張如
摘 要:本文通過對基層醫(yī)院宣傳檔案管理工作的思考,闡述了現(xiàn)階段基層醫(yī)院宣傳檔案的現(xiàn)在,對基層醫(yī)院宣傳檔案管理建立的作用進行分析,改善基層醫(yī)院宣傳檔案管理的具體措施進行有效分析,希望對我國醫(yī)院宣傳檔案管理日后的建立和完善有所幫助。
關(guān)鍵詞:宣傳檔案管理;醫(yī)院;思考
醫(yī)院的宣傳方面存在的各種資料組建了宣傳檔案,宣傳檔案主要記錄醫(yī)院發(fā)展和歷程,對醫(yī)院的發(fā)展具有極其重要的作用。隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展,對于醫(yī)療的需求也越來越高,而在實際醫(yī)治過程中,醫(yī)患間的矛盾也日趨加劇。而在這樣的狀況下,如何消除醫(yī)患間的矛盾,將信息進行有效的傳達,需要進行各類的宣傳工作。宣傳工作產(chǎn)生大量的文檔和資料,這些資料詳細記錄醫(yī)院的建立和發(fā)展,對于醫(yī)院而言是寶貴財富,因此需要對宣傳工作的檔案進行妥善的管理和完善,了解現(xiàn)階段的狀況,并尋找解決辦法。
一、現(xiàn)階段基層醫(yī)院宣傳檔案的現(xiàn)狀
宣傳檔案不僅包含醫(yī)院的管理措施和包含醫(yī)院的技術(shù)成果?;旧洗嫒胄麄鳈n案中的文檔包括,宣傳稿件和資料,基本是醫(yī)院舉辦的各種會議和活動的照片等信息,同時包含影像資料和文檔。對醫(yī)院進行出版編輯的醫(yī)學(xué)刊物進行存檔,還可以包含信息化時代下的各種微信公眾平臺或微博信息。還可以保存除卻醫(yī)院內(nèi)部,其他合作單位的宣傳信息或者媒體報紙信息等。宣傳檔案的資料只要是具有宣傳和對醫(yī)院工作發(fā)展具有良好影響的資料均可以對其進行存檔管理。宣傳檔案具有不拘于格式和不斷更新的特點。
存檔文件具有不拘于格式。存檔的文件可以是文案或者視頻影音資料還可以借助網(wǎng)絡(luò)進行檔案的建立。在現(xiàn)代化信息建設(shè)中將各類宣傳信息進行有限的分析,將資料進行分類整理,同時有效發(fā)展各種媒體,提升醫(yī)院的知名度和信任度,建立屬于醫(yī)院自身的宣傳檔案。
檔案基本具有不斷更新的特點。因為醫(yī)院是隨著社會不斷發(fā)展和進步的,因此需要在現(xiàn)實狀況下不斷對自身的宣傳檔案進行調(diào)整,不斷更新,如此才能更加適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展和建設(shè)。
二、基層醫(yī)院宣傳檔案管理建立的作用
首先宣傳檔案可以真實的表達。宣傳檔案基本上對醫(yī)院發(fā)生的狀況和活動進行存檔,而醫(yī)院如需要進行宣傳除了可以將宣傳檔案中的資料進行修改和發(fā)布外,還可以在建立醫(yī)院歷史時對宣傳檔案進行有效參考。
其次宣傳檔案是基層醫(yī)院對各項工作的如何開展的證明。醫(yī)院也需要在不斷發(fā)展中獲得廣大群眾的普遍認可,因此需要在其公眾形象方面進行不斷的提升,而宣傳檔案將記錄醫(yī)院舉辦的各項活動,將可能提升醫(yī)院自身價值的項目進行重點宣傳,有利于醫(yī)院的自身形象的提升。
然后宣傳檔案可以提升職工的素質(zhì)和醫(yī)院的服務(wù)面貌。宣傳檔案的建立有助于職工對于基層醫(yī)院的歸屬感和榮譽感的增強,同時其正面的促進作用,將不斷對職工的潛力進行增強,并提升醫(yī)院服務(wù)中的方方面面。有利于激發(fā)職工對待服務(wù)行業(yè)的熱情,將醫(yī)院的形象與職工的未來發(fā)展進行有效結(jié)合,激發(fā)企業(yè)與職工的凝集力。
最后宣傳檔案對于基層醫(yī)院選擇人員和培訓(xùn)有助力作用。宣傳檔案不僅是外部公關(guān),同時還可以進行內(nèi)部宣傳和內(nèi)部培訓(xùn)的運用。醫(yī)院招募的人員除了需要良好的業(yè)務(wù)素養(yǎng)外,還需要具備良好的醫(yī)院的制度和文化的了解,不斷的通過培訓(xùn)尋找合適醫(yī)院的人員。同時還可以對醫(yī)院舉辦的活動或者相關(guān)感受進行收集匯總,并整理成冊,可以有助于醫(yī)院職工間的互動和鼓舞士氣。
三、改善基層醫(yī)院宣傳檔案管理的具體措施
(一)提高檔案管理人員的專業(yè)性。將熟悉醫(yī)院宣傳的工作的職工進行培訓(xùn)負責(zé)宣傳檔案管理工作,盡量對工作進行全面的整理和分析?;A(chǔ)醫(yī)院可能無法對宣傳檔案設(shè)立單獨部門和專人負責(zé),因此需要進行崗位的兼任。因此可以在基層醫(yī)院的現(xiàn)實狀況的條件下,將醫(yī)院的宣傳和宣傳檔案的管理由同一人負責(zé),同時對于醫(yī)院的職工進行培訓(xùn),培育符合醫(yī)院的綜合性復(fù)合型人才。同需要對宣傳檔案管理的重要性進行說明,增強職工對于其的重視程度,增強職工的責(zé)任感,將宣傳檔案的工作進行有效的開展。檔案管理人員需要對資料進行有效的分類,將資料進行歸類,并逐步形成檔案的科室進行有效回收存檔。
(二)增強人員對于檔案管理的意思。將醫(yī)院的宣傳部門的文檔和影視資料進行存檔歸類,對于醫(yī)院的宣傳的效用和日后宣傳檔案的價值同宣傳人員進行傳達,并將資料進行科學(xué)保存,將資源內(nèi)的信息進行信息化歸類。
(三)加強檔案管理體系的完善。宣傳檔案體系建立需要制定相關(guān)的規(guī)范和流程,將歸檔資料的具有流程與其他部門進行有效溝通,確保檔案移交的安全和快捷。同時借鑒國內(nèi)外的先進的經(jīng)驗,將經(jīng)驗進行取長補短,將優(yōu)秀的經(jīng)驗進行宣傳檔案管理的完善,并不斷在實際過程中對宣傳檔案的具有管理措施和流程進行補充和完善。
(四)實行現(xiàn)代化管理。隨著網(wǎng)絡(luò)化信息化的發(fā)展,越來越多的企業(yè)實行檔案和辦公現(xiàn)代化,而檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化可以有效杜絕紙張的浪費,同時還可以節(jié)約人力物力和快速便捷活動資料信息,增強信息的有效重復(fù)利用,對基層醫(yī)院宣傳檔案管理工作的實行有所推動。信息化有助于大數(shù)據(jù)的處理,可以根據(jù)宣傳的具體方面的檔案資料,比如網(wǎng)站瀏覽信息,進行有效的資料統(tǒng)計,開設(shè)患者關(guān)注率更高方面的科普等。
四、結(jié)束語
綜上所述,在我國基層醫(yī)院落實宣傳檔案需要借鑒國內(nèi)外先進的醫(yī)院的宣傳體系,同時將宣傳檔案的具有措施與基礎(chǔ)醫(yī)院的現(xiàn)實狀況進行合理聯(lián)系,并逐步對宣傳管理檔案進行合理改革,并在實際操作中完善具有實行的項目。保障醫(yī)院的宣傳檔案的重視度,不斷對其進行增加和完善,創(chuàng)造出立足于基層醫(yī)院現(xiàn)狀的醫(yī)院宣傳管理的制度體系。
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