陳彥然　張麗英

關(guān)鍵詞：科技查新；流程；標(biāo)準(zhǔn)化；質(zhì)量；效率

摘要：文章分析了科技查新質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)，并在對(duì)B大學(xué)科技查新工作站的調(diào)查與實(shí)踐的基礎(chǔ)上，從科技查新的流程標(biāo)準(zhǔn)化入手，對(duì)查新過程中出現(xiàn)的主要問題進(jìn)行了探討，在此基礎(chǔ)上提出了提高科技查新質(zhì)量與效率的對(duì)策和措施。

中圖分類號(hào)：G252.62 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-1588（2018）04-0132-03

科技查新是指具有查新業(yè)務(wù)資質(zhì)的科技查新工作站根據(jù)查新委托人提供的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容，按照《科技查新規(guī)范》（國科發(fā)計(jì)字2000544號(hào)）進(jìn)行操作，并做出結(jié)論（查新報(bào)告）?？萍疾樾仑灤┯诳蒲辛㈨?xiàng)、項(xiàng)目研究、專利申請(qǐng)、成果鑒定及評(píng)獎(jiǎng)等整個(gè)過程，旨在避免科研項(xiàng)目的重復(fù)立項(xiàng)和研究，既能節(jié)約科研成本，又能為成果、專利等的鑒定提供客觀依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)科技立項(xiàng)、科研成果鑒定及管理的規(guī)范化和科學(xué)化。高校圖書館通過科技查新對(duì)其信息服務(wù)進(jìn)行拓展，可提升圖書館在科研中的作用，強(qiáng)化其社會(huì)服務(wù)功能。

目前，國內(nèi)學(xué)者對(duì)科技查新服務(wù)開展了一系列的研究。張立昆等針對(duì)如何有效評(píng)價(jià)并提升查新質(zhì)量的問題，采用定性與定量相結(jié)合的研究方法，以文獻(xiàn)質(zhì)量維度、資質(zhì)維度和價(jià)值維度結(jié)合霍爾三維結(jié)構(gòu)模型，構(gòu)建了科技查新質(zhì)量三維評(píng)價(jià)體系；張新興針對(duì)過去10年來教育部科技查新工作站在完善查新質(zhì)量控制制度等方面開展了分析與研究；張國偉分析了當(dāng)前圖書館服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變，指出了科技查新工作面臨的一些問題，提出了做好圖書館科技查新工作的一些建議；周靜等從分析高?？萍疾樾鹿ぷ髡緟⑴c協(xié)同創(chuàng)新的必要性人手，針對(duì)查新工作的發(fā)展現(xiàn)狀，構(gòu)建了高校查新工作協(xié)同創(chuàng)新體系，并分析了其運(yùn)行機(jī)制；郝慧等研究了查新效率和查新質(zhì)量的關(guān)系，對(duì)在檢索詞的選擇及檢索策略的制訂中經(jīng)常遇到的查全率和檢索結(jié)果為零的情況進(jìn)行了分析。

高校及科研院所圖書館開展科技查新工作是其創(chuàng)新多元化服務(wù)體系的重要內(nèi)容，是其為高校及科研院所教學(xué)科研服務(wù)、為企業(yè)服務(wù)的重要環(huán)節(jié)之一，更是其強(qiáng)化自身社會(huì)職能的最佳切入點(diǎn)。高校圖書館及科研院所圖書館要提高自身的地位與作用，應(yīng)以科技查新為依托，延伸其社會(huì)服務(wù)職能。但是在新的環(huán)境與條件下，如何提高科技查新質(zhì)量與效率，仍然是一個(gè)重要的課題。筆者以B大學(xué)圖書館科技查新工作站實(shí)踐為例，對(duì)科技查新流程中遇到的問題進(jìn)行了分析，提出了提高科技查新質(zhì)量與效率的對(duì)策和措施。

1科技查新過程與質(zhì)量評(píng)價(jià)的關(guān)鍵問題分析

1.1科技查新質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系

科技查新是集文獻(xiàn)檢索和情報(bào)調(diào)研于一體的情報(bào)研究工作。為保證科技查新工作的客觀、準(zhǔn)確、公正和科學(xué)性，維護(hù)查新各方的合法權(quán)益，教育部制定了《科技查新規(guī)范》，并制作了統(tǒng)一的教育部科技查新模板，力求實(shí)現(xiàn)科技查新的標(biāo)準(zhǔn)化。

筆者結(jié)合多年來B大學(xué)科技查新活動(dòng)的開展情況，總結(jié)了科技查新過程中查新質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)體系（見表1）。

表1的三項(xiàng)評(píng)價(jià)指標(biāo)中，評(píng)價(jià)指標(biāo)1為查新資源，取決于科技查新所在機(jī)構(gòu)軟硬件的擁有程度；評(píng)價(jià)指標(biāo)3為查新報(bào)告的數(shù)量與質(zhì)量，是查新工作最后結(jié)果的反映，而其中影響查新質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)最為突出的因素是查新過程的標(biāo)準(zhǔn)化。

1.2科技查新各指標(biāo)相關(guān)性分析

查新質(zhì)量取決于多種因素，圖1為科技查新質(zhì)量各評(píng)價(jià)指標(biāo)的相互關(guān)系示意圖，其中：Q（Quality）為查新質(zhì)量，P（Process）為查新過程，R（Resources）為查新資源。從圖1可以看出，查新資源和查新過程越好，查新質(zhì)量就越高，三者成正相關(guān)關(guān)系。

若將上述各指標(biāo)相互關(guān)系以函數(shù)形式表示，得出以下公式：

公式中，Wij為權(quán)重，i為l，2，3三個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)量，j為對(duì)應(yīng)的變量分量，F(xiàn)ij為質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)變量，Q為質(zhì)量，P為過程，R為資源。其中，各個(gè)評(píng)價(jià)指標(biāo)與評(píng)價(jià)參數(shù)可以形成不同的維度，與對(duì)應(yīng)的評(píng)價(jià)體系有密切關(guān)系。

1.3科技查新流程標(biāo)準(zhǔn)化

在查新資源固定的情況下，查新流程和模板的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)于查新質(zhì)量和效率的提高，具有重要的作用（見圖2）。

筆者將查新流程概括為：（1）委托：委托單位填寫科技查新合同，提交委托申請(qǐng)。（2）受理：查新單位接受委托申請(qǐng)，形成查新合同。（3）檢索：查新受理人詳細(xì)分析查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)及與查新項(xiàng)目相關(guān)的資料，與查新委托人進(jìn)行溝通，在了解查新要點(diǎn)與查新要求的基礎(chǔ)上，制定客觀、合理的具有可操作性的檢索策略，進(jìn)行檢索，查找近似文獻(xiàn)。（4）分析及報(bào)告初稿：查新受理人將檢索到的文獻(xiàn)分為密切相關(guān)文獻(xiàn)和一般相關(guān)文獻(xiàn)，并將相關(guān)文獻(xiàn)與查新項(xiàng)目的科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新要點(diǎn)進(jìn)行綜合分析比較，形成報(bào)告初稿。（5）形成報(bào)告終稿：初稿完成后，提交給審核員進(jìn)行審核，經(jīng)和用戶進(jìn)行三方確認(rèn)后，形成最終的報(bào)告。（6）存檔、備案：向查新委托人提交最終查新報(bào)告及其相關(guān)的材料附件，并將委托合同、查新報(bào)告及其附件存檔、備案。

1.4科技查新模板的標(biāo)準(zhǔn)化

目前，教育部科技查新工作站使用的是由教育部科技發(fā)展中心在2013年制定的統(tǒng)一模板，在此基礎(chǔ)上各科技查新工作站可以根據(jù)本單位受理查新報(bào)告的領(lǐng)域及方向，進(jìn)一步制定相對(duì)固定的研究?jī)?nèi)容的模板，這既有利于用戶依據(jù)模板填寫科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)及查新要點(diǎn)，也有利于查新人員按照標(biāo)準(zhǔn)格式檢索、擬定報(bào)告，同時(shí)也方便審核人員對(duì)整個(gè)查新過程進(jìn)行審核和監(jiān)督。

2提高科技查新質(zhì)量與效率的對(duì)策實(shí)踐研究

在科技查新工作站基本條件（人員和資源）穩(wěn)定的情況下，查新流程及查新模板的標(biāo)準(zhǔn)化是決定科技查新質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因而注重科技查新各環(huán)節(jié)的管理，對(duì)提高查新的質(zhì)量與效率尤為重要。一般來講，科技查新的用戶主要分為高校和科研院所用戶、企業(yè)及其他用戶兩類。

2.1高校和科研院所用戶主要問題及對(duì)策

高校和科研院所是科研的主力軍，也是科技查新的最大用戶。其進(jìn)行科技查新的目的主要是科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、科技成果鑒定、專利申請(qǐng)及科技項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)等。因此，科研人員在填寫科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)時(shí)，有追求高大全的趨勢(shì)，往往會(huì)走人“查新點(diǎn)越多越好”的誤區(qū)；還有部分科研人員會(huì)自己編造一些詞匯，同樣會(huì)干擾同類文獻(xiàn)的檢索效果。

針對(duì)上述問題，B大學(xué)科技查新工作站采取了一系列對(duì)策與措施，主要有：（1）查新人員應(yīng)和用戶深度溝通，精簡(jiǎn)查新點(diǎn)，把不必要的部分刪除，只保留精華部分。（2）對(duì)于大課題，查新人員采取拆分報(bào)告的方式，實(shí)行多人合作，提高查新效率。（3）提高國外文獻(xiàn)詞匯的準(zhǔn)確度。查新人員應(yīng)與科研人員認(rèn)真溝通，盡量選取通用詞匯，按照預(yù)檢索一精煉詞匯，再檢索的方法，逐步縮小檢索詞的范圍，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)檢索的全面與準(zhǔn)確。（4）加強(qiáng)科技查新過程中的專業(yè)溝通。①查新人員盡量多閱讀一些與查新內(nèi)容相關(guān)的資料，如綜述性的文獻(xiàn)及查新研究團(tuán)隊(duì)撰寫的與查新內(nèi)容相關(guān)的資料等。②認(rèn)真聽取用戶對(duì)課題研究?jī)?nèi)容的介紹，并將自己捕捉到的課題關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)及時(shí)地反饋給用戶，以確保對(duì)課題的理解和用戶要求相一致。③查新人員和用戶的交流盡量貫穿于整個(gè)查新過程。（5）日常工作中，加強(qiáng)對(duì)科技查新流程各環(huán)節(jié)的管理力度，盡量實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化的格式和檢索方式。（6）在查新高峰期，采取有效措施，以提高科技查新工作的質(zhì)量和效率，具體包括：①查新預(yù)警：在科技查新工作高峰來臨之前，查新人員在圖書館網(wǎng)頁提前發(fā)出通知，告知查新用戶提早準(zhǔn)備相關(guān)材料，提前委托，合理安排，給科技查新工作站預(yù)留更多的時(shí)間去開展查新工作。②加強(qiáng)宣傳：幫助科技人員和科研單位了解查新工作的要求和程序，加深其對(duì)查新工作過程的了解。③強(qiáng)化溝通：科技查新工作站和查新人員應(yīng)與科技主管部門和各學(xué)院、研究所、國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室等保持聯(lián)系，了解查新項(xiàng)目的學(xué)科范圍、查新數(shù)量、查新目的、上報(bào)時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，查新站應(yīng)合理安排查新時(shí)間和順序。④同時(shí)推進(jìn)：查新人員采用多項(xiàng)目同時(shí)開展的方法，縮短單個(gè)報(bào)告的查新時(shí)間，提高查新效率。⑤人員調(diào)配：科技查新工作站應(yīng)合理調(diào)配人員結(jié)構(gòu)，構(gòu)建以專職查新人員為主、兼職查新人員為輔的查新隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，組成一支靈活機(jī)動(dòng)的科技查新隊(duì)伍，順利度過查新的高峰期。⑥流程的標(biāo)準(zhǔn)化：依據(jù)教育部科技發(fā)展中心制定的查新模板，結(jié)合本校實(shí)際制定適合本校的查新模板，既保證了查新報(bào)告的質(zhì)量，也節(jié)省了查新和審核人員的時(shí)間，提高了效率。

2.2企業(yè)及其他用戶主要問題及對(duì)策

一般來講，企業(yè)用戶進(jìn)行科技查新的目的主要有科技項(xiàng)目的立項(xiàng)、科技項(xiàng)目的驗(yàn)收鑒定及報(bào)獎(jiǎng)、高新技術(shù)企業(yè)的申請(qǐng)及企業(yè)研發(fā)費(fèi)用的扣除申請(qǐng)等。

企業(yè)及其他用戶進(jìn)行科技查新委托，經(jīng)常面臨的問題有：（1）把查新點(diǎn)理解為使用方法、應(yīng)用范圍等，非創(chuàng)新的內(nèi)容填寫過多，某種程度上會(huì)干擾查新人員對(duì)于查新項(xiàng)目的技術(shù)要點(diǎn)及查新點(diǎn)的正確判斷。（2）有的企業(yè)會(huì)將查新的工作交給行政人員，而行政人員往往對(duì)技術(shù)性問題不太了解，所提交的查新內(nèi)容就可能偏離了要點(diǎn)，也會(huì)干擾查新人員對(duì)查新點(diǎn)的正確理解。因此，查新人員與熟悉項(xiàng)目?jī)?nèi)容的企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行溝通是科技查新順利進(jìn)行的保障。

針對(duì)上述問題，B大學(xué)科技查新工作站采取的措施有：（1）針對(duì)不同類型的查新項(xiàng)目，提供不同類型的查新模板，引導(dǎo)委托人準(zhǔn)確填寫科學(xué)技術(shù)要點(diǎn)和查新點(diǎn)。當(dāng)委托人不清楚如何確定查新點(diǎn)時(shí)，查新人員應(yīng)盡可能為用戶提出相應(yīng)建議。（2）和企業(yè)技術(shù)人員良好溝通。企業(yè)技術(shù)人員多工作繁忙，查新人員應(yīng)以良好的服務(wù)姿態(tài)，在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行深入理解的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)潔快速地和企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行溝通，確保對(duì)項(xiàng)目的理解和用戶要求相一致。

3結(jié)語

科技查新是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)活動(dòng)，一定程度上決定著科研主管部門對(duì)科技立項(xiàng)、成果鑒定等進(jìn)行有效的“把關(guān)”，其存在的價(jià)值是不言而喻的。因此，查新人員積極總結(jié)科技查新工作過程中的問題，尋找有效解決方案，有利于提高科技查新的質(zhì)量和效率，拓展科技查新服務(wù)工作的深度和廣度。筆者認(rèn)為，科技查新工作站應(yīng)建立科技查新、科技評(píng)估與競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)服務(wù)相結(jié)合的綜合信息咨詢服務(wù)體系，使科技查新工作真正能夠?yàn)榭蒲腥藛T科研立項(xiàng)、成果評(píng)審、成果鑒定及評(píng)獎(jiǎng)等工作提供幫助。

（編校：馬懷云）