陳菡

【摘 要】信息化和電子商務(wù)促使著各行各業(yè)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。其中，以辨別財(cái)務(wù)信息真?zhèn)螢槁殬I(yè)的審計(jì)行業(yè)也不例外。在信息化的帶動(dòng)下，審計(jì)行業(yè)的審計(jì)方式，審計(jì)內(nèi)容等都在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的手工審計(jì)方式已被計(jì)算機(jī)審計(jì)所取代，特別是審計(jì)信息的采集、分析和存儲(chǔ)方式也都發(fā)生了很大的變化。但是，任何新生事物的發(fā)展都是不成熟的，面對(duì)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和高深的信息技術(shù)，審計(jì)信息管理工作也面臨著許多新的問(wèn)題。怎樣做好審計(jì)信息的管理工作已成為21世紀(jì)的注冊(cè)會(huì)計(jì)師所面臨的難題之一。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)審計(jì)；信息管理；優(yōu)化對(duì)策

前言：

在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的真實(shí)、可靠性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、存儲(chǔ)問(wèn)題等又為審計(jì)行業(yè)帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，審計(jì)行業(yè)本身這方面能力素質(zhì)不足，缺少專(zhuān)業(yè)的信息人員來(lái)解決這些問(wèn)題，從而導(dǎo)致審計(jì)效率和效果的下降，更可怕的是，公眾對(duì)審計(jì)的信任度一再降低，這大大威脅到了審計(jì)行業(yè)的生存與發(fā)展。而信息管理專(zhuān)門(mén)對(duì)信息的收集、整理、分析與儲(chǔ)存進(jìn)行研究，具有一套成熟的信息管理方法、技術(shù)與體系。但現(xiàn)階段應(yīng)用面還比較窄，主要應(yīng)用于圖書(shū)管理領(lǐng)域，也有一些在商業(yè)、建筑、稅務(wù)行業(yè)的研究，但都是處于初探階段，沒(méi)有形成體系。

一、完善相關(guān)政策，加強(qiáng)法律監(jiān)督

對(duì)信息檔案應(yīng)從前端進(jìn)行控制，對(duì)信息的采集、分析等過(guò)程進(jìn)行全程記錄，將對(duì)企業(yè)實(shí)施采集系統(tǒng)采集到的信息也進(jìn)行規(guī)范管理，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫(xiě)入發(fā)文環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等。抓好文檔的前端控制，從技術(shù)手段上進(jìn)行控制，將電子文檔、數(shù)據(jù)的歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔。針對(duì)合同、辦公系統(tǒng)等采用實(shí)時(shí)接口物理歸檔，在合同系統(tǒng)中嵌入檔案移交、接收功能，與檔案系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)接口。同時(shí)，在采購(gòu)系統(tǒng)中嵌入采購(gòu)檔案管理模塊，實(shí)時(shí)了解、控制采購(gòu)檔案的歸檔。在管理咨詢(xún)平臺(tái)嵌入管理項(xiàng)目共享平臺(tái)，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)，由于數(shù)據(jù)量大，采取邏輯歸檔處理的方法。在管理過(guò)程中應(yīng)做好防消磁、防損壞工作。采用備份和鏡象技術(shù)防止信息的丟失，并對(duì)電子文件進(jìn)行拷貝，且存儲(chǔ)至安全的環(huán)境下，同時(shí)，應(yīng)注意殺毒軟件和防火墻技術(shù)的運(yùn)營(yíng)。此外，對(duì)于磁盤(pán)、光盤(pán)等應(yīng)防寫(xiě)處理、避免擦、劃記錄涂層，此外，環(huán)境溫度應(yīng)選擇在適合的范圍內(nèi)進(jìn)行保存。

二、提高信息技術(shù)水平

通過(guò)建立銷(xiāo)售信息分析模型，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，從產(chǎn)品類(lèi)型角度、去觀(guān)察各個(gè)地區(qū)的銷(xiāo)售額的數(shù)據(jù)信息；也可以從銷(xiāo)售模式的角度，觀(guān)察各個(gè)地區(qū)的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)信息，可以觀(guān)察銷(xiāo)售收入與銷(xiāo)售成本的變化是否匹配，可以快速定位核心客戶(hù)，并找出潛在流失的風(fēng)險(xiǎn)，這樣可以隨時(shí)掌握長(zhǎng)期合同的執(zhí)行情況，利潤(rùn)情況以及收款情況。應(yīng)收賬款信息分析—通過(guò)建立應(yīng)收賬款分析模型，我們可以在不影響銷(xiāo)售的前提下，最大限度的減少與控制應(yīng)收賬款?？焖僬莆諔?yīng)收賬款的各種情況并及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款的異常情況，有助于企業(yè)減少失血的風(fēng)險(xiǎn)；快速找出應(yīng)收賬款最多的客戶(hù)，快速觀(guān)察各區(qū)域的應(yīng)收賬款的變化情況與銷(xiāo)售情況是否吻合。倉(cāng)庫(kù)信息分析—通過(guò)建立倉(cāng)庫(kù)分析模型，可以觀(guān)察某一物料的真實(shí)周轉(zhuǎn)情況是怎樣的，現(xiàn)有的庫(kù)存還可以用多久，安全庫(kù)存的設(shè)置是否合理，那些物料占用最多的庫(kù)存資金，那些物料有著呆滯的風(fēng)險(xiǎn)，賬齡分布情況是怎么樣的等。財(cái)務(wù)信息決策評(píng)價(jià)—通過(guò)建立財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)模型，可以從資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、損益類(lèi)科目分析等反應(yīng)公司運(yùn)營(yíng)狀況。

三、優(yōu)化審計(jì)信息管理的方法

在審計(jì)活動(dòng)中，審計(jì)信息管理人員利用審計(jì)軟件對(duì)被審計(jì)單位的信息進(jìn)行采集，但其基本上采集到的只是財(cái)務(wù)信息，其他相關(guān)的信息通常都是向相關(guān)人員索要紙質(zhì)版或電子版得到。這樣，很容易導(dǎo)致信息的可靠性和真實(shí)性受到影響，且獲得的信息往往不夠充分。在信息采集方面，最令人頭痛的便是存貨方面信息的獲取，為了獲得與存貨有關(guān)的信息，我們通常會(huì)對(duì)存貨進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)。但因?yàn)槠浞N類(lèi)過(guò)多，且數(shù)量龐大僅憑幾個(gè)人員現(xiàn)場(chǎng)的觀(guān)察和檢查是發(fā)現(xiàn)不了實(shí)質(zhì)問(wèn)題的。這時(shí)我們可以利用圖像掃描技術(shù)、視頻采集技術(shù)以及自動(dòng)識(shí)別技術(shù)來(lái)改變這一現(xiàn)狀。首先我們可以利用數(shù)碼相機(jī)和視頻采集技術(shù)對(duì)盤(pán)點(diǎn)的過(guò)程進(jìn)行全程拍攝，尤其是對(duì)金額重大與性質(zhì)上對(duì)被審計(jì)單位比較重要的存貨進(jìn)行重點(diǎn)拍攝，在拍攝的過(guò)程中要保證在連續(xù)的時(shí)間內(nèi)完成，或者分派人員在不同的倉(cāng)庫(kù)同時(shí)進(jìn)行監(jiān)盤(pán)，以防止被審計(jì)單位對(duì)存貨進(jìn)行轉(zhuǎn)移。同時(shí)利用自動(dòng)識(shí)別技術(shù)對(duì)事物進(jìn)行掃描，以驗(yàn)證其事物的數(shù)量、性質(zhì)與賬面所屬信息是否一致。這樣不僅可以增加審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性，也可以提高審計(jì)的效率，采集好后可以對(duì)音頻技術(shù)直接進(jìn)行存儲(chǔ)，不用再通過(guò)“反電子化”這樣的手段。

四、提高相關(guān)人員素質(zhì)

（一）端正思想認(rèn)識(shí)

首先，審計(jì)人員應(yīng)在思想上有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)，保證審計(jì)信息的真實(shí)、完整性是自己的職業(yè)使命。只有從思想上有了正確的認(rèn)識(shí)，在工作的過(guò)程中才可能不斷的探尋真理，采集和存儲(chǔ)真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。其次，審計(jì)人員應(yīng)該有一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的思想認(rèn)識(shí)。信息化的發(fā)展，使得行業(yè)內(nèi)無(wú)論是信息的形式、采集技術(shù)還是傳輸方式都發(fā)生著巨大的變化，我們要意識(shí)到只有不斷的學(xué)習(xí)，才能緊跟時(shí)代的步伐，把信息服務(wù)工作做得更好。

（二）加強(qiáng)保密意識(shí)

應(yīng)加強(qiáng)對(duì)審計(jì)人員安全意識(shí)的教育培訓(xùn)，不僅應(yīng)該加強(qiáng)他們的保密意識(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識(shí)，比如在對(duì)被審計(jì)單位的信息進(jìn)行審計(jì)時(shí)盡量不要聯(lián)網(wǎng)，在與家人、朋友及其他人交流時(shí)有保密意識(shí)，其次，加強(qiáng)對(duì)信息安全的監(jiān)督，對(duì)審計(jì)程序中加入信息安全保護(hù)軟件，同時(shí)定期對(duì)信息安全工作進(jìn)行檢查。在平時(shí)的培訓(xùn)過(guò)程中也應(yīng)加入一些信息素質(zhì)方面的教育，如信息分析、信息管理等方面的課程。使審計(jì)人員對(duì)信息、信息化時(shí)代都有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，從而可以在工作中更好的收集信息，利用信息。

（三）強(qiáng)化知識(shí)結(jié)構(gòu)

審計(jì)信息管理人員必須具備合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。高質(zhì)量、高層次、博學(xué)多才、銳意創(chuàng)新的信息管理人員才是市場(chǎng)所需求的，才能在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中準(zhǔn)確的采集所需信息，滿(mǎn)足廣大用戶(hù)需求，不斷發(fā)展、壯大、豐富自己，這樣才能立于不敗之地。隨著社會(huì)的發(fā)展，審計(jì)信息的用戶(hù)也發(fā)生了很大的變化，對(duì)信息需求也不斷的增加，而信息存在的方式更是多種多樣，復(fù)雜多變。若信息采集人員僅具有單一的知識(shí)結(jié)構(gòu)，是不能勝任審計(jì)信息管理這項(xiàng)復(fù)雜的具有高水平的工作的。所以在平時(shí)的工作中，一方面，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)員工多種知識(shí)、技能的培養(yǎng)；另一方面，相關(guān)人員也應(yīng)該積極汲取新的知識(shí)，以使自己可以更好的勝任審計(jì)信息管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

本文主要針對(duì)信息化環(huán)境下我國(guó)財(cái)務(wù)審計(jì)的信息管理工作進(jìn)行了探討。電子商務(wù)和信息化的發(fā)展使審計(jì)信息的形式和載體都發(fā)生了極大的變化，從而為審計(jì)信息的采集、分析與信息檔案的保管也帶來(lái)了新的變化，同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日趨復(fù)雜，審計(jì)信息安全問(wèn)題也存在許多隱患。使用什么樣的方法采集審計(jì)中的信息更為合適，如何采集到完整、真實(shí)的審計(jì)信息，采集完后又如何對(duì)這些信息進(jìn)行分析、保管與利用都是現(xiàn)階段我們所必須面臨的問(wèn)題。除此之外，如何加強(qiáng)相關(guān)的法律監(jiān)管，提高相關(guān)人員的素質(zhì)也是我們急需解決的。筆者相信，只有順應(yīng)信息化的潮流，用情報(bào)學(xué)的理論和方法去解決信息化所帶來(lái)的問(wèn)題，才是根本的途徑。這樣不僅擴(kuò)寬了情報(bào)學(xué)的使用價(jià)值，使其在更多的領(lǐng)域指導(dǎo)實(shí)踐工作。也有利于審計(jì)信息工作效率與效果的提高。

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