周麗萍

【摘 要】采購是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中第一個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)在采購付款中應(yīng)以《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)—采購業(yè)務(wù)》的規(guī)定，整理采購流程，明確采購業(yè)務(wù)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及對(duì)貨款支付做出針對(duì)性的控制方法，統(tǒng)籌安排采購計(jì)劃，明確采購申請(qǐng)部門，審批權(quán)限，購買、驗(yàn)收、付款等流程加強(qiáng)內(nèi)部控制，合理保證企業(yè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】采購與付款；內(nèi)部控制；探析

一、企業(yè)采購與付款相關(guān)內(nèi)部控制理論制述

（一）采購業(yè)務(wù)概述

采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，它與銷售預(yù)案密切相關(guān)，企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁工作量加大，運(yùn)行環(huán)節(jié)多，直接形成貨幣資金的支出，在貨幣資金支付管理這個(gè)環(huán)節(jié)如果管理不嚴(yán)謹(jǐn)是很容易產(chǎn)生漏洞。像對(duì)于我們這類商業(yè)企業(yè)，采購是銷售的準(zhǔn)備階段，為了讓企來在銷售過程中實(shí)現(xiàn)目標(biāo)利潤，務(wù)必在價(jià)格上，質(zhì)量上，特別是在款式上選擇最適合的商品。制定采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，就是根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)，對(duì)采購業(yè)務(wù)的工作特性，制定出規(guī)范整個(gè)業(yè)務(wù)流程和特別需引起注意共知點(diǎn)的規(guī)定、方法，并使流程與規(guī)定落實(shí)到位，嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制概述

企業(yè)內(nèi)部控制是以專業(yè)的管理制度為基礎(chǔ)。以有效監(jiān)管和防范風(fēng)險(xiǎn)作為目標(biāo)，通過全方位建立過程描述關(guān)鍵控制點(diǎn)、控制體系、以流程形式直觀的表達(dá)生產(chǎn)經(jīng)營過程形成得管理規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部控制是隨著外部競爭加劇和企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營管理過程中的需求而不斷發(fā)展和完善，它是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的所必然的產(chǎn)物，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展及經(jīng)濟(jì)的不斷強(qiáng)化，使得我國的企業(yè)更迫切的需要建立企業(yè)內(nèi)部控制制度。財(cái)政部、銀監(jiān)會(huì)、證監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)、審計(jì)署五部門于2008年6月聯(lián)合發(fā)布了我國第一部《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，使得企來可以有依據(jù)來執(zhí)行內(nèi)部控制。

（三）企業(yè)采購控制的目標(biāo)

（1）采購要與企業(yè)的生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的要求保持一致。

（2）以最優(yōu)惠的價(jià)格采購到品質(zhì)最優(yōu)的商品。

（3）防上采購環(huán)節(jié)中侵吞企業(yè)利益等不法行為的發(fā)生。

（4）保證采購業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)運(yùn)行通暢和高效率。

（5）以最有利于公司但不影響公司信譽(yù)的付款方式支付采購款。

（6）及時(shí)、提供采購的會(huì)計(jì)信息及核算。

（四）企業(yè)采購內(nèi)部控制應(yīng)遵循的原則

（1）崗位責(zé)任原則。采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)立是與企業(yè)的管理模式緊密聯(lián)系。企業(yè)按照管理模式設(shè)立工作崗位，并賦予其責(zé)任，權(quán)利，規(guī)定相應(yīng)的操作過程和處理流程。在設(shè)置崗位時(shí)必面考慮到授權(quán)崗位和執(zhí)行崗位的分離，執(zhí)行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職務(wù)分離，起到制衡作用，各部門之間相互審查核對(duì)，避免一個(gè)人管理采購業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

（2）成本效益原則。企業(yè)關(guān)心的是價(jià)值最大化，如果單純從內(nèi)部控制角度來考慮，參與內(nèi)控人員越多和環(huán)節(jié)越多，控制越效果就越好，但是控制活動(dòng)造成的成本就越高，因此在制定采購業(yè)務(wù)控制時(shí)，一定要考慮成本與效益。要根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營的實(shí)際情況，權(quán)衡實(shí)施成本與預(yù)期收益。力爭企業(yè)價(jià)值最大化。

（3）相互制衡性原則。一項(xiàng)完整的采購業(yè)務(wù)，如果是通過兩個(gè)以上相互制約環(huán)節(jié)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和核查，其發(fā)生的漏洞可能性就會(huì)很小。就具體內(nèi)部控制措施來說，相互制衡必須考慮橫向和縱向控制兩個(gè)方面的制約關(guān)系。從橫向關(guān)系來說，完成某項(xiàng)采購工作需要兩個(gè)或兩個(gè)以上部門相互協(xié)作，相互監(jiān)督。從縱向關(guān)系來講，完成某個(gè)采購工作需要通過互不相關(guān)的兩個(gè)以上的崗位和環(huán)節(jié)，以使下級(jí)受上級(jí)監(jiān)督，上級(jí)同時(shí)也受下級(jí)監(jiān)督。

二、采購與付款環(huán)節(jié)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社場(chǎng)業(yè)務(wù)的不斷開拓，有些企業(yè)因企業(yè)法律法規(guī)意識(shí)淡薄、信息不暢、管理不嚴(yán)謹(jǐn)，不注重企業(yè)文化建設(shè)，獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰都沒有設(shè)立相關(guān)制度，管理的理念不先進(jìn)，沒有合格的管理人才；財(cái)務(wù)不透明，會(huì)計(jì)發(fā)生嚴(yán)重失真，因此我國采購和付款內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)就會(huì)暴露，阻礙了企業(yè)的發(fā)展。其風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)為：

（一）崗位分工不明確。請(qǐng)購與審批，詢價(jià)與確定供應(yīng)商，采購合同的訂立與審批、采購與驗(yàn)收、付款審批與執(zhí)行等業(yè)務(wù)都是由同一部門或一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)管理采購部與財(cái)務(wù)部。也有企業(yè)雖然有分工但是執(zhí)行力很差。

（二）采購支出不真實(shí)。采購人員與供貨商私下協(xié)商以高價(jià)支付，私吞回扣，或者以價(jià)高質(zhì)次的方式采購商品套取公司利益。采購人員與部門領(lǐng)導(dǎo)相互勾結(jié)私設(shè)皮包公司，指定皮包公司的成為公司長期供貨商，然后又以皮包公司的名義與真實(shí)的供貨商確定采購業(yè)務(wù)這里盡量壓低價(jià)格與自已的采購方公司盡量提高價(jià)格謀大量私利。

（三）合同條款不明確。有些采購合同條款只標(biāo)明所訂購的產(chǎn)品，單價(jià)，金額，不標(biāo)明產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)或標(biāo)出的型號(hào)、規(guī)格不詳細(xì)，有些采購合同僅標(biāo)明供貨商，也不標(biāo)明產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家。有部份采購人員會(huì)利用這一漏洞，會(huì)用高價(jià)來購買低次品，低等級(jí)的產(chǎn)品。

（四）授權(quán)制度不完善。交易授權(quán)是指任何業(yè)務(wù)的進(jìn)行都要需要由負(fù)責(zé)人在規(guī)定的權(quán)力和責(zé)職范圍內(nèi)授權(quán)，特別是在采購環(huán)節(jié)很容易出現(xiàn)越權(quán)審批的情況，重要性較強(qiáng)的物資采購也不進(jìn)行集體決策和審批，不進(jìn)行規(guī)范招標(biāo)和投標(biāo)行為，也不進(jìn)行其他的公開的采購方式，更有甚者沒有經(jīng)授權(quán)的人員、部門批準(zhǔn)也辦理采購與付款業(yè)務(wù)。

（五）招標(biāo)行為不規(guī)范。采用招標(biāo)方式采購的價(jià)格比非招標(biāo)方式采購的價(jià)格還要高。限制有競爭能力的供應(yīng)商參加投標(biāo)、負(fù)責(zé)招標(biāo)的工作人員與供應(yīng)商勾結(jié)、或者評(píng)標(biāo)人員在決策、監(jiān)督上都沒有進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的發(fā)揮自已應(yīng)有的責(zé)任。

三、采購與付款控制措施

筆者所在企業(yè)屬于珠寶、鉆石（除裸鉆）、金、銀制品、鉓品及金屬制品、工藝品的批發(fā)零售企業(yè)。大量的銷售也就需要大批量商品的采購。商品采購是提升企業(yè)經(jīng)營業(yè)績的前提條件，沒有采購銷售就不能進(jìn)行。企業(yè)的采購不僅是采購數(shù)量，還要保證商品質(zhì)量，采購市場(chǎng)范圍寬，而且對(duì)采購活動(dòng)要求特別嚴(yán)格。他要對(duì)全企業(yè)的銷售需求品種、需求量、商品流轉(zhuǎn)時(shí)間進(jìn)行深入的研究，要對(duì)國內(nèi)國外眾多的供應(yīng)廠商進(jìn)行分析研究，還要對(duì)采購過程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行解剖分析，才能完成好采購任務(wù)、保證企業(yè)經(jīng)營所需的各種商品的適時(shí)適量供應(yīng)。在采購的同時(shí)會(huì)涉及到付款的重要環(huán)節(jié)，需要詢價(jià)人與采購人分別按兩個(gè)崗位進(jìn)行，做到相互制衡性原則，確保在供應(yīng)商選擇，商品質(zhì)量和價(jià)格是最合理的。

（一）崗位分工要明確。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立詢價(jià)與采購分開的責(zé)職，明確相關(guān)部門與崗位的職責(zé)、權(quán)限。在審核采購業(yè)務(wù)時(shí)按采購目標(biāo)的重要性，按金額大小，按管理層分級(jí)設(shè)立，各管理者在各自的授權(quán)范圍行使職責(zé)和承擔(dān)責(zé)任，崗位執(zhí)行者在各自崗位履行職責(zé)，相互分離又相互牽制。

（二）嚴(yán)格控制采購付款支出的真實(shí)性。為了達(dá)到控制采購付款的真實(shí)性的目標(biāo)，倉庫驗(yàn)收人員必須獨(dú)立于采購部門、財(cái)務(wù)部的人員來擔(dān)任，由該驗(yàn)收人員根據(jù)對(duì)方單位的送貨單和合同規(guī)定的規(guī)格、數(shù)量、型號(hào)、質(zhì)量，等技術(shù)資料來驗(yàn)收收到的貨物。 驗(yàn)收人員經(jīng)過嚴(yán)格核查確認(rèn)無誤后驗(yàn)收入庫存，填制入庫單并簽字。如碰上需要專業(yè)人士來簽定試行的貨物，在沒有進(jìn)過專業(yè)人士簽定試行簽字確認(rèn)的，不允許進(jìn)行驗(yàn)收入庫。對(duì)采購業(yè)務(wù)的各種憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核，是保證業(yè)務(wù)的合法性，真實(shí)性、內(nèi)部控制制度的嚴(yán)謹(jǐn)性的重要流程。財(cái)務(wù)部門在支付采購款之前應(yīng)對(duì)審請(qǐng)付款單的附件：采購合同，送貨單及驗(yàn)收簽字后的入庫單等都要進(jìn)行認(rèn)真審核，確認(rèn)該業(yè)務(wù)的真實(shí)性后按付款流程進(jìn)行支付采購款。

（三）合同條款必須明確。在訂立采購合同時(shí)應(yīng)當(dāng)寫明所要訂購的商品、單價(jià)和金額、型號(hào)、規(guī)格、供應(yīng)商。對(duì)于相關(guān)條款不明確的，或者不詳細(xì)的，應(yīng)要求合同簽訂者重新簽訂補(bǔ)充合同或者重簽主要合同，防止出現(xiàn)價(jià)高質(zhì)次，或者低質(zhì)量的商品。涉及到各種采購折扣和折讓的，必須在合同上注明，以示真實(shí)，必要時(shí)有相關(guān)部門陪同詢價(jià)者實(shí)地約談，防止公司利益為私人占有。

（四）建立完善的授權(quán)制度。由董事會(huì)或類似決策機(jī)構(gòu)來決定采購與付款審批人、審批范圍和審批權(quán)限，決定采購與付款審批人不在時(shí)委托代理人的權(quán)限。超越審批權(quán)限應(yīng)做無效處理，相關(guān)崗位人員向董事會(huì)或者相關(guān)權(quán)利人報(bào)告越權(quán)審批業(yè)務(wù)。采購合同的簽訂必須經(jīng)過有關(guān)授權(quán)人員審批；重要和技術(shù)性較強(qiáng)的物資采購部門應(yīng)該實(shí)行集體決策和審批，不可盲目采購、采購過量、采購不及時(shí)等行為。

（五）招標(biāo)行為要規(guī)范。為了能以最低的價(jià)格獲得同等質(zhì)量的產(chǎn)品或者能最低的價(jià)格獲得質(zhì)量相對(duì)高的產(chǎn)品，企業(yè)可以采取招標(biāo)的方式。但企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用公平、公正的形式，不得限制有競爭力的供應(yīng)商參加投標(biāo)，杜絕陪標(biāo)企業(yè)出現(xiàn)。這就需要高層管理人員落實(shí)好招標(biāo)的各項(xiàng)工作，對(duì)于招標(biāo)中的一些具體情況應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)，保證其合理性、合規(guī)性。同時(shí)股東應(yīng)當(dāng)下派人員進(jìn)行監(jiān)督職能。對(duì)于招標(biāo)價(jià)格明顯高于同行業(yè)同質(zhì)量產(chǎn)品的價(jià)格。或者出現(xiàn)陪標(biāo)形為的應(yīng)對(duì)其招標(biāo)相關(guān)人員進(jìn)行處分，從而保證招標(biāo)順利進(jìn)行。

四、采購與付款內(nèi)部控制措施的改進(jìn)建議

（一）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和綜合評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合選擇和調(diào)整。

（二）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)商品采購供應(yīng)過程的管理，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保采購業(yè)務(wù)的可追溯性。及時(shí)跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響供貨進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報(bào)告及時(shí)提出解決方案。

（三）企業(yè)在付款時(shí)，應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損，

（四）企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行跟蹤核查，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施。

（五）企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度企業(yè)倉儲(chǔ)部門在接到實(shí)物入庫存后，如果發(fā)現(xiàn)貨物的數(shù)量和質(zhì)量及規(guī)格不符合采購合同條款的。通過采購部門及時(shí)與供貨商聯(lián)系。對(duì)于數(shù)量上的短缺，一般要求供貨商補(bǔ)足，對(duì)于質(zhì)量問題，按規(guī)定選擇是退貨還是折讓，如給企業(yè)造成損失的需要供貨商賠償損失，如果選擇退貨，倉儲(chǔ)部門與采購門應(yīng)編制退貨通知單，經(jīng)主管人員審查后通知供貨商將貨物退回，同時(shí)將退貨憑單，交到財(cái)務(wù)部門，用以減應(yīng)付賬款。如果要求供貨商折讓的，采購部門應(yīng)在進(jìn)行協(xié)商決定合理的價(jià)格進(jìn)行折讓，并把相關(guān)憑證交至財(cái)務(wù)部門調(diào)整應(yīng)付賬款。

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