摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的逐漸普及，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)逐漸普及到各行各業(yè)，傳統(tǒng)型人力式檔案管理在工作中往往會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理誤差，同時(shí)也十分耗費(fèi)人力。而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，無(wú)疑是該行業(yè)人群的一大福音。本文以當(dāng)前企業(yè)信息建設(shè)為出發(fā)點(diǎn)，深入探析信息化檔案管理在推進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的必然性，并就如何提升企業(yè)檔案管理質(zhì)效作簡(jiǎn)要概述，希冀對(duì)強(qiáng)化企業(yè)信息管理有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案管理；水平提升；策略探析

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)隨科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步而逐漸顯現(xiàn)出復(fù)雜性、多樣性，大數(shù)據(jù)時(shí)代之下企業(yè)發(fā)展對(duì)信息技術(shù)的依賴(lài)性漸次提升。但綜觀當(dāng)下，許多企業(yè)由于技術(shù)上無(wú)法跟進(jìn)時(shí)代潮流、資金上無(wú)法更新管理設(shè)備，還保存人工化檔案管理模式，這不僅無(wú)益于企業(yè)發(fā)展，更對(duì)企業(yè)的社會(huì)效益產(chǎn)生不利影響。如果能夠積極構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，注重資源信息管理、部門(mén)構(gòu)建管理、信息收集管理等綜合因素的提升作用，是一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)“高質(zhì)高效”完成任務(wù)的重要保障。

1 信息化檔案管理模式意義重大

1.1 檔案是企業(yè)的信息來(lái)源庫(kù)

每一個(gè)企業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中，都具有富有自我特色的、自我的發(fā)展記憶數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)又能夠?qū)ζ髽I(yè)、社會(huì)甚至國(guó)家發(fā)展起到積極作用，具有保存的必要性。同時(shí)檔案又是一個(gè)企業(yè)發(fā)展歷程的最權(quán)威見(jiàn)證，也是對(duì)一個(gè)企業(yè)進(jìn)行剖析的最直接信息資源，使人能夠通過(guò)檔案資料的查閱，深刻了解一個(gè)企業(yè)的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)、實(shí)踐以及文化理念，所以檔案又具有企業(yè)文化知識(shí)的深刻意義[1]。企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)技術(shù)化、信息化，使繁復(fù)的檔案資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化、有序化，使資料查閱變得便捷化、簡(jiǎn)易化。將文件信息、圖像資源以及表格信息等資料一一規(guī)劃入一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，保證了查閱者能夠在最短的時(shí)間找到最滿(mǎn)意的資源，大大提升便捷性。

1.2 促使資源合理利用和統(tǒng)一管理

舊式人工化的檔案管理相較于信息化管理模式具有不可忽視的局限性，對(duì)于企業(yè)而言，對(duì)人力、物力以及時(shí)間造成許多不便，對(duì)所涉及的信息資料而言，還會(huì)存在由于氣候、溫度或者事故等原因造成的資料缺失的危險(xiǎn)，造成許多珍貴信息丟失。而技術(shù)化、系統(tǒng)化管理模式之下的檔案管理，首先能夠很大限度為企業(yè)發(fā)展節(jié)省更多的人力資源，降低人工管理時(shí)間比例，然后還可以很大程度上實(shí)現(xiàn)有力資源的整合，達(dá)到“優(yōu)選劣汰”的效果，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)各類(lèi)資源的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源的定期更新和改進(jìn)，綜合提升企業(yè)檔案資源的綜合效益。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化策略分析

2.1 提升檔案管理信息化意識(shí)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，檔案管理工作應(yīng)該受到上下一同重視，因?yàn)闄n案管理涉及的資源種類(lèi)豐富、觸及內(nèi)容也是各有特點(diǎn)，要緊扣檔案信息化發(fā)展有益于促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步提升和發(fā)展，緊抓檔案資源的發(fā)展效益，加大檔案信息化管理事業(yè)的建設(shè)[2]。領(lǐng)導(dǎo)需要強(qiáng)化信息資源整合工作，加強(qiáng)信息化管理電子系統(tǒng)的建設(shè)、完善或更新。同時(shí)也需要企業(yè)員工能夠積極、主動(dòng)配合領(lǐng)導(dǎo)安排，能夠提供合適的管理方案和數(shù)據(jù)信息。

比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在構(gòu)建信息還檔案庫(kù)的時(shí)候，需要綜合考察企業(yè)信息資源容量大小、實(shí)際有效資源數(shù)量以及技術(shù)設(shè)備開(kāi)銷(xiāo)約數(shù)大小等，同時(shí)還要有資源共享意識(shí)，設(shè)計(jì)對(duì)員工“開(kāi)放”式管理系統(tǒng)。

2.2 強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部建設(shè)

企業(yè)檔案資源管理的信息化工程并不是單一性、臨時(shí)性的，而是綜合型、廣闊性的，也就是說(shuō)企業(yè)的信息資源管理工作是一項(xiàng)需求量大、涉及范圍廣的工作，這就要求企業(yè)內(nèi)部各個(gè)工作部門(mén)之間要緊密聯(lián)系，搭建信息資源“對(duì)話(huà)橋”。企業(yè)需要對(duì)部門(mén)人員進(jìn)行任務(wù)分配，將之劃分為不同的任務(wù)小組，分別擔(dān)任檔案信息化管理系統(tǒng)的不同任務(wù)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)在對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行錄取、篩選以及分類(lèi)等工作時(shí)，需要借助人力完成，所以需要組織一部分員工完成數(shù)據(jù)錄、編制入工作；其次就國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的數(shù)據(jù)信息要求為管理標(biāo)準(zhǔn)，需要使著錄、語(yǔ)言形式、檢索標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)籌等工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化和有序化，所以也需要安排合適人選進(jìn)行該項(xiàng)工作。同時(shí)，檔案管理并不是建設(shè)之后就可以任之不顧，整理、檢查以及設(shè)備養(yǎng)護(hù)等后期工作也需要時(shí)刻安排妥當(dāng)，確保信息化檔案管理系統(tǒng)能夠持續(xù)為需求者提供服務(wù)。各工作部門(mén)之間的緊密聯(lián)系、共同作用，更益于形成統(tǒng)一規(guī)劃管理模式[3]。

例如，以醫(yī)院檔案管理為例，在信息化檔案建立之前，醫(yī)院要積極對(duì)所需要納入管理系統(tǒng)的圖像、視頻、表格等資料進(jìn)行一一按照病種分類(lèi)、整理，根據(jù)整理出來(lái)的資料，決定檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)模大小、資金大體額度以及具體建設(shè)地址。建設(shè)中，還需要根據(jù)用戶(hù)查詢(xún)狀況，一一對(duì)醫(yī)學(xué)資源材料進(jìn)行歸類(lèi)、編碼，方便人員檢索、查詢(xún)。

2.3 積極引入先進(jìn)管理技術(shù)

實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、科學(xué)化，科學(xué)技術(shù)是保障目標(biāo)完成的首要物質(zhì)因素，如果缺乏先進(jìn)的、合適的科學(xué)技術(shù)，信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)就只是一紙空談而已，并無(wú)實(shí)際性意義。檔案是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的最好記錄，具有歷史性意義。同時(shí)也是企業(yè)發(fā)展的方向基礎(chǔ)，具有指導(dǎo)性作用，作為重要的資源保存庫(kù)，對(duì)技術(shù)的嚴(yán)苛可想而知。首先要注重資源管理、信息保存的安全性，積極借用計(jì)算機(jī)編程、編碼，打造屬于企業(yè)內(nèi)部特有的管理網(wǎng)站或者系統(tǒng)，設(shè)定進(jìn)站標(biāo)準(zhǔn)，提升系統(tǒng)進(jìn)入資格，防止重要資源被盜。其次需要納入先進(jìn)的圖表、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)更改，在提升系統(tǒng)安全性的同時(shí)，為需求者提供更多便捷[4]。

例如，一些學(xué)校圖書(shū)館的圖書(shū)檢索系統(tǒng)就需要的學(xué)生擁有學(xué)生卡并需要掃碼成功后才可以進(jìn)行圖書(shū)搜閱，同時(shí)一鍵化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，使學(xué)生能夠通過(guò)一個(gè)平臺(tái)就能夠了解圖書(shū)的編碼、作者、總概、歷史背景以及具體位置的等多種信息，大大節(jié)省了學(xué)生學(xué)習(xí)時(shí)間。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)發(fā)展信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化具有十分重要的意義，這不僅是信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的拓展性應(yīng)用，也是為企業(yè)進(jìn)一步提升管理質(zhì)效保駕護(hù)航的重要保障。及時(shí)推動(dòng)檔案管理信息化如實(shí)運(yùn)行，順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理趨向，也為企業(yè)數(shù)據(jù)信息獲取提供素材，同時(shí)也是企業(yè)信息決策、數(shù)據(jù)分析的依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

姚艷蓉（1976—），女，漢，四川蒲江人，本科，中級(jí)檔案館員，新津縣政務(wù)服務(wù)推進(jìn)中心，研究方向：檔案管理。