王丹琪

摘 要：人事檔案是人才信息的主要來(lái)源和承擔(dān)的載體，是一個(gè)人的個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)以及其他重要事件的記錄，充分完整地反映出一個(gè)人的生平，是管理人才信息的重要手段，如果想長(zhǎng)久發(fā)展下去就離不開人事檔案的管理，人事檔案對(duì)人才的選拔和任用發(fā)揮有著十分重要的作用。本文首先分析了企事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容和含義，然后對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的特征進(jìn)行分析，著重探討企事業(yè)單位人事檔案管理的作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理：管理水平；特征；作用

要想不斷提高人事管理水平，促進(jìn)企事業(yè)單位自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就需結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際情況，改變傳統(tǒng)思維模式，真正建立起適應(yīng)現(xiàn)代企事業(yè)單位的人事管理制度，使其符合時(shí)代特色，以此進(jìn)一步提升企事業(yè)單位競(jìng)爭(zhēng)力。目前，隨著改革的深入，企事業(yè)單位的作用越來(lái)越突顯出來(lái)，人事改革也越來(lái)越徹底，而人事檔案管理在企事業(yè)單位體制改革中所占有的比重越來(lái)越大，人事檔案管理也越來(lái)越重要。

1 企事業(yè)單位人事檔案工作的主要內(nèi)容

1.1 檔案材料是否齊全、完整，檔案內(nèi)容是否客觀、真實(shí)

人事檔案是一個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄，是歷史地全面地了解一個(gè)人的重要依據(jù)，橫觀，是一個(gè)人所從事某項(xiàng)工作或某一階段的真實(shí)記錄，縱觀，是對(duì)一個(gè)人一生經(jīng)歷與表現(xiàn)得全面記載，所以，檔案材料的齊全、完整、客觀、真實(shí)是人事檔案開發(fā)利用的根本保證。通過(guò)注重檔案資源的“全”和“真”，能夠客觀反映干部成長(zhǎng)歷史和職業(yè)生涯變化軌跡，真實(shí)展現(xiàn)干部自身特點(diǎn)和個(gè)人品行，使組織人事等利用部門對(duì)檔案信息依據(jù)感到可信、可靠。

1.2 檔案材料手續(xù)是否完備

干部人事檔案材料手續(xù)的完備，是確保檔案內(nèi)容質(zhì)量的重要方面。中央組織部頒布的《干部檔案整理辦法》指出，今后凡需歸入檔案但手續(xù)不完備的材料，均應(yīng)先將手續(xù)補(bǔ)辦完備才能歸檔。所以，人事檔案所收存的每份材料都要完整，材料的時(shí)間、來(lái)源要清楚，有頭有尾，不缺張少頁(yè)，手續(xù)完備。在材料鑒別上要做到“取有據(jù)、舍有理”，嚴(yán)格把好“入口”關(guān)。

1.3 檔案中有無(wú)錯(cuò)裝、混裝的材料

人事檔案是本人的歷史情況和現(xiàn)實(shí)情況的客觀反映，似是而非、失實(shí)的材料不允許歸入人事檔案或應(yīng)從人事檔案中剔除出去，必須杜絕張冠李戴、同名異人等情況，否則將會(huì)對(duì)干部本人帶來(lái)不應(yīng)有的損失。錯(cuò)裝混裝材料的情況，在干部人事檔案審核中屬于“單項(xiàng)否決”項(xiàng)目，必須引起干部檔案管理人員的高度重視，不斷增強(qiáng)工作的責(zé)任心，以嚴(yán)密細(xì)致的工作態(tài)度對(duì)待每一卷檔案。

1.4 檔案整理是否符合要求

干部人事檔案整理工作，是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作之一。通過(guò)整理，便于檔案材料的保管、利用和科學(xué)化管理。中組部《干部檔案整理工作細(xì)則》要求，“整理干部檔案，須做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。因此，為保證原始檔案材料的完整齊全，保證新整理檔案材料的規(guī)則規(guī)范，對(duì)每一卷檔案在技術(shù)加工中都必須力求細(xì)節(jié)到位，爭(zhēng)取做到“六細(xì)致，六保證”，即：材料拆起細(xì)致，保證不破壞、不損傷原材料；材料裁剪細(xì)致，保證對(duì)拆起的不合規(guī)格的材料合理裁剪，方便裱糊；材料加邊包邊細(xì)致，保證不壓字，不壓線，不損傷材料內(nèi)容；材料壓平細(xì)致，保證已裱好的材料平整不皺折；類標(biāo)頁(yè)標(biāo)書寫細(xì)致，保證材料整齊美觀；目錄填寫打印細(xì)致，保證與材料內(nèi)容完全相符，不錯(cuò)位，達(dá)到“完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用”的“十字”。

2 企事業(yè)單位人事檔案管理特征

2.1 企事業(yè)單位人事檔案管理具有現(xiàn)實(shí)性

企事業(yè)單位是根據(jù)資料和檔案來(lái)考察一個(gè)人的，只有了解一個(gè)人的上學(xué)期間的經(jīng)歷，工作期間的表現(xiàn)以及日常生活的行為，才可以做到對(duì)這個(gè)人的認(rèn)知，更加方便對(duì)他進(jìn)行工作上的調(diào)動(dòng)以及人力資源上的配置；還有就是人員檔案對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的升職提干有著十分重要的影響，在實(shí)際的工作中具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

2.2 企事業(yè)單位人事檔案管理具有真實(shí)性

企事業(yè)單位的人事檔案的收集過(guò)程是十分嚴(yán)格的，即使是隨著人員的增加，隨著時(shí)間的推移，要收編和整理的檔案越來(lái)越多，但是在這個(gè)過(guò)程中仍然要保持著高水準(zhǔn)的真實(shí)和嚴(yán)格的要求；在日常的維護(hù)和利用等方面都是按照規(guī)章制度來(lái)嚴(yán)格進(jìn)行的，這樣才能保證企事業(yè)單位人事檔案的管理有一定的權(quán)威性，保證了真實(shí)性。

2.3 企事業(yè)單位人事檔案管理具有保密性

不管是企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案還是普通員工的檔案都是絕密的文件，不是隨便就可以查閱的，需要辦理一定的手續(xù)，人事檔案中的東西都是真實(shí)的，其中包括一些重大的事件，如果被傳播出去對(duì)員工的隱私保護(hù)是不利的，一旦機(jī)密的情報(bào)泄露不利于事業(yè)單位的發(fā)展，嚴(yán)重的可能會(huì)對(duì)國(guó)家的安全造成影響，因此企事業(yè)單位人事檔案的管理是機(jī)密的。

2.4 企事業(yè)單位人事檔案管理不是長(zhǎng)期固定的

人事檔案記錄的是一個(gè)人的真實(shí)情況，但是這個(gè)情況不是一直不變的，員工職位的變化和個(gè)人情況的變化都會(huì)使得檔案中的信息發(fā)生變化，從員工剛剛開始工作，一直記錄到員工離開，這是不斷發(fā)展著的，正是因?yàn)檫@樣，企事業(yè)單位的人事檔案管理是具有動(dòng)態(tài)性的。

3 企事業(yè)單位人事檔案管理的作用

3.1 促進(jìn)企事業(yè)單位的進(jìn)步

社會(huì)的不斷發(fā)展促進(jìn)科技的進(jìn)步，科技的進(jìn)步意味著對(duì)人才的要求進(jìn)一步提升，人才素質(zhì)的高低直接決定著企事業(yè)單位的成敗，是科技的競(jìng)爭(zhēng)說(shuō)到底也是人力資源的競(jìng)爭(zhēng)。人才在當(dāng)今社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)中地位越來(lái)越高，而人事檔案是人才信息的縮影，可以盡快反映出一個(gè)人才的特點(diǎn)和信息。加強(qiáng)對(duì)企事業(yè)單位人事檔案的管理，是對(duì)人才的考察和了解，可以幫助企事業(yè)單位選擇出合適的人才進(jìn)行發(fā)展，幫助企事業(yè)單位的進(jìn)步。

3.2 企事業(yè)單位人事檔案管理是人力管理的重要工具

人事檔案的管理是人力資源管理的一部分，人力資源的管理就是更好地利用人才，要想充分發(fā)掘一個(gè)人的潛力就要充分了解一個(gè)人的生活經(jīng)歷以及工作的表現(xiàn)，充分了解一個(gè)人的全面信息才可以合理地進(jìn)行人力資源的配置。

3.3 企事業(yè)單位人事檔案管理是人力資源重要信息的儲(chǔ)備資源

人事檔案的建立是為了人力資源的配置，人力資源的科學(xué)管理是衡量工作效益和管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。一份真實(shí)的人事檔案不僅僅是一個(gè)人成長(zhǎng)的歷史憑證，更重要的是，一份完整真實(shí)的人事檔案是企業(yè)招收員工和進(jìn)行人力資源配置的重要依據(jù)。

3.4 企事業(yè)單位人事檔案管理是人才資源開發(fā)的重要依據(jù)

企事業(yè)單位人事檔案管理可以更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的配置，人事檔案的存在是為了更好地進(jìn)行人力資源的開發(fā)和建設(shè)，為了使每一個(gè)員工都能夠在自己的工作崗位上有更好的發(fā)揮，可以充分利用人事檔案的管理，科學(xué)預(yù)測(cè)人力資源的配置，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

4 企事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

企事業(yè)單位的人事管理中的檔案管理是有著獨(dú)特的重要性的，無(wú)論是一個(gè)政府機(jī)關(guān)還是企業(yè)的工作單位都可以利用檔案管理進(jìn)行綜合的分析，根據(jù)自己所掌握的現(xiàn)有的資源進(jìn)行人力的配置，根據(jù)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)確定人才的安排，不斷提高人才的綜合素質(zhì)，從整體上提高企事業(yè)單位的工作效率，促進(jìn)企事業(yè)單位的發(fā)展，對(duì)整個(gè)人力資源的合理配置也是有著重大的意義。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，企事業(yè)單位人事檔案的管理是十分真實(shí)可靠的，具有機(jī)密性，在實(shí)際的工作中有著一定的現(xiàn)實(shí)意義；人事檔案是重要的信息資源，在人事管理的工作中起著十分重要的作用，保證了人力資源開發(fā)的順利進(jìn)行，是人力資源人才配置的重要保障，進(jìn)行人力資源的優(yōu)化配置，保證了企事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展，因此在以后的人事檔案管理工作中要提高管理人員的綜合素質(zhì)，保護(hù)好人事檔案，使得人事檔案發(fā)揮更大的作用。

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