苗頤寧

【摘 要】辦公室作為各級(jí)行政單位或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)設(shè)置的主要辦事場(chǎng)所，也是企業(yè)或者政府單位面向大眾的窗口。近年來，我國(guó)自由民主化程度不斷提高，辦公室接待的民眾數(shù)量不斷增多，面臨的問題形式多樣化。新時(shí)期下的辦公室管理工作則需要做出相應(yīng)的改變，才能做好相關(guān)的工作。本文在闡述辦公室管理工作的基礎(chǔ)上，對(duì)新時(shí)期辦公室管理工作中主要存在的一系列問題進(jìn)行了更深層次的剖析，進(jìn)一步提出了提高新時(shí)期辦公室管理工作效率的具體措施，以期為新時(shí)期相關(guān)人員開展辦公室管理工作提供一些具有參考價(jià)值的建議。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；辦公室；管理工作；問題；措施

近年來，我國(guó)信息技術(shù)得以迅速發(fā)展，并廣泛應(yīng)用在社會(huì)各領(lǐng)域當(dāng)中。信息技術(shù)在管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，有效促進(jìn)了管理工作效率的提升，同時(shí)促進(jìn)了管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。各級(jí)政府部門職能面臨巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，具體表現(xiàn)在信息技術(shù)在管理工作中的廣泛應(yīng)用，管理職能涉及到調(diào)研、業(yè)務(wù)接待以及通訊收發(fā)等任務(wù)。辦公室管理工作水平直接關(guān)系到各個(gè)部門的管理工作質(zhì)量與效率。因此，新時(shí)期下，辦公室管理工作提出了新的要求，則需要相關(guān)人員明確當(dāng)下新時(shí)期辦公室管理工作中存在的問題，同時(shí)需要提高信息技術(shù)應(yīng)用重要性的認(rèn)識(shí)。鑒于此，本文對(duì)“新時(shí)期辦公室管理工作”進(jìn)行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室管理工作概述

現(xiàn)如今，辦公室并沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，反而是存在多種理解方式，總結(jié)起來，主要包括以下幾種類型，一是：辦公室主要是集文書、檔案以及人才為一體，利用現(xiàn)代公辦設(shè)備與手段，從事一些信息收集、傳達(dá)明令、檢查執(zhí)行情況、做好文書起草工作、負(fù)責(zé)接待接待來訪群眾以及做好會(huì)議準(zhǔn)備工作的機(jī)構(gòu)[1]?？梢姡k公室管理工作不僅僅牽涉到領(lǐng)導(dǎo)決策正確性、政策是否落實(shí)到實(shí)處，還對(duì)其他相關(guān)部門的辦事質(zhì)量與效率具有較大的影響；二是：辦公室作為日常辦理事務(wù)的機(jī)構(gòu)，主要是設(shè)立各行政單位或者是企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)旁的、直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的部門[2]。鑒于此當(dāng)下對(duì)辦公室管理工作也有著諸多的理解，一是：辦公室圍繞具體的目標(biāo)，按照相關(guān)程序或者是手法做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)的全過程[3]。二是辦公室管理通過組織、控制來合理調(diào)配辦公室資源，促使辦公室資源得到優(yōu)化配置，并最大限度發(fā)揮辦公室輔助性服務(wù)效能[4]。

辦公室管理工作的指導(dǎo)思想可以概括為以本單位或者是本企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作提出一系列服務(wù)，例如信息服務(wù)、政策解讀等工作[5]。換言之，辦公室工作主要是在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的組織下，做好各項(xiàng)服務(wù)工作，為廣大人民群眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、新時(shí)期辦公室管理工作中主要存在的一系列問題分析

（一）辦公室工作隊(duì)伍不完善

辦公室工作人員青年人員缺乏，是當(dāng)下辦公室工作隊(duì)伍最為顯著的特征。辦公室工作由于涉及范圍廣，各項(xiàng)工作比較繁雜，工作時(shí)間并沒有規(guī)定化，而是經(jīng)常性出現(xiàn)加班加點(diǎn)，當(dāng)下大部分工作人員并不熱衷于辦公室工作。同時(shí)辦公室考錄的公務(wù)員較少，造成辦公室工作隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不完善，專業(yè)技術(shù)人員缺乏，尤其是文職類，更是存在巨大缺口。除此之外，當(dāng)下辦公室大部分文秘工作人員自身所從事的工作與自身的專業(yè)不對(duì)口，并且沒有接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，造成在具體的文案編制工作當(dāng)中，時(shí)常出現(xiàn)抄襲或者是套路行為，工作質(zhì)量低下。同時(shí)辦公室文件收發(fā)由文秘兼職，造成文秘工作量呈現(xiàn)幾何式增長(zhǎng)，極易造成文件丟失等問題。另外，當(dāng)下文件收發(fā)工作并沒有規(guī)范的程序與手法，造成文件收發(fā)管理工作混亂。

（二）辦公室雜物工作多

在具體的辦公室工作中，大部分工作人員過于安于現(xiàn)狀，并沒有對(duì)當(dāng)下的工作機(jī)制進(jìn)行必要的創(chuàng)新，造成辦公室工作成為一種機(jī)械式的重復(fù)性工作。究其原因在于工作人員均擔(dān)心創(chuàng)新失敗，承擔(dān)起風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)辦公室工作作為一項(xiàng)事務(wù)性工作，工作人員的工作主要是借助現(xiàn)代辦公設(shè)備或者是手段，在辦公室完成一系列工作，并不需要深入調(diào)研場(chǎng)所，造成辦公室工作人員缺乏相應(yīng)的實(shí)踐機(jī)會(huì)，同時(shí)缺乏對(duì)自身工作反思的機(jī)會(huì)。這種局面的出現(xiàn)，主要在于兩個(gè)方面的原因。一是辦公室領(lǐng)導(dǎo)并沒有將實(shí)踐機(jī)會(huì)安排給辦公室的基礎(chǔ)工作人員；二是辦公室工作人員自身工作主動(dòng)性較為薄弱。

（三）辦公室作風(fēng)不扎實(shí)

現(xiàn)如今，辦公室工作人員在完成日常工作任務(wù)之后，并不注重自身能力提升。在業(yè)余時(shí)間主要放置在休閑娛樂上，在日常生活當(dāng)中并不注重看書等，自身自主學(xué)習(xí)提升能力與業(yè)務(wù)素質(zhì)較為淡薄。除此之外，辦公室工作人員普遍存在年齡較大這一問題，均認(rèn)為自己沒有發(fā)展空間，造成其嚴(yán)重缺乏上進(jìn)的積極性，不利于辦公室工作的創(chuàng)新，同時(shí)極易在工作當(dāng)中出現(xiàn)不規(guī)范操作。

三、提升新時(shí)期辦公室管理工作效率與質(zhì)量的具體措施分析

由上述分析可知，新時(shí)期辦公室管理工作中還存在一系列問題，則需要相關(guān)人員從以下幾個(gè)方面入手，切實(shí)提升新時(shí)期辦公室管理工作質(zhì)量與效率。

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)重視度

辦公室工作效率的提升，與辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重視度具有著密切的關(guān)系。因此，有必要提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度。具體為：一是加大辦公室工作人員的選撥力度，對(duì)于一些具有能力，或者是工作業(yè)績(jī)突出的工作人員，應(yīng)該采取破格使用；二是針對(duì)辦公室具有特殊狀況的人員，需要給予一定的補(bǔ)貼，幫助工作人員解決后顧之憂。三是增加辦公室工作人員，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，尤其是文秘工作負(fù)擔(dān)的減輕更應(yīng)該引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

（二）優(yōu)化當(dāng)下辦公室工作人員結(jié)構(gòu)

對(duì)于新進(jìn)事業(yè)單位的工作人員，應(yīng)該優(yōu)先進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，并且將其安排在辦公室當(dāng)中，為辦公室輸入一些年輕血液，為辦公室工作人員年齡結(jié)構(gòu)的合理化奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。在辦公室人員不足的情況下，采用輪崗方式，促使更多的年輕人為辦公室工作貢獻(xiàn)出一份力量。除此之外，定期安排辦公室人員參與到工作實(shí)踐當(dāng)中，尤其是一些重大問題的處理工作中，以此提升工作人員的協(xié)調(diào)能力。

（三）主動(dòng)工作、管理工作需要落實(shí)到實(shí)處

針對(duì)辦公室大部分文秘工作人員自身所從事的工作與自身的專業(yè)不對(duì)口，并且沒有接受系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)，則需要領(lǐng)導(dǎo)重視起工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，具體包括文字寫作能力以及處理能力等業(yè)務(wù)培訓(xùn)。同時(shí)對(duì)于具體的文案編制工作當(dāng)中，出現(xiàn)的抄襲或者是套路行為，應(yīng)該加強(qiáng)處理。規(guī)范辦公室文件收發(fā)工作，設(shè)置專職人員從事，同時(shí)需要完善相關(guān)制度，制定可行的操作方法，規(guī)范文件收發(fā)管理工作。

除此之外，辦公室需要逐步落實(shí)激勵(lì)制度，對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)定考核，對(duì)表現(xiàn)突出的給予表彰，并且給予相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以此提升工作人員的工作積極性。另外，需要不斷增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，確保辦公室各項(xiàng)工作能夠高質(zhì)量完成。

四、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期辦公室管理工作應(yīng)該樹立以人為本的理念，并且需要不斷增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為接受新時(shí)期的挑戰(zhàn)，則需要注重管理工作水平的提升，促使辦公室管理工作既有作用得到充分發(fā)揮。

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