張鶴

【摘 要】文書(shū)檔案管理是檔案管理中十分重要的組成部分，文書(shū)檔案管理是一個(gè)單位檔案管理水平衡量的重要指標(biāo)，文書(shū)檔案管理的水平直接影響到檔案管理資料的完整性，文書(shū)檔案管理對(duì)檔案管理工作具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案管理；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

文書(shū)檔案管理的水平能夠直接反應(yīng)單位檔案管理的水平，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化、現(xiàn)代化的檔案管理已經(jīng)逐漸替代了傳統(tǒng)檔案管理的方式，也影響著文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)行，文書(shū)檔案管理工作在現(xiàn)代單位中的作用越來(lái)越大，但在文書(shū)檔案管理中還存在著一些問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠的重視

文書(shū)檔案管理工作對(duì)整體的檔案管理工作具有十分重要的意義，文書(shū)檔案是一個(gè)企業(yè)或者單位的極為重要的文件，關(guān)系到企業(yè)部門或單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和日常經(jīng)營(yíng)，但很多事業(yè)單位都還沒(méi)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作不夠重視，很多部門都沒(méi)有做好檔案的相關(guān)工作，檔案管理中存在著一些不規(guī)范的問(wèn)題，從一般的企業(yè)部門或者事業(yè)單位來(lái)看，檔號(hào)、檔案標(biāo)題都普遍存在著填寫(xiě)問(wèn)題，目錄方面也不夠科學(xué)規(guī)范，相關(guān)的檔案管理制度也不夠健全，這些問(wèn)題導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理效率的低下，是檔案內(nèi)容問(wèn)題時(shí)常方式的根本原因，由于對(duì)檔案管理工作的不夠重視，在社會(huì)的不斷發(fā)展中，也沒(méi)有及時(shí)的跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，很多的事業(yè)單位并沒(méi)有及時(shí)更新文書(shū)檔案管理方面的思想，仍然采取傳統(tǒng)的文化檔案管理方式，無(wú)法做到管理模式以及管理方式的更新，使得文書(shū)檔案管理工作逐漸落后實(shí)際發(fā)展情況，使得整個(gè)檔案管理工作的效率過(guò)低。

（二）文書(shū)檔案管理工作人員素質(zhì)問(wèn)題

每個(gè)部門的職能的體現(xiàn)都需要工作人員去進(jìn)行操作，工作人員素質(zhì)的高低直接影響到文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，但從現(xiàn)在的事業(yè)單位來(lái)看，雖然文書(shū)檔案工作人員大都具備專業(yè)的職業(yè)證書(shū)，但真正掌握文書(shū)檔案管理知識(shí)的人卻不是很多，很多人都都缺乏對(duì)專業(yè)文書(shū)管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，這些人雖然對(duì)文書(shū)檔案管理工作有初步的認(rèn)識(shí)，但由于專業(yè)知識(shí)的缺失，使得他們?cè)诠ぷ髦泻茈y滿足社會(huì)發(fā)展的需求，對(duì)文書(shū)檔案管理的理念做不到及時(shí)的更新，跟不上現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展的步伐，這就導(dǎo)致了單位檔案管理水平難以得到有效的提高?，F(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化的建設(shè)是文書(shū)檔案管理管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，很多工作人員以往都是通過(guò)手工整理的方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整合和管理，在現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的應(yīng)用上和軟件的操作還存在著一些不嫻熟的問(wèn)題，檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)已經(jīng)對(duì)軟件的操作培訓(xùn)工作還需要加強(qiáng)。

（三）文書(shū)檔案管理工作和檔案管理工作的銜接存在問(wèn)題

文書(shū)檔案管理工作的水平高低會(huì)直接對(duì)單位檔案管理工作的水平產(chǎn)生直接的影響，兩者直接存在著必然的聯(lián)系又有著不同的區(qū)別，因此兩者之間在工作銜接是要做好相互配合的工作，才能讓檔案管理工作水平不斷的上升，提升檔案管理工作的效率，但現(xiàn)在很多單位在實(shí)際的工作中并沒(méi)有將兩者很好的結(jié)合起來(lái)，而是采用了分開(kāi)管理的方式，分開(kāi)管理的方式雖然能夠很好的區(qū)分各自的工作內(nèi)容，但是卻由此拉開(kāi)了檔案管理工作與文書(shū)檔案管理工作之間的距離，使得兩者之間銜接存在的一些問(wèn)題，不能做到高效實(shí)時(shí)的工作交接，大大的降低了檔案管理工作的工作效率。

二、文化檔案管理改進(jìn)對(duì)策研究

文書(shū)檔案管理工作對(duì)企業(yè)是單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有極其關(guān)鍵的作用，因此，必須要對(duì)文書(shū)檔案管理工作展開(kāi)深入的研究，努力的提升文書(shū)檔案管理工的效率與質(zhì)量。

（一）提高重視，健全文書(shū)檔案管理制度

一個(gè)企業(yè)或者單位的發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)者的決策是不可分割的，想讓文書(shū)檔案管理工作效率得到有效的提升，領(lǐng)導(dǎo)決策者的重視尤為重要，認(rèn)識(shí)的轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有思想上給予文書(shū)檔案管理工作的高度重視，才能夠保證文書(shū)檔案管理工作的有效進(jìn)行，首先領(lǐng)導(dǎo)者要引起足夠的重視，立足于時(shí)代的發(fā)展，同時(shí)充分的考慮企業(yè)或單位的自身情況，建立起相關(guān)的管理體制，再制定相關(guān)的規(guī)章制度去進(jìn)行管理，幫助文書(shū)檔案管理工作走向正確的發(fā)展道理。沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓，制度是一個(gè)組織內(nèi)大家都需要共同準(zhǔn)守的行為規(guī)范，有了相關(guān)的規(guī)章制度，就可以為員工提供一個(gè)做事標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)章制度的引導(dǎo)，讓文書(shū)檔案管理工作規(guī)范有序的進(jìn)行，從而提法文書(shū)檔案管理的總體水平和工作效率。

（二）提升員工素質(zhì)

企業(yè)或者單位的人才是改善和發(fā)展企業(yè)或者單位的關(guān)鍵所在，文書(shū)檔案管理工作的工作人員也要提升自己的專業(yè)素質(zhì)，信息技術(shù)的發(fā)展給文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)新的發(fā)展機(jī)遇，也給相關(guān)的從業(yè)人員提出了更高的要求，文書(shū)檔案管理員工要及時(shí)的對(duì)新知識(shí)新理念進(jìn)行學(xué)習(xí)，主動(dòng)的去學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及現(xiàn)代管理方面的知識(shí)，掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，努力的讓自己成為管理型，技術(shù)性的復(fù)合人才。企業(yè)單位也要積極的對(duì)工作人員進(jìn)行相關(guān)知識(shí)技能的培訓(xùn)，不斷的為員工補(bǔ)充現(xiàn)代化的管理知識(shí)以及創(chuàng)新理念，為員工和企業(yè)或單位的共同發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）做好文書(shū)檔案管理與檔案管理工作的銜接

文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量是直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量的，所以在實(shí)際的工作中，保證文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理是提升文書(shū)檔案質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，對(duì)文書(shū)檔案管理工作做到足夠的認(rèn)識(shí)，使之規(guī)范化。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作與檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)與溝通，切實(shí)做好兩者之間的銜接工作。

（四）做好文書(shū)檔案的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件是資料的收集、鑒定以及保管和統(tǒng)計(jì)工作。因而，工作人員除了要善于收集單位和上下級(jí)之間的各種有用的文件和資料之外，還需要善于收集和整理單位在活動(dòng)中形成的生動(dòng)的能夠有效的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，并認(rèn)真的進(jìn)行整合，對(duì)其進(jìn)行綜合的分析、篩選、研究和整理，促進(jìn)檔案信息功能的發(fā)揮，不斷的豐富檔案的資源，明確不同時(shí)期的單位的工作重點(diǎn)和任務(wù)，以服務(wù)全單位和單位大局來(lái)開(kāi)展文書(shū)檔案工作，從而形成服務(wù)大局的強(qiáng)大合力。文書(shū)檔案管理是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性。因而需要提高單位文書(shū)管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門之間的合作，做好文書(shū)檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

三、總結(jié)

綜上所述，文書(shū)檔案管理工作是各個(gè)企業(yè)或單位都不可缺少的重要工作，然而文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，提升文書(shū)檔案管理的工作水平與工作效率需要單位領(lǐng)導(dǎo)和從業(yè)人員的共同努力，堅(jiān)持做好文書(shū)檔案管理的基本工作，一次來(lái)促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。在文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重任，深刻的認(rèn)識(shí)到它的重要性，加大文書(shū)檔案管理規(guī)章制度的完善力度，并曲面的提升員工的綜合素質(zhì)，真正的提高文書(shū)檔案的有效利用，推動(dòng)企業(yè)或單位更好更快的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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