吳曉芬，戈欣

1.同濟(jì)大學(xué)附屬同濟(jì)醫(yī)院 計(jì)算機(jī)中心，上海 200065；2.上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬仁濟(jì)醫(yī)院 保障處采購(gòu)中心，上海 200127

引言

物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院信息管理系統(tǒng)中的一個(gè)重要組成部分，它實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院物資管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化和自動(dòng)化[1]。醫(yī)院物資管理的好壞，直接反映出耗材等物資成本的高低、使用率，體現(xiàn)醫(yī)院管理水平，是衡量醫(yī)院管理效能的主要指標(biāo)之一。醫(yī)學(xué)科學(xué)的發(fā)展使醫(yī)療服務(wù)越來(lái)越依賴(lài)于各種新型設(shè)備和材料，幾十年來(lái)醫(yī)院采購(gòu)與供應(yīng)物料的種類(lèi)和范圍飛速增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)[2-3]。各級(jí)醫(yī)院紛紛建立物資管理系統(tǒng)來(lái)積極調(diào)整醫(yī)院物資（高值耗材）的采購(gòu)、使用、維修、報(bào)廢等流程。然而由于很多醫(yī)院信息建設(shè)沒(méi)有進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，導(dǎo)致信息系統(tǒng)分布林立，物資管理系統(tǒng)也獨(dú)立于其他系統(tǒng)之外，沒(méi)有與試劑采購(gòu)、在線報(bào)修、固定資產(chǎn)登記、財(cái)務(wù)軟件等系統(tǒng)連接，導(dǎo)致這些系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分散、凌亂，管理者無(wú)法從中得到對(duì)物資耗材最全面的分析[4]。因此根據(jù)上述問(wèn)題，我們將在原來(lái)物資管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化改造。

1 物資管理系統(tǒng)優(yōu)化

1.1 醫(yī)院耗材采購(gòu)接口

通過(guò)與醫(yī)院供應(yīng)商管理平臺(tái)的接口改造，由醫(yī)院做采購(gòu)單，發(fā)送采購(gòu)訂單后，傳送數(shù)據(jù)至供應(yīng)商管理平臺(tái)。供應(yīng)商通過(guò)平臺(tái)，生成送貨單后，在送貨時(shí)攜帶打印的送貨單據(jù)進(jìn)行耗材資產(chǎn)的掃描入庫(kù)[5]。以此來(lái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材采購(gòu)、送貨、入庫(kù)流程的管理閉環(huán)。

1.2 設(shè)備維修申請(qǐng)單點(diǎn)登錄

在臨床科室人員登錄物資系統(tǒng)B/S界面后，點(diǎn)擊菜單通過(guò)單點(diǎn)登錄的方式，實(shí)現(xiàn)物資系統(tǒng)中的設(shè)備維修申請(qǐng)?zhí)D(zhuǎn)至維修申請(qǐng)。填寫(xiě)后的單據(jù)將會(huì)傳到物資系統(tǒng)的設(shè)備維修報(bào)告中，同時(shí)每月將維修報(bào)告匯總成報(bào)表。

1.3 試劑采購(gòu)接口

整合LIS系統(tǒng)中的試劑采購(gòu)信息，將原有的試劑采購(gòu)系統(tǒng)與物資系統(tǒng)做接口，由檢驗(yàn)科發(fā)送確認(rèn)采購(gòu)的試劑采購(gòu)單中抽取數(shù)據(jù)信息，在物資管理系統(tǒng)中，生成領(lǐng)用單，再由庫(kù)房操作人員制作采購(gòu)單據(jù)，來(lái)完成采購(gòu)環(huán)節(jié)，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)試劑的采購(gòu)監(jiān)管[6]。

1.4 固定資產(chǎn)全生命周期管理

通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)的申購(gòu)、招標(biāo)、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、出庫(kù)、文檔、附件、維修、報(bào)損等信息的全流程管理監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)全生命周期進(jìn)行全程監(jiān)控。

1.5 權(quán)利監(jiān)控接口

對(duì)醫(yī)院現(xiàn)使用的報(bào)廢的申請(qǐng)單據(jù)，在臨床科室填寫(xiě)后，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)及維修人員審批后，由設(shè)備科操作員在物資系統(tǒng)中導(dǎo)出EXCEL文檔，上傳至院務(wù)會(huì)討論，討論結(jié)果可批量選擇同意報(bào)廢的設(shè)備，最后再由設(shè)備科操作員在物資系統(tǒng)中批量報(bào)廢，完成申請(qǐng)單據(jù)的審批流程，滿(mǎn)足醫(yī)院業(yè)務(wù)審批相關(guān)的權(quán)利監(jiān)控管理要求[7-8]。

1.6 財(cái)務(wù)付款憑證

由于固定資產(chǎn)、耗材的出庫(kù)和固定資產(chǎn)折舊的數(shù)據(jù)都是來(lái)自于物資管理系統(tǒng)，每個(gè)月都需要根據(jù)物資系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)系統(tǒng)輸入付款憑證，現(xiàn)將物資系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)報(bào)表通過(guò)接口的形式，完成付款憑證的直接錄入，須將物資系統(tǒng)與現(xiàn)有醫(yī)院財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接[9]。

1.7 固定資產(chǎn)檔案附件管理

對(duì)現(xiàn)有固定資產(chǎn)有檔案文件的作為附件傳入到物資系統(tǒng)中，需要系統(tǒng)可以支持對(duì)固定資產(chǎn)相關(guān)文件的上傳、存儲(chǔ)、下載等管理功能，以便于用電子文件系統(tǒng)取代紙質(zhì)文件的管理，使資產(chǎn)信息脫離紙質(zhì)文件的管理。

1.8 設(shè)備使用分析

對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有的百萬(wàn)以上醫(yī)療設(shè)備的使用及收費(fèi)情況做分析，需要將物資系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)中的百萬(wàn)元及以上的設(shè)備做對(duì)應(yīng)匹配，根據(jù)收費(fèi)代碼，抽取到HIS系統(tǒng)中的收費(fèi)信息，從而計(jì)算出這些設(shè)備的使用率和定期的收費(fèi)金額，以此知道這些設(shè)備的效益，最后將所得數(shù)據(jù)及分析結(jié)果展示在BI平臺(tái)上[10-11]。

1.9 耗材使用分析

對(duì)醫(yī)院物資系統(tǒng)中現(xiàn)使用的可收費(fèi)醫(yī)用耗材的使用及收費(fèi)情況做分析，需要將物資系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)收費(fèi)項(xiàng)目通過(guò)收費(fèi)代碼做匹配，從而由HIS系統(tǒng)中取到可收費(fèi)醫(yī)用耗材的收費(fèi)和使用情況，最后將取得的數(shù)據(jù)和物資系統(tǒng)中可收費(fèi)醫(yī)用耗材的購(gòu)買(mǎi)情況展示在BI平臺(tái)上[12]。

2 優(yōu)化結(jié)果

通過(guò)將醫(yī)院原有的物資管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)整合，形成一個(gè)醫(yī)院物資高值耗材采購(gòu)、使用、維修、報(bào)廢的管理閉環(huán)。在規(guī)范管理的同時(shí)提高設(shè)備物資的使用率，可以隨時(shí)查看某臺(tái)設(shè)備的使用率，發(fā)現(xiàn)有使用空閑或使用頻繁的，可以及時(shí)調(diào)整，均勻分配工作，提高每臺(tái)設(shè)備的使用率。系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)查詢(xún)功能，見(jiàn)圖1。

圖1 統(tǒng)計(jì)查詢(xún)功能圖

3 討論

優(yōu)化醫(yī)院物資管理系統(tǒng)可以為醫(yī)院后勤保障工作帶來(lái)很大的便利，它應(yīng)用于醫(yī)院流程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)，有效實(shí)現(xiàn)管理閉環(huán)，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)快速、便捷地查看到采購(gòu)的整個(gè)流程，所有程序規(guī)范、合理、高效[13]。

（1）醫(yī)院部門(mén)與部門(mén)之間的采購(gòu)工作沒(méi)有空間和時(shí)間限制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。所有物資管理工作全面實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和網(wǎng)上審核，與OA系統(tǒng)對(duì)接，方便信息共享與應(yīng)用，有效提高了工作效率和信息傳遞的準(zhǔn)確性與實(shí)時(shí)性，為醫(yī)院管理者提供了很好的決策支持[14]。

（2）科學(xué)、有效的物資管理流程。物資管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的整合將協(xié)助醫(yī)院整理管理思路，減少物資管理過(guò)程中由于部門(mén)之間溝通不暢、定義不清晰而造成的重復(fù)、拖延和錯(cuò)誤，提供科學(xué)的管理流程，進(jìn)而規(guī)范物資管理部門(mén)的基礎(chǔ)管理和運(yùn)作方式，使在管理過(guò)程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)管理實(shí)現(xiàn)信息化[15]。

（3） 對(duì)物資管理工作進(jìn)行分析，展現(xiàn)有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。通過(guò)專(zhuān)業(yè)的分析軟件分析管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)物資管理全過(guò)程的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)對(duì)已完成工作的績(jī)效評(píng)估；通過(guò)物資管理工作的數(shù)據(jù)分析不斷改進(jìn)管理的流程和方式，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院物資管理過(guò)程的持續(xù)績(jī)效改進(jìn)[16]。依據(jù)準(zhǔn)確、有效、全面的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可以得出極具價(jià)值的分析結(jié)果，從而為醫(yī)院管理者提供決策的支持[17]。

（4）提高工作績(jī)效。通過(guò)信息化的手段優(yōu)化物資管理流程，如提出申請(qǐng)、申請(qǐng)論證、申請(qǐng)審批、采購(gòu)計(jì)劃制定等，從而提高工作效率，縮短采購(gòu)周期。又因?yàn)槲镔Y管理系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)高度整合，因此系統(tǒng)中有完整的信息數(shù)據(jù)，管理人員可以根據(jù)這些完整的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括供應(yīng)商的記錄、庫(kù)存等，采購(gòu)人員可以在不同廠商之間作比對(duì)，降低采購(gòu)成本，減少醫(yī)院財(cái)政支出。

（5）實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存管理，降低庫(kù)存儲(chǔ)備資金占用。建立完善的“零庫(kù)存”管理體系，可以有效的降低庫(kù)存資金占用，提高用戶(hù)需求響應(yīng)效率和服務(wù)水平，做到保證供應(yīng)、物資庫(kù)存合理儲(chǔ)備、降低儲(chǔ)備資金占用。

4 總結(jié)

總之，醫(yī)院物資管理系統(tǒng)只有與醫(yī)院信息系統(tǒng)高度集成整合，比如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)、耗材領(lǐng)用等，才能實(shí)現(xiàn)物資的全程跟蹤和精細(xì)化控制，以監(jiān)控整個(gè)物資的采購(gòu)、庫(kù)存、領(lǐng)用、使用等內(nèi)部流程，提高管理水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，醫(yī)療行業(yè)信息化的不斷完善，我們應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化手段，高效地改進(jìn)采購(gòu)管理工作[18]。

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