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        事業(yè)單位人事檔案收集歸檔工作思考

        2018-07-09 09:47:18段佳能
        卷宗 2018年17期
        關(guān)鍵詞:歸檔收集人事檔案

        摘 要:事業(yè)單位如果想要有好的改革發(fā)展,就要管理好人事檔案,清晰的人事檔案管理是一個單位能有良好環(huán)境的基礎(chǔ),因此人事檔案管理在單位中就有著重要的地位作用,其中收集人事檔案并將其按照一定規(guī)律分類歸檔是管理檔案的重中之重。事業(yè)單位要深入且正規(guī)的學(xué)習(xí)對人事檔案收集歸檔的方法,并且建立一套高效的可以收集檔案的系統(tǒng),將人事的檔案管理變成一件有專門制度規(guī)范的事業(yè),促進人事檔案管理效率可以有效提升。本文主要介紹討論事業(yè)單位應(yīng)怎樣順利高效的開展人事檔案管理工作。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;人事檔案;收集;歸檔

        1 切實重視檔案收集歸檔工作

        在事業(yè)單位中,檔案管理最重要的一步就是對人事檔案的收集歸檔,它不僅對檔案管理工作意義重大,更是深深決定著單位是否可以發(fā)展長遠,所以檔案的收集歸檔在檔案管理中就有了不可取代的重要地位。思想高度對工作的完成情況有著至關(guān)重要的影響,所以如果想要將工作落實,使工作策略得以進一步實施,就必然要將工作人員的思想高度提升上來,深化思想認知,還要讓其發(fā)自內(nèi)心的重視檔案的收集歸檔工作,思想要正確,認知要有深度,才能將工作真正落實。首先,單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必學(xué)習(xí)先進的管理知識及管理思想,認真思考檔案的收集歸檔對單位究竟起到一個怎樣至關(guān)重要的作用,是如何為單位帶來的戰(zhàn)略性發(fā)展,在此基礎(chǔ)上,就會更加重視檔案的收集歸檔工作,也會對檔案的收集歸檔工作提供更大的認可和支持,這種認可和支持對檔案的收集歸檔無疑是最大的鼓勵,帶來的效果無疑是執(zhí)行力的提升。其次,收集歸檔重要性的宣傳同樣重要,宣傳給每位員工,才會使大家從心底里認識到這項工作的重要性,只有肯定了檔案的收集歸檔的重要,大家才會積極配合收集歸檔,并對這項工作提供幫助和支持,大家這樣合作,不僅降低了這項工作的難度,還提高了檔案收集歸檔的效率,在這樣的氛圍下工作,大家的熱情也必然會有所提高。

        2 檔案收集歸檔工作制度要完善

        縱觀古今,無論是國家還是各行各業(yè),都有獨有的制度,因為有了制度才有規(guī)范,才有保障,同理,制度對于事業(yè)單位的人事檔案收集歸檔來說也是一種必不可少的保障手段。有了健全完善的規(guī)章制度,大家就會按規(guī)矩辦事,所以為了使檔案收集歸檔的成效有所保證,檔案管理的多元化需求讓每個人都滿意,就一定要加強制度的建設(shè)力度、監(jiān)管力度,把制度落實到各項工作的每一個角落,按要求工作,按規(guī)則辦事,在制度和規(guī)范的軌道上,推動并指導(dǎo)檔案的收集歸檔工作。首先要做的就是將規(guī)章制度具體化,要對人事檔案的收集、鑒別、整理、保密等環(huán)節(jié)分別制定相應(yīng)的規(guī)章制度,制度是為了輔助工作進行的更加順利高效的,因此有了完善的制度,檔案的信息質(zhì)量才會有所保證,高質(zhì)量的信息對以后的利用才是有價值的。其次,檔案的登記內(nèi)容要完整,轉(zhuǎn)遞工作要不出差錯。檔案的轉(zhuǎn)遞工作要進行的十分謹慎,首先就是要保證檔案的登記過程嚴(yán)格遵守規(guī)定,其次在保證登記沒有問題的情況下,將登記好了的檔案資料嚴(yán)密的包裝起來,然后轉(zhuǎn)遞出去。最后,對于檔案材料來說,一定要有嚴(yán)格的審核制度。對收集歸檔的資料要層層審核,要將審核材料中的信息與檔案中所記錄的內(nèi)容進行比對,看信息是否造假,手續(xù)是否齊全,保證從一開始,接收到的檔案就是完整正確的,剛才能提高以后檔案的收集歸檔的質(zhì)量。

        3 人事檔案收集歸檔操作要規(guī)范

        事業(yè)單位中從事檔案管理的人員一定要掌握能夠?qū)n案收集歸檔做的更加規(guī)范化的技能,這對于檔案管理人員來說并不是很容易,但卻又很重要,所以想要掌握好這個技能首先要學(xué)會如何才能將工作標(biāo)準(zhǔn)制定的更加完美,要找出檔案收集歸檔工作中的重點,要知道檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)是什么才能夠?qū)⒉牧虾芎玫厥占?、?zhǔn)確地鑒別,最后歸檔,各項實踐操作都要嚴(yán)格遵守其最初的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。在收集檔案材料的時候要認真仔細,找出材料的規(guī)律和特點,只要檔案及時收集歸檔,可以采用各種不同的辦法來進行。還要對收集回來的檔案資料進行鑒別,判別真假,實事求是,只要記錄到檔案里的內(nèi)容,就一定要是真是可靠的,這樣才能準(zhǔn)確地展示出每個人的個人信息。其次,要提高檔案歸檔的效率,將檔案分類存放就是很好地辦法,但是分類過程中,一定要確保分類的清晰有序,不能胡亂排放,要有層次的分類排序。最后,還要對收集歸檔的檔案進行嚴(yán)格審核,檢查檔案內(nèi)容是否完整,如果有所缺少,就要記錄下來,返回到相關(guān)部門,重新收集,將材料補充完整。

        4 信息化管理人事檔案

        隨著社會的進步,時代的發(fā)展能夠發(fā)生了,事業(yè)單位的認識制度發(fā)生了翻天覆地的變化,也走到了及其關(guān)鍵的位置,事業(yè)單位的進步速度越來越迅猛,也使得人事檔案的收集歸檔工作不得不跟隨其步伐快速進步,身負重任。單位發(fā)展的越快,制度越完善,人們對薪資待遇、福利待遇的需求也就越高,比如評優(yōu)評獎、升職降職、工作調(diào)度、五險一金等,這些都是人事檔案收集歸檔需要涉及的工作。如果依然采用傳統(tǒng)的手工方式整理檔案,必然會導(dǎo)致供不應(yīng)求,不能適應(yīng)現(xiàn)在信息化的社會背景,更不能適應(yīng)現(xiàn)在的工作強度和工作需求,完全不能滿足各行各業(yè)需要大量檔案信息現(xiàn)況。因此,做檔案收集歸檔的工作人員也要緊跟時代發(fā)展的步伐,學(xué)會如何利用網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集歸檔工作,使檔案管理工作可以融入到網(wǎng)絡(luò)和信息化時代中來,這樣才會提高效率,事半功倍,

        5 檔案管理人員的綜合素質(zhì)要有所提升

        眾所周知,事業(yè)單位如果想要將要人事檔案收集歸檔工作順利開展,就必須要有高素質(zhì)的檔案管理工作人員參與其中,他們不僅要付出精力還要提供智慧,這些管理者一般需要面對的檔案信息資料都相對復(fù)雜且棘手,要想要解決這種復(fù)雜的情況,把工作順利開展,有質(zhì)量的完成工作任務(wù),就需要這些管理者業(yè)務(wù)能力強,業(yè)務(wù)素質(zhì)高,對工作有熱情,有責(zé)任心,可以全身心投入其中,并享受其中,否則事業(yè)單位就會得不到好的發(fā)展。所以,單位要加強對檔案管理者的素質(zhì)培養(yǎng),這種做法不僅可以促進檔案收集歸檔工作順利進行,使檔案都符合檔案管理要求,還可以幫助檔案管理者可以快速進入角色,盡早投身到工作中。所以事業(yè)單位要做出兩項安排,第一,對檔案管理者進行定期的培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容要圍繞如何能夠提高管理者的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)展開,讓管理者學(xué)會怎樣才能提高檔案收集歸檔的質(zhì)量和效率,同時,針對管理者的責(zé)任心和事業(yè)心進行,引導(dǎo)其主動投身到實際工作中。第二,人才對于事業(yè)單位是剛需,不僅要留住內(nèi)部人才,還要引進外部人才,強大檔案收集歸檔工作的管理隊伍,大家共同合作,共同完成任務(wù)。

        6 總結(jié)

        檔案收集歸檔對于事業(yè)單位的人事檔案管理來說,就好像地基對于高樓一樣,十分重要且基礎(chǔ),它決定了檔案信息質(zhì)量的好壞,質(zhì)量高了,檔案的利用率自然也就高了。因此,如果想要讓事業(yè)單位的到實際的改革和大幅的發(fā)展,就必須將檔案收集歸檔工作放在一個無比重要的位置上,完善檔案管理制度,優(yōu)化檔案管理策略,讓檔案收集歸檔工作可以按照一定的規(guī)章制度進行,管理者要明確操作規(guī)程,提高職業(yè)素養(yǎng),利用網(wǎng)絡(luò)信息管理檔案,這樣就可以高效率和高質(zhì)量的完成工作。

        參考文獻

        [1]分析事業(yè)單位人事檔案管理的重要性[J]. 楊婷婷. 時代金融. 2017(09)

        [2]事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)[J]. 陳奎武. 辦公室業(yè)務(wù). 2014(23)

        作者簡介

        段佳能(1985-),男,彝族,云南省大理市,助理館員,本科,研究方向:檔案管理。

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