張存芬

學校檔案管理工作是學校管理工作的一個重要的內容，然而由于傳統(tǒng)的管理理念的制約，導致我國各學校的檔案管理工作相較于西方發(fā)達國家而言較為落后。本文針對我國學校檔案管理的現(xiàn)狀，以目前存在的問題為切入點，具體分析問題以尋求應對策略，以期對我國學校檔案管理數(shù)字化建設提供指導。

隨著電子信息技術的快速發(fā)展與普及，檔案管理數(shù)字化建設得到社會越來越多的認可。但由于我國傳統(tǒng)檔案管理觀念以及管理方法的制約，我國目前各學校檔案數(shù)字化建設的進程較為落后，制約了我國檔案管理工作的穩(wěn)步運營。如何利用信息技術以推動學校檔案數(shù)字化管理建設，是我國各學校亟待解決的問題。

1 檔案數(shù)字化建設的意義

學校檔案數(shù)字化是運用目前較為成熟的多媒體信息技術與網絡連接相結合的一種現(xiàn)代化檔案管理手段，實現(xiàn)學校檔案數(shù)字化管理，有利于推進學校檔案管理的規(guī)范化，準確化和快速化。不僅有利于學校從宏觀方面來把握學校各個年級，各個班級學生的成績水平，以不斷適應不斷發(fā)展的學生培養(yǎng)機制的調整，更可以將傳統(tǒng)的管理工作化繁為簡，從而節(jié)省大量的人工成本，以不斷滿足隨著社會進步而日益增長的檔案管理工作量。以下做具體分析。

1.1 有效保護檔案原件

我國各學校傳統(tǒng)的檔案管理方法多采用紙類材料來對檔案進行長期的保存，但是由于紙本身較為脆弱，在經歷反復地翻閱存取之后容易造成破損，從而對檔案信息進行破壞。在利用電子信息技術從而推進檔案數(shù)字管理化之后，可以大大延長檔案的壽命以及保存的時間，以保證無論經歷怎樣的翻閱，存取也可保證檔案的完整和信息的清晰有效，從根本上解決了檔案因紙質脆化變質從而難以保護的問題。

1.2 提高檔案查閱的效率

傳統(tǒng)的檔案大大多由紙質材料制成，因此，傳統(tǒng)的檔案查閱工作不僅需要依靠人工檢索查閱速度較為緩慢，同時在查閱的過程中應注意不損傷檔案而破壞其紙上的信息，以至于在具體的查閱過程中，不僅需要的時間較長，同時在檔案的翻閱上也要更為小心，這樣不僅需要耗費大量的人工成本，在檔案的保存管理工作上也要耗費大量的人力物力，具體的查閱效率也并不高，因此對于學校檔案管理工作的長期運營十分不利。而數(shù)字化檔案可以建立成套的副本以在各個檔案室長期保存，同時輔以網絡手段可以高速有效地查閱檔案，也可以做到檔案的及時更新，以適應學生信息的不斷更新和發(fā)展。這樣做不僅延長了檔案的使用壽命，也提高了檔案的使用效率和使用范圍。

2 學校檔案數(shù)字化管理所遇到的問題

盡管學校檔案數(shù)字化建設工作的實施對于學校的檔案館管理工作具有極大的幫助，但由于我國檔案數(shù)字化管理工作起步較晚，缺乏相應的經驗，加之傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的制約，都對我國檔案數(shù)字化建設的推進產生了極為不利的影響，以下具體分析在數(shù)字化建設過程中出現(xiàn)的問題，以尋求解決的對策。

2.1 學校檔案數(shù)字化建設成本較高

學校檔案數(shù)字化建設是建立在信息技術和網絡技術之的基礎上的，因此將大量的檔案數(shù)字化，并建立一個專門系統(tǒng)用于保存是一個相當龐大的工程。學校需要在這一過程中投大量的資金用于檔案的管理以及日常運營維護，同時也需采購大量的設備從而進行日常的檔案的錄入和保存工作。學校由于學生眾多，信息量相應的也十分龐大，對于具體設備的硬件條件具有一定的要求，從而滿足學校檔案數(shù)字化建設所需要的強大支撐能力和拓展能力。

2.2 學校重視程度不足

由于我國學校檔案數(shù)字化建設起步較晚，加之傳統(tǒng)當管理觀念的制約，在一些學校并不能接受檔案進行數(shù)字化管理的管理方式，因此給予的重視程度不足。這對于檔案數(shù)字化管理工作的推進以及數(shù)字化到檔案日常維護都產生了極為不利的影響。加之一些學校對于學生的檔案信息本身就存在不準確的認識，因此對于學生檔案的管理也就缺乏應有的重視，以至于學校檔案數(shù)字化建設工作也進展緩慢。

3 學校當然數(shù)字化建設的策略

3.1 加強點子文件的收集和積累工作

學校檔案管理數(shù)字化建設的核心在于收納大量的電子文件以及學生的電子信息，因此，將原有的文件進行電子化輸入就是學校面臨的一個相當龐大的工程。因此，應當在學校檔案數(shù)字化建設工作的前期準備過程中，做好電子文件的收納以及學生電子信息檔案的錄入工作，以保證學校電子信息室藏的數(shù)字檔案的有效性和準確性，可在具體的工作過程中將文件進行拷貝，通過電子文件和紙質文件雙軌移交，既推動了檔案管理的電子化進程，又提升了工作的效率。

3.2 學校應給予應有的重視程度

學生的檔案管理以及學校各類信息的收納對于學校的日常運營以及長遠發(fā)展而言具有相當重要的作用，因此，學校應對學校檔案數(shù)字化建設給予應有的重視程度，不能盲目聽從上級領導的建設性意見，為追求學校的表面成績而做面子工程，從而浪費大量資金。應對學校檔案的數(shù)字化建設給予相應的重視程度，在建設的前期規(guī)劃和日常運營以及后期維護過程中都給予相應的資金支持和人員支持，從而保證學校檔案數(shù)字化建設工作的穩(wěn)步推進。

4 總結

綜上所述，學校檔案數(shù)字化建設對于學校學生信息管理以及各項電子文件的收納查閱而言具有相當重要的作用，可以大大提升學校相關工作的工作效率。學校應當以切實的需求為目標，針對學校具體情況進行建設，從而滿足學校信息規(guī)模日益龐大的現(xiàn)狀要求。

（作者單位：建水縣岔科鎮(zhèn)中心學校）