蔣潔

【摘要】隨著信息技術發(fā)展對社會帶來的變革越來越深入，將數(shù)字化手段運用到社會生活中已經成為了一種大趨勢。醫(yī)院的行政管理水平的提高也應當合理運用信息化技術，跟上科技的步伐，利用數(shù)字化辦公室管理模式進行相關的行政管理活動。本文將對數(shù)字化辦公模式的特點和作用進行簡單介紹，對其在醫(yī)院行政管理中的具體應用和過程中的難點進行分析，提出相應的一些解決辦法。

【關鍵詞】醫(yī)院行政管理 數(shù)字化辦公室管理模式 難點 解析

引言：21世紀信息技術的發(fā)展將人類帶入了信息化時代，醫(yī)院也應當通過信息技術手段提高行政管理水平。醫(yī)院管理可以在醫(yī)療衛(wèi)生、教學研究、服務管理等方面和工作模式上進行相應的變革，從而使醫(yī)院的行政管理水平得到全面提高，使醫(yī)院自身在醫(yī)療水平和教學科研水平的能力得到提升，提升醫(yī)院自身的綜合競爭力。而要實現(xiàn)這樣的效果，最基礎的工作就是應當建立起一個現(xiàn)代化的數(shù)字化辦公室管理模式，這就要求在計算機技術為依托的條件下，使用網絡和相關的通訊設備將病人的診療信息、和行政管理信息通過收集、存儲、處理后提供給醫(yī)院所屬的各個部門進行提取和交換，對用戶權限進行設置滿足其對數(shù)據查詢、修改等功能的需求。目前，醫(yī)院行政管理數(shù)字化已經成為了現(xiàn)代醫(yī)院的標志之一。

一、簡述數(shù)字化辦公室管理模式

（一）數(shù)字化辦公簡介

辦公自動化是在20世紀70年代中期依托信息技術的興起而迅速發(fā)展起來的一種綜合性的新型辦公模式。在我國，專家將辦公自動化定義為一種將辦公活動放在人以外的現(xiàn)代化辦公設備中進行，使人與設備共同協(xié)調服務于某種辦公目的的信息處理系統(tǒng)。

（二）數(shù)字化辦公管理模式特點

1、實時性。數(shù)字化辦公可以為資源共享和及時溝通提供相應的交互環(huán)境。在遇到問題需要與相關人員取得聯(lián)系和有緊急信息需要及時發(fā)布時，可以通過網絡進行電子協(xié)作，改變過去在緊急情況下無法及時溝通的情況，使得各個部門可以即時參與或進行實時協(xié)作，提高工作效率。

2、可以對信息進行廣泛管理和集成化處理。由于數(shù)字化辦公更注重于對文檔進行組織管理和信息整合，這就使得系統(tǒng)用戶對信息進行檢索和查詢時可以得到方便，避免了各部門之間進行重復活動造成的資源浪費。

3、構造知識門戶。數(shù)字化辦公室管理模式擁有著強大的網絡媒介優(yōu)勢，醫(yī)院可以借此構建與世界的聯(lián)系，有利于醫(yī)院人員及時關注同行業(yè)最新學術動態(tài)和管理動態(tài)，同時還可以發(fā)布信息，吸引人才進入，產生良好的對外宣傳作用。

二、醫(yī)院辦公情況現(xiàn)狀分析

由于醫(yī)院工作的特殊性，臨床醫(yī)務人員實行的是輪班制度，而行政管理部人員的工作則是公休制，兩者的工作時間難以協(xié)調，無法指定一個統(tǒng)一的時間標準。目前醫(yī)院的行政管理部門雖然已經將計算機作為了日常辦公設備，但是其工作中使用的辦公軟件仍然以office和wps等常見辦公軟件居多，多是對文字和數(shù)據信息進行簡單處理和錄入。

三、數(shù)字化辦公模式在醫(yī)院行政管理中的具體應用

基于當前醫(yī)院行政管理模式中出現(xiàn)的不合理現(xiàn)象，進行數(shù)字化辦公管理模式變革勢在必行。按照需求的不同，醫(yī)院數(shù)字化辦公管理模式可以分為四個部分逐一進行，切實覆蓋醫(yī)院行政管理的方方面面。

（一）溝通聯(lián)絡方面

1、構筑信息發(fā)布平臺。為了減少由時間和空間帶來的限制，保證信息傳達的及時性和有效性，可以根據信息內容和信息受眾的需要建立擁有不同專欄的信息發(fā)布平臺，使信息根據不同需要分門別類地進行滾動。而且還可以根據醫(yī)院內部人員分工不同設定相應的權限，使得信息發(fā)布更具有指向性。

2、建立會議管理平臺。會議管理平臺可以在會議之前對會議進行通知發(fā)布，提供對會議室的情況的查詢和預定，并告知相關的與會人員。會議中可以統(tǒng)計參會人員的情況和會議重點內容，形成一份詳實的會議紀要。

3、構建資源共享平臺。為了減少各部門由于信息資源無法交流而進行的重復勞動，構建資源共享平臺為醫(yī)院全體人員根據不同的權限提供可以共享的數(shù)據資源，提高各部門人員的工作效率。

4、搭建郵件聯(lián)絡平臺。方便院內人員即時、靈活地傳遞信息，對一些郵件進行轉發(fā)和應答。

5、筑起論壇交流平臺。一個得到良好管理的論壇交流平臺可以為醫(yī)院全體人員提供一個交流信息、探討問題的討論空間。利用論壇的實時、交互特性，院內新聞和學術成果作為作為論壇的討論話題，帶動醫(yī)院人員參與到討論之中，借以增強醫(yī)院內部的凝聚力和醫(yī)學研究討論的學術氛圍。

（二）業(yè)務管理方面

1、創(chuàng)建公文管理平臺。公文管理平臺可以使院內公文在收文、傳閱、下發(fā)的過程中進行自動流轉，自動建立一個文件的電子存檔，以便于未來有需要的情況下對文件進行查閱、查詢和歸檔。

2、創(chuàng)建考勤、考核管理平臺。為減少人工操作失誤帶來的差錯，應建立一個完善的考勤、考核管理平臺，將過去的紙質文檔數(shù)據變?yōu)橄到y(tǒng)的數(shù)據。

3、薪酬管理平臺。要想建立一個科學有效的薪酬管理平臺，應當根據薪酬等級的不同，結合考勤情況和考核結果進行設計。

（三）個人辦公?？梢詾獒t(yī)院內部人員提供個人專屬辦公平臺，使其擁有自己的個人文件夾和工作日程安排計劃，從而對時間進行統(tǒng)籌管理，合理安排規(guī)劃工作內容，對臨時變動能夠做出及時的調整和相應的安排。

（四）系統(tǒng)督辦。醫(yī)院數(shù)字化管理平臺應當在明晰醫(yī)院相關工作流程的基礎條件下，根據醫(yī)院的規(guī)章制度和辦公流程嚴格規(guī)范醫(yī)務人員的行為，杜絕人為操作中不按照制度章程辦事的現(xiàn)象，使得辦事過程透明化，有利于對工作進程進行客觀有效的監(jiān)督，提高醫(yī)院的制度執(zhí)行力。

四、數(shù)字化辦公模式中的難點及解決方案

在數(shù)字化管理平臺建設的過程中，由于一些原因使得一些問題得以顯現(xiàn)。最為顯著的就是信息安全問題。由于數(shù)字化辦公系統(tǒng)必須借助網絡作為媒介，在進行相關建設時應對網絡防火墻進行設置，以其作為阻擋內外部網絡間的交流屏障，保障信息安全。

結束語：傳統(tǒng)的辦公模式工作效率慢、信息傳遞不暢通，使用數(shù)字化辦公系統(tǒng)將會對對醫(yī)院提高行政管理水平，降低管理成本產生巨大的作用。但如何設計更科學合理辦公管理系統(tǒng)，仍需要在使用過程中不斷地探索和修正。