王艷芝

摘 要：隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，在這樣的時(shí)代背景下，社保檔案管理工作也進(jìn)入新的階段。社保檔案管理作為保障我國(guó)人力資源能夠正常運(yùn)行的工作，其功能性受到社會(huì)各界的重視。然而，在目前我國(guó)社保檔案管理工作中還存在著不足，需要實(shí)施改進(jìn)措施，提高社保檔案管理工作的質(zhì)量。在本文中，筆者將結(jié)合自身在人社局中檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新時(shí)期社保檔案管理工作中的不足提出改進(jìn)措施，希望能夠?yàn)榇隧?xiàng)工作提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期社保檔案管理；管理不足；改進(jìn)措施

社會(huì)保障是為我國(guó)人民提供基礎(chǔ)生活保障，促使國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是讓我國(guó)達(dá)到“國(guó)泰民安”狀態(tài)的前提條件。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平呈上漲趨勢(shì)，人們的物質(zhì)水平富足的同時(shí)，對(duì)社保的關(guān)注程度越來越高。對(duì)于我國(guó)社保檔案管理來說，將會(huì)面臨更大的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期的發(fā)展下，想要社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展，必須要確保社保業(yè)務(wù)的有效性，因此，社會(huì)保障局需要制定科學(xué)合理的檔案管理制度并且做到不斷完善、認(rèn)真施行是非常有必要的[1]。

1 社保檔案管理的意義

對(duì)于社會(huì)保障工作來說，社保檔案管理是保障投保人權(quán)益、實(shí)現(xiàn)社保信息共享、將社保檔案信息利用率提高必要環(huán)節(jié)。在我國(guó)檔案資源系統(tǒng)中，社保檔案是非常重要的組成部分。而社保檔案管理工作的效率，不僅可以凸顯工作人員的工作態(tài)度，同時(shí)也可以顯現(xiàn)出管理層人員的管理水平，因此，積極發(fā)展社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作是新時(shí)期的必然要求。對(duì)此，作為社保檔案管理的工作人員，首先應(yīng)該提高自己的思想認(rèn)識(shí)，在日常工作中，對(duì)其管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作，加強(qiáng)工作人員的工作能力，使其認(rèn)識(shí)到社保工作的重要性，讓我國(guó)社保檔案管理工作能夠規(guī)范進(jìn)行[2]。

2 新時(shí)期檔案管理的必然性

2.1 加強(qiáng)社保改革工作的深化程度。社會(huì)保障工作需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展做出相應(yīng)改變，對(duì)于社保檔案工作來說，完成的信息記錄是基本要求，丟失原始資料會(huì)讓社保工作停滯不前，無法繼續(xù)進(jìn)行，因此，想要保障社保工作有效開展并順利進(jìn)行，首先要建立完善的管理體系，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。在過去的很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案是以紙張為載體，有非常大的局限性。隨著科學(xué)進(jìn)步的不斷發(fā)展，為社保工作帶來新的形式，對(duì)此，完善檔案信息是必要前提。

2.2 更有利于社保業(yè)務(wù)的開展。檔案中通常會(huì)記錄著大量的信息，一旦出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，無法辦理社保業(yè)務(wù)，然而，由于社保工作本身具有繁雜性，不僅形式復(fù)雜，同時(shí)具有大量的信息。此外，隨著各單位人事變動(dòng)，各被保人的投保單位也會(huì)隨之變動(dòng)，這些在檔案信息中都有著詳細(xì)的記載，人才從原有單位流動(dòng)到新的用人單位，其檔案資料會(huì)發(fā)生部分變化，而社保的繳納是在雙方共同協(xié)商下完成的，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，是為了防止因各單位人事變動(dòng)導(dǎo)致基金繳納混亂的情況，也是為了能夠讓社保工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。就社保本身來說，已經(jīng)擁有非常完善的制度，加強(qiáng)檔案管理能夠讓社保業(yè)務(wù)更好的開展[3]。

2.3 對(duì)提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能非常有利。嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，需要管理層認(rèn)真落實(shí)管理制度，檔案管理人員認(rèn)真執(zhí)行，在為需求者提供服務(wù)時(shí)可以做到規(guī)范、高效。管理人員需要定期對(duì)檔案內(nèi)的資料進(jìn)行檢查并在其中發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，有針對(duì)性的制定出改善方案。如果放置不理，只會(huì)讓檔案管理不嚴(yán)格的情況愈發(fā)嚴(yán)重，影響社會(huì)服務(wù)性，需求者的問題無法得到有效解決。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理，改善其中不足點(diǎn)，讓社保工作的開展得到有力保障。

3 新時(shí)期下社保檔案管理中存在的不足

3.1 檔案管理重視程度不足。如今人們對(duì)于社保的重視程度越來越高，經(jīng)調(diào)查結(jié)果顯示，我國(guó)投保人的數(shù)量每年都有增長(zhǎng)，使得社保檔案數(shù)量越來越多。但是，檔案管理人員并沒有對(duì)此加以重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，就當(dāng)前的社保檔案管理制度來說，略顯落后，在一些較為偏遠(yuǎn)的地區(qū)，由于管理者本身的思想認(rèn)識(shí)不足，再加上經(jīng)濟(jì)條件較差，甚至出現(xiàn)沒有引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施、缺乏專業(yè)人員、資金投入不足的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約社保工作的發(fā)展。

3.2 對(duì)社保檔案的管理水平不足。信息時(shí)代下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。然而，在我國(guó)只有少部分社保檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建立電子檔案。就整個(gè)社保管理體系來說，由于相關(guān)工作人員缺乏相關(guān)的技術(shù)，對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生嚴(yán)重制約，多數(shù)檔案還是以紙張為載體，電子檔案數(shù)量非常少，其功能無法得到充分發(fā)揮[4]。這就造成檔案管理工作雖然投入大量人力、物力、資金，但是卻沒有得到應(yīng)有的效果，工作效率低且成本較高，降低檔案管理工作的整體質(zhì)量。另外，由于大多數(shù)檔案管理人員年紀(jì)較大，很多處于退休邊緣，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)社保檔案管理工作模式較為傳統(tǒng)，是造成社保檔案形式落后的最主要原因。

3.3 缺乏完善的社保檔案管理制度。雖然我國(guó)近幾年出臺(tái)很多關(guān)于社保檔案管理的相關(guān)制度，但是其中對(duì)材料的收集、整理等相關(guān)內(nèi)容并沒有做出嚴(yán)格規(guī)定，總之，目前我國(guó)還沒有具備統(tǒng)一性、規(guī)范性的社保檔案管理制度，造成對(duì)于社保檔案的管理存在地方性，制度的不健全造成檔案歸納不及時(shí)、不合理，分類不明確，不能形成良好的工作秩序，影響整個(gè)社保機(jī)制的運(yùn)行[5]。

4 新時(shí)期社保答案管理工作的改進(jìn)措施分析

4.1 加強(qiáng)對(duì)社保工作的認(rèn)識(shí)程度。構(gòu)建完善的社保檔案管理制度，需要從提高根本思想認(rèn)識(shí)開始。為了能夠解決因資金短缺、庫房緊張的問題，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員數(shù)量、資金投入，保障物資、人資豐富，才能夠建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的社保檔案管理機(jī)制。與此同時(shí)，社保機(jī)構(gòu)的管理人員、工作人員需要提高自己的思想認(rèn)識(shí)，要明白新時(shí)期的社會(huì)檔案管理具有著重要意義，在實(shí)際行動(dòng)中做到深切落實(shí)，做到讓社保檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。為了保證檔案的完整性，防止受到外界因素的破壞或丟失，需要人為構(gòu)造安全的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，比如：在檔案室中配備除濕防塵設(shè)備，在檔案室中禁止吸煙，防止發(fā)生火災(zāi)，進(jìn)入檔案室的人員必須由檔案管理人員陪同，并簽字，進(jìn)入之后需要禁止飲食、飲水，防止出現(xiàn)人為破壞現(xiàn)象等等。

4.2 社保檔案管理必須規(guī)范化。為了能夠制定出符合實(shí)際情況的、具有統(tǒng)一性的檔案管理制度，檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)各地的情況進(jìn)行深入了解分析，制度科學(xué)合理的社保檔案管理制度，在制度中需要將檔案管理工作人員的責(zé)任、庫房管理規(guī)章制度、檔案室設(shè)備、社保檔案的內(nèi)容涉及范圍、建立電子檔案等明確列出，并制定出相應(yīng)的制度。對(duì)于推動(dòng)社保檔案管理規(guī)范化建設(shè)，是非常有效的方式[6]。

4.3 建立電子信息檔案實(shí)現(xiàn)檔案信息共享性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)社保檔案存在一定局限性，比如：在同一段時(shí)間內(nèi)，只能提供給一個(gè)人使用。在新時(shí)代的要求下，需要檔案資源社會(huì)化，提高其共享性，更好的服務(wù)給有需求的人。社保機(jī)構(gòu)需要積極建設(shè)信息化檔案，建立電子信息檔案，在保證數(shù)據(jù)庫豐富性、準(zhǔn)確性的同時(shí)做好分類，添加檢索條目，需求者通過在條目中輸入自己需要的檔案信息，檢索出具體檔案。另外，電子檔案雖然方便快捷，開展各個(gè)部門的管理工作、日常工作更為順利，但是也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如：數(shù)據(jù)丟失、損壞等等，因此，完善病案信息管理的安全系統(tǒng)是非常重要的。對(duì)此，工作人員需要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，一旦出現(xiàn)因意外情況造成信息丟失、損壞的現(xiàn)象，可以及時(shí)有效的恢復(fù)，較少損失。

4.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員作為檔案管理工作的具體實(shí)施者，其自身的專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理工作質(zhì)量。新時(shí)期對(duì)檔案管理工作人員提出新的要求，為了能夠提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，可以從幾個(gè)方面入手：首先，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓其從思想認(rèn)識(shí)上提高，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身的管理水平；其次，加強(qiáng)對(duì)管理人員的技術(shù)培養(yǎng)，讓全體社保檔案管理人員能夠掌握熟練的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)此，各社保機(jī)構(gòu)可以為管理人員提供對(duì)外交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，通過借鑒、學(xué)習(xí)其他人員的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。最后，各社保機(jī)構(gòu)可以請(qǐng)一些管理專家，對(duì)其進(jìn)行指導(dǎo)，以座談會(huì)的形式，展開討論交流活動(dòng)，提出日常工作中遇到的問題，讓專家?guī)椭治鼋鉀Q，打造順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、促進(jìn)新時(shí)期社保檔案管理工作的管理團(tuán)隊(duì)[7]。

5 結(jié)束語

為了保障我國(guó)人民的個(gè)體利益，社會(huì)保障機(jī)構(gòu)需要積極制定出完善的檔案管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，而檔案管理人員需要提高自身的思想認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)自身的管理素養(yǎng)，重視檔案管理工作，并做到能夠確保此項(xiàng)工作的順利開展進(jìn)行，為促進(jìn)我國(guó)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展盡自己最大努力。

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