許譯文

【摘 要】 傳統(tǒng)的辦公用品管理存在諸多問題，例如紙張、筆的使用存在浪費，缺乏規(guī)范的領(lǐng)用標準。可以通過限額管理、完善領(lǐng)用審批手續(xù)、建立辦公用品庫存管理“電子臺賬”、引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，力爭做到辦公用品管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動化，從而實現(xiàn)物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制成本。

【關(guān)鍵詞】 新常態(tài)；辦公用品；信息化管理模式

隨著精益管理、降本增效和信息化建設(shè)在各個領(lǐng)域中的應(yīng)用，辦公用品管理也成為企業(yè)節(jié)能降耗、壓縮成本的焦點。但目前大多數(shù)企業(yè)仍然采用的是原始的手工做賬形式。在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠遠不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作需要。所以，開發(fā)一套適合的辦公用品信息管理系統(tǒng)，加強辦公用品日常管理各環(huán)節(jié)的嚴格管控，降低企事業(yè)單位管理費用，并對各類信息進行詳細的統(tǒng)計分析，對于提高辦公效率，規(guī)范辦公用品管理有著十分重要的現(xiàn)實意義。

一、辦公用品使用及管理的現(xiàn)狀分析

通過調(diào)研分析企事業(yè)單位辦公用品管理及使用情況，了解到關(guān)于員工在辦公用品使用方面的態(tài)度、日常管理及審批模式均存在很多問題，日積月累形成了辦公用品的浪費。調(diào)查顯示，很多職工從來不關(guān)注辦公用品使用情況。日常辦公存在的各種浪費和不必要的損耗，同時也有很多員工認為辦公用品領(lǐng)用制度不完善、管理不規(guī)范、懲罰制度不明確，讓很多人鉆了空子等。

首先，紙張的使用存在浪費。在網(wǎng)上辦公越來越方便的同時，無紙化辦公仍然是不可取代的方式，會議場合還要將文件打印出來人手一份，在大型會議的場合更是需要準備備份，而紙質(zhì)的文件在使用過后通常不會回收重復(fù)利用（所謂使用可能只是簡單的翻閱或只是作為會議陳設(shè)），這樣每年的紙張存在大量浪費，而且可能只有一個字的修改或調(diào)整，就廢棄所有打印好的文件、信封、便簽紙等，并且基本都是單面使用，對辦公資源造成極大的浪費。簽字筆替代了鋼筆、圓珠筆，本可以更換筆芯繼續(xù)使用的中性筆也很少有人愿意更換。一是由于沒有這樣的意識，多數(shù)員工都是直接領(lǐng)取簽字筆，很少有人領(lǐng)取筆芯，所以從來不去更換。小的浪費積少成多，使辦公用品浪費問題逐漸浮出水面。其次，沒有規(guī)范的辦公用品領(lǐng)用標準，造成了企事業(yè)單位辦公用品費用支出不固定，新的需求不斷產(chǎn)生，辦公費用不斷增加，同時也增加了企業(yè)的管理成本。優(yōu)越的資源條件和工作效能并非正相關(guān)，反而是不加約束的資源更容易產(chǎn)生浪費的思想，極大影響了企業(yè)的管理。

二、應(yīng)對措施及建議

隨著企事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，企業(yè)使用信息系統(tǒng)進行管理勢在必行，通過引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，加強辦公用品在各個環(huán)節(jié)的嚴格監(jiān)管，可以提高工作效率，從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，實現(xiàn)精益化管理。做到節(jié)省了人力物力，減輕了職工手工處理的工作負擔，必將產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

1、限額管理

通過對以往使用量的分析，把每個人一定時期內(nèi)使用的辦公用品定額化或定量化，引入領(lǐng)用次數(shù)及領(lǐng)取總量的限額管理模式，對領(lǐng)取頻率高的物資，設(shè)置部門領(lǐng)取的最高限額。更容易使每個人從思想上認識到辦公用品的浪費問題，真正做到相互監(jiān)督，這樣才使彌補辦公用品管理上的缺失。

2、完善領(lǐng)用審批手續(xù)

針對不同用戶給予不同權(quán)限，系統(tǒng)上的審批手續(xù)要更加嚴格、規(guī)范，減少隨意領(lǐng)用和重復(fù)領(lǐng)用。由于和庫存量的關(guān)聯(lián)，也將有效減少無效領(lǐng)用的發(fā)生。

3、建立辦公用品庫存管理“電子臺賬”

辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)取情況均錄入系統(tǒng)，并生成報表，更容易對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，有利于發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整管理的思路。可以直觀看到庫存現(xiàn)狀，實現(xiàn)對辦公用品余額信息進行查詢，并實時更新庫存情況，領(lǐng)用缺貨時形成缺貨登記表，明確采購內(nèi)容，有利于保持最優(yōu)庫存。

三、通過引入辦公用品管理信息系統(tǒng)可望達成的目標

引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，要做到辦公用品管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動化。

1、提高工作效率

辦公用品管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)繼承的方式，在各類信息數(shù)據(jù)錄入后，隨之相應(yīng)的業(yè)務(wù)在各環(huán)節(jié)進行流轉(zhuǎn)，在進行下一業(yè)務(wù)時，避免重復(fù)性的錄入工作，使企業(yè)的員工從重復(fù)性的手工勞動中解放出來，進而提高員工的工作效率，降低相關(guān)業(yè)務(wù)的處理周期。

2、降低辦公費用

通過對辦公用品的信息化管理模式的使用，加強辦公用品各環(huán)節(jié)的嚴格管控，降低企事業(yè)單位的管理費用，并對相關(guān)信息進行詳細的統(tǒng)計分析，建立管理臺賬，及早發(fā)現(xiàn)和調(diào)整辦公用品日常管理中存在的各種問題，為管理提供及時的決策信息，從而進一步提高辦公用品管理的科學(xué)性、實效性。

3、合理庫存

為各部門提供日常辦公所需的物品，以最小的物品庫存儲備達到最佳的使用狀態(tài)，避免辦公用品的積壓和短缺，合理組織供應(yīng)。

四、辦公用品管理信息系統(tǒng)主要功能模塊

主要實現(xiàn)功能包括：物品入庫信息管理，物品領(lǐng)取信息管理，出庫信息管理以及查詢庫存信息。

1、基本信息的管理功能

包括人員、機構(gòu)信息及權(quán)限設(shè)置，辦公用品基本信息的查詢、添加、刪除和修改功能，根據(jù)需要實現(xiàn)適當添加或修改型號規(guī)格等信息，同時維護部門及人員相關(guān)信息，體現(xiàn)各部門領(lǐng)用限額。對用戶管理、日志管理等信息進行管理與維護，并能夠進行對應(yīng)的權(quán)限管理及數(shù)據(jù)備份。

2、入庫及庫存管理功能

進行辦公用品分類登記入庫，可查詢?nèi)霂燹k公用品的基本信息等資料。根據(jù)入庫信息、領(lǐng)用信息，自動更新辦公用品的庫存數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對庫存情況的實時監(jiān)控。庫存不足時，生成缺貨單或采購單，以便管理員能夠根據(jù)缺貨單采購商品。

3、辦公用品出庫領(lǐng)用功能

部門內(nèi)勤可以根據(jù)自己的需求申請使用辦公用品，同時對所需的物品申請表進行修改，無法領(lǐng)用的生成缺貨登記表；部門領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)使用領(lǐng)用管理界面對辦公用品的領(lǐng)用申請進行審批，可查看需要領(lǐng)用的辦公用品品類信息及庫存信息，對是否領(lǐng)用給予批示；庫房管理員可以添加、修改、刪除、查詢辦公用品的出庫信息。除了根據(jù)用戶權(quán)限限制品種，還要限制申請的數(shù)量。例如：稿紙每次只能領(lǐng)取一本，簽字筆每月只能領(lǐng)取1次等。領(lǐng)用表審批通過后，庫存信息同時更新。

4、辦公用品查詢及報表功能

系統(tǒng)用戶能設(shè)定某個條件查詢一類或者某種產(chǎn)品庫存情況，生成按部門、人員或辦公用品名稱排布的各類統(tǒng)計報表。在統(tǒng)計和查詢方面能夠支持單一條件查詢、多個條件組合查詢、模糊查詢和精確查詢四種方式。

總之，辦公用品的管理是資產(chǎn)管理的重要組成部分，對辦公用品進行有效的管理，能夠使物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制成本。利用計算機來代替人工處理一些重復(fù)而且工作量大的工作，不僅可以節(jié)約人力和資源成本，還能提高整個辦公用品管理工作的透明度，便于監(jiān)管和監(jiān)督。從而使管理者使用更加便捷、數(shù)據(jù)更加準確、獲取更加及時，使其更規(guī)范化、科學(xué)化、人性化、網(wǎng)絡(luò)化。

【參考文獻】

[1] 孫永星.企業(yè)辦公用品采購管理系統(tǒng).昆明理工大學(xué)，2012.7.

[2] 劉曉慧.辦公用品采購管理系統(tǒng).重慶理工大學(xué)，2013.1.

[3] 鄧昌華.企業(yè)辦公資產(chǎn)閑置的原因及盤活對策.石油機械，2013.3.

[4] 黃梯云.管理信息系統(tǒng)（第4版）[M].北京：高等教育出版社，2009.

[5] 王崇志.辦公用品管理系統(tǒng)應(yīng)用研宄[D].哈爾濱：哈爾濱工程大學(xué)，2008.

[6] 喬建惠.辦公用品管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[J].計算機輔助工程，2008.14（1）35-39.

[7] 李牧.東莞市方中集團有限公司辦公用品管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計[D].昆明：云南大學(xué)，2012.