王趙芳

摘要：在改革開放以來，我國的經濟得到了快速的發(fā)展，大量的公司以及企業(yè)漸漸地涌起，并且這些公司和企業(yè)已經成為我國經濟的主要來源之一。而對于事業(yè)單位而言，檔案管理在它們的發(fā)展進程中具有極其重要的作用，許多單位在檔案管理方面投入了大量的人力和物力，但是，由于事業(yè)單位的檔案不僅僅數量多，而且種類繁多，因此，到目前為止，許多單位在檔案管理方面仍然存在著許多問題，從而嚴重的阻礙了事業(yè)單位的進一步發(fā)展和進步。信息時代的到來輕而易舉的解決了這一系列問題，大大的簡化了檔案管理工作。本文就目前我國事業(yè)單位在檔案管理信息化建設方面存在的問題以及相對應的解決對策做了簡要的分析和探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；方法策略

毋庸置疑，眼前的時代是屬于信息化的時代，各行各業(yè)都在致力于提升工作效率，將信息化作為企業(yè)或組織發(fā)展的方向，在事業(yè)單位內的檔案管理工作同樣是這樣。國內的檔案管理工作在許久之前都已經開展了信息化方面的工作，經過十數年的發(fā)展，也取得了一定的成果。不過相較于發(fā)達國家，國內的檔案管理工作，特別是在信息化建設領域十分不足。故而，在進行檔案管理時，要積極推進對檔案管理信息化建設對策的研究，在此基礎上找出促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效舉措。

一、檔案管理信息化、網絡化建設的意義

（一）實現了數字化、無紙化管理

檔案管理工作主要包括了檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計等多個環(huán)節(jié)，由于傳統(tǒng)的檔案文件多為紙質文件，導致管理工作不僅耗時長，而且勞動強度大。而在網絡信息時代下，通過數字處理技術可以將傳統(tǒng)的紙質檔案進行數字化歸檔處理，并將這些檔案信息存儲到檔案數據庫中，這樣不僅能更好地保證檔案信息的完整性與原始性，而且能極大地減少檔案工作人員的重復工作量，避免了原紙質檔案必須歸檔后才能查閱的缺陷。

（二）有利于檔案信息的共享利用

傳統(tǒng)的檔案服務，主要是以人工借閱服務為主，用戶必須親自到檔案館中才能進行檔案信息的查閱或咨詢工作。而通過近年來檔案管理工作的信息化建設，檔案的信息服務再也不用受到時間與空間的限制，用戶只需要通過一臺與網絡連接的電腦，即可進入到檔案管理系統(tǒng)中，自由的查閱、搜索、咨詢和下載自己需要的檔案信息，從而真正實現了檔案信息與用戶之間的零距離接觸，保證了檔案信息的有效共享與利用。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）提高對檔案信息化建設的認識

進行檔案管理信息化建設，需要具有極強的系統(tǒng)性，故而，在實施過程中必須要引起相關部門足夠的重視，意識到其關鍵性作用。與此同時，從業(yè)人員要在管理方式上進行革新，顯示出檔案管理信息化建設的必要性，強化從業(yè)人員對其認知程度，激發(fā)人們的認同感，便于工作的開展，做好各單位間的協(xié)調工作，本質上提升檔案管理的作業(yè)效率，進而促進組織內各項工作效率方面的提升。

（二）提升事業(yè)單位檔案管理信息化安全性

事業(yè)單位在積極提升檔案管理效率和質量，實現檔案管理信息化建設的過程中，必須注重信息資源系統(tǒng)的安全性。首先，網絡具有高度共享性，事業(yè)單位在應用網絡展開檔案管理的過程中，檔案內容是極易被篡改的。為了防止泄露機密文件現象的發(fā)生，檔案管理人員在日常工作中應積極采取多種安全措施，如訪問權限、身份識別和加密設置等，提升檔案安全性；其次，檔案管理人員必須嚴格把控上網檔案信息內容，從網絡和系統(tǒng)的安全性角度出發(fā)，科學的進行檔案管理和系統(tǒng)的維護工作；再次，將防火墻設置于系統(tǒng)中，對殺毒軟件進行實時更新，加大對事業(yè)單位檔案信息的保護力度；最后，在提升事業(yè)單位檔案信息化管理安全性的過程中，還應當加大對除塵器、除濕器等設備的應用力度，最大限度的加大對檔案信息的保護力度。

（三）加強對于事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓力度

檔案信息化管理是一項技術性以及專業(yè)性都極其強的工作，因此，為了使得檔案信息化建設可以更好地開展，各個事業(yè)單位的領導人員必須要不斷的加強對于檔案信息化管理工作人員的培訓力度。例如，事業(yè)單位可以定期的開展一些計算機應用以及各種電子檔案制作和應用的培訓課題，然后要求所有的檔案信息化管理工作人員積極參加培訓活動，并且在培訓結束之后，對他們的培訓結果進行考核。另外，事業(yè)單位還應該定期開展一些檔案專業(yè)知識、計算機應用技術以及網絡信息技術的專題活動，鼓勵他們相互交流、相互探討，從而不斷的提高自己計算機的應用能力。同時，事業(yè)單位也可以定期派遣一部分檔案管理工作人員到其他優(yōu)秀的范圍進行參觀和學習。甚至也可以聘請一些專業(yè)的網絡技術人員，然后讓檔案管理工作人員積極與他們進行交流和學習。

（四）配備統(tǒng)一、實用的軟硬件設備

如若要建立一個健全的檔案管理信息化平臺，就必須要有一個完善的軟硬件設施作為先決條件。檔案管理工作的重點在于完好的存儲檔案資料，使其受損程度降到最小，保留最大真實性，這時候優(yōu)良的設備就顯得格外重要了。并且，軟硬件基礎設備必須要具有一致性，不然很容易發(fā)生數據不兼容的現象，或者信息不能識別，數據轉存故障，不能實現自動搜索等故障。有鑒于此，唯有一致型號、規(guī)格的軟硬件設施，才可以在物質上進行保障。筆者在此建議，各個事業(yè)單位應該加強溝通，盡量使用一致的、使用較多的標準化設備，加強與國際上軟、硬件做的較好的公司的溝通聯(lián)絡，打造自己的檔案管理操作系統(tǒng)，方便處理自己的數據信息。

三、結語

檔案是機關、組織與個人在各種社會活動中所直接形成并保持備查的文字、圖表、音像等歷史記錄，它作為一種重要的信息資源，也是機關工作、生產建設與科學研究的重要參考依據與可靠憑據。在網絡信息時代下，我們應不斷加強檔案管理工作的信息化、網絡化建設，有效地改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，使原有的紙質管理逐步向著數字化管理方向轉變，從而有力提升檔案管理工作的管理效率與服務水平。