李芳　陶猛

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在實(shí)際生活中的應(yīng)用越來(lái)越普遍，它的應(yīng)用領(lǐng)域也越來(lái)越廣泛，越來(lái)越普及。計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用，給人們的工作帶來(lái)了極大的便捷，對(duì)于提高檔案管理的重要意義、實(shí)際效益有著極其重要的作用。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；現(xiàn)代檔案管理；實(shí)踐；應(yīng)用

一、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作的重要性

一是儲(chǔ)存量大、信息量廣的數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為檔案管理工作作用的發(fā)揮提供了更為廣闊的空間。現(xiàn)代檔案管理工作是人們?cè)趯?duì)現(xiàn)有以及之前信息所進(jìn)行的一種整理，目的是為了實(shí)現(xiàn)信息資源的有效共享，對(duì)于后人的信息查詢、搜索等提供有效借鑒。但是隨著信息量的日益增加，傳統(tǒng)紙質(zhì)信息存儲(chǔ)所呈現(xiàn)出來(lái)的信息存儲(chǔ)量小、使用笨重、不便攜等的弊端已經(jīng)滿足不了檔案信息存儲(chǔ)的要求，基于此，計(jì)算機(jī)所建立的更大存儲(chǔ)量的數(shù)據(jù)庫(kù)就為現(xiàn)代檔案管理工作提供了更大的便捷。依托計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)所建立的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)短時(shí)間內(nèi)的索引、添加、刪除等功能，還能使信息在光盤(pán)、U盤(pán)、網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)硬盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上得到長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，有效節(jié)約了檔案管理人員的工作量，極大地滿足了人們的實(shí)際需求。

二是高效、便捷的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，為檔案信息資源的共享提供了更為便捷的服務(wù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)重要的載體，為人們的生活和工作帶來(lái)了巨大便利，在方便了人們之間交流的同時(shí)，也為人們短時(shí)間、快節(jié)奏查詢各種信息提供了方便，尤其是在現(xiàn)代檔案管理中所體現(xiàn)出來(lái)的實(shí)用性更是有目共睹。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用于檔案管理工作的具體表現(xiàn)就是使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享，只要登陸到相關(guān)網(wǎng)站進(jìn)入系統(tǒng)，就能夠隨時(shí)隨地滿足人們對(duì)檔案查詢的需要。

三是計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，極大地節(jié)省了檔案管理工作的人力、財(cái)力等。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中，需要消耗大量的人力、物力和財(cái)力，尤其是建立數(shù)據(jù)庫(kù)、查詢信息以及存儲(chǔ)和使用信息都有相當(dāng)復(fù)雜的程序，需要很長(zhǎng)的時(shí)間，大大地增加了檔案管理的難度和成本。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)n案管理人員從這一繁冗復(fù)雜的工作中解放，同時(shí)能夠便捷、大儲(chǔ)量地保存信息，并且人們?cè)诓樵兒褪褂脵n案信息的過(guò)程中，只需要按照預(yù)設(shè)的程序，輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞、序號(hào)或者代碼等等就可以，這樣一來(lái)，極大地解放了勞動(dòng)力，提高了檔案管理的工作效率。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作的具體實(shí)踐和應(yīng)用現(xiàn)狀

一是本組織單位在大容量檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用于檔案管理的第一步就是建立數(shù)據(jù)庫(kù)，將本單位組織中的相關(guān)數(shù)據(jù)整合建立數(shù)據(jù)庫(kù)，在實(shí)際的存檔和使用過(guò)程中，不斷地改進(jìn)和完善數(shù)據(jù)庫(kù)的，不斷地整合和更新數(shù)據(jù)，讓數(shù)據(jù)庫(kù)的建立能夠符合并有效滿足本組織單位的需求。值得說(shuō)明的是，本組織單位數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，不能盲目地效仿模板或者其他，要根據(jù)實(shí)際情況的需要，建立子數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)于數(shù)據(jù)欄的分類(lèi)、數(shù)據(jù)檢索條目、數(shù)據(jù)信息整合等方面落到細(xì)處，方便查詢、搜索的同時(shí)，更能夠方便添加、更新?；诖?，在數(shù)據(jù)庫(kù)建立的過(guò)程中，就要研發(fā)專(zhuān)門(mén)的軟件做好詳細(xì)的分類(lèi)和設(shè)計(jì)，以便能夠滿足后期的工作更新和使用過(guò)程中的需求。

二是本組織單位在進(jìn)行檔案信息的統(tǒng)計(jì)與整合工作過(guò)程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。檔案信息是隨著時(shí)間不斷增加的，在檔案管理的過(guò)程中，隨著組織單位的發(fā)展和信息量的增加，越來(lái)越多的文字、圖片、表格以及視頻等數(shù)據(jù)信息都會(huì)增加，都需要進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和整合，因此，要先結(jié)合具體需求，先對(duì)照數(shù)據(jù)庫(kù)中的子數(shù)據(jù)欄目將檔案進(jìn)行分類(lèi)整理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用就要求檔案管理人員具有及時(shí)整理檔案信息的積極性，并且能夠?qū)τ诓煌臋n案信息進(jìn)行合理的分類(lèi)，還要在整合分類(lèi)的過(guò)程中為以后檔案信息的查閱提供更為便捷的服務(wù)。檔案管理人員在統(tǒng)計(jì)整合檔案的過(guò)程中，要做好檔案信息的保密工作，不僅能夠高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地完成整合，確保信息的保密性和完整性，對(duì)于那些不再需要的檔案信息要做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整理銷(xiāo)毀，對(duì)于那些比較重要的信息要及時(shí)做好加密處理，并且對(duì)一些失去作用但是尚有留存價(jià)值的信息進(jìn)行分盤(pán)保存或處理，做好專(zhuān)門(mén)的保存工作。

三是本組織單位在檔案信息的查閱與使用的程序設(shè)計(jì)過(guò)程中要充分考慮本組織單位的實(shí)際情況。在檔案管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷服務(wù)大大提高了檔案查詢、索引的效率，在簡(jiǎn)單并且便于操作的前提下，查詢檔案的過(guò)程中，根據(jù)程序的預(yù)先設(shè)計(jì)，根據(jù)自己的需要，將檔案編號(hào)、檔案查詢關(guān)鍵詞等信息，然后進(jìn)行檢索查詢，可以實(shí)現(xiàn)短時(shí)間獲得查詢效果的可能。另外，為了讓查詢結(jié)果更加準(zhǔn)確，查詢用時(shí)更少，還可以進(jìn)行高級(jí)查詢，就是在檢索欄內(nèi)輸入更多的（轉(zhuǎn)74頁(yè)）（接82頁(yè)）關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)更短時(shí)間、更高效率、更加準(zhǔn)確的查詢?；诖?，檔案信息的查閱使用程序就要與本組織單位的檔案內(nèi)容對(duì)應(yīng)，形成完備的檔案存儲(chǔ)和查詢系統(tǒng)。例如：某學(xué)校的圖書(shū)館檔案管理系統(tǒng)中，相關(guān)的查閱項(xiàng)包括借書(shū)人的信息、所借書(shū)目、借書(shū)日期、歸還日期以及到期未歸還的書(shū)籍的信息等等，這樣的管理系統(tǒng)比較傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，大大地提高了檔案管理的工作效益。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題與對(duì)策

一是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立的前期準(zhǔn)備工作不夠完備。有一些單位在將檔案信息歸入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，沒(méi)有做好先期的準(zhǔn)備工作，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)在電子化過(guò)程中的一些低級(jí)錯(cuò)誤，比如簡(jiǎn)單的人名、日期等信息沒(méi)有經(jīng)過(guò)認(rèn)真校對(duì)出現(xiàn)了錯(cuò)誤，這些信息校準(zhǔn)問(wèn)題的出現(xiàn)，都應(yīng)該在建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)之前進(jìn)行精準(zhǔn)校對(duì)，以此避免此類(lèi)錯(cuò)誤的再次出現(xiàn)。還有一些單位的計(jì)算機(jī)設(shè)備相對(duì)比較落后陳舊，現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)不能夠滿足檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立條件，因此，在檔案管理數(shù)字化之前要更新信息管理系統(tǒng)，確保軟件和硬件環(huán)境能夠滿足檔案管理電子化的需要。

二是檔案信息化后的保密工作不夠妥善。計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐和應(yīng)用于檔案管理工作方便了這一工作的開(kāi)展，但是，在網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的信息化時(shí)代，信息安全問(wèn)題也成了大家極為關(guān)注的一個(gè)問(wèn)題。檔案信息的電子化實(shí)現(xiàn)了信息在任何一個(gè)可以登錄的客戶終端都能夠查詢到的資源共享和便捷服務(wù)，同時(shí)也出現(xiàn)了信息的安全隱患。因此，要充分做好檔案管理登錄系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，以防止他人盜取或者隨意更改相關(guān)信息，對(duì)于牽扯到國(guó)家政府或者社會(huì)保障的重要信息更是要做好特別的加密工作。

三是檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)相對(duì)較低。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)踐和應(yīng)用，讓檔案管理工作變成了一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，由此對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，那就是必須能夠適應(yīng)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)下的管理思維和相應(yīng)的技術(shù)支持。比如，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行必要的操作和數(shù)據(jù)的整合歸檔，管理思維較之傳統(tǒng)思維的轉(zhuǎn)變，信息時(shí)代檔案管理的安全保密意識(shí)等等，這些都是檔案管理人員應(yīng)具備的能力。但是，囿于我國(guó)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，很多組織單位的檔案管理人員缺乏對(duì)新事物的認(rèn)知和接受能力，不能夠真正地實(shí)踐和應(yīng)用于工作當(dāng)中。

總之，計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)踐和應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理工作中，促進(jìn)了檔案管理工作的快速發(fā)展，有效提高了檔案管理工作的效率，充分節(jié)省了人力和物力。在今后的檔案管理工作中，我們應(yīng)該積極探究計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理工作的契合點(diǎn)，進(jìn)一步提高檔案管理的效益，使其更加便利化和現(xiàn)代化。

（責(zé)任編輯：蘭卡）