摘 要：檔案收集整理中信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理至關(guān)重要，從以下幾個(gè)方面對(duì)信息化技術(shù)在檔案收集整理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)以及具體實(shí)踐應(yīng)用進(jìn)行探索，目的是全面了解檔案收集整理信息化技術(shù)的重要性，提高檔案收集整理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案收集整理、信息化技術(shù)、檔案管理系統(tǒng)

檔案管理是所有行業(yè)發(fā)展的重要組成，檔案管理中需要收集整理各種信息。當(dāng)前在信息化檔案管理建設(shè)的不斷深入，資料收集以及整理方面也在滲透信息化技術(shù)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理相結(jié)合，改變檔案收集資料期間存在的管理問(wèn)題，同時(shí)為檔案管理節(jié)省更多管理空間，充分彰顯出信息化技術(shù)在檔案收集整理中的高效性。

1 檔案收集整理中信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)分析

對(duì)于檔案管理來(lái)講，檔案收集整理是非常重要的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的主要內(nèi)容，對(duì)于檔案收集整理來(lái)講，信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了檔案收集整理的效率，并且也在一定程度上保證了檔案信息管理的安全性，促進(jìn)檔案信息之間的溝通交流以及檔案共享。

1.1信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，將傳統(tǒng)人工收集整理方法進(jìn)行調(diào)整，傳統(tǒng)形式下檔案信息采集以及分析等都需要人工才能完成。但是檔案數(shù)據(jù)多樣繁瑣，分析與核對(duì)等都較為麻煩，人工核算的方式出錯(cuò)率較高，很多方面都體現(xiàn)出不方便[1]。信息化技術(shù)的應(yīng)用，幫助檔案收集整理節(jié)省更多人力資源，降低檔案收集整理的資金支出，提高檔案管理效果。特別是對(duì)于檔案管理中較為冗長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)，人工收集整理勞力費(fèi)神，工作效率也不是很高。信息化技術(shù)根據(jù)資料屬性將其科學(xué)劃分，提升資料整理速度與準(zhǔn)確性。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的有效整理收集，對(duì)檔案信息進(jìn)行具體的細(xì)化與分類，同時(shí)整理當(dāng)擔(dān)信息的基礎(chǔ)上深入分析檔案資源，節(jié)省更多紙質(zhì)資源，減少能源消耗，保證數(shù)據(jù)檔案管理的安全。采取集成化處理方式，大大提升了檔案在收集整理速度。

1.2信息化技術(shù)是信息時(shí)代下的主要產(chǎn)物，當(dāng)前檔案管理正在進(jìn)行信息化建設(shè)，收集整理中融入信息化技術(shù)，幫助檔案信息更便于交流與分享。對(duì)于原始的檔案收集整理方式來(lái)講，過(guò)多雜亂的檔案信息，彼此交流必須攜帶大量的紙質(zhì)檔案文件，并且需要工作人員到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檔案信息交流，消耗各種資源。檔案收集整理期間，信息的溝通交流，屬于大型數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)核對(duì)工程，需要對(duì)收集的檔案信息詳細(xì)整理[2]。但是信息化技術(shù)的應(yīng)用，將互聯(lián)網(wǎng)帶入到檔案信息交流與分享中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)載體將信息上傳，便于信息的查找與交流。信息技術(shù)檔案管理本身就是將檔案資料劃分類別，將其存放于儲(chǔ)存設(shè)備中，所以最初的類別劃分，為后期的信息交流以及分享提供很多便利。比如最常見(jiàn)的U盤存儲(chǔ)模式，只需要將檔案信息復(fù)制到U盤中，便能夠?qū)⑿畔⑦M(jìn)行傳輸與交流。

1.3信息化技術(shù)在檔案收集整理中的應(yīng)用，提高了文件保存的安全性與穩(wěn)定性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集與整理中，保存方式較為單一，只是將其放置于檔案保管部門，但是這種保管手段存在很多問(wèn)題，不安全影響因素眾多，極有可能因?yàn)橐稽c(diǎn)疏忽，導(dǎo)致檔案資源受損。信息化技術(shù)的檔案管理，主要是采取大數(shù)據(jù)模式對(duì)數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)，將數(shù)據(jù)信息上傳到客戶端，并且設(shè)置保密程序，克服傳統(tǒng)檔案管理中的不足，也適合當(dāng)前檔案信息化管理需求。U盤、移動(dòng)硬盤以及光盤等都是檔案信息存儲(chǔ)載體。

2 檔案收集整理中信息技術(shù)具體應(yīng)用實(shí)踐探索

2.1檔案管理人員角度

加大檔案管理人員的專業(yè)性培訓(xùn)力度，保證檔案管理工作以及收集整理工作能夠真正步入發(fā)展正軌。信息化技術(shù)的融入，為檔案管理工作發(fā)展帶來(lái)更多契機(jī)，但是怎樣更準(zhǔn)確的抓住這些契機(jī)，就需要專業(yè)的檔案管理人員。必須提高檔案管理人員的信息化技術(shù)應(yīng)用能力，當(dāng)前的檔案收集整理中應(yīng)用很多軟件，熟練操作這些軟件，保證檔案收集整理的準(zhǔn)確性。并且還要為檔案管理人員灌輸創(chuàng)新檔案管理的意識(shí)，探索適合檔案收集整理的方法，為檔案收集整理的迅速發(fā)展提供更多推動(dòng)力。

2.1.1綜合素質(zhì)與專業(yè)能力培訓(xùn)

檔案收集整理期間，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及能力要求非常嚴(yán)格，為了幫助檔案管理提高管理質(zhì)量，保證檔案收集整理工作的順利開展，必須從檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質(zhì)培訓(xùn)上加大力度。綜合素質(zhì)以及專業(yè)能力培訓(xùn)方面包含檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、軟件使用能力以及查找、統(tǒng)計(jì)收集等能力，同時(shí)還要關(guān)注檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)正確的職業(yè)道德價(jià)值觀，能夠根據(jù)自己的能力很好的完成檔案收集整理工作。檔案信息對(duì)于企事業(yè)單位發(fā)展非常重要，所以必須保證檔案信息的安全，這方面就需要檔案管理人員認(rèn)清自己的管理職責(zé)，恪守檔案管理相關(guān)規(guī)章制度[3]。加大檔案收集整理信息化技術(shù)應(yīng)用的宣傳力度，做到檔案收集與整理的公平公正與實(shí)事求是。提高檔案管理的警惕性，為檔案收集整理的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.1.2灌輸檔案收集整理的創(chuàng)新意識(shí)

不斷為檔案管理人員灌輸檔案收集整理的創(chuàng)新意識(shí)，檔案管理中信息非常重要，雖然采取現(xiàn)代化檔案管理手段，但是很多關(guān)鍵信息的查詢依然存在一些麻煩。必須在檔案檔案收集整理基礎(chǔ)上為檔案管理人員灌輸創(chuàng)新意識(shí)，總結(jié)檔案收集整理經(jīng)驗(yàn)，提高檔案管理的便捷性，探索更人性化的檔案管理模式。制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理方案，幫助工作人員減輕檔案收集整理方面的負(fù)擔(dān)，增強(qiáng)檔案收集整理的專業(yè)性。

2.2檔案管理系統(tǒng)角度

檔案收集整理主要是提高檔案管理的質(zhì)量，所以從檔案管理角度出發(fā)，需要制定更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理系統(tǒng)，具體從以下方面著手：

2.2.1專業(yè)性方面

檔案收集整理信息化技術(shù)的應(yīng)用，要求相關(guān)人員重視檔案管理的專業(yè)性，保持著積極的管理情緒，對(duì)于檔案收集整理中存在的問(wèn)題，秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)態(tài)度，全方面對(duì)問(wèn)題分析與解決。

2.2.2信息化水平

信息化技術(shù)在檔案收集整理中的應(yīng)用，在一定程度上提高了檔案收集整理的信息化水平。當(dāng)然對(duì)于這種信息化水平的保持與完善，必須從規(guī)范性角度出發(fā)，最大限度的幫助檔案管理調(diào)整管理體系，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。增強(qiáng)檔案收集整理的規(guī)范性之后，為檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行奠定基礎(chǔ)，并且保證檔案收集整理的完整性。當(dāng)然具體實(shí)施期間，必須關(guān)注檔案收集與整理期間的分類以及管理工作，一定要按照功能或者時(shí)間等對(duì)檔案信息準(zhǔn)確分類，凸顯出信息技術(shù)在檔案在收集整理中的便利性。在此基礎(chǔ)上還要提高檔案管理的有效性，及時(shí)將作廢信息清除與銷毀，為檔案收集整理節(jié)省更多空間。

2.2.3檔案管理信息系統(tǒng)

檔案收集整理最終都是為檔案管理服務(wù)，優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)，能夠更好的保證檔案管理的專業(yè)性。增添檔案信息加工技術(shù)與檢索技術(shù)，對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，分層次與類別的實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流與分享。

2.3檔案收集整理手段的完善

檔案收集整理手段的完善，需要從檔案管理具體業(yè)務(wù)著手，全方面調(diào)查之后，一定要保證收集整理的完整性。信息化技術(shù)下，對(duì)檔案信息實(shí)施定位跟蹤，將分散檔案統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確分析檔案信息的價(jià)值型，保證檔案收集管理的進(jìn)步。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)幫助檔案收集整理提高質(zhì)量，不斷探索適當(dāng)?shù)膽?yīng)用實(shí)踐方式，幫助檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的同時(shí)，為檔案管理發(fā)展提供指導(dǎo)動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

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[3]王增武. 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐探究[J]. 科學(xué)中國(guó)人， 2017（17）.

作者簡(jiǎn)介

李東霞（1978-），女，黑龍江省大慶市人，漢，職稱：館員，大學(xué)本科。