摘 要:檔案具有特殊的信息資源,在社會(huì)發(fā)展中具有重要的作用,檔案管理更是一項(xiàng)崇高的事業(yè)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分,面對(duì)人數(shù)龐大、流動(dòng)性的增強(qiáng)以及網(wǎng)絡(luò)信息的背景下,如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理是亟需解決的問(wèn)題,但是部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在眾多問(wèn)題,本文針對(duì)此問(wèn)題,提出了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,以期提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作的質(zhì)量和效率。
關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;重點(diǎn)工作
機(jī)關(guān)事業(yè)單位在我國(guó)的社會(huì)穩(wěn)定和經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著重要的作用,機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案中不僅僅是個(gè)人檔案,有的甚至包含有機(jī)密,因此如何做好檔案管理顯得尤為重要[1]。尤其是近年來(lái)對(duì)事業(yè)單位人員的精簡(jiǎn),使的檔案管理工作任務(wù)量大,但是隨著信息化的發(fā)展,也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供了機(jī)遇,本文在新的技術(shù)背景下提出了相關(guān)檔案管理的重點(diǎn)工作要點(diǎn),以期提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的效率和準(zhǔn)確率。
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的物質(zhì)條件
近幾年,機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理,逐漸出現(xiàn)了聯(lián)機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理,部分檔案管理人員也著手開(kāi)發(fā)一些客戶端進(jìn)行檔案管理。盡管機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理采用了計(jì)算機(jī),但由于人力和經(jīng)費(fèi)不足,管理并未達(dá)到真正的信息化,機(jī)關(guān)事業(yè)單位之間對(duì)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的投入差異很大,經(jīng)費(fèi)多,領(lǐng)導(dǎo)重視的單位就重視檔案管理的質(zhì)量和管理效率,一些經(jīng)費(fèi)欠缺的單位則不太重視檔案管理,導(dǎo)致了系統(tǒng)模塊功能跟不上實(shí)踐工作的需要,檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)不夠等。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題分析
(一)對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足
很多事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)到中層都不重視檔案管理,認(rèn)為檔案管理不需要什么技術(shù),都是重復(fù)性的工作,因此很少有事業(yè)單位宣傳檔案的重要性,經(jīng)費(fèi)劃撥以及人員調(diào)配上都吝于出錢(qián)出力,甚至部分事業(yè)單位檔案的庫(kù)房年久失修。部分檔案管理人員也不能從思想上重視,有些檔案連時(shí)間都漏填,甚至出現(xiàn)密封不嚴(yán)情況[2]。
(二)檔案管理不夠規(guī)范
首先表現(xiàn)在收集的范圍不合理,檔案中應(yīng)該有個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況,但是有些事業(yè)單位不注重平時(shí)數(shù)據(jù)和信息的收集,對(duì)員工的綜合評(píng)價(jià)過(guò)于模糊,對(duì)其道德素質(zhì)方面更是很少提及。其次是整理中存在的問(wèn)題,鑒定是檔案管理重要的一環(huán),但是部分管理人員對(duì)數(shù)據(jù)不辨別真?zhèn)?,再加上?duì)檔案缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),不注重對(duì)檔案的分類(lèi)[3]。再次是檔案利用中存在的問(wèn)題,表現(xiàn)為利用程序不規(guī)范,檔案有一部分是具有隱私性的,但是根據(jù)調(diào)查部分事業(yè)單位甚至出現(xiàn)將檔案隨便外借的現(xiàn)象,一旦丟失,將對(duì)個(gè)人造成重大的損失。最后是檔案保管不規(guī)范,具體表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善,制度制定與執(zhí)行不到位,存在著分散多頭管理以及檔案保管人員素質(zhì)過(guò)低的問(wèn)題。
(三)檔案管理信息化水平偏低
當(dāng)今社會(huì),隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展,各行各業(yè)都開(kāi)始利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息化,對(duì)于檔案管理,信息化可以為檔案提供利用提供便利條件。但是部分事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視性不高,有些還目光停留在復(fù)印查閱等,加上吝于在信息化建設(shè)中投入經(jīng)費(fèi),檔案的信息化建設(shè)失去了基本的保障。其次部分事業(yè)單位購(gòu)置了信息化設(shè)備,但是大部分時(shí)間都是用來(lái)聊天、游戲、購(gòu)物等,對(duì)檔案的管理使用傳統(tǒng)的手工方法,這樣對(duì)財(cái)力和物力造成了極大浪費(fèi)[4]。再次是信息安全得不到有效保障,由于事業(yè)單位不重視檔案管理,因此在黑客和網(wǎng)絡(luò)攻擊下,檔案信息容易遭到攻擊,造成損失。
(四)檔案管理法制建設(shè)不夠完善
檔案管理法制不健全是最根本的原因,首先表現(xiàn)在立法問(wèn)題,現(xiàn)行的很多的制度缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和針對(duì)性,盡管部分人事檔案管理機(jī)構(gòu)也紛紛制定了一系列相關(guān)的制度,但是均存在著不全面、不系統(tǒng)的問(wèn)題,缺乏具體、詳盡的規(guī)定,再加上缺乏有效的監(jiān)督,使得制度成為一張空文。其次是執(zhí)法問(wèn)題,主要表現(xiàn)在執(zhí)法人員素質(zhì)不高,例如大部分的執(zhí)法者執(zhí)法意識(shí)不高、檔案執(zhí)法人員的自身素質(zhì)不夠高;另外是執(zhí)法內(nèi)容不明確,缺乏健全的執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制,使得檔案執(zhí)法對(duì)象的權(quán)益得不到合理的保障。
三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的要點(diǎn)
(一)加大宣傳,提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足不僅僅學(xué)校領(lǐng)導(dǎo),大部分個(gè)人也認(rèn)識(shí)不到自己檔案的重要性,這就表明機(jī)關(guān)事業(yè)單位在這一方面的宣傳工作沒(méi)有做到位,因此領(lǐng)導(dǎo)要重視是關(guān)鍵,接著落到行動(dòng)上,運(yùn)用舉辦講座、展覽等方法宣傳檔案的重要性,另外要給在經(jīng)費(fèi)上給予足夠的支持;作為個(gè)人要主動(dòng)的移交個(gè)人人事檔案的相關(guān)材料。同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要?jiǎng)?chuàng)新宣傳方式,由于個(gè)人接受信息渠道的多樣化,因此機(jī)關(guān)事業(yè)單位也要與時(shí)俱進(jìn),不能只是舉辦一個(gè)講座或者簡(jiǎn)單的會(huì)議,而要通過(guò)某些網(wǎng)絡(luò)資源提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),檔案管理人員要轉(zhuǎn)變心態(tài),更好地為檔案利用者服務(wù)。
(二)加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)
管理人員是檔案管理的關(guān)鍵,因此要通過(guò)宣傳增強(qiáng)管理工作人員對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí),提高其職業(yè)道德和檔案管理法律意識(shí),另外通過(guò)對(duì)典型人物事跡的學(xué)習(xí),增強(qiáng)管理人員的榮譽(yù)感。同時(shí)還要加大培訓(xùn)力度,例如組織相關(guān)管理人員進(jìn)一步了解《檔案管理信息系統(tǒng)》,及時(shí)解決軟件操作中出現(xiàn)的問(wèn)題,動(dòng)態(tài)地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)新,使檔案工作步入規(guī)范化軌道。同時(shí)建立激勵(lì)機(jī)制,充分發(fā)揮他們的積極性,提高工作效率。
(三)加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范管理
無(wú)規(guī)矩不成方圓,首先要加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),使用多節(jié)柜分批封存檔案原件,改善檔案館設(shè)施,在建設(shè)中要注意防水防火等方面的剛性需求,日常工作中制定科學(xué)合理的檔案庫(kù)房,做到監(jiān)控不留死角,減少檔案損失。其次是建立收集、整理、歸檔制度,建立一定的檔案收集規(guī)章制度,暢通檔案收集渠道,同時(shí)建立追蹤收集制度,核對(duì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,保證檔案材料的完整和詳實(shí)。另外要建立完善的借閱、利用、登記、轉(zhuǎn)遞制度,確保個(gè)人檔案和單位檔案的安全。
(四)提高檔案管理信息化水平
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為事業(yè)單位檔案管理信息化提供了可能,作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位要采用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中,提高利用率。要提高檔案管理信息化水平首先增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí),主動(dòng)適應(yīng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息化的發(fā)展要求,加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的宣傳力度,設(shè)立網(wǎng)上辦公等便捷方式,轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念,提高對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)。其次要提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng),建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍,為檔案安全提供可靠的人才保障。
參考文獻(xiàn)
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作者簡(jiǎn)介
陳國(guó)芹(1972-),女,漢,陜西省銅川市,檔案館員,當(dāng)前職稱: 中級(jí),本科,機(jī)關(guān)事業(yè)單位會(huì)計(jì)、文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案管理