孫佳奇

【摘要】人力資源保障部門作為國(guó)家一個(gè)重要的事業(yè)單位，其在檔案管理上的要求和其他事業(yè)單位比起來(lái)則更為不同。它一方面承擔(dān)著國(guó)家事業(yè)單位全部人員的人事檔案，同時(shí)也有自己部門的檔案，所以在工作中提高檔案管理的規(guī)范性，對(duì)于廣大檔案管理人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)十分重要的內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】人力資源 檔案 規(guī)范 管理

人力資源保障部門作為國(guó)家一個(gè)重要的事業(yè)單位，其在檔案管理上的要求和其他事業(yè)單位比起來(lái)則更為不同。它一方面承擔(dān)著國(guó)家事業(yè)單位全部人員的人事檔案，同時(shí)也有自己部門的檔案，所以在工作中提高檔案管理的規(guī)范性，對(duì)于廣大檔案管理人員來(lái)說(shuō)是一個(gè)十分重要的內(nèi)容。

人力資源保障部門的檔案大體上分為人事檔案和部門檔案，其中部門檔案只是人力資源保障自身的檔案，而眾多的人事檔案則是廣大檔案管理工作人員要處理的重要內(nèi)容。尤其是每年接受的大學(xué)畢業(yè)生檔案就會(huì)耗費(fèi)我們大量的精力，這都需要我們不斷的改進(jìn)管理，加強(qiáng)規(guī)范性。

一、人事檔案

人事檔案分為機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案和大學(xué)生畢業(yè)檔案兩種，我們?cè)诠芾淼倪^(guò)程中，要通過(guò)規(guī)范方式，讓各種檔案能夠科學(xué)的管理，以免造成一定的麻煩和管理混亂。

首先，對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的的檔案管理，它是一個(gè)全方位反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的成長(zhǎng)經(jīng)歷的檔案內(nèi)容，在這里不允許出現(xiàn)失誤，否則就會(huì)給檔案人的利益造成侵害，這也是違背檔案管理工作人員的工作準(zhǔn)則的。

在人事檔案管理上，最有效的方式就是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理，我們可以用信息管理系統(tǒng)，也可以簡(jiǎn)單的自己制作EXCEL表格數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣就可以方便的，規(guī)范的管理好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人員的信息和檔案；同時(shí)，我們還可以把檔案人的紙制檔案通過(guò)編號(hào)的形式儲(chǔ)存，與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)合，這樣就可以規(guī)范我們的檔案管理工作。

其次，對(duì)于大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理，也是我們檔案管理工作人員的一個(gè)重要工作。按照國(guó)家的規(guī)定，大學(xué)畢業(yè)兩年后，檔案如果還沒(méi)有找到相應(yīng)的單位接收，就要被學(xué)校打回原籍人事部門，而人力資源社會(huì)保障局則成了這個(gè)問(wèn)題焦點(diǎn)。對(duì)于大多數(shù)學(xué)生來(lái)說(shuō)，他們可能忽略了自己的檔案，而各個(gè)學(xué)校發(fā)過(guò)來(lái)的檔案又比較混亂，如果在這個(gè)方面不能規(guī)范的管理的話，勢(shì)必給學(xué)生的利益造成侵害，一旦檔案丟失，將來(lái)學(xué)生來(lái)查的話，對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)就會(huì)帶來(lái)更大的麻煩。

二、單位檔案

單位檔案是人力資源保障中心自己的檔案管理，既包括員工檔案也包括單位的檔案管理，所以，在檔案管理上，我們要針對(duì)單位管理的特點(diǎn)對(duì)此進(jìn)行相應(yīng)的管理，以免造成不必要的麻煩。

員工檔案與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案不同，它所反映的主要是本單位員工的基本信息和成長(zhǎng)過(guò)程，在這里，我們最好是采用電子信息管理系統(tǒng)，這樣就有利于我們檔案工作人員能夠更方便的掌握單位的人員信息，也方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位人員的信息查閱，這是一舉兩得的。

單位大事記檔案是記錄單位一定時(shí)間內(nèi)的事跡記錄，它所反映的是一個(gè)單位的成長(zhǎng)歷史。所以，在此檔案的管理上，我們也最好是采用電子管理的模式，同時(shí)附上紙質(zhì)的證明材料，以及影像、視頻材料，以便于讓單位的大事記檔案能夠鮮明的展示出來(lái)，同時(shí)也可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與外界銜接，讓更多的人了解單位的大事記，也符合政務(wù)公開的原則。

還有一些檔案就屬于日常使用類的檔案，它的年限比較短，所以在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的保存后就可以銷毀了，這個(gè)就不做正式的要求，但在其管轄時(shí)間時(shí)效內(nèi)，最好也是按照時(shí)間管理模式，這樣都有利于在檔案查閱方面完善。

三、各種檔案的維護(hù)

對(duì)于人力資源保障部門來(lái)說(shuō)，檔案無(wú)外乎分為紙制檔案和電子檔案兩種，對(duì)于不同的檔案要采用不同的維護(hù)方案，以免給國(guó)家?guī)?lái)巨大的損失。

對(duì)于紙制檔案來(lái)說(shuō)，主要是防止其受到外來(lái)因素的破壞，其主要破壞來(lái)自水和火兩類。對(duì)于檔案室來(lái)說(shuō)，其房間要保持干燥整潔，防止漏水現(xiàn)象的發(fā)生，以免浸泡檔案。同時(shí)，又要防火，防止由于火災(zāi)給醫(yī)院帶來(lái)重大的損失。因此，對(duì)于檔案工作人員來(lái)說(shuō)，要經(jīng)常的檢查相關(guān)設(shè)施，防止由于水火給檔案造成損失。

對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，其最要防止的就是計(jì)算機(jī)硬件損傷和病毒的侵襲。計(jì)算機(jī)硬件的損傷主要是指服務(wù)器的硬盤，一旦服務(wù)器的硬盤發(fā)生問(wèn)題，那么整個(gè)的電子檔案都將發(fā)生問(wèn)題，所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要及時(shí)做好信息的備份，這樣有利于我們保護(hù)好電子數(shù)據(jù)。另一種主要的侵害來(lái)自于病毒，由于當(dāng)前大多數(shù)計(jì)算機(jī)都采用互聯(lián)網(wǎng)的形式接入，這就給一些狂熱分子帶來(lái)了機(jī)會(huì)，他們可能會(huì)利用系統(tǒng)的漏洞來(lái)攻擊計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)，而對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，一旦被攻擊，整個(gè)系統(tǒng)就會(huì)癱瘓，所以，作為檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要與信息技術(shù)部門經(jīng)常對(duì)我們的系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止其因病毒的入侵而使系統(tǒng)遭受破壞，同時(shí)，我們也要及時(shí)做好備份工作，就算一旦破壞，我們可以馬上恢復(fù)。

總的來(lái)說(shuō)，人力資源保障部門的檔案管理具有一定的復(fù)雜性，我們只有通過(guò)規(guī)范的管理模式，才能夠讓檔案管理工作方便起來(lái)，讓我們的檔案管理工作既可以方便單位也可以方便群眾，使得我們能夠更好的為人民服務(wù)，讓國(guó)家放心。

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