譚潭

摘 要：檔案管理是國(guó)有企業(yè)自身管理工作的重要組成部分。我們應(yīng)該從更加科學(xué)的角度入手，積極有效地做好創(chuàng)新和嘗試，對(duì)于以往檔案管理工作開(kāi)展中的不足和問(wèn)題進(jìn)行客觀分析，提出科學(xué)有效的應(yīng)對(duì)策略，更好地適應(yīng)新時(shí)期國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需求，服務(wù)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展當(dāng)中的作用越來(lái)越明顯，在國(guó)有企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)發(fā)展及管理過(guò)程中，會(huì)形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構(gòu)成國(guó)有企業(yè)檔案的重要部分，這些檔案信息是對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要見(jiàn)證，同時(shí)也對(duì)國(guó)有企業(yè)發(fā)展具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。提高國(guó)有企業(yè)檔案管理水平，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。國(guó)有企業(yè)必須要高度重視檔案管理工作，做好國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，為提高企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)和支持，以促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1 國(guó)有企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各類文件材料。國(guó)有企業(yè)檔案是對(duì)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進(jìn)行的記錄，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其他活動(dòng)的內(nèi)容，如文書(shū)檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等，真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、市場(chǎng)營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)。

2 國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要作用

2.1 國(guó)企檔案是國(guó)企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源

我們正處于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，國(guó)企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的歷史經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)槲磥?lái)企業(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供有力支持。國(guó)有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和提高經(jīng)濟(jì)效益的決策中都離不開(kāi)對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實(shí)現(xiàn)這種決策可行性預(yù)測(cè)和分析的基礎(chǔ)依據(jù)。

2.2 國(guó)企檔案是國(guó)企獨(dú)特的無(wú)形資產(chǎn)

國(guó)有企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價(jià)值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)引進(jìn)和改造、產(chǎn)品銷售等方面，這種潛在價(jià)值需要借助人們對(duì)檔案的利用才能更好地體現(xiàn)出來(lái)。結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，管理者可有效運(yùn)用檔案信息，產(chǎn)生間接的企業(yè)價(jià)值和管理效益。因此國(guó)企檔案是國(guó)有企業(yè)管理運(yùn)營(yíng)獨(dú)特的無(wú)形資產(chǎn)。

2.3 國(guó)企檔案可為工作需要和解決實(shí)際問(wèn)題提供歷史證明

國(guó)企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的所有文書(shū)資料、基建圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、信用憑證等，都是對(duì)企業(yè)發(fā)展完整和真實(shí)的記錄。對(duì)國(guó)企檔案中收集的資料和蘊(yùn)藏的信息進(jìn)行分析，總結(jié)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題、采取的應(yīng)對(duì)措施以及管理中出現(xiàn)的失誤等，能夠借鑒學(xué)習(xí)歷史發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，避免相同問(wèn)題的再次發(fā)生，為后期工作需要提供必要的歷史證明。

3 國(guó)有企業(yè)檔案管理中存在的不足

3.1 對(duì)企業(yè)檔案管理不夠重視

隨著國(guó)家推行國(guó)有企業(yè)體制改革，國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)生較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生變化。前期國(guó)企檔案管理歸屬行政檔案管理部門，但卻沒(méi)有得到足夠的重視，也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的改革，導(dǎo)致現(xiàn)在國(guó)企檔案管理的方法、模式并不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展要求，并在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)部分遺留問(wèn)題。另外，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重要性沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)文件材料的整理統(tǒng)計(jì)，并未從中進(jìn)行歸納總結(jié)和數(shù)據(jù)分析。這就導(dǎo)致在企業(yè)實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，該工作無(wú)法得到相應(yīng)的技術(shù)保障，也不好追究檔案管理工作的失誤或責(zé)任。

3.2 檔案管理人員缺乏

國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員更換頻繁，使前后人員更替的交接不夠明確和清晰，造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國(guó)企資料的丟失和損壞，基建圖紙存檔不及時(shí)、企業(yè)發(fā)展資料缺失等，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，嚴(yán)重制約了國(guó)企檔案管理的發(fā)展。另外，國(guó)企中的檔案管理人員不一定是專業(yè)檔案管理人才，一般都是由行政人員兼任，對(duì)檔案管理知識(shí)缺乏了解，不能明確國(guó)企發(fā)展檔案管理需要?dú)w檔的內(nèi)容和資料，使檔案資料內(nèi)容不標(biāo)準(zhǔn)、不完整、不規(guī)范，不能提供有效的信息。

3.3 沒(méi)有完善的檔案管理機(jī)制

國(guó)有企業(yè)檔案管理在實(shí)際工作中存在管理不系統(tǒng)、不正規(guī)的現(xiàn)象，很多需要?dú)w檔整理的內(nèi)容并未明確，也沒(méi)有建立規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)上比較混亂，不便于檔案內(nèi)容的補(bǔ)充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時(shí)收集的資料不能及時(shí)交到檔案管理人員處，造成前期資料流失較多，或者檔案管理人員對(duì)檔案整理的流程不熟悉，導(dǎo)致最后的檔案?jìng)€(gè)人資料信息不全面、不真實(shí)、混亂，缺乏對(duì)資料的鑒別能力。沒(méi)有完善的管理機(jī)制也意味著不能準(zhǔn)確歸責(zé)到人，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能及時(shí)找到錯(cuò)漏的地方。

4 提高國(guó)企檔案管理工作水平的措施

4.1 完善規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理

如果缺少了合理的管理制度，任何工作都難以開(kāi)展。完善規(guī)章制度是做好國(guó)有企業(yè)檔案管理的前提和關(guān)鍵。因此，應(yīng)該建立科學(xué)合理的檔案管理工作規(guī)章制度和監(jiān)督考核辦法，通過(guò)規(guī)章制度來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，通過(guò)規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的管理工作。在檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面嚴(yán)格按照國(guó)家關(guān)于檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一歸置檔案，禁止任何人或組織私自留存檔案，同時(shí)，努力改善檔案管理人員的收入和地位，提高他們的工作積極性，最大限度地維持檔案管理部門的人員穩(wěn)定。

4.2 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高企業(yè)檔案管理人員工作水平

檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，因此，必須加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員形成良好的職業(yè)操守和過(guò)硬的檔案管理能力，能夠運(yùn)用專業(yè)的檔案管理知識(shí)對(duì)檔案進(jìn)行有效管理。在培訓(xùn)之后還需要對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行專門考核，將考核成績(jī)與收入掛鉤，以此激勵(lì)他們更加努力、更加積極地參與培訓(xùn)，表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員將獲得獎(jiǎng)勵(lì)，從多方面入手，提升管理人員對(duì)檔案管理的重視程度。

4.3 積極推進(jìn)信息化建設(shè)

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作壓力較大，我們應(yīng)該積極引入信息化建設(shè)，打造信息化的檔案管理體系平臺(tái)，通過(guò)新技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)整體檔案管理體系的全面創(chuàng)新。信息化建設(shè)推進(jìn)中，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)管理需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，有側(cè)重地進(jìn)行構(gòu)建。對(duì)檔案管理信息化來(lái)說(shuō)，技術(shù)方面的有效支持是必不可少的。我們要科學(xué)分析檔案信息化管理對(duì)于技術(shù)方面的實(shí)際需求，積極引入各類先進(jìn)技術(shù)，讓整個(gè)信息化優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)得到更好的體現(xiàn)，彌補(bǔ)目前檔案管理工作中質(zhì)量和效率方面的缺失和不足。

4.4 強(qiáng)化對(duì)檔案資源的利用

檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，查看檔案能有效了解企業(yè)的發(fā)展信息，國(guó)企檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化對(duì)檔案資料的利用，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，開(kāi)展專項(xiàng)會(huì)議對(duì)過(guò)去的檔案內(nèi)容進(jìn)行探討，歸納總結(jié)以往出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題或企業(yè)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和事故，為未來(lái)企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，防止類似問(wèn)題的再次發(fā)生。

5 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案本身對(duì)于企業(yè)的發(fā)展歷程進(jìn)行全面的記錄，同時(shí)也是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等多方面信息記錄的重要載體。在當(dāng)前國(guó)有企業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理工作的開(kāi)展是非常重要的。檔案管理工作能否確保有效地開(kāi)展落實(shí)，這對(duì)國(guó)有企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、決策管理、經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)等多方面都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。我們應(yīng)該從創(chuàng)新管理的角度，關(guān)注如何更好地適應(yīng)新時(shí)期的工作需求，讓檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

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