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        如何做好住房保障工作中檔案審核工作

        2018-06-07 08:58:16南勤合
        卷宗 2018年9期
        關(guān)鍵詞:住房保障

        南勤合

        摘 要:本文針對(duì)住房保障資格審核過(guò)程中形成檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)以及整理方法進(jìn)行了探討,希望對(duì)住房保障資格審核檔案工作能有所借鑒。

        關(guān)鍵詞:住房保障 資格審核檔案 整理方法

        目前住房保障工作已成為社會(huì)各方廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題,這項(xiàng)工作保障了中低收入階層基本住房需求,極大地改善了其住房條件,是一項(xiàng)深得人心的惠民工作。理論上講政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房?jī)深悺?/p>

        一、資格審核過(guò)程中形成的檔案材料

        住房保障工作起步時(shí)間不長(zhǎng),在實(shí)際工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的資格申請(qǐng)核定材料,主要包括:居民購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房申請(qǐng)核定表(或家庭購(gòu)買限價(jià)商品住房申請(qǐng)核定表或廉租房申請(qǐng)核定表);申請(qǐng)人及家庭人員身份證明、戶口本;已婚家庭成員婚姻狀況證明(包括結(jié)婚證明或離婚證明);居住地住房情況證明(包括申請(qǐng)家庭現(xiàn)地址、戶口所在地地址、戶口遷入本地原地址及有他處住房的所有這些地址的房屋租賃合同、房屋所有權(quán)證或房屋產(chǎn)權(quán)單位的證明以及申請(qǐng)家庭成員、共居人現(xiàn)居住地居委會(huì)或村委會(huì)出具的居住證明);學(xué)生在校證明;申請(qǐng)家庭成員收入證明(包括工作單位出具的收入證明或街道居委會(huì)出具的收入證明或離退休的需提供離退休證及領(lǐng)取退休金存折復(fù)印件或享受失業(yè)保險(xiǎn)待遇的失業(yè)人員提供由管理部門出具的領(lǐng)取失業(yè)保險(xiǎn)金期限、標(biāo)準(zhǔn)證明);原有住房已拆遷的,需提供《拆遷補(bǔ)償協(xié)議書》;其他需要提供的證明材料(如殘疾證、軍官證等需特殊證明的材料);需要優(yōu)先輪候配售家庭在提供上述材料的同時(shí)要提供拆遷證明或重殘證明或大病證明或危房證明或優(yōu)撫證明或軍轉(zhuǎn)干證明等等。

        二、資格審核過(guò)程中形成檔案的特點(diǎn)

        每一個(gè)申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人都必須按要求提供上述材料,以致所形成的檔案材料具有以下特點(diǎn):

        1.內(nèi)容單一。不論申請(qǐng)什么性質(zhì)的住房,都須提供相應(yīng)的材料,這些材料所涉及的范圍、內(nèi)容大體與上述所列審核材料雷同,沒(méi)有本質(zhì)上的區(qū)別,只是材料數(shù)量上有多有少。因此,住房保障資格審核過(guò)程中形成的檔案材料內(nèi)容比較單一。

        2.形成時(shí)間的不定性。對(duì)申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房、“兩限房”或是申請(qǐng)廉租住房的家庭或個(gè)人實(shí)行三級(jí)審核、兩級(jí)公示制度。雖說(shuō)審核程序、審核工作的時(shí)限是有具體規(guī)定的,但每一批次上報(bào)備案的戶數(shù)是不確定的。有時(shí)一批會(huì)達(dá)到上百戶,有時(shí)一批只有幾十戶,也有可能年底上報(bào),第二年年初完成備案的??傊?,住房保障資格審核是一項(xiàng)具有連續(xù)性的工作,不能以自然年度確定住房保障資格審核材料形成的時(shí)間,所以住房保障資格審核材料形成的時(shí)間具有不定性。

        三、審核過(guò)程中形成檔案材料的整理方法

        由于審核檔案材料內(nèi)容單一,數(shù)量大,以備案時(shí)間作為審核工作的結(jié)束,因此在現(xiàn)實(shí)工作中,住房保障部門通常采用的整理方法有兩種:

        (一) “年度——問(wèn)題——保管期限”

        首先,要按備案完成時(shí)間劃分立卷歸檔年度。由于住房保障資格審核文件材料要經(jīng)過(guò)“三級(jí)審核、兩級(jí)公示”后,才算完成此項(xiàng)工作。一方面審核時(shí)間較長(zhǎng);另一方面每一批次形成的文件材料數(shù)量不等(實(shí)際工作中每一批次形成的文件材料還是比較多的)。因此,筆者認(rèn)為不宜采用檔案常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,即等到下一年度的上半年再進(jìn)行立卷歸檔。如按照此常規(guī)方法確定立卷歸檔時(shí)間,勢(shì)必會(huì)造成大量資格審核文件材料的積壓,不利于文件的管理和利用、易丟失,而且整理工作量也會(huì)很大。

        其次,由于檔案內(nèi)容同屬于住房保障資格審核材料,而且申請(qǐng)保障性住房或政策性住房的主體是以家庭為主(也有少數(shù)超過(guò)30歲的大齡青年),每一份申報(bào)材料相對(duì)獨(dú)立、穩(wěn)定,變化不大,只是在數(shù)量上小有變化,筆者認(rèn)為住房保障資格申請(qǐng)核定檔案應(yīng)采取“一戶一卷”的形式立卷歸檔。采用“一戶一卷”的形式整理,既便于擬寫題名(由于檔案材料內(nèi)容單一,只需將房屋坐落、申請(qǐng)人姓名、申請(qǐng)房源類型錄入即可),又便于錄入檢索,簡(jiǎn)便、實(shí)用。

        第三,案卷的排列。住房保障工作中資格審核檔案應(yīng)在一個(gè)目錄號(hào)下按照備案時(shí)間的先后順序大流水排列。后續(xù)工作產(chǎn)生的檔案材料按形成的時(shí)間排在資格審核檔案的后面。

        (二) “一人一檔、一檔一盒”

        首先,根據(jù)住房保障工作中每個(gè)申請(qǐng)人從資格申請(qǐng)到選房結(jié)束,整個(gè)過(guò)程所產(chǎn)生材料的多少?zèng)Q定裝檔案盒的厚度。筆者認(rèn)為現(xiàn)實(shí)工作中使用3公分的檔案盒較為合適。

        其次,每盒中的檔案材料按照形成時(shí)間的先后(一般的順序是資格審核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一類的材料用不銹鋼釘裝訂后加蓋件號(hào)章)裝入盒中??稍跈n案盒的脊背上用統(tǒng)一的格式標(biāo)上申請(qǐng)人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。

        四、實(shí)際工作中存在的問(wèn)題及解決方法

        住房保障部門在實(shí)際工作中存在以下兩種做法是不可取的。第一種:將申請(qǐng)購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用住房資格審核材料、申請(qǐng)購(gòu)買兩限房資格審核材料、申請(qǐng)廉租住房資格審核材料,給三個(gè)目錄各自大流水編號(hào)。這種問(wèn)題形成的原因主要是工作人員認(rèn)為各自大流水排列能夠清楚的反映出“三房”資格審核各自的具體數(shù)量。但這種做法會(huì)對(duì)后期檔案管理及庫(kù)房空間預(yù)留等問(wèn)題產(chǎn)生不利影響。第二種:將一年內(nèi)每種房的資格審核材料按照申報(bào)地區(qū)排列,同一申報(bào)地區(qū)的檔案材料排在一起。工作人員認(rèn)為這種排列可以清晰地看到各申報(bào)地區(qū)每種房的資格審核檔案材料數(shù)量,但這種做法需要等到下一個(gè)年度再對(duì)其立卷歸檔,勢(shì)必造成檔案整理工作量急劇加大,且對(duì)“三房”資格審核材料的日常管理、利用造成不利的影響。

        為解決此類問(wèn)題,首先,要充分理解所涉及業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容、程序、目的。只有充分理解其內(nèi)容、程序、目的后,才能根據(jù)檔案整理規(guī)范制定出合理的整理方案,將所產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范、合理的整理。其次,要擺脫傳統(tǒng)的檔案整理模式的束縛,具體問(wèn)題、具體分析。第三,要充分利用好檔案管理軟件在實(shí)際工作中的便利性。作為檔案管理人員熟練掌握、應(yīng)用檔案管理軟件及辦公軟件是非常必要的,只有熟練應(yīng)用這些軟件,才能將檔案信息正確地錄入,便于查找、利用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]楮元秋、白爽、孫秀英:《 城鎮(zhèn)廉租住房保障檔案管理初探》,《黑龍江檔案》,2017年第8期:第23頁(yè)

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