王居華

【摘要】本文通過分析鐵路企業(yè)文書檔案利用工作的意義，提出文書檔案利用工作現(xiàn)狀及問題，探討提高利用效率的有效措施，以促進(jìn)檔案管理工作，更好在服務(wù)于企業(yè)的建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】探討；鐵路企業(yè)；文書檔案；利用工作；高效性

檔案利用工作是檔案工作的根本目的，也是衡量檔案部門成績大小的主要指標(biāo)。隨著高鐵的發(fā)展，在鐵路企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式下，文書檔案利用工作作為檔案工作的不可缺少的環(huán)節(jié)，不斷出現(xiàn)新問題，本文針對文書檔案利用效率較低的問題，提出解決問題的有效措施，以提高文書檔案利用效率，促進(jìn)檔案整體工作的提升。

一、鐵路企業(yè)文書檔案利用工作的意義

鐵路企業(yè)文書檔案是鐵路企業(yè)在行政管理事物活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄，包含了許多法令、規(guī)章與會(huì)議記錄等，當(dāng)前文書檔案越來越多地利用在鐵路企業(yè)處理日常業(yè)務(wù)、解決民事糾紛、維護(hù)職工權(quán)益等一系列社會(huì)活動(dòng)方面；并且文書檔案作為各項(xiàng)歷史活動(dòng)記錄，真實(shí)地記載了鐵路發(fā)展的曲折歷程和鐵路人自強(qiáng)不息的奮斗足跡，為企業(yè)的編史修志、學(xué)術(shù)研究提供堅(jiān)強(qiáng)的后盾；再者通過檔案利用，能讓人了解檔案工作，關(guān)注檔案事業(yè)，有利于檔案管理工作良好發(fā)展。因此鐵路企業(yè)文書檔案已成為企業(yè)發(fā)展中不可缺少的組成部分，對于企業(yè)建設(shè)有著重要的意義。

二、文書檔案利用工作現(xiàn)狀及問題

（一）文書檔案質(zhì)量有待優(yōu)化。鐵路企業(yè)檔案部門屬于相對獨(dú)立的部門，平時(shí)與其他業(yè)務(wù)處室工作聯(lián)系較少，各處室工作人員對檔案工作認(rèn)識不高，檔案意識不強(qiáng)，再加上各處室領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不屬于安全重點(diǎn)類工作，檔案工作自然被忽視，導(dǎo)致文件資料收集緩慢、歸檔不及時(shí)、內(nèi)容不齊全、漏歸形成漏檔等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響文書檔案質(zhì)量，影響利用效果。

（二）檔案利用模式有待改善。鐵路企業(yè)檔案管理大多仍延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，調(diào)閱文書檔案仍是機(jī)械提供利用方式，文件調(diào)閱首先要查閱案卷目錄及卷內(nèi)目錄（或歸檔目錄），對于年代久遠(yuǎn)的文件，案卷（歸檔）目錄不夠完整，卷內(nèi)目錄缺失，檔案員只能在檔案庫房里逐卷逐件翻閱，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。近年來鐵路企業(yè)文書檔案的利用次數(shù)日漸增多，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，利用方式的落后降低了檔案利用效率，制約了檔案管理工作。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案利用和檔案管理人員的素質(zhì)密切相關(guān)。鐵路企業(yè)檔案管理人員大多從兼職檔案工作做起，不具備專業(yè)的檔案知識，檔案利用過程往往存在些不規(guī)范。比如利用檔案時(shí)安全意識不強(qiáng)，沒有嚴(yán)格區(qū)分文件的保密性和限制性；不遵循檔案文件的有機(jī)聯(lián)系，利用后案卷擺放雜亂無章；利用服務(wù)意識不高，文件查找不力，找不到也無所謂；這些問題的存在進(jìn)一步影響檔案利用效率。

三、提高文書檔案利用工作效率的有效措施

（一）完善檔案管理制度。文書檔案利用工作的物質(zhì)基礎(chǔ)是文件資料，只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能提供優(yōu)質(zhì)的利用服務(wù)。因此鐵路企業(yè)重視檔案工作，必須建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案目標(biāo)管理和檔案工作部署，落實(shí)檔案管理經(jīng)費(fèi)，使文件資料收集制度化，整理規(guī)范化，移交有序化，確保文件資料歸檔及時(shí)、齊全完整，為文書檔案利用工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)保障。

（二）加強(qiáng)檔案宣傳工作。文書檔案管理員要積極主動(dòng)做好檔案工作的宣傳。第一通過多種方式宣傳檔案政策，宣傳檔案工作的重要作用，檔案集中統(tǒng)一管理的必要性，提高單位職工對檔案工作的認(rèn)識，使大家認(rèn)識到檔案收集的重要性，變被動(dòng)為主動(dòng)歸檔；第二加強(qiáng)檔案利用意識的宣傳，轉(zhuǎn)變利用者對檔案利用工作的看法，鼓勵(lì)利用者樂于、善于利用檔案。

（三）強(qiáng)化檔案的收集工作。檔案管理人員要采取靈活方式收集文件資料。第一，將收集工作落實(shí)到人，明確文件收集的負(fù)責(zé)人，收集專門文件。第二，及時(shí)了解和掌握單位的工作動(dòng)向，隨時(shí)收集各種會(huì)議、個(gè)人收到的文件資料等“賬外”文件材料。第三，年終時(shí)同保密檢查工作結(jié)合進(jìn)行，邊檢查邊收集，收集零散的屬于歸檔范圍的文件，力爭歸檔文件的內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)完整、質(zhì)量優(yōu)化和數(shù)量齊全。

（四）改進(jìn)檔案利用工作模式。提高文書檔案利用效率，最有效的方法是對文書檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案利用模式。檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)存儲檔案信息，轉(zhuǎn)化成電子文件。通過檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案管理人員利用檔案信息時(shí)檢索快捷方便，復(fù)制利用文件速度快，有利于保護(hù)檔案原件，更加規(guī)范地管理檔案利用過程，大大提高文書檔案利用效率。

（五）提高文書檔案管理人員素質(zhì)。檔案工作的最終目的就是要便于社會(huì)各方面的利用，文書檔案管理人員必須擺脫傳統(tǒng)檔案意識觀念，不但要提高檔案專業(yè)知識，還要加強(qiáng)政治素質(zhì)和檔案文化知識素養(yǎng)，具有檔案綜合素質(zhì)。第一，檔案管理人員要樹立檔案利用服務(wù)意識，端正服務(wù)態(tài)度，熱愛檔案工作，尊重檔案嚴(yán)守機(jī)密，提高政治素質(zhì)。第二，積極接受檔案繼續(xù)教育，參加各類檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)知識。第三，熟悉庫藏檔案，掌握系統(tǒng)的檔案相關(guān)學(xué)科知識，儲存一定的文化素養(yǎng)。這樣文書檔案管理人員由單純的業(yè)務(wù)素質(zhì)向綜合專業(yè)素質(zhì)轉(zhuǎn)變，能有效提高利用工作效率，提高企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的管理水平。

四、結(jié)語

文書檔案在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中的利用能充分發(fā)揮檔案的憑證參考作用，取得較好的社會(huì)效益，是企業(yè)檔案管理工作的重要組成部分。科學(xué)規(guī)范地利用文書檔案可以不斷提升企業(yè)各項(xiàng)工作的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，為鐵路企業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李娟.對于辦公室檔案規(guī)范化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（02）：50.

[2]秦永梅.淺談如何搞好企業(yè)檔案利用服務(wù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：127.