉ぷ鬟M行完善。而借助信息技術(shù)的應(yīng)用，在探索信息化檔案管理工作后，檔案信息的載體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮雍途W(wǎng)絡(luò)平臺，在網(wǎng)絡(luò)硬盤或者網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中就能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資源的整合管理，在一定程度上簡化了檔案資源的采集、整理和歸檔工作，對檔案管理效率的提升起到良好的促進作用。同時，在開展信息技術(shù)檔案管理工作的過程中，管理人員可以積極探索各部門之間的溝通和交流，并且各部門基于檔案平臺能夠?qū)⑾嚓P(guān)檔案信息傳遞到數(shù)據(jù)庫中，也為檔案管理人員開展管理工作創(chuàng)造了相應(yīng)的便利。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)能夠優(yōu)化事業(yè)單位整體信息化水平

事業(yè)單位的檔案管理工作是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，在檔案管理工作中全面加強信息化建設(shè)，不僅能夠有效促進檔案管理信息化發(fā)展，增強管理效果，還能對事業(yè)單位的信息化建設(shè)系統(tǒng)進行優(yōu)化，加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)發(fā)展水平，促使事業(yè)單位綜合管理工作中構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，切實推動事業(yè)單位的優(yōu)化發(fā)展。

1.3 可以有效促進檔案資源的優(yōu)化利用

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，對檔案實施科學(xué)化管理主要就是為了能夠更好的利用檔案信息資源，輔助企業(yè)各項決策工作的開展。因此在加強檔案管理工作的過程中，借助信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠在數(shù)據(jù)庫中構(gòu)建相應(yīng)的檔案查詢和借閱系統(tǒng)，并且為單位內(nèi)部不同級別的人提供相應(yīng)的檔案查詢和借閱的條件，對于更好的利用檔案信息資源，優(yōu)化事業(yè)單位的綜合管理工作起到有效的促進作用。由此，新時期必須全面加強對檔案信息化管理的重視，并積極探索信息化管理措施，為檔案資源的合理化利用創(chuàng)造條件。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位的發(fā)展以及檔案資源的優(yōu)化利用產(chǎn)生著相應(yīng)的積極影響，能夠加快事業(yè)單位的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展進程。所以新時期應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，積極探索檔案管理信息化建設(shè)的措施，并且從多角度制定提升檔案管理信息化建設(shè)水平的對策，力求能夠真正打造檔案管理信息化發(fā)展模式，為事業(yè)單位的綜合管理系統(tǒng)的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)。下面就對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施進行分析，為事業(yè)單位檔案管理資源的優(yōu)化利用創(chuàng)造條件。

2.1 將檔案信息化管理工作納入到日常管理工作中

由于檔案管理信息化建設(shè)能夠提高檔案管理效率，促進檔案資源的優(yōu)化利用，因此基層事業(yè)單位應(yīng)該加強對檔案管理工作的重視，明確檔案管理信息化建設(shè)工作的實際價值，并將檔案管理信息化建設(shè)工作納入到日常管理工作日程中，將檔案管理信息化建設(shè)工作與單位的未來發(fā)展有機結(jié)合在一起，制定科學(xué)的管理規(guī)范和規(guī)劃，保證檔案管理工作的優(yōu)化開展，促進管理效率的提升。同時，為了保證提高檔案管理信息化建設(shè)效果，還要在基層事業(yè)單位內(nèi)部組織開展宣傳教育工作，讓各部門員工能認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并配合檔案部門的工作加強檔案管理信息化建設(shè)，爭取能夠在多部門協(xié)同作用下逐步提高檔案管理信息化建設(shè)工作的效率和效果，實現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化利用。

2.2 結(jié)合信息技術(shù)加強檔案管理設(shè)施建設(shè)

在當前信息技術(shù)已經(jīng)在社會范圍內(nèi)得到普及化應(yīng)用的背景下，要想保證基層事業(yè)單位檔案管理工作的實際效果，為檔案資源的優(yōu)化利用創(chuàng)造有利條件，就應(yīng)該將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中，探索檔案管理工作的信息化建設(shè)。在實際工作中，要加大資金投入，配置先進的檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施，保證計算機和網(wǎng)絡(luò)軟件的配給，能夠支撐檔案管理信息化建設(shè)工作的優(yōu)化開展。同時在信息技術(shù)的支持下，要對檔案管理對象進行拓展和延伸，將電子文件、視頻資源等都納入到檔案管理工作中，保證檔案資源的全面性。在此過程中，應(yīng)該加強檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在大量收集檔案信息的基礎(chǔ)上，分門別類的對檔案進行存儲和管理，為后期檔案資源的查詢和利用創(chuàng)造便利。此外，為了能夠確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利推進，還要加強對人才的培養(yǎng)，保證基層事業(yè)單位的檔案管理人員能夠應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供良好的支持。

2.3 結(jié)合信息技術(shù)的應(yīng)用提高主動服務(wù)意識

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員往往對檔案信息資源實施被動的管理，雖然也能夠保證檔案資源管理效果，卻難以實現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化利用，資源利用率偏低，會影響事業(yè)單位整體管理和服務(wù)工作的提升。所以結(jié)合信息時代基層事業(yè)單位發(fā)展過程中對檔案資源的利用提出新要求的背景下，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動管理的理念，借助對信息技術(shù)的應(yīng)用將被動管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥臋n案信息推送服務(wù)，即要進一步增強檔案管理人員的主動服務(wù)意識，讓檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進行了解和分析，進而對檔案資源進行優(yōu)化處理，以電子檔案信息的方式為各部門工作的開展提供信息支持。同時，在提供檔案管理主動服務(wù)的基礎(chǔ)上，為了方便各部門對檔案資源的利用，也可以構(gòu)建相應(yīng)的檔案資源查詢和借閱平臺，在嚴格管理的基礎(chǔ)上讓基層事業(yè)單位中的工作人員能夠憑借自己的身份對本單位檔案資源進行查詢和借閱，進而更好的開展各項工作，保證基層事業(yè)單位檔案資源的應(yīng)用效果，有效推動事業(yè)單位的穩(wěn)定運行。此外，為了能夠提高主動服務(wù)意識，也可以針對檔案管理人員實施相應(yīng)的職業(yè)道德教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識和主動服務(wù)意識，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)效果。

3 結(jié)語

綜上所述，基層事業(yè)單位全面加強檔案管理工作，能夠提高檔案資源的有效利用率，為基層事業(yè)單位管理決策的制定提供相應(yīng)的支持。所以應(yīng)該正確認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，借助檔案管理信息化建設(shè)為基層事業(yè)單位綜合管理工作的開展創(chuàng)造良好條件。

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