【摘 要】檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級(jí)管理部門要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對(duì)策

檔案管理是各單位、企業(yè)必不可少且舉足輕重的一項(xiàng)工作，由于其具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此各行各業(yè)相關(guān)部門都必須充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好、用好檔案，不管是單位還是企業(yè)，都有著至關(guān)重要的作用。

在一個(gè)整體里面，檔案管理無疑是這個(gè)整體能協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

一、檔案管理工作存在的普遍問題

1、對(duì)檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分管理層對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是常規(guī)的業(yè)務(wù)登記、保管的事務(wù)性工作，不算特別重要的工作。只要做好本職，資料不丟失，不造假，能應(yīng)付查檔就行。輕視檔案工作的思想所反映的是某些人對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和了解，這種玩忽職守的思想是絕對(duì)達(dá)不到檔案管理工作的的嚴(yán)謹(jǐn)要求的。

2、檔案管理制度不健全。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，經(jīng)常發(fā)生有借不還的情況，時(shí)間一長檔案資料已經(jīng)無從追收；更有甚者，直接在借閱的檔案資料上做手腳，在不知會(huì)的情況下，私自涂改原始文字或數(shù)據(jù)去方便自己，這樣嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性，是非常惡劣，不可取的行為。

3、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、力量薄弱。不少單位或企業(yè)的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，高低比較懸殊。有些人員根本沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，只是隨著工作時(shí)間積累，慢慢形成一種自己獨(dú)有、毫無章法的管理方法。由始至終，這類人員對(duì)檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)沒有正確認(rèn)識(shí)，專業(yè)意識(shí)缺乏。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放進(jìn)檔案盒就了事，沒有打印目錄造冊(cè)，更談不上規(guī)范的整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。最終沒法保證歸檔的材料完整性和有效性。

4、檔案室硬件設(shè)施欠佳，環(huán)境條件差。個(gè)別單位或企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案室，這是對(duì)檔案管理工作的不重視。不少單位或者企業(yè)存在檔案資料多，但檔案室狹窄、陰暗潮濕、“六防”設(shè)備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的完整。有的管檔單位甚者連基本的切刀、檔案夾等，都沒有購置齊備，這樣如何能做好檔案管理工作？

二、改善檔案管理工作中存在的普通問題的對(duì)策

1、由上而下重視檔案管理工作重要性。無論是領(lǐng)導(dǎo)層，或者是普通工作人員，都必須清醒認(rèn)識(shí)檔案管理是單位、企業(yè)里不可或缺的主要經(jīng)脈組成部分，所以任何人都先要在思想上重視檔案管理工作，同時(shí)管理工作上要保持嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的態(tài)度，不能說一套做一套，只有思想和行動(dòng)保持一致，檔案管理工作的開展才能持久有序、高效運(yùn)作。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。制度的建立必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，迎合檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，能最大限度地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范效能。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對(duì)象和執(zhí)行者。兩者互為作用，卻又必須各盡其責(zé)。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，堅(jiān)決做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。“打鐵還需自身硬”，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，除了參加單位或企業(yè)定期或不定期開展的培訓(xùn)外，更要堅(jiān)持自學(xué)、與同行交流等方式，通過各種學(xué)習(xí)，積累更多的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)勇于積極探索新的管理模式，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才，以更好地適應(yīng)信息萬變的現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需求。

4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國內(nèi)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的已經(jīng)越來越普及。實(shí)現(xiàn)各類檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理在短時(shí)期內(nèi)將會(huì)全面實(shí)現(xiàn)。

5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

三、結(jié)束語

不管是過去還是現(xiàn)在，檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展要求始終是密不可分的。真正從事檔案管理工作的人員，不但要從觀念上與時(shí)代發(fā)展接軌，而且要采取更科學(xué)、更高效的措施和手段，積極探索創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案管理模式，真真正正把檔案管理工作做好做實(shí)。

作者簡介：張鋼（1978.11-），男，籍貫：廣東省云浮市人，民族：漢族，學(xué)歷：本科，職業(yè)：文件檔案管理等業(yè)務(wù)，單位：肇慶市人力資源和社會(huì)保障局，單位所在地：廣東省肇慶市。

參考文獻(xiàn)：

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[2]林言明，檔案管理及開發(fā)利用，承德學(xué)院學(xué)報(bào).2006.12。