楊立群

摘 要：目前，我國已將信息技術(shù)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域中，信息技術(shù)給我們的生活帶來日新月異的變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來意味著信息高速流通、快速獲取，大量信息得到及時(shí)精準(zhǔn)快速處理、解決各種類型的數(shù)據(jù)管理，對企業(yè)科學(xué)有著決策性的作用，極大地提高了窗口服務(wù)水準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)存在的價(jià)值也逐漸被人們所重視，如今信息技術(shù)的迅猛發(fā)展更強(qiáng)調(diào)了數(shù)據(jù)時(shí)代對于一個(gè)國家的重要性。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)進(jìn)行探究，淺析信息技術(shù)對提高檔案利用效率的作用與具體方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案利用；效率；信息技術(shù)

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景給檔案服務(wù)帶來的挑戰(zhàn)

（一）在海量數(shù)據(jù)中如何查詢檔案信息

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫信息技術(shù)不斷發(fā)展，電子文件數(shù)據(jù)信息量不斷增加，傳統(tǒng)的手工著錄、卡片檢索已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足利用者的多樣需求。然而面臨大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)量的急劇增加，全面提高檔案檢索的檢全率和檢準(zhǔn)率，是檔案利用服務(wù)亟待解決的問題。[1]

（二）在海量數(shù)據(jù)中如何抽取有用的信息

在信息迅速傳遞的如今，檔案利用者已不僅僅滿足于對現(xiàn)有固定文件的利用，他們想從文件中找出更多隱藏的有價(jià)值信息。檔案是不可更改的原始數(shù)據(jù)，但信息并不是一塵不變的，我們要的是能夠通過大數(shù)據(jù)的整合再開發(fā)而抽取出來的幾乎完全符合利用者需求的信息。

二、大數(shù)據(jù)形勢下檔案利用存在的問題

（一）檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾激化

檔案利用者在原有的檔案信息化的建設(shè)下無法準(zhǔn)確獲取有利用價(jià)值的檔案資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案資源的廣泛性和檔案利用者需求的單一性形成了對立面，檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾越發(fā)激化。[2]用戶要從海量、具有冗余性和離散型的檔案資源中查詢、獲取需求的檔案信息，需要一定的工作時(shí)間，耗費(fèi)大量的精力，這無疑對檔案利用服務(wù)的效率和服務(wù)質(zhì)量是一種打擊。

（二）隱性信息挖掘程度低，顯性信息體系性不強(qiáng)

現(xiàn)有的檔案利用，檔案工作者提供的都是初級的檔案資料，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的集中處理和整合，這導(dǎo)致了檔案利用者利用檔案的難度大，利用耗時(shí)久的問題，使得檔案的利用服務(wù)效率低下，從側(cè)面降低了平時(shí)的工作效率。

（三）傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)的主動(dòng)服務(wù)性不強(qiáng)

傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)主要是進(jìn)行被動(dòng)性服務(wù)，一般都是檔案工作人員根據(jù)檔案利用者的需求為其提供檔案實(shí)物或提供編研成果。這樣的被動(dòng)性服務(wù)無法徹底挖掘出檔案中存在的知識價(jià)值，無法較大程度上滿足檔案用戶真正得到大量有價(jià)值的信息需求。[3]

三、大數(shù)據(jù)形勢下提高檔案利用效率的策略

（一）加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)的轉(zhuǎn)型

1.大數(shù)據(jù)條件下檔案歸檔立卷整理時(shí)間節(jié)點(diǎn)的確定

傳統(tǒng)的各類文件歸檔時(shí)間一般都固定在某一時(shí)間段內(nèi)，大數(shù)據(jù)檔案來源具有“虛”、“動(dòng)”、“多”的特點(diǎn)，如果仍采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行歸檔工作，容易造成時(shí)間節(jié)點(diǎn)無法確定、需要?dú)w檔文件散失等問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)檔案特點(diǎn)，應(yīng)該采用“動(dòng)態(tài)”的方式進(jìn)行歸檔、立卷整理。所謂動(dòng)態(tài)，是指針對各類電子文件特點(diǎn)本著單一文件辦理完畢即行歸檔的原則確定歸檔時(shí)機(jī)。

2.大數(shù)據(jù)條件下檔案收集內(nèi)容的確定

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個(gè)人產(chǎn)生的有保存價(jià)值的歷史記錄。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，個(gè)人活動(dòng)中的記錄大量產(chǎn)生并保存下來，如果不分良莠全部歸檔，既造成了大量資源的浪費(fèi)，又不便于利用，如何確定其價(jià)值成為當(dāng)前檔案部門亟待解決的問題。筆者認(rèn)為，當(dāng)前可依據(jù)傳統(tǒng)文件歸檔方式對重要活動(dòng)產(chǎn)生的各類大數(shù)據(jù)文件進(jìn)行歸檔，由于電子文件相對于紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體保存成本低，應(yīng)本著適當(dāng)擴(kuò)大范圍的原則對各類電子文件及衍生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。

（二）建立個(gè)性化信息服務(wù)模式

1.樹立基于大數(shù)據(jù)的檔案利用服務(wù)意識

對大數(shù)據(jù)和利用服務(wù)認(rèn)識的不足，無疑會使檔案利用服務(wù)工作落后于時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的興起，正在促使企事業(yè)單位重新規(guī)劃檔案管理工作，有效提高檔案利用率，讓“無生命”的檔案變成“活”信息，希望在大數(shù)據(jù)的前提下能夠獲取更加準(zhǔn)確完整的信息。

2.加強(qiáng)檔案信息資源的挖掘和隱性信息的開發(fā)

提供檔案利用服務(wù)的工作前提是對檔案信息資源進(jìn)行徹底地挖掘和有規(guī)律地整合，提高利用效率。檔案部門應(yīng)借助大數(shù)據(jù)的先進(jìn)技術(shù)提取有價(jià)值的檔案信息，按照檔案利用的需求，將分布在不同類別，不同年限的有價(jià)值信息提取到臨時(shí)中轉(zhuǎn)站進(jìn)行辨別、分析、對比，最后體現(xiàn)到數(shù)據(jù)利用平臺，進(jìn)行深層次挖掘、整合和提煉，過智能聚類關(guān)聯(lián)等分析手段深層次開發(fā)利用，使隱性信息顯性化。

3.建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺

為了防止由于系統(tǒng)軟件間的不兼容和部門壁壘的存在而造成的“信息孤島”現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案部門應(yīng)建立檔案信息資源知識共享及咨詢反饋平臺。利用大數(shù)據(jù)平臺及計(jì)算機(jī)技術(shù)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)管理中心，搭建檔案利用的集成平臺，檔案用戶在平臺上提交利用需求，獲取相關(guān)信息，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，使各部門人員能夠獲取檔案部門提供的信息利用服務(wù)。

（三）加強(qiáng)檔案服務(wù)利用體系建設(shè)的轉(zhuǎn)型

1.增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識

傳統(tǒng)主動(dòng)服務(wù)主要依據(jù)檔案部門工作人員對社會需求的主觀判斷以及館藏的實(shí)際情況進(jìn)行，而通過數(shù)據(jù)挖掘算法分析得出的結(jié)論，是通過對檔案利用情況、利用者情況、檔案信息情況等數(shù)據(jù)進(jìn)行的深層次科學(xué)地運(yùn)算分析獲得的。因此，對于“究竟應(yīng)該提供什么檔案信息”、“提供給誰檔案信息”等問題都有明確回答，使得主動(dòng)服務(wù)具有一定的客觀性和針對性，服務(wù)效果更加理想，實(shí)現(xiàn)了真正意義的主動(dòng)服務(wù)。

2.提高服務(wù)效率

在檔案服務(wù)利用過程中，利用者提出檢索要求后，存在著自然語言與存儲數(shù)據(jù)不匹配、一詞多義、一義多詞等現(xiàn)象，影響著檔案服務(wù)利用效率。利用數(shù)據(jù)挖掘算法，通過對利用者輸人的檢索關(guān)鍵詞等相關(guān)數(shù)據(jù)的運(yùn)算分析，可以了解哪些檢索關(guān)鍵詞被同時(shí)使用，進(jìn)一步確定不同種類檔案信息之間被同時(shí)利用的可能性，從而幫助人們更準(zhǔn)確地檢索、更快捷地找到自己所需的檔案信息。

3.檔案工作效益的轉(zhuǎn)型

效益的轉(zhuǎn)型是檔案信息化工作轉(zhuǎn)型的終極目標(biāo)。以大縱深的視角分析浩如煙海的歷史信息，起到“智庫”、“外腦”的作用，這些都大大降低了檔案工作投人所產(chǎn)生的效益。]大數(shù)據(jù)的思維方式和技術(shù)手段，為檔案工作來自大眾、走向大眾提供了千載難逢的良機(jī)，更為檔案站在歷史肩頭、把握現(xiàn)實(shí)信息、服務(wù)未來決策建起一條可行的通路。

參考文獻(xiàn)

[1]余紅光.關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)分析[J].黑龍江史志，2015，03：98+100.

[2]張立娟.探析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)[J].經(jīng)營管理者，2015，33：335.

[3]錢小英.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案利用服務(wù)探討[J].信息技術(shù)與信息化，2014，10：117-119.