白晶

摘 要：隨著國家整體實(shí)力的提升與進(jìn)步，很多事業(yè)單位的檔案管理水平得到了明顯的提高，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)不僅對(duì)檔案管理的模式和理念等進(jìn)行了創(chuàng)新與完善，還將很多新型的檔案管理方法與技術(shù)應(yīng)用其中，從而進(jìn)一步提高檔案管理質(zhì)量與效率。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用在近幾年的發(fā)展中受到了很多事業(yè)單位檔案管理部門的關(guān)注，但是在實(shí)際應(yīng)用中還是存在一些細(xì)節(jié)問題，需要檔案管理部門根據(jù)現(xiàn)狀進(jìn)行深入的分析與研究。本篇文章就事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策方面的內(nèi)容進(jìn)行簡單論述，希望能對(duì)相關(guān)人士的研究有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；數(shù)字化；檔案管理

檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中扮演著重要的角色，是事業(yè)單位得以順利開展的基礎(chǔ)內(nèi)容。由于時(shí)代的進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)水平的提升，數(shù)字化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了很多領(lǐng)域的發(fā)展中，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外。但是現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量會(huì)受一些人為因素或外界因素的影響而出現(xiàn)這樣那樣的問題，如管理人員專業(yè)水平因素或管理制度因素等。因此，如何根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀制定科學(xué)合理的優(yōu)化方案，提高數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，成為了很多事業(yè)單位需要考慮的內(nèi)容。

一、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀

1、辦公設(shè)備缺失

事業(yè)單位檔案管理辦公設(shè)備的缺失，是目前影響檔案管理水平的重要因素之一，尤其是一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的事業(yè)單位，其檔案管理部門更不能充分實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用與落實(shí)。由于數(shù)字化檔案管理工作需要借助先進(jìn)的辦公設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的操作，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。但是現(xiàn)階段很多事業(yè)單位檔案管理不能存在設(shè)備缺乏情況，相關(guān)工作人員仍然采用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行工作。這種情況的出現(xiàn)不僅影響了數(shù)字化檔案管理的正常開展，還間接的阻礙了事業(yè)單位的平穩(wěn)運(yùn)行，需要事業(yè)單位提高對(duì)設(shè)施優(yōu)化與補(bǔ)充的重視。

2、管理制度不健全

除了辦公設(shè)備缺失，檔案管理制度的不健全情況也會(huì)在很大程度上影響數(shù)字化檔案管理的開展。由于一些事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)老套的管理方式進(jìn)行檔案管理工作，對(duì)于檔案管理中涉及到的理念、模式和原則等也不能根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際運(yùn)作情況進(jìn)行更新與完善。而這些情況的出現(xiàn)不僅降低了數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量，還在很大程度上影響了事業(yè)單位的運(yùn)行。另外，對(duì)于原有管理制度中存在的不足之處，相關(guān)管理團(tuán)隊(duì)也不能對(duì)其進(jìn)行合理的優(yōu)化，從而影響了數(shù)字化檔案管理工作的開展。

3.管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)較低

檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)較低也會(huì)間接的影響數(shù)字化管理效率和質(zhì)量。由于檔案數(shù)字化的管理對(duì)工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)要求較高，這樣才能真正發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值。但是一些事業(yè)單位檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)較低，相關(guān)的數(shù)字化專業(yè)知識(shí)掌握的也不到位，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量受到影響。再加上一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)意識(shí)較薄弱，工作人員的獎(jiǎng)懲制度也不健全，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高，影響了數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

1、注重文書處理

為了提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的效率，大力推進(jìn)事業(yè)單位檔案文書處理過程和歸檔數(shù)字化。在事業(yè)單位檔案管理中，最基本的工作就是文書處理，文書處理的效果對(duì)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和水平息息相關(guān)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷更新的趨勢，事業(yè)單位每天需要處理的檔案量也在不斷增加，檔案管理工作人員利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將每天收到的檔案信息歸檔處理，在事業(yè)單位內(nèi)部傳閱過程中要嚴(yán)格遵守批辦流程，設(shè)置合理的傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。

假如出現(xiàn)傳閱的沒有完全完成處理的文件在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)行信息反饋的情況，這時(shí)就可以利用信息技術(shù)，提醒相關(guān)工作人員進(jìn)行處理，有效的預(yù)防檔案堆積、檔案處理不及時(shí)，保證事業(yè)單位檔案管理工作的正常進(jìn)行。數(shù)字化檔案管理方式，不僅減輕檔案管理人員的工作量，同時(shí)還縮短了信息傳遞時(shí)間和信息反饋時(shí)間，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。

2、注重單位辦公自動(dòng)化

為了提高事業(yè)單位管理的綜合效率，整合數(shù)字資源，應(yīng)將數(shù)字化檔案管理與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相融合。目前，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)在事業(yè)單位中應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢越來越凸顯。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的背景下，將自動(dòng)化辦公系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有機(jī)的結(jié)合在一起，共同發(fā)揮兩者的優(yōu)勢。

為確保數(shù)字化檔案管理的有序進(jìn)行，在設(shè)計(jì)檔案管理方案的過程中要注意增加相關(guān)的資料查詢功能，這樣可以為各種資源之間的銜接創(chuàng)造基礎(chǔ)，所以，當(dāng)前首先需要完成的工作就是對(duì)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)處理，開發(fā)兩個(gè)系統(tǒng)相互兼容端口，針對(duì)數(shù)字化檔案管理的要求，事業(yè)單位還需要不斷更新網(wǎng)絡(luò)管理制度。比如，將檔案查詢功能引入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，同時(shí)開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的查詢權(quán)限，使兩個(gè)系統(tǒng)的有效結(jié)合得到保障，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間的無縫連接，使事業(yè)單位檔案管理的綜合效率不斷提高。

3、構(gòu)建健全管理體系

事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理成為計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍的必然結(jié)果，同時(shí)不可否認(rèn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在構(gòu)建事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理過程中，需要做好整體構(gòu)建數(shù)字化管理體系的工作，以及開發(fā)軟件系統(tǒng)，并不斷升級(jí)該軟件系統(tǒng)的工作，此外還需要做好硬件設(shè)備采購、錄入檔案、資料備份以及查閱檔案等工作。

事業(yè)單位檔案管理受檔案資料多的影響，工作任務(wù)重，為了保證檔案管理的安全性，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案。除此之外，還要注重?cái)?shù)字化檔案管理工作的細(xì)化，將數(shù)字化檔案管理細(xì)分為操作系統(tǒng)管理、檔案密級(jí)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量和效率。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)需要具備良好的性能和可靠性，則檔案管理績效優(yōu)異。

三、結(jié)束語

如今，很多事業(yè)單位檔案管理部門都能對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用原理和要點(diǎn)等有所掌握和了解。對(duì)于檔案管理中存在的細(xì)節(jié)問題，相關(guān)工作人員也能對(duì)其進(jìn)行全面的分析與研究，并找到問題產(chǎn)生的原因，根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀，制定妥善的優(yōu)化方案。為了讓數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮出真正的價(jià)值，檔案管理部門還會(huì)將新型的技術(shù)手段與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，從而提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但是也有一些事業(yè)單位對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重要性有所忽視，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用原理也不能進(jìn)行全方位的掌握。因此在日后的發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理部門不僅要對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行深入的分析與研究，還要及時(shí)處理檔案管理中存在的問題，以此來提高檔案管理整體質(zhì)量與效率。

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