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        淺談企業(yè)檔案的科學(xué)化管理

        2018-06-07 08:58:16楊慶華
        卷宗 2018年9期
        關(guān)鍵詞:科學(xué)化管理企業(yè)檔案信息化建設(shè)

        楊慶華

        摘 要:實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理,提高企業(yè)檔案管理水平,能夠促進(jìn)企業(yè)向現(xiàn)代化方向邁進(jìn),提高國家的經(jīng)濟(jì)競爭力,提升整個(gè)社會(huì)的現(xiàn)代化、信息化、智能化水平,這就要求企業(yè)必須重視檔案管理工作,加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè),抓好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作,提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力,只有這樣才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;科學(xué)化管理;信息化建設(shè)

        近年來,隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展,各企業(yè)的檔案管理工作也在不斷提升,且在企業(yè)發(fā)展過程中的作用日益明顯。但是,因?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作的管理,我國檔案管理專業(yè)人員匱乏,加上檔案工作不能夠給企業(yè)帶來明顯的經(jīng)濟(jì)效益等各種原因的影響,導(dǎo)致我國企業(yè)檔案管理中還存在各種問題。為此我國企業(yè)必須努力采取各種有效措施,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理。

        1加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)

        近年來,信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技得到了迅速發(fā)展,已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域的實(shí)際工作當(dāng)中,并且發(fā)揮著十分重要的作用。檔案管理作為企業(yè)管理中必不可少的一項(xiàng)工作,也在很大程度上受到了信息網(wǎng)絡(luò)化的影響,信息化檔案管理方式便應(yīng)用而生,這種管理方式更加科學(xué)、便捷,在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)要加快檔案管理信息化建設(shè),就要努力做好以下幾方面內(nèi)容:

        第一,完善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)企業(yè)的數(shù)據(jù)中心機(jī)房、局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等的建設(shè),購置服務(wù)器,為信息化的檔案管理工作提供必要的基礎(chǔ)設(shè)施。只有企業(yè)檔案的信息化管理可以涵蓋公司各部門及各家分公司,才能有效實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的檔案信息資源共享。第二,重視檔案管理系統(tǒng)的完善和應(yīng)用。企業(yè)要建立完善的檔案信息管理系統(tǒng),對(duì)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫采取系統(tǒng)集中的部署方式,確保檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一、準(zhǔn)確。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè)的信息化管理平臺(tái)當(dāng)中,如此以來就能夠方便、快捷地在企業(yè)的信息管理平臺(tái)中查詢檔案信息,并將查詢結(jié)果制成申請單,從而實(shí)現(xiàn)快捷、有效的查詢和利用企業(yè)的檔案信息。第三,要將檔案信息管理系統(tǒng)與其他各種應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)接。在檔案信息系統(tǒng)中統(tǒng)一設(shè)置接口,確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)可以直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中,歸檔相關(guān)信息資料。

        2 抓好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)工作

        為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理,就必須要抓好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。第一,要完善各項(xiàng)基礎(chǔ)管理制度,確保各項(xiàng)管理方法完善有效,工作程序明確具體。企業(yè)的信息部門應(yīng)當(dāng)從企業(yè)的生產(chǎn)、服務(wù)等各項(xiàng)要求出發(fā),制定科學(xué)具體的檔案管理制度。公司可以召集企業(yè)各部門的管理人員及檔案管理員召開商討會(huì)共同制定企業(yè)的檔案管理制度,會(huì)后就會(huì)議內(nèi)容進(jìn)入深入分析和研究,征集各部門意見和建議來制定完善的檔案管理制度。然后頒布制度內(nèi)容,并在企業(yè)內(nèi)部試用。第二,定期收集、整理、歸檔檔案資料。檔案管理員要擔(dān)任好管理員和操作員的角色,仔細(xì)、謹(jǐn)慎完成各項(xiàng)檔案資料的整理和歸檔工作。檔案員要按企業(yè)的檔案管理制度及時(shí)將企業(yè)各部門、各崗位人員手中分散的檔案資料分類歸檔。當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的檔案管理均采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的管理辦法,這就要求企業(yè)的紙質(zhì)檔案必須要完整,從而更好地促進(jìn)企業(yè)檔案的信息化管理。第三,要做好檔案室管理工作,謹(jǐn)防安全事故發(fā)生。根據(jù)企業(yè)檔案資料收集的實(shí)際需求,及時(shí)對(duì)企業(yè)的檔案室進(jìn)行擴(kuò)容。定期檢查企業(yè)的全部檔案室,盤點(diǎn)各項(xiàng)檔案資料、修復(fù)破損檔案并排除各項(xiàng)安全隱患。檔案室安全是企業(yè)安全的重要工作內(nèi)容之一,企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檔案安全排查工作,做好防潮、防火、防盜、防蟲等八防工作。第四,企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)照片資料和聲像檔案的管理,對(duì)文字資料進(jìn)行數(shù)字化掃描、刻印光盤等,將照片、聲像檔案等納入信息化管理系統(tǒng)。此外,企業(yè)還需要制定照片、聲像資料等的借用管理辦法,方便各部門人員的借閱及使用。

        3 提高企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新能力

        隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍也更加廣泛且始終處于不斷完善和發(fā)展的狀態(tài),因此有各種新技術(shù)需要檔案管理人員去不斷接受和學(xué)習(xí),這就要求檔案管理人員必須要具備一定的創(chuàng)新能力,做到與時(shí)俱進(jìn),只有這樣企業(yè)的檔案管理工作才能夠跟上時(shí)代的步伐,更具創(chuàng)新性,從而更好地實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

        一方面,企業(yè)的檔案管理人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)信息知識(shí)并提升自身的操作水平,能夠在互聯(lián)網(wǎng)上學(xué)習(xí)各種檔案信息資源查找方法。另一方面,檔案工作人員要具有一定的網(wǎng)絡(luò)化檔案信息整理能力,利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)整理各地分散的檔案信息,并有效提供給用戶。此外,檔案工作人員必須要能夠充分開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息。真正適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需求,提升檔案管理和服務(wù)水平。只有建立一支具有創(chuàng)新能力的檔案管理員隊(duì)伍,不斷提升他們的專業(yè)素養(yǎng)和信息技術(shù)水平,才能在實(shí)際工作中不斷探究和進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)化管理。

        4 總結(jié)

        檔案工作是為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)的,檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著十分重要的作用。為了更好地促進(jìn)企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展,檔案管理工作就必須要充分發(fā)揮其作用,檔案管理工作只有建立完善的管理制度,緊跟時(shí)代的潮流,不斷更新管理方法,才能夠真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。

        參考文獻(xiàn)

        [1]馬丹.談檔案管理的科學(xué)化發(fā)展[J].魅力中國,2017,(51):264.

        [2]范宏偉.淺析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平[J].魅力中國,2017,(47):264.

        [3]杜穎.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探索[J].卷宗,2017,(35):37-37.

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