秦萌萌
摘要:不動(dòng)產(chǎn)登記工作要堅(jiān)持服務(wù)大局、服務(wù)民生的原則,加快實(shí)施不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案的掃描,推進(jìn)數(shù)字化建設(shè),建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng),消除紙質(zhì)檔案安全隱患,切實(shí)保障紙質(zhì)檔案和電子數(shù)據(jù)安全,充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值,提高服務(wù)效率、服務(wù)能力和服務(wù)水平。
關(guān)鍵詞:不動(dòng)產(chǎn);登記業(yè)務(wù);檔案;數(shù)字化
一、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)
(1)有效保護(hù)檔案原件。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案調(diào)檔利用頻率高,許多宗地圖紙是采用手風(fēng)琴式折疊保管的,反復(fù)查閱、復(fù)印,容易造成折疊部分?jǐn)嗔?、污損,影響檔案的準(zhǔn)確性和分辨率,對(duì)檔案本身造成巨大損害。檔案數(shù)字化后,可以通過(guò)調(diào)閱數(shù)字檔案來(lái)替代直接借閱檔案原件,減少了對(duì)原始檔案的損壞,能夠更好地保護(hù)檔案。
(2)提高檔案利用效率。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化,實(shí)現(xiàn)了原始影像信息與業(yè)務(wù)信息的統(tǒng)一,檔案的利用將不會(huì)受到時(shí)間、地域以及孤本的限制,真正實(shí)現(xiàn)了檔案資源的信息共享,能夠?qū)崿F(xiàn)異地調(diào)閱檔案或者數(shù)個(gè)檔案利用主體同時(shí)調(diào)閱,擴(kuò)大了檔案的利用空間,提高了利用效率,也極大地提升了國(guó)土資源部門的服務(wù)質(zhì)量。
(3)整合檔案信息資源。一宗土地要經(jīng)歷選址立項(xiàng)到上報(bào)審批,再到后期的掛牌、招標(biāo)、出讓,最后到土地使用權(quán)屬證件的辦理等程序。這使得國(guó)土資源檔案歸檔周期較長(zhǎng)。因此,只有將不同時(shí)間段、不同業(yè)務(wù)部門相互關(guān)聯(lián)的國(guó)土業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行有機(jī)整合,才能如實(shí)、完整地展現(xiàn)國(guó)土檔案信息。不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化,將不同時(shí)間段的檔案信息通過(guò)多媒體、數(shù)據(jù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù),形成完整有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù),將檔案信息資源有機(jī)整合起來(lái),提高國(guó)土資源檔案現(xiàn)實(shí)應(yīng)用價(jià)值。
二、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化存在的問(wèn)題
(1)文本檔案數(shù)量大。目前,許多國(guó)土資源管理部門的檔案管理還以文本檔案為主,電子檔案只占很少的一部分,并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。一般,市級(jí)國(guó)土資源檔案管理部門每年地籍檔案的入庫(kù)量就有1萬(wàn)多宗,建設(shè)用地類的卷宗也有四、五百卷,對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,任務(wù)十分艱巨。
(2)“軟”、“硬”件需改善。目前,省、市級(jí)國(guó)土部門紛紛建立了自己的檔案管理信息中心,無(wú)論是檔案室?guī)旆俊⒂?jì)算機(jī)、掃描儀等硬件,還是數(shù)字化檔案管理軟件等方面都有較大改觀。但與數(shù)字化要求相比,還有較大差距,數(shù)據(jù)庫(kù)、與其他部門的信.息共享尚未完全建立,無(wú)論是硬件還是軟件方面,都還難以有效滿足不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化要求。
(3)復(fù)合型人才匱乏。目前,很多不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案管理還沒(méi)有正式的機(jī)構(gòu)編制,從事檔案業(yè)務(wù)工作的大多是從辦公室等綜合部門借調(diào)的,也有部分離退休人員返聘的,真正的檔案專業(yè)性人才少之又少,懂檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)以及信息技術(shù)的復(fù)合型人才嚴(yán)重匱乏,無(wú)論是專業(yè)技術(shù)還是綜合素能都難以滿足當(dāng)前國(guó)土資源檔案數(shù)字化現(xiàn)實(shí)需要。
(4)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理軟件差異性較大。筆者研究了不同不動(dòng)產(chǎn)登記部門使用的檔案管理軟件后發(fā)現(xiàn),不動(dòng)產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)使用的軟件差異性較大,在管理對(duì)象、采用載體、管理理念等方面都存在著很大的差異。由于各部門管理人員水平、重視程度的不同,導(dǎo)致對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的軟件設(shè)計(jì)、硬件功能、管理流程和管理模式都有所不同,他們對(duì)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中新技術(shù)的應(yīng)用和軟件開發(fā)的程度不同。通過(guò)對(duì)這些不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的實(shí)際狀況的了解,軟件在數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)功能等方面均沒(méi)有達(dá)到國(guó)家規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。一些不動(dòng)產(chǎn)登記部門在使用軟件的過(guò)程中沒(méi)有即時(shí)更新軟件動(dòng)態(tài),發(fā)布一些虛假無(wú)效的信息,對(duì)基礎(chǔ)地形圖的管理不規(guī)范,在信息數(shù)據(jù)的接收和交換方面存在漏洞。有些部門為了應(yīng)對(duì)統(tǒng)一不動(dòng)產(chǎn)檔案管理軟件,防止“倒庫(kù)”中的信息數(shù)據(jù)丟失,將舊軟件拋棄,重新開發(fā)新的檔案數(shù)字化管理軟件,造成了檔案管理工作的重復(fù)性。
三、有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理的有效措施探討
(1)制定嚴(yán)格的規(guī)章制度,完善現(xiàn)有的法律法規(guī)。面對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作中缺乏制度保障的問(wèn)題,相關(guān)管理部門需要及時(shí)出臺(tái)合理的法律法規(guī),明確規(guī)范工作職責(zé),做到責(zé)任到人,避免責(zé)任追究無(wú)制度可循;同時(shí)有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理必須要有統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),確保參與相關(guān)工作的每個(gè)部門的工作達(dá)標(biāo),避免信息透漏等現(xiàn)象。只有有法可依,有制度可循,不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理工作才能互惠互通,不動(dòng)產(chǎn)的登記工作才能順利開展。
(2)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),加大各登記機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)信息之間的整合力度,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的現(xiàn)代管理。要加大各登記機(jī)構(gòu)檔案部門之間的整合力度,按照部門崗位職能合理分配任務(wù),使不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作落實(shí)到位。
(3)做好檔案數(shù)字化工作,實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的有機(jī)結(jié)合。數(shù)字化的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行檔案的收集和管理工作是現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的主要任務(wù)和渠道。檔案管理所必須首先剔除無(wú)用的檔案,以鑒定檔案開放為主要目標(biāo),然后按照需求篩選數(shù)字化檔案,為數(shù)字化信息的實(shí)現(xiàn)提供幫助。除此之外,在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理中還要使用統(tǒng)一穩(wěn)定的管理軟件,不斷提高工作人員自身的計(jì)算機(jī)和管理技術(shù),提高專業(yè)知識(shí),利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、透明化登記,使登記檔案信息的安全性和方便l生有所提高。
綜上所述,不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理的重要性以及其現(xiàn)存問(wèn)題在當(dāng)代社會(huì)尤其顯著,我們必須不斷加強(qiáng)對(duì)此方面工作的改革。在改革過(guò)程中,相關(guān)職能部門要制定嚴(yán)格、合理的規(guī)章制度和規(guī)范統(tǒng)一的工作流程,加大各部門之間的協(xié)調(diào)工作,完善現(xiàn)有工作體制,將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到此項(xiàng)管理工作中,減少信息透漏現(xiàn)象,提高透明度,為天津市不動(dòng)產(chǎn)登記工作奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。
(作者單位:浙江合創(chuàng)律師事務(wù)所)