王強

摘 要：在社會活動中，檔案管理是最為重要的管理活動，不管是對經(jīng)濟活動，政治活動還是教育活動來說，意義重大。是企業(yè)從事經(jīng)濟活動的保障，是教育事業(yè)對學(xué)生進行考核及評價的參考依據(jù)，是行政事務(wù)展開的前提條件。在新形勢下，我國經(jīng)濟政治環(huán)境有了一些轉(zhuǎn)變，加大了檔案管理工作的難度，對檔案管理工作規(guī)范化提出了更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。本文闡述了檔案管理工作規(guī)范化的意義，分析了新形勢下檔案管理工作遇到的問題，針對問題，提出了合理的解決途徑。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化途徑

在新形勢下，只有加強檔案管理工作的重視度，才能提高其工作效率。然而現(xiàn)階段大多數(shù)工作人員對檔案管理工作的重要性并不是很了解，使得檔案管理工作不能順利展開。在發(fā)展過程中，單位必須對檔案管理方法進行創(chuàng)新，并嚴(yán)格遵守檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，對檔案進行規(guī)范化管理，盡可能的提高服務(wù)質(zhì)量，為事業(yè)單位提供便利，從而促進社會經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展。

1.檔案管理工作規(guī)范化的意義

1.1順應(yīng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求

企業(yè)和其他單位在經(jīng)營過程中環(huán)境發(fā)生變化的主要原因是政治經(jīng)濟環(huán)境發(fā)生了巨大改變，這一改變牽動著其他環(huán)境的變化，一旦不能快速適應(yīng)政治經(jīng)濟環(huán)境所帶來的變化，就會給企業(yè)和其他單位造成一定的影響。檔案管理是記錄企業(yè)和其他單位發(fā)展的歷史信息，是企業(yè)和其他單位在發(fā)展過程中的首要選擇，記錄著企業(yè)在發(fā)展中所做的所有努力，為企業(yè)提供參考依據(jù)。做好檔案管理工作，能夠確定企業(yè)的發(fā)展方向，找出在發(fā)展中所遇到的問題，從而推動企業(yè)和其他單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2加強自身管理

單位日常管理的核心部分就是檔案管理，對一個企業(yè)來說，檔案管理是企業(yè)發(fā)展的前提基礎(chǔ)，把在發(fā)展過程中遇到的問題進行整合，歸檔，為企業(yè)在日后的發(fā)展過程中提供參考依據(jù)。與此同時，檔案管理還是企業(yè)創(chuàng)建企業(yè)文化的重要手段，有助于企業(yè)良好形象的樹立。對學(xué)校和單位來說，檔案是教學(xué)經(jīng)驗和績效考核總結(jié)的重要依據(jù)，與單位的日常運營有著密切聯(lián)系。對檔案進行規(guī)范化管理，可以在一定程度上提高工作效率，有助于加強企業(yè)自身的管理。

1.3促進企業(yè)單位快速發(fā)展

企業(yè)管理是企業(yè)運營過程中所必須的活動，檔案管理與現(xiàn)代企業(yè)管理有著緊密聯(lián)系。通過總結(jié)和整理企業(yè)單位的發(fā)展過程，實踐經(jīng)驗以及數(shù)據(jù)資料，能夠為后期的發(fā)展提供參考依據(jù)。檔案中的資料能夠促進企業(yè)單位快速發(fā)展，是企業(yè)發(fā)展過程中的精髓，任何單位在前期發(fā)展中都不是順利的，檔案管理能夠?qū)σ酝慕?jīng)驗教訓(xùn)進行總結(jié)，對后期的發(fā)展做一個整體規(guī)劃，從而加快企業(yè)單位的發(fā)展進程。

2.新形勢下檔案管理工作遇到的問題

2.1檔案管理思想比較落后

現(xiàn)如今，在企業(yè)單位和學(xué)校里，通常只要一涉及到檔案管理部門就會出現(xiàn)一個問題，就是檔案管理主要管理的內(nèi)容是什么。他們認為檔案管理主要是保存和維護企業(yè)單位和學(xué)校日常經(jīng)營過程中的重要數(shù)據(jù)資料，確保數(shù)據(jù)資料不會丟失，是檔案管理工作的主要內(nèi)容。這是一種傳統(tǒng)的檔案管理思想，也體現(xiàn)了檔案管理思想的落后程度，由于受到傳統(tǒng)思想的影響，目前我國一部分檔案管理人員的工作積極性較差，缺勤率高。另外，還有一些企業(yè)單位并沒有安排專門的檔案管理人員，只是隨意讓某位員工來承擔(dān)。檔案管理思想落后給我國檔案管理工作帶來了巨大影響。

2.2檔案管理方法相對落后

在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，檔案管理方法主要是以人文本的管理。由工作人員對檔案進行歸納和整合，這種方法的效率極低，大多數(shù)需要用檔案的企業(yè)單位和員工都會有這樣的感受，在急需檔案時，就會找不到檔案管理人員，或找不到所要用的檔案資料，檔案管理效率非常差。另外，因為缺少專業(yè)的檔案管理人員，使得檔案管理出現(xiàn)雜亂現(xiàn)象，完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求。因此，通過目前的檔案管理方法，很難保證檔案環(huán)境的安全性，有的檔案室通風(fēng)情況較差，空氣濕度大，一些檔案資料出現(xiàn)了破損情況。檔案在維護過程中，因為每個管理人員的方式方法不同，所以結(jié)果也不同。

2.3檔案管理人才嚴(yán)重流失

檔案管理的專業(yè)性非常強，并不是將資料簡單的整理好，所涉及的專業(yè)性東西較多，例如，統(tǒng)計法，數(shù)據(jù)庫，對此只有專業(yè)型人才才可以擔(dān)任此職位?，F(xiàn)階段，多數(shù)企業(yè)單位檔案管理人才嚴(yán)重流失，一部分企業(yè)單位利用工作人員輪流替換的方式進行管理，但效果不是很明顯。還有一部分企業(yè)單位中的檔案管理人員的年齡普遍較高，接受創(chuàng)新型管理方法和思想的進度比較慢，造成管理效率偏低。與此同時，有的企業(yè)單位中的檔案管理人員的年齡較小，沒有管理檔案的經(jīng)驗，在管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，給管理效果帶來巨大影響。

3.新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的途徑

3.1合理利用法律手段

如今大多數(shù)企業(yè)單位對檔案管理的重視程度不高的主要原因是檔案管理沒有在法制體系當(dāng)中，管理人員對檔案管理的重要性認識不夠全面。對此，在新形勢下，企業(yè)單位就要合理利用法律手段，提高檔案管理工作的規(guī)范性。第一，加強檔案管理立法工作，將檔案法作為參考依據(jù)，把企業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理以法律手段的形式明確下來，使得企業(yè)單位在日常工作中以相關(guān)檔案資料作為參考依據(jù)，加強工作人員對檔案管理的重視程度。第二，通過法律手段對檔案管理進行監(jiān)督，對需要檔案的單位，定期進行檢查，使檔案中的內(nèi)容真實有效，不存在虛假內(nèi)容。

3.2合理利用現(xiàn)代科技手段

隨著網(wǎng)路信息的不斷更新，在一定程度上加大了檔案管理的難度，增加了任務(wù)量，給檔案管理人員帶來了極大的壓力。對此，就需要合理利用現(xiàn)代科技手段對檔案進行管理。首先，創(chuàng)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)。把全部的檔案已電子化存檔的方式進行存儲，創(chuàng)建數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫，將電子存檔和實物存檔融合到一起，這樣能夠在一定程度上降低檔案的破損情況。其次，創(chuàng)建電子化檔案管理目錄。將圖書館管理系統(tǒng)作為參考依據(jù)，在檔案管理中創(chuàng)建一套和圖書館管理系統(tǒng)相似的系統(tǒng)，并創(chuàng)建電子檢索目錄，提升檔案管理效率。最后，創(chuàng)建電子溫控系統(tǒng)。在檔案室中安裝溫度和濕度控制器，并將二者的溫度控制在一定范圍內(nèi)，延長檔案的存儲時間，提高管理質(zhì)量。

3.3規(guī)范化管理

新形勢下檔案管理工作規(guī)范化途徑有，第一，檔案采集的規(guī)范化。檔案室中的檔案包裝及縫隙必須采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋，在使用檔案時必須開有證明。第二，檔案歸納整合的規(guī)范化。專業(yè)性強的檔案管理人員，都是利用編碼形式定期對檔案進行歸納整合，把檔案管理的井井有條，方便查找。檔案存儲的規(guī)范化。檔案室要定期通風(fēng)，打掃灰塵，維持檔案室的采光度，降低檔案室的空氣濕度，有助于更好的存儲檔案。第三，引進經(jīng)驗豐富的檔案管理人員。加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，了解現(xiàn)代化管理流程，提升自身的專業(yè)技能。在管理過程中，使用現(xiàn)代化管理思想和手段，了解檔案管理的重要性，將檔案管理歸類到企業(yè)單位的日常工作中去。

4 結(jié)語

綜上所述，在社會活動中，檔案管理是最為重要的管理活動，不管是對經(jīng)濟活動，政治活動還是教育活動來說，意義重大。因為檔案管理的思想和方法相對落后，導(dǎo)致我國企業(yè)單位的檔案管理效果不是很明顯，有一些檔案會出現(xiàn)破損情況，檔案查找時間長等問題。隨著政治經(jīng)濟環(huán)境的變化，企業(yè)單位需要加強檔案管理的重視度，積極引進國外先進的管理思想和方法，合理利用現(xiàn)代科技手段，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

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