李文以　楊卉瑩

摘 要：商業(yè)型檔案服務機構是目前在國內外都成長迅速、快速發(fā)展的一個群體，本文選取在河南省檔案局備案的22家商業(yè)型檔案服務機構作為調查對象，主要采用網(wǎng)絡調查的方法采集數(shù)據(jù)并進行分析。數(shù)據(jù)顯示目前河南省商業(yè)型檔案服務機構增長趨勢較緩、區(qū)域分布不均衡、整體規(guī)模較小、人員構成復雜、檔案素養(yǎng)不高及服務方式傳統(tǒng)等問題；提出開拓市場、吸引外資、整合小微企業(yè)、引進高素質人才和轉變營銷方式等建議和對策。

關鍵詞：河南??；商業(yè)型檔案服務機構；檔案服務

Abstract： Commercial archive service institution is a rapidly-growing group in home and abroad. We investigated this kind of companies in Henan province. Data of the 22 companies registered in Henan was obtained mainly by online investigation. The analyzation shows that defects exist， including a slow growth trend， unbalanced district distribution， small-scale， complicated crew component， shortage of professionalism， and tradition way of service. Due to these defects ， we come up with several solution like exploiting new market， absorbing foreign investment， unitizing micro-companies， bringing in talents and finding new marketing mode.

Keywords： Henan Province； Commercial archive service institution； archive service

1 商業(yè)型檔案服務機構的內涵

商業(yè)型檔案服務機構是指以市場為導向、以盈利為目的，為客戶提供各類市場化檔案服務的企業(yè)或組織，其運作模式、管理方法和經營特點都與市場緊密相連。

關于商業(yè)型檔案服務機構的定義，目前學術界尚未形成統(tǒng)一共識，許多學者都以“檔案中介機構”來命名。但中介機構的基本功能是居間服務，與商業(yè)型檔案服務機構的主要業(yè)務性質不符[1]，因此，本文將此次調查研究的對象定義為“商業(yè)型檔案服務機構”。

商業(yè)型檔案服務機構最早產生于歐美發(fā)達國家，其最初形態(tài)是以商業(yè)性文件中心形式存在。國外的商業(yè)性文件中心分布廣泛、整體行業(yè)成熟，其中美國是擁有行業(yè)龍頭企業(yè)最多的國家——以Iron Mountain鐵山公司和Recall公司為代表[2]。自20世紀90年代初，商業(yè)型檔案服務機構在我國開始日漸增多，多以檔案事務所、文件寄存服務中心、檔案科技信息服務公司等形式存在，經營范圍涉及檔案咨詢、檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案干部教育、檔案用品裝具等多方面[3]。河南省最早在省檔案局備案的商業(yè)型檔案服務機構是2000年成立的鄭州四通系統(tǒng)集成有限公司，截止到2017年6月，河南省內已在省檔案局備案的商業(yè)型檔案服務機構共23家[4]。

2 調查范圍與方法

本文設定的調查對象為已在河南省檔案局備案并公示的商業(yè)型檔案服務機構。由于無法在河南省工商行政管理局網(wǎng)站檢索到“河南啟晨信息技術有限公司”（豫檔中介備[2017]022號）的相關信息，所以此次調查對象為22家備案機構。

本次研究從機構設立時間和所在地、機構性質、機構規(guī)模、機構服務四個方面構建了調研數(shù)據(jù)分析模型（見圖1），采用網(wǎng)絡調查和數(shù)據(jù)分析的方法，試圖詳細完整地描述和總結河南省商業(yè)型檔案服務機構的發(fā)展狀況，以求針對現(xiàn)存在的問題探索新的發(fā)展對策。

3 調查結果與分析

3.1 機構增長趨勢較緩，區(qū)域分布不均衡。

3.1.1 機構設立時間分析。河南省商業(yè)型檔案服務機構數(shù)量隨時間的變化趨勢見圖2。河南省最早備案的商業(yè)型檔案服務機構是2000年3月成立的鄭州四通系統(tǒng)集成有限公司，之后以每年1-2家的數(shù)量增加，可見河南省商業(yè)型檔案服務機構處于不斷發(fā)展狀態(tài)，但增速比較緩慢。從市場需求量來看，2016年河南省統(tǒng)計年鑒公布的省內檔案館藏量達1486萬卷，每年約增加120萬卷，隨著檔案外包業(yè)務的不斷拓展，商業(yè)型檔案服務行業(yè)的市場存在很大的潛在空間[5]。

3.1.2 機構所在地分析。河南省商業(yè)型檔案服務機構所在地分布見圖3。22家機構的所在地幾乎全部集中在河南省會鄭州市，只有南陽天恒商貿有限公司設在南陽，區(qū)域之間發(fā)展很不均衡。其中21家設立在鄭州市的商業(yè)型檔案服務機構，又有14家機構設立在金水區(qū)，3家機構設立在高新技術產業(yè)開發(fā)區(qū)。商業(yè)型檔案服務機構又主要集中在金水區(qū)和高新區(qū)。《鄭州市城市總體規(guī)劃2010-2020》將金水區(qū)、中原區(qū)定位為鄭州市的政治、經濟、文化中心[6]，可見，商業(yè)型檔案服務機構的發(fā)展與區(qū)域性經濟和文化發(fā)展水平呈現(xiàn)正相關。

3.2 小型私營企業(yè)較多，企業(yè)性質單一。通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)進行調查[7]，22家商業(yè)型檔案服務機構的類型均為有限責任公司，機構性質均為私營企業(yè)。其中北京瑞云檔案管理有限公司是屬于東港股份有限公司下的一家子公司。另外21家公司屬于私人控股公司。隨著市場化程度的加深，私營企業(yè)不斷建立和發(fā)展，已經成為商業(yè)型檔案服務機構的主干力量。但由于缺少國企和外資或者中外合資的商業(yè)型檔案服務機構，企業(yè)類型比較單一。

3.3 機構規(guī)模較小，整體實力較弱。我們主要從企業(yè)資產和服務范圍兩個維度來分析機構的規(guī)模。

3.3.1 企業(yè)資產分析。企業(yè)資產具體的數(shù)據(jù)來自企業(yè)注冊資金和融資數(shù)量兩部分，22家商業(yè)型檔案服務機構的注冊資金分布見圖4。從圖中可以看到，超過半數(shù)的機構在建立之初的注冊資金在100萬～1000萬（人民幣），注冊資金在5000萬（人民幣）之上的機構僅有3家。

由于只有股份有限公司才可進行市場融資，所以僅對北京瑞云檔案管理有限公司所屬的東港股份有限公司的融資數(shù)量進行了調查分析。該公司屬于上市公司，在2016年的融資數(shù)量達到3.6億。

3.3.2 機構服務范圍分析。機構的服務區(qū)域按照省內、全國、跨國分為三個等級，具體分布情況見圖5。其中僅有1家機構的服務區(qū)域為跨國服務，7家機構的服務領域涉及全國，有14家機構的服務領域僅局限于河南省內。河南省商業(yè)型檔案服務機構的服務范圍主要限于河南省內，這對于河南省的檔案事業(yè)發(fā)展是有利的，但對于公司自身的發(fā)展來說，僅局限于小區(qū)域的發(fā)展是不夠的，不利于機構自身的成長和壯大。

3.4 檔案素養(yǎng)整體不足，服務質量有待完善。

3.4.1 從業(yè)人員分析。 對從業(yè)人員的分析主要從機構的從業(yè)人員數(shù)量、教育背景和知識技能三個方面進行。

（1）從業(yè)人員數(shù)量。本次調查只獲取了18家機構的員工數(shù)據(jù)，其員工數(shù)量分布見圖6。其中12家機構的從業(yè)人員不足百人，只有2家機構的數(shù)量大于500人。依照《中小企業(yè)劃型標準》規(guī)定：從業(yè)人員100人以下10人及以上的為小型企業(yè)；從業(yè)人員10人以下的為微型企業(yè)[8]?？梢姡幽鲜〉纳虡I(yè)型檔案服務機構約有三分之二為小微企業(yè)。

（2）教育背景。我們根據(jù)各機構在招聘網(wǎng)站發(fā)布的招聘信息來了解其對從業(yè)人員的專業(yè)背景和學歷要求，其分布如圖7所示。對于專業(yè)背景，一部分的機構要求應聘者的專業(yè)為檔案學、文秘和計算機專業(yè)，一部分機構要求應聘者來自圖書館學、漢語言文學，還有部分機構的招聘不限專業(yè)；對于學歷的要求，基本以專科學歷為主，只有2家機構要求從業(yè)人員為本科以上學歷，還有一家機構對學歷專業(yè)均不要求。

由于在招聘時對應聘者的專業(yè)背景限制不嚴，原有的專業(yè)壁壘和職業(yè)從業(yè)限制已經被淡化，導致商業(yè)型檔案服務機構從業(yè)人員構成復雜，多數(shù)員工不是檔案專業(yè)科班出身，缺乏完備的檔案理論基礎，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)技能訓練，很容易在檔案服務工作中犯下專業(yè)錯誤；對員工的學歷要求不高，也易降低機構員工的整體素質，使其只能從事較為簡單和初級的檔案整理工作，缺乏應對大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)時代檔案服務的新能力。

（3）知識技能。利用BlueMC詞云工具對招聘信息進行詞頻分析，抽取篩選出來1923個描述知識技能的術語。按照檔案工作所需的知識技能的結構，將能力類型分為工作能力、信息處理能力、專業(yè)能力、文字表達能力、溝通交流能力和團隊協(xié)作能力6種類型，分別統(tǒng)計各類目下術語出現(xiàn)的頻次，按照詞頻標準劃分為6個等級，如表1所示：

我們還對招聘信息中出現(xiàn)頻率較高的“關鍵詞”形成“詞云圖”（見圖9），以可視化的方式展示機構對從業(yè)人員知識技能的要求。詞頻排名前五的關鍵詞分別是“負責”“熟練”“整理”“辦公軟件”“責任心”。

可見，認真負責的工作態(tài)度、熟練運用辦公軟件以及熟悉檔案整理方法是各機構對從業(yè)人員的普遍要求。

3.4.2 業(yè)務種類與營銷方式分析。 我國商業(yè)型檔案服務機構的業(yè)務種類主要分為檔案咨詢類、檔案寄存類、檔案信息化類、檔案裝具類和檔案整理類[9]，營銷方式主要為網(wǎng)站主頁、400電話、電子郵箱、公司電話、微信/QQ等，具體調查統(tǒng)計結果見表2（為了保護企業(yè)隱私，研究對象名稱統(tǒng)一使用其在河南省檔案局備案的編號）。

從業(yè)務種類上看，向客戶提供檔案整理和檔案信息化服務是主要的服務方式，此外就是提供檔案咨詢、檔案寄存和檔案裝具的服務。從整體分析，這些業(yè)務種類普遍集中于檔案實體管理且技術含量偏低的領域，業(yè)務重合度較高，缺少特色和精細化服務。

從營銷方式上看，設立公司電話和電子郵箱是普遍的聯(lián)系方式，有一半的機構開設了獨立的官網(wǎng)推介業(yè)務，四分之一的機構設有400企業(yè)服務熱線或公布有微信/QQ的二維碼可供添加。從整體上看，新媒體的使用以及與用戶的交流溝通方面存在不足。在信息化時代，人們更習慣于從網(wǎng)絡上獲取信息，缺少網(wǎng)站信息不利于客戶對公司情況的了解，也不利于公司宣傳和業(yè)務推廣；400熱線體現(xiàn)了企業(yè)的服務意識，是信譽和實力的象征，許多機構并未設置400熱線，降低了企業(yè)的信度；微信/QQ已逐漸成為大眾的主要互動溝通工具，僅用電話、郵箱很難滿足客戶與公司之間的溝通與交流。

4 建議與對策

4.1 發(fā)展新生力量，拓展服務區(qū)域。河南省商業(yè)型檔案服務機構的增長較慢，而且區(qū)域集中現(xiàn)象明顯。由于扎堆集中于省會鄭州，勢必會造成地理上的市場缺失。這種局面既是發(fā)展瓶頸也是機遇。由于省內大多數(shù)地區(qū)的市場尚未開發(fā)，具有很大的市場潛力，很適合新生機構發(fā)展。新成立的機構或是有能力開拓新市場的現(xiàn)有機構可以考慮在其他地市開展業(yè)務，選擇性價比較高的區(qū)域拓展業(yè)務空間。目前，國內的商業(yè)型檔案服務機構尚處于發(fā)展時期，行業(yè)內的競爭還不是很激烈，也比較適合小微企業(yè)起步創(chuàng)業(yè)發(fā)展。

4.2 出臺政策頂層設計，構建良好投資環(huán)境。目前省內的檔案服務機構絕大部分屬于民營企業(yè)，資本結構單一，缺乏行業(yè)領頭羊與統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)劃。對此，河南省政府和省檔案局可以通過出臺行業(yè)政策和行業(yè)規(guī)范來指導行業(yè)發(fā)展。在國家強調大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新的大背景下，通過政策的頂層設計和引導，建立完善的政府保障機制，構建公平競爭的良好投資環(huán)境，培育市場，吸引外資，為其創(chuàng)造更為寬松的發(fā)展環(huán)境，促進省內商業(yè)型檔案服務行業(yè)的快速發(fā)展。

4.3 實施集聚發(fā)展戰(zhàn)略，構建虛擬化產業(yè)集團。中小微企業(yè)集聚發(fā)展是指中小微企業(yè)在地理空間上集中并以集群化的方式發(fā)展[10]，形成發(fā)達的中小微企業(yè)集群，依靠精細的專業(yè)化分工提供特色化和個性化服務。

作為資源規(guī)模小的中小微企業(yè)，應該集中資源打造核心競爭力，專注提升某一項服務的技術水平，并依靠其優(yōu)勢技術推動企業(yè)的發(fā)展。一定地域范圍的小微企業(yè)可以考慮區(qū)域聯(lián)合，發(fā)揮各自的優(yōu)勢技術，為客戶提供“鏈接式”服務，虛擬集團化，間接擴大規(guī)模，共同創(chuàng)造區(qū)域性品牌。

4.4引進高素質人才，發(fā)展優(yōu)質特色服務。整體從業(yè)人員技能水平較低就僅能從事簡單的檔案整理工作，影響整體服務向價值鏈高端發(fā)展。引進擁有專業(yè)基礎理論知識并掌握相關信息技術的高素質人才作為發(fā)展的主力軍，并通過建立學習型組織和創(chuàng)新空間，培育企業(yè)學習與創(chuàng)新能力，激發(fā)從業(yè)人員的創(chuàng)造力。

對于商業(yè)型服務機構來說，提供特色服務或精細化、專業(yè)化服務是立足之本。企業(yè)應注重培育優(yōu)勢項目，在企業(yè)之間形成差異化特色發(fā)展；在營銷方式上開拓網(wǎng)絡在線交易，廣泛利用網(wǎng)站、微信、微博等新媒體形式開拓新的市場，搜尋潛在客戶，發(fā)展在線交易，等等。

最后，需要指出的是本研究僅僅針對在河南省檔案局備案并公示的22家商業(yè)型檔案服務機構進行了調研和分析，采集的數(shù)據(jù)樣本數(shù)量較小，可能導致分析結果與實際狀況出現(xiàn)部分偏離，在下一步的研究中我們將采集更多的數(shù)據(jù)進行修正和補充。

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（作者單位：鄭州大學信息管理學院 來稿日期：2018-01-18）