左志林 李瑞萍

摘 要：信息時代，掀起數(shù)字化浪潮，檔案管理工作毫無疑問也成為眾矢之的，檔案管理數(shù)字化確實給檔案管理工作帶來了許多優(yōu)勢，但是由于檔案管理數(shù)字化處于起步階段，沒有可以借鑒的經(jīng)驗等眾多因素，使得檔案管理數(shù)字化出現(xiàn)許多問題，本文通過分析檔案數(shù)字化難點、國內(nèi)外發(fā)展歷程及未來發(fā)展方向，為我國檔案數(shù)字化發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；難點；發(fā)展歷程；發(fā)展方向

1檔案數(shù)字化成為趨勢

當(dāng)前社會是信息時代，“數(shù)字化”已經(jīng)作為一種生活方式滲透到社會生活的每個角落，進而引發(fā)了人們在工作方面的翻天覆地的變化，其中最主要的就是對事物的記錄已經(jīng)完全“數(shù)字化”，這導(dǎo)致以“記錄工作”為本的檔案管理工作在管理方法和管理行為上的重大變革，檔案管理數(shù)字化成為當(dāng)前檔案管理的主要內(nèi)容。

對檔案進行數(shù)字化管理不但可以減少工作強度，提高工作效率，而且可以使數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式多種多樣，從而豐富檔案內(nèi)容。在實際檔案管理過程中，文件轉(zhuǎn)化成檔案需要在檔案管理中重新著錄，無形中加大工作強度，但是檔案管理數(shù)字化可以讓文件自動歸檔，檢索和查詢也方便許多。檔案管理數(shù)字化是按照以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲、分別進行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進行，這樣就降低數(shù)字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度，這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進行存儲，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細(xì)，從而提高工作效率。

2檔案數(shù)字化難點

目前我國檔案數(shù)字化管理水平參差不齊，沒有一個統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化評估標(biāo)準(zhǔn)等各種原因，這給實際檔案管理工作和研究帶來了不少困難，具體表現(xiàn)為以下幾方面：

2.1檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配

現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關(guān)的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)?，這導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

2.2缺乏統(tǒng)一的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

一是檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)不健全。檔案內(nèi)容涉及面廣，檔案載體和保存方式多樣，但管理標(biāo)準(zhǔn)并不健全。如在檔案保存方式上，很多單位并無檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、信息存儲標(biāo)準(zhǔn)，而是以軟件供應(yīng)商提供為準(zhǔn)。在檔案利用過程中，網(wǎng)頁質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、信息處理接口標(biāo)準(zhǔn)等缺乏。在存儲介質(zhì)上，針對紙質(zhì)、電子、影像等檔案應(yīng)有相對應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，以保證技術(shù)的統(tǒng)一性；二是檔案內(nèi)容上的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度落實不到位。這涉及檔案名稱、主題、關(guān)鍵詞、提交人、提交時間等一系列附屬信息，而針對不同的檔案如人事、學(xué)生、職稱、會計、科研、文書等，其附屬信息又各有其特點，在對它們進行數(shù)字化管理過程中如果不能標(biāo)準(zhǔn)化和公開化其利用效果必然大打折扣。當(dāng)前單位在對檔案重在數(shù)字化，但沒有遵循一定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行；三是檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)問題。網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)硬軟件建設(shè)是數(shù)字化的基礎(chǔ)，硬件包括計算機、服務(wù)器、掃描儀、打印機、復(fù)印機的數(shù)量與分布，適量的硬設(shè)備是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，也反映了相關(guān)檔案機構(gòu)是否重視檔案的數(shù)字化管理，多數(shù)相關(guān)檔案機構(gòu)都有數(shù)字化基礎(chǔ)，但設(shè)備是否被充分利用或不足，管理規(guī)章如保密制度、借閱制度是否完善并遵照執(zhí)行等都沒有很好地被評估。

2.3 “雙套制”保存造成資源浪費

“雙套制”是一種雙管齊下的保存方法，即紙張文件和電子文件同時保存。有些單位各部門在網(wǎng)上辦公處理文件，后又發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存，這樣就形成了同一內(nèi)容、兩類文件、雙層保存的局面，雖然表面上看對檔案施行雙重保護，但這本質(zhì)上會造成人力、物力、財力的浪費，也會間接地影響數(shù)字化文件的廣泛應(yīng)用和檔案管理的進一步發(fā)展。

2.4 檔案管理數(shù)字化中的信息安全風(fēng)險

將檔案進行數(shù)字化管理就必須要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)絡(luò)是存在風(fēng)險的，進而就是說，我們計算機中的各項檔案信息也是存在風(fēng)險的，這些風(fēng)險可能是由于網(wǎng)絡(luò)中的一些不法分子利用我們的檔案信息去從事詐騙或者其他犯罪事宜，尤其是一些計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平超高的黑客，憑借自己的技術(shù)將檔案中的信息弄到手，或者導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓影響正常工作的進行，比如說可能會因為黑客的入侵導(dǎo)致檔案泄密，也可能因網(wǎng)絡(luò)癱瘓而影響正常工作的進行等。

2.5 數(shù)字化檔案利用率不高

一方面受傳統(tǒng)觀點和管理模式的束縛，另外一方面由于檔案數(shù)字化管理需要適當(dāng)?shù)募夹g(shù)要求，從而使得電子文檔由于沒有得到合理的開發(fā)利用而造成資源浪費，另外檔案室進行數(shù)字化的基本功就是轉(zhuǎn)變紙質(zhì)檔案成為數(shù)字化檔案，但按目前的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范進行操作，缺乏易于掌握的客觀性標(biāo)準(zhǔn)，從而間接的影響檔案數(shù)字化的使用率。

3 檔案數(shù)字化發(fā)展歷程

3.1國外檔案數(shù)字化發(fā)展歷程

國外對于數(shù)字檔案館的研究起步較早，在20世紀(jì)70年代中期，計算機除了應(yīng)用于數(shù)據(jù)計算外，也開始在企業(yè)中進行生產(chǎn)管理和經(jīng)營數(shù)據(jù)，檔案業(yè)務(wù)工作也逐步采用了計算機管理，如錄入機讀電子目錄取代卡片式目錄。90年代中后期，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展浪潮席卷而來，隨著辦公自動化、電子商務(wù)、電子政務(wù)等的發(fā)展，電子文件數(shù)量與日俱增，正在逐步取代紙質(zhì)文件，電子文件的出現(xiàn)，對檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)，電子文件如何接收、如何歸檔、如何提供利用等各類問題成為檔案界研究的課題；另一方面，關(guān)于數(shù)字圖書館的研究從理論成為現(xiàn)實后，對數(shù)字檔案館的發(fā)展起了推波助瀾的作用。

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，國外對數(shù)字檔案館的研究從單純電子文件的收集、保存，機讀在線目錄，擴展到各種載體檔案的數(shù)字化，提出了各種解決措施，如美國芝加哥大學(xué)進行照片檔案數(shù)字化建設(shè)，是對照片數(shù)字化的一種嘗試；歐洲音像圖書館致力于音像資料的數(shù)字化，對音像資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進行了探索；加拿大魁北克省則研究將2200萬頁檔案數(shù)字化；英國“勁風(fēng)組織”聯(lián)合國家圖書館和檔案館，計劃將18世紀(jì)出版的主要英文文獻(xiàn)數(shù)字化，該計劃涉及到2千萬頁、12000卷縮微膠片，將建成全文檢索庫，并于2003年實現(xiàn)了 150000個英文標(biāo)題的數(shù)據(jù)上網(wǎng)，以數(shù)字圖像方式提供在線查閱檔案原文服務(wù)，號稱“最雄心勃勃的數(shù)字化工程”。

2005年美國國家檔案館與文件署提出了《2006-2016美國國家檔案與文件署戰(zhàn)略計劃》，該計劃明確提出了要發(fā)展一個長期而連續(xù)的戰(zhàn)略計劃指導(dǎo)數(shù)字化工作以促進館藏檔案在線利用的實現(xiàn)。2008年5月，美國國家檔案與文件署又公布了《2007-2016向公眾開放的檔案材料的數(shù)字化策略》，期望通過數(shù)字化工作，繼續(xù)擴展提供公眾利用的館藏珍貴歷史檔案的數(shù)量，現(xiàn)在美國國家檔案與文件署與EMX公司、時代網(wǎng)絡(luò)、谷歌公司、德克薩斯大學(xué)等幾家單位合作，進行檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.2 國內(nèi)檔案數(shù)字化發(fā)展歷程

2003年8月20日，青島市檔案館通過了國家檔案局組織的科技成果鑒定，成為國內(nèi)第一個正式啟用的數(shù)字檔案館，實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能。

2005年10月25日-26日，由浙江大學(xué)信息資源管理研究所、浙江省檔案學(xué)會、墨西哥西那魯阿州和墨西哥州政府行政和文件服務(wù)處聯(lián)合舉辦的數(shù)字檔案館國際研討會，在杭州百合花賓館召開，研討會就數(shù)字檔案館建設(shè)中的理論和實踐問題做了深層次的分析，同年 6 月18 日中國人民大學(xué)檔案學(xué)院主辦的“數(shù)字時代的信息庫—數(shù)字檔案館專題研討會”召開，會議主要議題是討論數(shù)字檔案館的構(gòu)建戰(zhàn)略，數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館比較研究，數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)字檔案館技術(shù)支持等，并以深圳數(shù)字檔案館建設(shè)案例進行了分析，研討存在的問題及經(jīng)驗總結(jié)。

2007年7月24日到 26日，由中國檔案學(xué)會主辦的“2007年數(shù)字檔案館建設(shè)研討會”在清華大學(xué)信息大樓舉辦。學(xué)會緊密結(jié)合檔案工作實際，以研究和解決當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)工作中的重點、難點和熱點問題為主題，開展學(xué)術(shù)交流，促使了檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)工作的發(fā)展。

從我國的檔案數(shù)字化發(fā)展來看，雖然全國多個試點開展數(shù)字檔案館建設(shè)，但是與發(fā)達(dá)國家相比，由于技術(shù)、資金、基礎(chǔ)設(shè)施等方面的差異，我國數(shù)字化檔案館的建設(shè)進程可以說是相當(dāng)緩慢，發(fā)達(dá)國家各種信息機構(gòu)的自動化建設(shè)經(jīng)歷了20-30年，圖書館、檔案館自動化程度較高，為建立數(shù)字圖書館、數(shù)字檔案館打下了堅實的基礎(chǔ)，而我國，由于種種原因，各種信息機構(gòu)在資源收藏、管理和服務(wù)方面的發(fā)展很不平衡，尤其是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀并不樂觀，大多數(shù)企業(yè)對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致檔案管理水平低，與企業(yè)發(fā)展不同步，無法發(fā)揮檔案的為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供決策的價值。

4 未來檔案數(shù)字化發(fā)展方向

對于數(shù)字化檔案未來的發(fā)展來說，一方面，通過以上對數(shù)字化檔案應(yīng)用與發(fā)展形勢的解析來看，未來數(shù)字化檔案必定朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、市場化、綜合服務(wù)性的方向發(fā)展，只有不斷的加強數(shù)字化檔案的市場化的形勢，才能促進數(shù)字化檔案技術(shù)的開發(fā)和革新，并不斷的促使數(shù)字化檔案的應(yīng)用和使用率；另一方面，隨著未來網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢來看，未來數(shù)字化檔案必定朝著網(wǎng)絡(luò)服務(wù)與發(fā)展共享的方式進行發(fā)展，因為只有不斷的應(yīng)用新技術(shù)，才能不斷的拓展數(shù)字化檔案的服務(wù)的范圍和運用的領(lǐng)域，才能促進數(shù)字化檔案真正的發(fā)揮其作用和價值。

5 結(jié)語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理為檔案管理工作的開展提供了新的途徑，而數(shù)字化檔案管理工作的實際過程中還存在一些問題，檔案管理工作人員自身的職業(yè)能力、信息科技自身的技術(shù)風(fēng)險、檔案管理工作的復(fù)雜性都會引發(fā)檔案管理問題，要想保證數(shù)字化檔案管理的合理進行，就必須提高檔案管理能力、建立安全維護體系、制定管理工作規(guī)則，只有這樣，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目的。

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作者簡介

左志林，男。漢族，云南宜良，碩士，初級，圖書館及檔案管理。