許煥春 黃元東

【摘要】探索高校教學(xué)評估促進(jìn)教學(xué)檔案歸檔規(guī)范化的有效方法和途徑。以高校教學(xué)評估為契機(jī)，進(jìn)行高校教學(xué)檔案的建設(shè)，完善教學(xué)檔案、增強(qiáng)全員檔案意識，最終反哺高校教學(xué)評估甚至是高校發(fā)展。本文分別從高校教學(xué)檔案的重要性、教學(xué)檔案的分類與內(nèi)容和優(yōu)化檔案建設(shè)的措施等方面進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】高校教學(xué)；評估；歸檔；質(zhì)量

高校教學(xué)評估成為教育行政部門進(jìn)行教育質(zhì)量評估的主要形式之一，教學(xué)評估主要目標(biāo)是促進(jìn)高校教學(xué)教育質(zhì)量的提升。而高校的教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作水平和教學(xué)評估的主要依據(jù)之一，對教學(xué)管理工作有著重要的作用。為此，我們要以高校教學(xué)評估為契機(jī)，進(jìn)行高校教學(xué)檔案的建設(shè)，完善教學(xué)檔案、增強(qiáng)全員檔案意識，最終反哺高校教學(xué)評估甚至是高校發(fā)展?；诟咝＝虒W(xué)檔案的重要性，我們要提升歸檔質(zhì)量，從而發(fā)揮其價(jià)值，促進(jìn)高校發(fā)展。

一、高校教學(xué)檔案的重要性

（一）高校教學(xué)檔案是高校評估的基本依據(jù)。對于高校的教學(xué)評估主要有兩條途徑：一是獲取按評估指標(biāo)體系整理和匯編的材料，這些材料主要是教學(xué)部門檔案。還有一種形式是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取報(bào)告和民意測試等方式直接收集評估信息，由于受到各個(gè)方面的影響，此途徑中的信息只是反映局部和暫時(shí)的現(xiàn)象。對于有些內(nèi)容的評價(jià)靠現(xiàn)場的考核、座談、走訪無法了解高校整個(gè)面貌，最終還是需要各個(gè)院系檔案部門提供原始材料依據(jù)，由評審專家考察和評估。另外還需要通過審閱其自評報(bào)告和查閱各種檔案資料去了解高校的實(shí)際情況。如果檔案不完善、不真實(shí)，就很難規(guī)范管理和使用，這樣就會影響高校教學(xué)評估的結(jié)果。因此規(guī)范化高校檔案，再通過調(diào)查、走訪、民意測試就能正確地對教學(xué)管理水平作出合理的評價(jià)。

（二）高校評估促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)。高校評估讓很多人意識到檔案建設(shè)的重要性，讓檔案管理人員責(zé)任感提升。高校教學(xué)評估的結(jié)果關(guān)系到了高校的發(fā)展，關(guān)系到廣大師生的切實(shí)利益。而影響高校評估結(jié)果的主要因素之一的教學(xué)檔案顯得十分重要。為此，我們認(rèn)為高校教學(xué)評估對高校檔案工作規(guī)范化、科學(xué)性有著促進(jìn)作用。高校評估中對檢閱檔案的不足，制定規(guī)章制度等方面都有推進(jìn)作用。另外，高校評估對檔案建設(shè)的信息化建設(shè)也有促進(jìn)作用。高校在簡短的時(shí)間內(nèi)向評估專家提供學(xué)習(xí)教學(xué)方面的材料，而受檢閱的高校如果還是使用傳統(tǒng)方式就難以高效檢索和及時(shí)調(diào)用材料，進(jìn)而影響了評估工作。為此只有加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，才能促進(jìn)高校評估工作。

二、教學(xué)檔案的分類與內(nèi)容

在進(jìn)行高校教學(xué)評估的過程中，我們發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案的管理放在了首位。為此，要按照評估指標(biāo)要求，對教學(xué)資料建檔、歸檔、保存都進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從形成完整的檔案目錄，實(shí)現(xiàn)卷宗的管理。為此，我們通過梳理和總結(jié)，教學(xué)檔案大致可以分為五個(gè)大類，并規(guī)定了相應(yīng)的內(nèi)容：首先是教學(xué)文件檔案。這部分內(nèi)容主要是指教育主管部門下發(fā)的文件；學(xué)校規(guī)劃和實(shí)施計(jì)劃；教學(xué)工作的各種記錄和簡報(bào)等；學(xué)校規(guī)則制度；各個(gè)專業(yè)的培養(yǎng)方案、課程設(shè)置和教學(xué)計(jì)劃安排等文件；還有學(xué)習(xí)的各項(xiàng)通知等文件。其次，就是教學(xué)管理檔案。包含了學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃，教學(xué)工作思路；師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃；教師研修記錄；另外還包含了學(xué)院制定的教學(xué)、管理、懲罰、質(zhì)量等文件；教學(xué)安排；教師任務(wù)安排；進(jìn)度表的歸檔（按年度校歷、課程表和進(jìn)度表）；教案課件的歸檔（按進(jìn)度表一一收集教師教案，教案必須有教研室同意授課手寫簽字，教師教學(xué)后記也是手寫）；評學(xué)表（任課教師對學(xué)生的評價(jià)）和評價(jià)表（同行評價(jià)表）的歸檔；論文和課題的歸檔；學(xué)生試卷的歸檔。然后就是教師業(yè)務(wù)檔案。這主要包含了課程、教學(xué)團(tuán)隊(duì)、人才培養(yǎng)等質(zhì)量工程規(guī)劃、總結(jié)、課件等材料；各專業(yè)教師課程表、教學(xué)日志、教案和課件等；考試試卷評價(jià)與分析等材料；教師個(gè)人業(yè)務(wù)歸檔材料。再次就是學(xué)生管理檔案。這里面包含了學(xué)生成績；教學(xué)教案以及錄像；實(shí)驗(yàn)報(bào)告；實(shí)現(xiàn)材料總結(jié)；論文選題、開題、結(jié)題等；學(xué)生發(fā)表論文發(fā)表和統(tǒng)計(jì)情況；學(xué)生社會實(shí)踐活動情況和記錄；學(xué)生畢業(yè)率、就業(yè)率、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤與調(diào)查等；最后，就是教科研檔案。國家、省、市科研項(xiàng)目各種材料等；各種教科研成果以及證書；教師學(xué)術(shù)報(bào)告和論文、專著等成果統(tǒng)計(jì)以及相關(guān)的材料等。

三、優(yōu)化教學(xué)檔案建設(shè)的措施

（一）加強(qiáng)宣傳強(qiáng)化學(xué)院全員檔案意識。檔案意識的強(qiáng)弱直接影響著檔案工作的質(zhì)量。教學(xué)檔案涉及面廣，而且也與高校員工有著很大的關(guān)系。首先，要認(rèn)真宣傳檔案管理工作的重要性，從而提升廣大員工對檔案的認(rèn)識，進(jìn)而了解檔案，爭取他們對檔案工作的支持，從而調(diào)動廣大員工積累檔案，進(jìn)而形成保護(hù)答案的積極性，讓他們的檔案歸檔意識得到提升。搞好宣傳是我們進(jìn)行檔案建設(shè)的重要一步，特別是在高校教學(xué)評估中更要認(rèn)清檔案作用，進(jìn)而激發(fā)檔案意識，并提升責(zé)任感。

（二）建立檔案工作責(zé)任制。教學(xué)檔案的建設(shè)需要檔案管理部門和檔案形成部門科室分工負(fù)責(zé)，通過研究與合作。為此，必須建立檔案管理制度，制度中要強(qiáng)調(diào)分工、合作與責(zé)任。這樣建立的制度，就能夠讓相關(guān)部門和人員明確職責(zé)，對各種檔案管理明確具體的負(fù)責(zé)人，進(jìn)行歸檔、保存、管理等。建立檔案工作責(zé)任制，把檔案管理和建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)責(zé)任管理中。比如，院系檔案的負(fù)責(zé)人，不同種類檔案的負(fù)責(zé)人都要明確，然后進(jìn)行逐層管理，分工與合作，從而促進(jìn)檔案的完善和利用。而在教學(xué)評估中，我們需要把教學(xué)答案進(jìn)行細(xì)化，特別是責(zé)任人的明確以及任務(wù)的分工等，這樣才能促進(jìn)檔案建設(shè)的高效進(jìn)行。

（三）制定明確的教學(xué)檔案收集目錄。根據(jù)需要，各個(gè)院校要根據(jù)教學(xué)檔案的實(shí)際情況，進(jìn)一步結(jié)合教學(xué)評估指標(biāo)體系的要求，制定相應(yīng)的檔案歸檔制度。這其中就包含了教學(xué)檔案的歸檔范圍以及歸檔時(shí)間、歸檔要求和歸檔手續(xù)等。這樣就能做到內(nèi)容明確、具體，然后才能制定出完善的教學(xué)檔案收率目標(biāo)。例如，學(xué)生試卷的歸檔就做了內(nèi)容和要求的具體化，然后形成完善檔案。學(xué)生試卷的歸檔包含了八個(gè)方面：1.做好命題計(jì)劃；2.命題與審題情況記錄：由教學(xué)秘書、負(fù)責(zé)教學(xué)管理方塊的教研室副主任、教研室主任一一審題并簽字，以示負(fù)責(zé)；3.組卷并保證試卷干凈整潔；4.有關(guān)平時(shí)成績的規(guī)定：期評成績=平時(shí)成績占30%+期考成績占70%，考試后把學(xué)生成績登記在Excel表里，并把補(bǔ)考同學(xué)標(biāo)出來；5.做考試分析（用復(fù)旦大學(xué)考試分析系統(tǒng)來做）6.考試工作總結(jié)；7.試卷和答題卡做好封面：哪個(gè)學(xué)年上還是下學(xué)期、考試時(shí)間、試卷名稱；考試對象；試卷份數(shù)；教研室；所在院系；歸檔日期和授課教師，一一歸檔。8.做好補(bǔ)考試卷的組卷工作，并把學(xué)生補(bǔ)考成績一一匯總。然后把做好的檔案放在收集目錄中，這樣便于管理和使用。另外答案管理要實(shí)行責(zé)任制，讓接觸檔案管理人員和相關(guān)科室明確教學(xué)材料應(yīng)該收集保存，甚至是明確整理歸檔的方法和技巧等。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。由于檔案工作屬于管理工作，很少涉及到高校的教學(xué)和科研的具體任務(wù)，也可以說是高校中的一項(xiàng)輔助性工作。很多檔案管理人員屬于兼職，該專業(yè)的人員很少，這樣就造成了檔案管理人才的缺乏，甚至是檔案管理人才專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)象。基于高校教學(xué)檔案工作的重要性，就必須加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升他們的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地勝任這些任務(wù)。為此可以采取這些方法：1.可以對檔案管理人員進(jìn)行檔案管理方面知識和技巧的培訓(xùn)，從而促進(jìn)檔案管理人員等的科學(xué)管理、形成，懂得收集、整理、編目、裝盒等技巧，讓高校教學(xué)檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)，從而真正發(fā)揮教學(xué)檔案反哺高校發(fā)展的作用。2.為高校教學(xué)檔案管理工作人員提出高的要求，并督促其要踐行，把檔案管理工作做好，在思想和行動上雙手抓。這里就包含了檔案管理人員科學(xué)的保護(hù)檔案，并具有一定的保護(hù)技術(shù)。這些方面除了自己的本身具備的這些思想和能力外，還要不斷加強(qiáng)。3.高校教學(xué)檔案管理人員還要掌握一定的信息技術(shù)理論，會進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，從而更好的利用信息技術(shù)手段去管理和使用教學(xué)檔案，從而適應(yīng)現(xiàn)代化檔案工作的需求。對于信息技術(shù)的掌握是其他工作人員應(yīng)具有一種素質(zhì)，更是教學(xué)檔案管理人員應(yīng)該具備的，應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和提升，這樣才能做到與時(shí)俱進(jìn)。

（五）加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)。隨著信息社會的發(fā)展，信息化的作用也越來越明顯，已經(jīng)影響到各個(gè)行業(yè)。當(dāng)然檔案建設(shè)也是需要信息化，不僅管理人員要提升信息素養(yǎng)，而檔案本身也應(yīng)融入信息化。利用計(jì)算機(jī)輔助檔案技術(shù)已經(jīng)越來越重要了，對檔案管理提出了更好的要求。為此，我們要利用好信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和新的管理模式，進(jìn)行高校檔案建設(shè)。首先要加強(qiáng)教學(xué)檔案的計(jì)算機(jī)管理，促進(jìn)檔案材料數(shù)字化存儲，讓教學(xué)實(shí)踐中積累的材料利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，在形成紙質(zhì)材料的同時(shí)，也形成數(shù)字化的檔案。為此，高校應(yīng)該研究相關(guān)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件或者是引進(jìn)相關(guān)方面的技術(shù)等，這樣才能讓高校教學(xué)檔案管理水平有了質(zhì)的提升。其次，要加強(qiáng)高校檔案高效利用。這同樣需要現(xiàn)代化的設(shè)備作為支撐。為此應(yīng)該配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、存儲器、甚至是包含物質(zhì)方面的一切材料。檔案的高效利用需要人力、物力和財(cái)力的支持，這樣才能方便檔案采集、錄入、輸出和查詢等。檔案的高效利用，也是檔案的價(jià)值所在。最后，要加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)。特別是加強(qiáng)他們對信息知識和能力的提升，還有現(xiàn)代管理理論的學(xué)習(xí)，讓管理人員真正成為使用現(xiàn)代發(fā)展的管理編研人才。

總之，高校教學(xué)評估促進(jìn)了教學(xué)檔案的建設(shè)，我們應(yīng)以此為契機(jī)，逐步完善教學(xué)檔案管理，從而發(fā)揮教學(xué)檔案對高校教學(xué)甚至是高校發(fā)展的反哺作用。我們在迎評促建的過程中，要讓高校廣大教職工認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性，從而提升的檔案意識。同時(shí)，我們還要認(rèn)識到教學(xué)檔案管理存在的不足，并不斷改進(jìn)工作思路，采取有效的措施，讓高校教學(xué)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化。

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