畢莉
摘 要:檔案管理信息化是檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì),隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然來(lái)臨,需要存儲(chǔ)的檔案越來(lái)越多,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求,因此檔案管理部門(mén)要通過(guò)檔案管理信息化的方式,來(lái)提升檔案管理的效率和水平。
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化建設(shè);問(wèn)題
做好企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是企業(yè)健康、長(zhǎng)期和穩(wěn)步發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)秀成果,對(duì)以后企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展能提供有效依據(jù)。所以,做好檔案信息化建設(shè)工作是很有必要的,而在這條建設(shè)道路上,需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者與工作者共同努力。逐步將檔案管理與信息化技術(shù)相結(jié)合,推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè),提高檔案服務(wù)能力。
1 檔案管理信息化發(fā)展的必然性
1.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)。當(dāng)前我國(guó)各單位檔案管理部門(mén)基本上配備了各式各樣的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀,數(shù)碼相機(jī)等,管理人員也達(dá)到了人手一臺(tái)計(jì)算機(jī)的標(biāo)準(zhǔn),這樣就為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化提供了硬件設(shè)備基礎(chǔ);軟件建設(shè)方面,各單位幾乎都配有檔案管理軟件,為檔案的收集、保管、利用等提供了方便。在此基礎(chǔ)上,檔案管理向信息化發(fā)展就有了充足的、完善的條件。
1.2 檔案管理信息化自身具有無(wú)可比擬的優(yōu)越性。檔案信息的數(shù)字信息化首先減輕了檔案工作人員的工作量,提高了工作效率。隨著科技的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷被人們廣泛應(yīng)用。而檔案工作人員對(duì)電子檔案的充分運(yùn)用,不僅改變了自身對(duì)文字信息的管理與記錄,還大大減少了工作時(shí)間,提高了工作效率,減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時(shí)也方便了大眾對(duì)信息的搜索。其次,電子檔案管理有利于對(duì)文件的修改。在記錄某些重要信息內(nèi)容時(shí),難免出現(xiàn)錯(cuò)誤,或隨著時(shí)間的推移,某些重要文獻(xiàn)需要更新,對(duì)檔案進(jìn)行修改是在所難免的。所以,如要進(jìn)行修改,電子檔案對(duì)于傳統(tǒng)的文字檔案而言,是極其方便的,只需利用鍵盤(pán)對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)整并進(jìn)行保存,就可以了。最后,電子檔案管理有利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的書(shū)面檔案中,檔案者的信息是在一起的,如果需要對(duì)其中某一信息進(jìn)行查找,其他信息便也會(huì)一覽無(wú)遺。而在電子檔案中,這些信息是分開(kāi)的,為單份文件提供利用。只需對(duì)需要了解的問(wèn)題進(jìn)行搜索便可得到相應(yīng)數(shù)據(jù),而其他內(nèi)容是無(wú)法被獲得的。
2 目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
企業(yè)檔案是企業(yè)無(wú)形的資產(chǎn),它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程和一個(gè)企業(yè)的文化。目前,我國(guó)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)仍處在發(fā)展階段,存在諸多問(wèn)題。其中主要問(wèn)題有:第一,復(fù)合型檔案人才十分短缺??茖W(xué)技術(shù)的高速發(fā)展不僅提高了人們的生活質(zhì)量,推動(dòng)了企業(yè)檔案信息建設(shè)的快速發(fā)展,也對(duì)檔案工作人員也有了更高的要求。目前,科技與專業(yè)知識(shí)相結(jié)合的復(fù)合型人才十分短缺,現(xiàn)階段的企業(yè)信息化管理人員更多的是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人才,對(duì)檔案的了解和運(yùn)用能力不足,而很多專職的檔案人員計(jì)算機(jī)知識(shí)又相對(duì)薄弱。第二,企業(yè)信息化建設(shè)目標(biāo)不準(zhǔn)確。由于一些企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的目的只是為了相應(yīng)國(guó)家號(hào)召,并不理解檔案信息化真正的意義,導(dǎo)致檔案工作人員沒(méi)有具體的工作規(guī)劃,企業(yè)檔案信息化管理沒(méi)有起到提高生產(chǎn)的作用,最后成為企業(yè)的“擺設(shè)”。因此,明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo),完善檔案信息化建設(shè),需要檔案人員不斷地實(shí)踐與摸索。
3 制約檔案信息化建設(shè)發(fā)展的若干問(wèn)題
3.1 缺乏對(duì)檔案的系統(tǒng)管理。檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平,如若檔案過(guò)少,則無(wú)法體現(xiàn)檔案管理工作的真正作用,如若檔案過(guò)多但是缺乏系統(tǒng)的管理,則檔案管理工作的不足和弊端將嚴(yán)重阻礙檔案管理工作水平的提升。如今,我國(guó)的檔案相對(duì)豐富,但卻缺乏系統(tǒng)的管理,信息往往缺乏殘缺不全,或是雜亂無(wú)章,無(wú)法滿足信息時(shí)代企業(yè)對(duì)工程信息的精細(xì)化要求,也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
3.2 檔案管理隊(duì)伍人員不足,水平不高。某些企業(yè)、單位由于檔案管理資金有限,檔案管理等級(jí)較低等原因,對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作并不太重視,這直接導(dǎo)致了檔案管理隊(duì)伍人員不足,水平不高的現(xiàn)狀。由于檔案管理隊(duì)伍人員不足、水平不高,目前,我國(guó)部分企業(yè)、單位普遍存在管理隊(duì)伍職責(zé)不明,兼職管理人員較多,管理結(jié)果無(wú)明顯反饋渠道等情況,這些都在很大程度上阻礙了我國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。
3.3 檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性,對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不深。由于我國(guó)檔案信息化建設(shè)發(fā)展程度并不高,相關(guān)的建設(shè)理論和建設(shè)技術(shù)還有待完善,所以目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作缺乏明確的方向性,各檔案管理人員由于管理理念和管理經(jīng)驗(yàn)的不同,對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)也不盡相同。
4 檔案信息化建設(shè)的改進(jìn)措施
4.1 從思想認(rèn)識(shí)上給予高度重視。提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度,是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的前提條件,只有深入了解檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和行業(yè)發(fā)展起到的重要作用,才能落實(shí)到行動(dòng)上,主動(dòng)采取措施,促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。提高重視程度應(yīng)該主要從高級(jí)管理人員和檔案管理人員兩個(gè)層次入手,高級(jí)管理人員是企業(yè)戰(zhàn)略的制定者,只有高層制定完善的檔案信息化建設(shè)方案,下級(jí)部門(mén)才能按照方案組織實(shí)施。檔案管理部門(mén)也應(yīng)該對(duì)檔案信息化建設(shè)給予高度重視,積極配合上級(jí)部門(mén)的決策,制定合理的實(shí)施方案,為企業(yè)建設(shè)檔案管理制度提供便利條件。企業(yè)的高級(jí)管理人員可以加強(qiáng)宣傳,提高檔案管理部門(mén)、制度設(shè)計(jì)部門(mén)、人事管理部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度,做好相關(guān)法律法規(guī)的普及工作,促使員工明白檔案信息化建設(shè)是與他們的工作密切相關(guān)的,同時(shí)也是每個(gè)員工應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù),發(fā)動(dòng)全部力量搞好檔案信息化建設(shè)。
4.2 建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。建設(shè)統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),首先要保證具有完善的法律法規(guī)體系,同時(shí)行業(yè)內(nèi)部應(yīng)該制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中提供制度規(guī)范,為檔案信息化建設(shè)工作保駕護(hù)航。行業(yè)協(xié)會(huì)應(yīng)該制定統(tǒng)一的指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn),企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,嚴(yán)格按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè),實(shí)現(xiàn)行業(yè)檔案信息化建設(shè)的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。另外對(duì)于檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)該執(zhí)行統(tǒng)一的規(guī)范,如檔案的整理依據(jù)、檔案數(shù)量的統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、檔案資源傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的共享等,都應(yīng)該進(jìn)行引導(dǎo)和規(guī)范,只有這樣才能使得信息系統(tǒng)的各個(gè)部分之間相互協(xié)作相互合作,加強(qiáng)不同工作模塊之間的聯(lián)系,促進(jìn)系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。如果檔案信息化的建設(shè)過(guò)程中缺乏規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)給予指導(dǎo),那么檔案資料庫(kù)中的信息系統(tǒng)就無(wú)法正常運(yùn)行,如果企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間各行其事,沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范,那就很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的效率。
4.3 引進(jìn)信息技術(shù)型人才,加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)要完善崗位責(zé)任制度,建立行業(yè)準(zhǔn)入制度。通過(guò)與高校合作,進(jìn)入高校引進(jìn)相應(yīng)的信息型人才推進(jìn)信息服務(wù)體系的建設(shè)。同時(shí)要制定相應(yīng)的人才引進(jìn)戰(zhàn)略,通過(guò)公開(kāi)招聘、合理競(jìng)爭(zhēng)等方式吸引社會(huì)優(yōu)質(zhì)信息人才投入到檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中,促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍踐行人力資源更新,相關(guān)檔案管理人員要根據(jù)自身的理論認(rèn)識(shí),學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的理論和實(shí)踐技能,結(jié)合管理體系建設(shè)發(fā)展要求逐漸提升綜合素質(zhì),以此來(lái)推進(jìn)檔案信息化管理體系的優(yōu)化和進(jìn)步。
4.4 加大重視,加強(qiáng)宣傳力度,強(qiáng)調(diào)企業(yè)檔案信息化的重要性。雖然企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著許多現(xiàn)實(shí)意義,但是大多數(shù)人對(duì)檔案信息化建設(shè)還是不夠了解,有些企業(yè)也不夠重視,企業(yè)對(duì)檔案信息化的宣傳力度還很不足。因此,企業(yè)需加大重視,支持檔案信息化建設(shè),加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的宣傳,讓全體員工,特別是專、兼職檔案管理員充分意識(shí)到檔案信息化對(duì)企業(yè)和個(gè)人的發(fā)展有著重要的作用,從源頭抓起,把檔案信息建設(shè)滲透到辦公室自動(dòng)化當(dāng)中,落實(shí)到位,企業(yè)檔案信息化數(shù)字化建設(shè)才有發(fā)展的可能。例如,企業(yè)可以在官網(wǎng)上設(shè)立檔案數(shù)字化建設(shè)版塊,及時(shí)傳播國(guó)家政策,播報(bào)企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程,同時(shí)每一位檔案工作員工都可以為推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)獻(xiàn)言獻(xiàn)策,其目的是建立起每一位員工的“企業(yè)檔案信息化意識(shí)”,轉(zhuǎn)變檔案工作者的固有理念,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化質(zhì)的飛躍。
5 結(jié)束語(yǔ)
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,我國(guó)信息化水平不斷提高,所產(chǎn)生的海量數(shù)據(jù)給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。因此,檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)。檔案管理信息化不但能夠有效提升工作效率和工作質(zhì)量,還能夠有效降低檔案管理成本,實(shí)現(xiàn)信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)與共享,對(duì)于檔案管理的未來(lái)發(fā)展具有重要的意義。
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