張欣宇

摘 要 本文基于長安大學(xué)學(xué)生秘書素質(zhì)培養(yǎng)現(xiàn)狀，通過調(diào)查問卷法、查詢資料法、案例分析法等一系列科學(xué)研究方法，旨在糾正大眾對(duì)秘書工作的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，給未來想從事秘書工作的長安大學(xué)學(xué)生提供切實(shí)有效的參考建議。

關(guān)鍵詞 長安大學(xué) 秘書 培養(yǎng)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.01.074

1 研究背景

秘書，是職務(wù)名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)人的參謀，是掌管文書并直接輔助上司處理事務(wù)的工作人員。我國現(xiàn)今秘書的主要職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)等。近些年來，隨著形勢(shì)的發(fā)展，秘書工作內(nèi)容越來越豐富，工作領(lǐng)域越來越寬廣，工作要求也越來越嚴(yán)格。

長安大學(xué)作為教育部直屬的理工類全國重點(diǎn)大學(xué)，暫無秘書學(xué)專業(yè)院系，但政治學(xué)院、文傳學(xué)院部分專業(yè)設(shè)置了秘書學(xué)課程。在校院組織及社團(tuán)中，大多設(shè)置了秘書處這一部門，為學(xué)生提供了大量的秘書工作實(shí)踐機(jī)會(huì)。

2 現(xiàn)狀分析

2.1 認(rèn)識(shí)現(xiàn)狀

對(duì)于秘書職業(yè)發(fā)展前景，同學(xué)們普遍認(rèn)識(shí)較為樂觀。超過半數(shù)的同學(xué)認(rèn)為秘書是積累經(jīng)驗(yàn)的事業(yè)，是通向管理層崗位的途徑，29.51%的人表示經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)，秘書需求越旺盛，所以秘書是一個(gè)有前景的職業(yè)。而僅有10%左右的同學(xué)認(rèn)為“秘書就是打雜跑腿的，沒什么前途”或者“秘書是一個(gè)過渡性職業(yè)，沒什么專業(yè)性可言，只是謀生手段”。

關(guān)于秘書工作的內(nèi)容認(rèn)識(shí)，調(diào)查問卷統(tǒng)計(jì)結(jié)果如圖1所示：

按照票數(shù)由低到高，秘書工作內(nèi)容在大眾心中重要性遞減順序，依次是文書撰寫、日常領(lǐng)導(dǎo)交辦工作、接待工作、會(huì)務(wù)工作、上傳下達(dá)、應(yīng)酬交際、輔助決策提供意見、其它。

2.2 培訓(xùn)現(xiàn)狀

根據(jù)問卷調(diào)查結(jié)果顯示，共計(jì)122名受訪同學(xué)中，僅有38人接受過有關(guān)秘書工作方面的培訓(xùn)。而51人則表示有過秘書工作經(jīng)驗(yàn)，在組織與生活中擔(dān)任過與秘書相關(guān)的工作。由此可見，長安大學(xué)的秘書素質(zhì)培養(yǎng)，理論上稍有欠缺，但實(shí)踐上卻為同學(xué)們提供了大量的工作機(jī)會(huì)。

在校學(xué)生會(huì)中，按照慣例，秘書處一般每年組織兩次部門全體會(huì)議，內(nèi)容主要是給大一干事提供有關(guān)秘書工作的培訓(xùn)，主要涉及新聞稿撰寫，會(huì)議記錄，公文寫作等文案工作。如果干事工作中出現(xiàn)問題，會(huì)選擇專門再給該干事進(jìn)行單獨(dú)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，因而進(jìn)行專門的秘書工作方面的培訓(xùn)是非常必要的。

2.3 崗位現(xiàn)狀

2.3.1 職工崗位

以長安大學(xué)校長辦公室人員設(shè)置為例，分析長安大學(xué)秘書崗位設(shè)置情況，其情況如圖2所示：

其中秘書科主要承擔(dān)文書工作，接待與會(huì)務(wù)工作有行政秘書承擔(dān)，秘書主任主在秘書科與校長之前進(jìn)行上傳下達(dá)與溝通。秘書科與秘書主任兼具輔助決策職能。秘書總管對(duì)秘書主任進(jìn)行總管，類似秘書長。

秘書工作職責(zé)則分為以下部分：

（1）負(fù)責(zé)起草學(xué)校工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話等有關(guān)文字材料；

（2）協(xié)助辦公室主任組織安排校務(wù)會(huì)議、校長辦公會(huì)議等行政會(huì)議，并做好相關(guān)的資料整理和紀(jì)要文書工作；

（3）負(fù)責(zé)校務(wù)會(huì)議、校長辦公會(huì)議決定事項(xiàng)的督查督辦工作；

（4）負(fù)責(zé)公文的登記、流轉(zhuǎn)、發(fā)送、督辦工作；

（5）負(fù)責(zé)審核以學(xué)校名義印發(fā)的行政公文；

（6）負(fù)責(zé)指導(dǎo)校內(nèi)各單位的公文處理工作；

（7）負(fù)責(zé)學(xué)校信息公開工作；

（8）負(fù)責(zé)學(xué)校重要會(huì)議、活動(dòng)文字材料的審核工作；

（9）負(fù)責(zé)學(xué)校行政信息的管理和報(bào)送工作，組織編印相關(guān)信息資料；

（10）負(fù)責(zé)學(xué)校公章、校長印章、合同章及事業(yè)法人證書的管理及使用；

（11）負(fù)責(zé)以學(xué)校名義對(duì)外的介紹信、證明信的管理工作；

（12）負(fù)責(zé)校領(lǐng)導(dǎo)及校辦報(bào)刊的管理工作；

（13）負(fù)責(zé)公文的保管、整理、立卷歸檔及校辦文件材料的歸檔工作；

（14）負(fù)責(zé)校長辦公室有關(guān)文字材料的起草工作；

（15）負(fù)責(zé)學(xué)校機(jī)關(guān)公文材料的打印工作；

（16）負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備的維護(hù)更新和耗材購置工作；

（17）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2.3.2 學(xué)生崗位

學(xué)生的秘書工作崗位主要分為校級(jí)學(xué)生組織秘書處、院級(jí)學(xué)生組織秘書處、社團(tuán)秘書處三大部分。

經(jīng)保守估計(jì)，全校共計(jì)約680人在組織或社團(tuán)中擔(dān)任過秘書工作。其中公路學(xué)院、經(jīng)管學(xué)院等學(xué)生基數(shù)較大的院，由于舉辦活動(dòng)較多，秘書工作需求量大，每院約有六十人參與相關(guān)工作。其余各院參與秘書工作人數(shù)也應(yīng)其院人數(shù)多少而有所變化，如馬克思主義政治學(xué)院，外語學(xué)院等約有十人負(fù)責(zé)院內(nèi)各單位秘書工作。在一級(jí)學(xué)生組織，如校學(xué)生會(huì)、學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)、青年志愿者總隊(duì)中，秘書崗位約有20人。此外，二級(jí)學(xué)生組織與學(xué)生社團(tuán)中，也存在著大量的秘書崗位。

以校級(jí)學(xué)生組織學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)為例，其秘書處以“協(xié)調(diào)”與“溝通”為工作中心，是學(xué)生社團(tuán)聯(lián)合會(huì)的“窗口”與“紐帶”，扮演社聯(lián)“管家”的身份。在平時(shí)的工作中主要負(fù)責(zé)日常會(huì)議的籌備，發(fā)言稿的撰寫，組織，主持與記錄；文檔的收集與歸納，日常會(huì)議記錄的整理；起草工作計(jì)劃，工作報(bào)告，編寫工作結(jié)束后的總結(jié)；協(xié)助校團(tuán)委完成青年馬克思主義培訓(xùn)學(xué)校的工作；組織籌劃社聯(lián)內(nèi)部干事培訓(xùn)等相關(guān)內(nèi)容，完善社聯(lián)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度；搜集團(tuán)省委最新動(dòng)態(tài)，為社聯(lián)對(duì)外交流提供信息支持。

在校會(huì)，秘書處是學(xué)校一級(jí)組織中的第一個(gè)部門，它的主要職責(zé)是上傳下達(dá)，溝通左右。與上級(jí)的聯(lián)系比較緊密，與其他部門的溝通交流也是最多的。

3 存在的問題

3.1 教學(xué)不足

作為理工科院校，長安大學(xué)秘書學(xué)的課程培養(yǎng)和實(shí)踐培養(yǎng)上存在著一定的局限性。其并未設(shè)置秘書學(xué)專業(yè)。對(duì)于秘書素質(zhì)人才培養(yǎng)方面的不足，競聘秘書一職的中文系畢業(yè)生馬同學(xué)坦言：“不足挺多的。我校除了開了一門秘書學(xué)課程其實(shí)就沒有其他的培養(yǎng)了。不過不是文科院校，可以理解。學(xué)校的王牌專業(yè)畢竟是路橋那些，對(duì)文科院系不是很重視?！?/p>

針對(duì)問題“您認(rèn)為本校在秘書教學(xué)工作中存在的問題”調(diào)查結(jié)果如圖3所示：

由圖3可知，課程設(shè)置范圍小、教學(xué)方法不夠先進(jìn)、師資力量有限、未開設(shè)秘書學(xué)課程這四項(xiàng)問題的比例均占40%以上，說明以上教學(xué)問題普遍存在。

3.2 培訓(xùn)不足

校長辦公室秘書張女士稱，就職沒有經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)，要求來到崗位就能上任，新上任的員工需要自己私下學(xué)習(xí)以達(dá)到崗位要求。但會(huì)有適應(yīng)期，剛來時(shí)不會(huì)給大的稿件任務(wù)，日后會(huì)在所寫稿件中進(jìn)行針對(duì)性的修改，直至達(dá)到稿件要求。

3.3 認(rèn)識(shí)偏差

在“長安大學(xué)學(xué)生對(duì)秘書工作的認(rèn)識(shí)”的問卷調(diào)查中，超過半數(shù)的同學(xué)將秘書職業(yè)定位為對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有重要影響的管理層、上傳下達(dá)的傳聲筒，而分別有14.75%、13.11%的同學(xué)則將其看作小蜜情婦、打雜小妹。校學(xué)生會(huì)秘書處副秘書長也表示：“未來應(yīng)該不會(huì)從事秘書工作，在我看來，可能女生更加適合這個(gè)職業(yè)，這也符合大眾的一般認(rèn)知?！睂?duì)于“秘書”這一職業(yè)，學(xué)生們的認(rèn)識(shí)仍然存在一定的誤區(qū)。

4 解決辦法

4.1 完善課程設(shè)置

調(diào)查結(jié)果顯示，59.84%的同學(xué)認(rèn)為應(yīng)該開設(shè)可提高學(xué)生秘書素養(yǎng)的選修課程，而僅有12.3%的人認(rèn)為不應(yīng)開設(shè)。作為一所以綜合性為目標(biāo)，培養(yǎng)素質(zhì)全面大學(xué)生的高等院校，未必非要開設(shè)秘書專業(yè)，但可以適當(dāng)開設(shè)秘書學(xué)選修課程，以此給對(duì)秘書行業(yè)感興趣或未來打算從事該行業(yè)的同學(xué)以秘書專業(yè)技能的培養(yǎng)和素質(zhì)的提高。

在受訪同學(xué)中，過半同學(xué)認(rèn)為秘書學(xué)課程可以增強(qiáng)自己的辦公能力、有助于日后從事秘書工作，還有二十余名同學(xué)表示對(duì)秘書學(xué)很有興趣或者受周圍從事秘書專業(yè)人的影響。

4.2 提高自身修養(yǎng)

對(duì)于秘書而言，團(tuán)隊(duì)溝通能力、扎實(shí)的專業(yè)能力、組織協(xié)調(diào)能力、過硬的人脈關(guān)系、辦公設(shè)備使用能力等專業(yè)素養(yǎng)都是必要的。

4.2.1 學(xué)習(xí)

學(xué)習(xí)是溫暖人一生的一盞燈，它雖然給不了外在的東西，卻可以給予內(nèi)在的力量，即幫助立心，所以不要停止學(xué)習(xí)。

（1）理論知識(shí)的學(xué)習(xí)：關(guān)于秘書工作必備知識(shí)的學(xué)習(xí)如應(yīng)用文寫作、秘書學(xué)等理論知識(shí)，端正態(tài)度，準(zhǔn)確定位，清晰認(rèn)識(shí)。（2）工作領(lǐng)域方面的學(xué)習(xí)：秘書要代言整個(gè)單位，為單位與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)聲、負(fù)責(zé)起草許多文件等，這要求秘書了解（下轉(zhuǎn)第175頁）（上接第166頁）國家方針政策、所在單位實(shí)際狀況、領(lǐng)導(dǎo)行文行事風(fēng)格。（3）人文情懷培養(yǎng)：一方面注重知識(shí)的儲(chǔ)備，如文學(xué)作品的閱讀等，雖然不會(huì)有直接的效用，但寫文章時(shí)會(huì)調(diào)動(dòng)你的知識(shí)儲(chǔ)備；另一方面培養(yǎng)自己的人文情懷，寫有溫度的貼近實(shí)際與大眾的又符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的文章。

4.2.2 寫作

鍛煉對(duì)文字的把握掌控能力，要多寫多練，同時(shí)應(yīng)去閱讀大的稿件，如國家重要稿件之類。

4.2.3 創(chuàng)新

創(chuàng)新話語范式，文字撰寫與時(shí)俱進(jìn)，用詞用語不拘泥于傳統(tǒng)，不僅僅使用陳詞濫調(diào)而是能結(jié)合時(shí)代流行詞語等；創(chuàng)新工作方式，不局限于傳統(tǒng)紙質(zhì)文稿，應(yīng)不斷創(chuàng)新、更新方式，如對(duì)電子媒體的使用。

4.2.4 凡事預(yù)則立

對(duì)于自己的工作，要積極著手準(zhǔn)備，不應(yīng)是被動(dòng)承擔(dān)。對(duì)于那些自己早已知道要做的工作，要提前去準(zhǔn)備與思考。如學(xué)校開學(xué)典禮校長講話，即可提前準(zhǔn)備，給自己一個(gè)修改完善的時(shí)間與可能。