陳金章

摘 要：本文論述了中小型企業(yè)采購管理中的存在的問題。中小型企業(yè)必須認識到傳統(tǒng)采購管理中存在認識誤區(qū)，需要完善企業(yè)中與采購相關的管理體制、著力優(yōu)化采購相關模式，以期提高采購物品質量，同時降低采購所需成本，這是中小型企業(yè)在目前市場經濟全球化、信息化的競爭中占有一席之地，謀求不斷發(fā)展、壯大的必經之路。

關鍵詞：中小型企業(yè)；采購管理；ERP；JIT

一、中小型企業(yè)存在的采購問題

1.采購批次與每次采購數(shù)量不合適，采購成本高

中小型企業(yè)采購時一般較為謹慎，會考慮企業(yè)的銷售額、企業(yè)資金。所以，采購出現(xiàn)兩個極端：一種是中小型制造企業(yè)通常根據(jù)客戶單次訂單設計產品生產與原材料的采購計劃，造成采購會比較零散，不能獲得規(guī)模采購所帶來的高效益；另一種情況為中小型企業(yè)對于企業(yè)所需的緊俏原材料，通常會采用提前大量采購、囤積的方式，這種方式增加了企業(yè)的采購成本，提高了產品成本，為了回收成本，勢必會提高產品價格，最終削弱了該企業(yè)產品的市場競爭力。

2.采購程序復雜、繁瑣，流于形式，采購監(jiān)控不到位

中小型企業(yè)目前普遍采用的采購流程中存在的主要特點有：（1）采購流程中手續(xù)繁瑣、復雜，缺乏系統(tǒng)籌劃，采購的每個流程分隔到不同部門管理，包括訂單、商品供應單位選擇、倉儲管理、財務管理、質量檢驗和商品生產、銷售以及運輸?shù)雀鱾€方面，最終導致工作效率降低。（2）采購涉及的部門較多，看起來似乎每個環(huán)節(jié)都有監(jiān)管，但實際上恰恰相反。各部門都從自己的利益、原則、立場上考慮問題，不從總體出發(fā)，導致相互間信息傳達不到位，影響到采購決策的正確與否。（3）采購監(jiān)管流于形式，采購各部門間互相推卸責任，導致監(jiān)管不到位，從而影響到企業(yè)的工作效率。

3.采購策略不明確，供應商關系管理不到位

中小型企業(yè)中采購人員對于采購只是簡單的認為是普通買賣關系，對于這些深層次的問題不進行考慮。采購選擇供應商時，缺乏科學、合理的依據(jù)，只是簡單的談判、壓價，對于供應商提供的產品性價比考慮較少，更不會去扶持供應商，考慮與供應商搞好關系，并對其產品監(jiān)管。中小型企業(yè)采購的特點是：采購數(shù)量小、周期不定、甚至采購資金不足。這些特點導致在供應商眼中認為中小型企業(yè)信譽偏低，不重視中小型企業(yè)的訂單，出現(xiàn)供貨期延長、產品數(shù)量與質量與合同不對等，甚至價格上漲等不利因素。

4.采購部門組成不合理、分工不明確，缺乏總控

中小型企業(yè)在配備采購各部門時，存在以下問題：（1）部門設置較多，出現(xiàn)重復工作內容；（2）各部門職務分工不明確，導致工作不能具體落實，在采購出現(xiàn)問題時，互相推卸責任；（3）中小型企業(yè)總經理或者其它部門經常出現(xiàn)越級管理，比如，采購主管經常被夾在企業(yè)主管與其它部門中間，無法正常行使權利；（4）缺少必要的績效考核，經常采取高壓政策，導致員工沒有工作積極性；（5）缺乏總體控制、調動，導致采購信息無法及時傳遞。

5.采購信息傳遞無有效信息技術支撐

目前，中小型企業(yè)都普遍采用計算機進行企業(yè)管理。由于企業(yè)資金實力不足，不愿意引進較為高端有效的管理系統(tǒng)，比如ERP管理系，使得采購信息管理實際處于半自動化、半手動狀態(tài)，影響到采購信息的有效傳遞。

二、中小型企業(yè)應從下面幾個方面解決采購管理中存在的問題

1.應用較先進的采購管理系統(tǒng)，采購信息實時共享，加強采購監(jiān)控

加強采購流程管理，實現(xiàn)采購信息實時共享，改變以往只信任、依靠家族成員的狀況，是中小型企業(yè)亟待解決的首要問題。中小型企業(yè)可以采用以下策略：

（1）采用ERP管理技術，及時收集整合傳遞采購信息

ERP管理系統(tǒng)可實現(xiàn)企業(yè)采購資源的整合，能收集到企業(yè)中所有業(yè)務流程中的信息。ERP管理中一個環(huán)節(jié)就是采購管理，借助于這個管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門與采購業(yè)務部之間及時收集與共享物資流、資金流和信息流的信息，增強企業(yè)主管采購者對采購的總體監(jiān)管，減少工作失誤，同時增強各部門間采購信息的透明度。

（2）實行零庫存采購，轉嫁庫存功能到供應商

實行零庫存采購是指企業(yè)倉庫實現(xiàn)零庫存，而將庫存功能轉移到合適的供應商那里，實現(xiàn)既夠生產所需，又能降低中小型企業(yè)庫存成本的目的。零庫存采購的好處：①能及時發(fā)現(xiàn)供應品的次品，及時追索供應商，既保證了產品質量，同時又減少了次品帶來的損失。②提醒企業(yè)采購部門積極保持與供應商的聯(lián)系，要求供應商提供性價比較高的部件，并能與時俱進。顯然，零庫存是中小型企業(yè)理想的采購模式，當然這種方式對企業(yè)管理層管理水平和信息技術的使用提出了很高的要求。

2.優(yōu)化采購方式，降低采購成本

（1）應用電子商務

現(xiàn)在全球處于互聯(lián)網時代，中小型企業(yè)可設置一個部門，其中一項任務為收集互聯(lián)網中的采購信息、發(fā)布本企業(yè)的采購信息，即建立屬于自己的信息網絡系統(tǒng)。通過互聯(lián)網可以了解市場行情，避免被欺騙；通過互聯(lián)網發(fā)布采購信息，實現(xiàn)招標采購?？傊ㄟ^互聯(lián)網技術，可實現(xiàn)采購高效率，低成本。

（2）形成采購聯(lián)盟、獲得更多利益

聯(lián)合多家供應商，形成采購聯(lián)盟，相關采購部門方便與供應商就商品質量與價格討價還價，獲得最合適的采購價格，獲得性價比最好的商品。在此基礎上，依據(jù)就近原則，與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，使其成為自己的另一個倉庫，同時從供應商獲得較高的優(yōu)惠利益。

3.提高采購人員素質、優(yōu)化人員配置

人力資源管理的核心思想是要配置合適，將員工分配到能發(fā)揮最佳能力的合適崗位，做到人崗優(yōu)配。為了提高人員素質，可從以下方面考慮：（1）引進高素質人才；（2）培養(yǎng)現(xiàn)有員工，通過培訓，包括產品知識、公司規(guī)定、電子商務信息等方面，提高員工工作能力與商務洽談技巧；（3）通過公司管理流程規(guī)范化，信息透明化，采用績效考核，加強獎懲力度等，激發(fā)員工的工作積極性，各盡所能。

4.選擇合適供應商

中小型企業(yè)首先需對所需物資分類，分類依據(jù)包括物資的自然屬性、用途、重要程度、采購難易程度等，劃分為重點、次重點、一般等的不同管理類別。同時根據(jù)實際情況，審核與監(jiān)控供應商提供物資的質量、價格和服務等方面的信息，對供應商采用“ABC管理方法”。（1）A類供應商，指準備與其長期合作，其商品質量、商品價格、交貨期、可溝通配合能力以及結算條件等均能滿足公司需求。對于這類供應商，需要嚴格篩選，包括供應商的生產環(huán)境、設備狀況、質量保證體系、財務指標、銀行信譽、企業(yè)業(yè)績等方面的情況。通過專業(yè)科學的評價體系，選擇質量可靠、價格合理、服務優(yōu)良、信譽良好的幾家供應商，綜合評估各供應商的實力，建立不同等級名錄和各供應商檔案，以降低采購物資各方面的風險。（2）B類、C類供應商一般指在A類供應商在產品質量、交貨能力、與公司配合方面等出現(xiàn)問題時，才會考慮臨時選用的供應商。B類和C類只是綜合能力分析排序。（3）ABC類需要根據(jù)實際動態(tài)信息做出適當調整。當發(fā)現(xiàn)B類或C類的公司更能符合自己的需求，并準備對立長期合作時，需要考慮將其升為A類供應商，將原A類供應商在自己的系統(tǒng)中降級，并完善供應商的檔案。（4）考核供應商。必須由公司各部門聯(lián)合進行，包括品質部、物控部、采購部和財務部等。（5）供應商檔案的建立，需要包括編號、詳細地址、聯(lián)系方式、結算條件、交貨條款、品質評級、銀行帳號、合作后財務部留存副本等，并適時更新，交由專人負責。（6）當A類公司出現(xiàn)問題時，需視問題的嚴重性酌情處理，需要時追究其法律責任。

5.實行科學采購模式

（1）采用JIT采購模式

JIT采購模式即準時化采購，使供應商在合適的時間、將合適數(shù)量、質量的合適產品送到合適地點，供小型企業(yè)正好使用?？墒怪行⌒推髽I(yè)部分物資達到零庫存的目的，有效利用供應商的庫存，降低企業(yè)的庫存成本。這種方式還可以提高采購工作效率，同時又降低庫存物品過期、過時的可能性，保證物資供應和企業(yè)需求同步化。

（2）實行標準化采購

標準化采購指將預備采購產品或原料規(guī)格標準化，中小型企業(yè)生產的產品采用同樣規(guī)格或標準的原材料，可減少預定物料類別，增大定制數(shù)量，可使供應商增加優(yōu)惠，從而達到降低制造成本的目的。

（3）加強采購信息化建設

中小型企業(yè)應積極采用電子商務和ERP等先進的管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)企業(yè)中物流、資金流和信息流的統(tǒng)一。在企業(yè)中設置專管部門，負責物資采購管理信息網絡平臺，平臺模塊功能應包括錄入、操作、查詢和監(jiān)控等。無論管理者，還是各部門員工，可迅速直觀的查看相關信息，做出相應判斷，提高效率。

總之，通過這一系列的措施，使中小型企業(yè)的物資采購工作做到程序化、透明化、規(guī)范化、高效化管理，成功降低采購可能存在的各類風險。

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