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        交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性及途徑研究

        2018-07-09 09:47:18申雁君
        卷宗 2018年17期
        關(guān)鍵詞:建設(shè)發(fā)展檔案信息化交通管理

        摘 要:作為交通運(yùn)輸管理中的重要組成部分,檔案管理已經(jīng)成為影響交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容,將交通運(yùn)輸管理中產(chǎn)生的交通信息及交通案件進(jìn)行整理、歸檔,實(shí)現(xiàn)對(duì)交通行業(yè)的進(jìn)一步管理,為解決交通行業(yè)發(fā)展問(wèn)題提供基礎(chǔ)信息。為適應(yīng)發(fā)展需要,交通檔案管理工作面臨著進(jìn)一步的改革,針對(duì)檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀及產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行有效地分析,利用計(jì)算機(jī)發(fā)展技術(shù)推動(dòng)交通檔案工作朝著信息化的方向發(fā)展。本文首先對(duì)交通檔案信息化建設(shè)的重要性進(jìn)行有效闡述,結(jié)合交通檔案信息化管理中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決方案,提升交通檔案管理信息化建設(shè)。

        關(guān)鍵詞:交通管理;檔案信息化;建設(shè)發(fā)展;研究分析

        隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要,我國(guó)交通運(yùn)輸業(yè)發(fā)展愈加繁榮,為人們營(yíng)造方便、快捷的生活環(huán)境外,也增加了交通運(yùn)輸管理工作任務(wù),傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)不適合交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展,使交通運(yùn)輸管理任務(wù)在社會(huì)發(fā)展新時(shí)期面臨著新的挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展改善了傳統(tǒng)檔案管理的形式,在紙質(zhì)檔案基礎(chǔ)上增加了電子檔案,由于電子檔案信息共享和保存的時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)很難控制,再加上大量的紙質(zhì)檔案電子檔案的出現(xiàn)增加了交通檔案管理工作的難度,因此信息化管理十分必要。針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理人員對(duì)信息化管理流程不熟悉,難以有效使用信息化管理手段的情況,應(yīng)提高交通檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng),為交通檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

        1 交通檔案管理涉及到得重要信息內(nèi)容

        綜合看交通檔案管理中的材料信息,主要有以下幾個(gè)方面:公路試驗(yàn)及檢測(cè)資料、公路橋涵等設(shè)計(jì)圖、對(duì)交通項(xiàng)目的咨詢、審查、評(píng)估等。公路檢測(cè)主要是為公路施工項(xiàng)目中用到的材料進(jìn)行檢測(cè),為施工工作提供施工標(biāo)準(zhǔn)。檢測(cè)資料主要包括公路工程和水運(yùn)工程試驗(yàn)檢測(cè),涉及到檢測(cè)后產(chǎn)生的大量信息內(nèi)容。公路橋涵設(shè)計(jì)圖是涵蓋公路施工過(guò)程中大量施工信息的設(shè)計(jì)圖紙,對(duì)公路維護(hù)和維修來(lái)說(shuō)有著重要的作用。對(duì)交通項(xiàng)目的咨詢、審查和評(píng)估等工作,工作結(jié)束要做好相關(guān)信息登記,進(jìn)行材料歸檔。

        2 交通檔案信息化管理的必要性

        2.1 響應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求

        隨著交通環(huán)境不斷變化,愈加復(fù)雜的交通環(huán)境給檔案管理工作提出新的管理要求:交通檔案管理工作要能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,不斷完善工作中的不足,提升交通檔案工作質(zhì)量,對(duì)交通管理提供良好的服務(wù)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是響應(yīng)建設(shè)發(fā)展做出的決定,利用信息化管理能夠有效提升檔案管理工作效率,提高其服務(wù)水平。在進(jìn)行檔案信息化工作中,應(yīng)考慮采取有效地手段降低信息加工的費(fèi)用,使交通發(fā)展更能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,改善不足,提高工作質(zhì)量。

        2.2 變革傳統(tǒng)的管理方式

        交通工程相關(guān)的信息管理是交通檔案工作中的重要內(nèi)容,涉及大量的公路檢測(cè)等相關(guān)信息,對(duì)其材料進(jìn)行歸檔需要耗費(fèi)大量的人力、物力及足夠的資金,同時(shí)材料整理耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng),管理工作進(jìn)行非常困難。因此,傳統(tǒng)的檔案管理工作不能滿足交通工程信息資料歸檔的要求,需要采取信息化管理手段保證交通工程方面信息的完整和全面,通過(guò)前端控制促進(jìn)整體工作的完整實(shí)施,對(duì)檔案管理進(jìn)行全面控制。

        2.3 推動(dòng)交通檔案管理向?qū)I(yè)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

        在傳統(tǒng)的檔案管理中,多為紙質(zhì)材料,當(dāng)要對(duì)檔案信息進(jìn)行查閱時(shí),需要到指定的檔案管理地點(diǎn)借閱檔案,根據(jù)相關(guān)的借閱管理規(guī)定到期歸還。雖然提供了檔案服務(wù)功能,但是影響了檔案材料在其他交通工作中的作用,影響交通管理工作的開(kāi)展。采取信息化的管理方式,能夠保證信息的共享和管理與實(shí)體管理之間的分離,轉(zhuǎn)變了檔案信息的服務(wù)模式,節(jié)約了檔案管理工作人員的實(shí)踐,讓檔案管理人員將時(shí)間用在檔案開(kāi)發(fā)和利用工作中。

        3 交通檔案信息化建設(shè)中面臨的問(wèn)題

        3.1 資金投入不夠

        檔案信息化建設(shè)需要足夠的資金支持,引進(jìn)設(shè)備,為檔案管理工作人員提供相應(yīng)的硬件支持。但就目前交通檔案信息化管理看,很多企業(yè)并沒(méi)有投入足夠的資金,購(gòu)買相應(yīng)的設(shè)備。嚴(yán)重存在檔案庫(kù)房地域狹窄,硬件設(shè)施簡(jiǎn)陋的問(wèn)題,很多計(jì)算機(jī)設(shè)備多為舊設(shè)備,計(jì)算機(jī)使用速度無(wú)法保證信息化管理,沒(méi)有達(dá)到檔案信息化管理的要求。資金投入是制約檔案信息化建設(shè)工作的重要內(nèi)容,因此要想做好信息化建設(shè)工作,就要投入足夠的資金。

        3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

        很多單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理不夠重視,認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)可有可無(wú)的工作,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展,提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要性。很多單位在進(jìn)行單位內(nèi)部管理改革時(shí),將檔案管理部門作為調(diào)整的基礎(chǔ),檔案工作人員擔(dān)任多項(xiàng)工作職務(wù),沒(méi)有足夠的實(shí)踐進(jìn)行檔案工作和學(xué)習(xí),使自身的檔案管理知識(shí)不能及時(shí)更新,跟緊時(shí)代發(fā)展的步伐,響應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)交通管理提出的要求。

        3.3 沒(méi)有配套的軟件體系,知識(shí)結(jié)構(gòu)不牢固

        很多單位工作人員依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法,一是由于單位內(nèi)部沒(méi)有配備相應(yīng)的軟件設(shè)施,很多單位中軟件不配套,使用標(biāo)準(zhǔn)不一,很難達(dá)到使用要求上的統(tǒng)一。二是管理工作人員對(duì)信息化管理建設(shè)沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí),缺乏計(jì)算機(jī)使用技能及信息化管理方面的知識(shí),導(dǎo)致交通檔案信息化建設(shè)工作不到位。

        4 有效進(jìn)行交通檔案信息化建設(shè)的途徑

        4.1 建立有效的領(lǐng)導(dǎo)共走體系

        檔案管理工作開(kāi)展的初衷就是為社會(huì)服務(wù),交通檔案管理工作要能夠促進(jìn)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展,做好為交通運(yùn)輸業(yè)服務(wù)工作。要能夠在實(shí)際中利用檔案檢驗(yàn)檔案管理工作的質(zhì)量,建立健全領(lǐng)導(dǎo)工作體系和網(wǎng)絡(luò)體系,由領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化部門進(jìn)行管理、審查和組織,做好信息資源的開(kāi)發(fā)利用和信息歸檔。

        4.2 提升檔案管理工作的開(kāi)放性

        現(xiàn)如今是信息快速發(fā)展時(shí)代,要想做好檔案信息化建設(shè)工作,就要改變傳統(tǒng)的以提供信息為主的工作出發(fā)點(diǎn),將選擇信息作為檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn),全面推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行。建立一個(gè)結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、系統(tǒng)完備、信息準(zhǔn)確的綜合管理體系,對(duì)交通系統(tǒng)中的工程建設(shè)、公路養(yǎng)護(hù)保養(yǎng)、車輛治超等相關(guān)工作產(chǎn)生的信息進(jìn)行有效歸檔,為檔案信息化管理提供新方法、新途徑,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、科學(xué)化的檔案信息化建設(shè)。

        4.3 以檔案信息化建設(shè)促進(jìn)交通運(yùn)輸發(fā)展

        新時(shí)期進(jìn)行檔案信息化管理不僅要能夠?yàn)榻煌ㄟ\(yùn)輸業(yè)提供服務(wù),還應(yīng)利用檔案信息化建設(shè)推動(dòng)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。交通檔案管理與公路交通建設(shè)有著密切的聯(lián)系,進(jìn)行檔案管理能夠推動(dòng)信息的開(kāi)發(fā)與使用,成為交通企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的動(dòng)力。進(jìn)行檔案管理是進(jìn)行檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)為生產(chǎn)力才是工作開(kāi)展的目的。因此,檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際情況,有效分析檔案管理工作中的問(wèn)題,構(gòu)建使用價(jià)值的管理系統(tǒng),提升檔案管理服務(wù)功能與使用功能。

        5 結(jié)束語(yǔ)

        檔案信息化建設(shè)是保證交通行業(yè)良好發(fā)展的根本內(nèi)容,進(jìn)行檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際問(wèn)題,在有效分析的基礎(chǔ)上,采取有效的手段,使檔案信息化建設(shè)發(fā)展能夠適應(yīng)發(fā)展需要,滿足人們的生活。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李妮.交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性及途徑[J].中外企業(yè)家,2014(02).

        [2]姚小芳.試論交通檔案管理信息化建設(shè)[J].才智,2014(06).

        [3]張學(xué)富.如何加強(qiáng)檔案管理工作的進(jìn)一步完善[J].魅力中國(guó),2013(23):381.

        作者簡(jiǎn)介

        申雁君(1982-),女,漢族,甘肅省平?jīng)鍪腥?,本科,甘肅省交通科學(xué)研究院有限公司科技信息部,館員,主要從事研究方向:檔案及圖書(shū)管理

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