徐鋒

摘 要：隨著高校內(nèi)部控制建設(shè)越來越深入，內(nèi)部控制制度越來越完善，所需解決的問題也越來越明顯。內(nèi)部控制信息建設(shè)，有助于推動(dòng)高校內(nèi)控建設(shè)、提升組織運(yùn)行效率、建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)、形成更加科學(xué)合理的監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，本文對(duì)此進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息化；內(nèi)控建設(shè)；高校內(nèi)控

目前，高校逐步加大了內(nèi)部控制建設(shè)的力度，完善了預(yù)算、收支、采購(gòu)、合同、基建和資產(chǎn)等相關(guān)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，增加了必要的業(yè)務(wù)流程和審批環(huán)節(jié)，這些業(yè)務(wù)流程以及相關(guān)規(guī)范、制度的建立，可以降低高校中嚴(yán)重違法違紀(jì)問題和經(jīng)濟(jì)案件未能被查出的風(fēng)險(xiǎn)。然而，復(fù)雜但必要的業(yè)務(wù)流程、審核審批環(huán)節(jié)也造成了手續(xù)過于煩瑣、辦公效率低下等問題。因此，高校引進(jìn)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，完善內(nèi)部控制信息化建設(shè)，提高內(nèi)部控制系統(tǒng)運(yùn)行效率，實(shí)行內(nèi)部控制信息化管理是非常必要的。

一、高校內(nèi)部控制信息化與現(xiàn)有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)

（1）高?，F(xiàn)有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。目前，大多數(shù)高校已經(jīng)建立并投入使用了一些相關(guān)業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)。然而，由于信息技術(shù)不斷更新變化，這些系統(tǒng)所采用的信息架構(gòu)可能不盡相同，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)內(nèi)容、計(jì)算口徑不統(tǒng)一，甚至有時(shí)會(huì)出現(xiàn)矛盾的現(xiàn)象，形成不一致的數(shù)據(jù)信息。這些數(shù)據(jù)信息需要經(jīng)過修改、調(diào)整后才能使用，這不僅降低了效率，也帶來了內(nèi)控方面的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）高校內(nèi)部控制信息化的主要特點(diǎn)。內(nèi)部控制信息化建設(shè)不僅僅局限于預(yù)算、收支、采購(gòu)、合同、基建和資產(chǎn)各個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)，而是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)全局控制，將六大業(yè)務(wù)整合起來，并加入信息采集系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)文件系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估系統(tǒng)、審批決策系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)、評(píng)價(jià)系統(tǒng)等?！坝牲c(diǎn)到線、由線到面”，最終形成全方位的內(nèi)部控制信息化體系。信息化環(huán)境由操作平臺(tái)、信息網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)設(shè)備構(gòu)成，為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)提供了實(shí)時(shí)獲取、存儲(chǔ)、傳遞信息的技術(shù)環(huán)境。

二、高校內(nèi)部控制存在的問題

（1）內(nèi)部控制信息系統(tǒng)不完善。以固定資產(chǎn)系統(tǒng)為例，僅僅在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)備登記、賬務(wù)處理、部門間調(diào)撥等數(shù)據(jù)相關(guān)工作，沒有融入業(yè)務(wù)流程和各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也沒有嵌入監(jiān)督、審核系統(tǒng)，嚴(yán)格意義上并不能稱作是內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。而且，部分高校的預(yù)算系統(tǒng)、建設(shè)項(xiàng)目系統(tǒng)、除固定資產(chǎn)系統(tǒng)外的其他資產(chǎn)系統(tǒng)等都尚未建立，這就導(dǎo)致內(nèi)部控制信息系統(tǒng)不完善，存在很多內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

（2）部門間的信息傳遞手續(xù)煩瑣。目前，高校各業(yè)務(wù)部門大多使用相對(duì)獨(dú)立的信息系統(tǒng)，大多數(shù)系統(tǒng)由不同的軟件公司進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)間兼容性較差，導(dǎo)致各業(yè)務(wù)部門間的信息很難進(jìn)行傳遞，也無(wú)法在系統(tǒng)中進(jìn)行定向的審批與授權(quán)，而且由于內(nèi)部控制的不斷加強(qiáng)，各部門間的信息交流和數(shù)據(jù)使用需要經(jīng)過多個(gè)負(fù)責(zé)人的逐一審批，手續(xù)煩瑣并易受到許多其他因素的影響，嚴(yán)重降低了辦公效率，也增加了內(nèi)部控制的實(shí)施難度。

（3）缺乏合理、有效的監(jiān)督手段。高校在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)監(jiān)督的過程中，大多數(shù)情況下是進(jìn)行事后監(jiān)督。事后監(jiān)督并不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、處理問題，使得高校在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)監(jiān)督工作上處于被動(dòng)的位置。這都?xì)w因于缺乏合理、有效的監(jiān)督手段，導(dǎo)致即使建立了較為完善的內(nèi)部控制制度，也有可能由于諸多等因素造成內(nèi)控不能發(fā)揮應(yīng)有的效果。

三、內(nèi)部控制信息化對(duì)高校實(shí)施內(nèi)部控制的影響

（1）有助于構(gòu)建高校內(nèi)部控制體系。建設(shè)內(nèi)部控制信息化，可以將高校的內(nèi)控制度、崗位分工、崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程和審批環(huán)節(jié)等都錄入到內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，并且將相關(guān)表單、輸出文檔統(tǒng)一規(guī)范化，不斷完善內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，增加未建立的管理系統(tǒng)，修正和補(bǔ)充已經(jīng)使用的管理系統(tǒng)，使其符合內(nèi)部控制制度的要求，最終推動(dòng)高校內(nèi)部控制體系的構(gòu)建。

（2）有助于縮短審核審批時(shí)間，提高辦公效率。建設(shè)內(nèi)部控制信息化，將各個(gè)業(yè)務(wù)的審核、審批環(huán)節(jié)嵌入到內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，加快上下級(jí)的溝通速度，可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)審核，快速審批，而且各同級(jí)審核、審批流程可以在系統(tǒng)中同時(shí)進(jìn)行，由傳統(tǒng)的“流水線”型轉(zhuǎn)為“交叉型”，提高了內(nèi)部控制的時(shí)效性。例如，配置新增固定資產(chǎn)時(shí)，需要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核、審批，當(dāng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化后，在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與資產(chǎn)信息系統(tǒng)都進(jìn)行了對(duì)接，兩者都嵌入到內(nèi)部控制體系中，固定資產(chǎn)配置申請(qǐng)所需的單據(jù)、擬配置固定資產(chǎn)的信息等都一目了然，三個(gè)部門的負(fù)責(zé)人可以同時(shí)進(jìn)行審核、審批，這樣不僅可以提高辦公效率，縮短審核、審批時(shí)間，減少煩瑣的手續(xù)，也可以減少由于“人情”“面子”等因素造成“被動(dòng)同意”的情況發(fā)生。

（3）有助于加強(qiáng)各部門數(shù)據(jù)、信息的溝通。建設(shè)內(nèi)部控制信息化，可以規(guī)范各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)內(nèi)容和計(jì)算口徑，統(tǒng)一各個(gè)系統(tǒng)的輸出信息，使各個(gè)系統(tǒng)形成聯(lián)動(dòng)機(jī)制，比如，財(cái)務(wù)部門建立了財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，并與其他部門的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)對(duì)接，那么當(dāng)財(cái)務(wù)人員需要查閱其他部門的信息時(shí)，可以通過系統(tǒng)授權(quán)，隨時(shí)獲得相關(guān)內(nèi)容，并且可以核對(duì)不同部門相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，提高了工作效率，減少了工作失誤和工作量，在執(zhí)行各相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)能夠做到流程化、系統(tǒng)化。

（4）有助于優(yōu)化高校內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制。內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制應(yīng)克服傳統(tǒng)監(jiān)督機(jī)制中僅針對(duì)事后結(jié)果進(jìn)行處理，而缺乏事前和事中監(jiān)督的弊端，重點(diǎn)對(duì)貫穿各個(gè)業(yè)務(wù)的預(yù)算批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行、決算和績(jī)效考核等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，厘清各業(yè)務(wù)之間的銜接關(guān)系，明確內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)（或經(jīng)授權(quán)的其他監(jiān)督部門和機(jī)構(gòu)）和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)控監(jiān)督中的職責(zé)權(quán)限，規(guī)范內(nèi)控監(jiān)督的程序、方法和標(biāo)準(zhǔn)，評(píng)價(jià)和報(bào)告內(nèi)部控制缺陷。建設(shè)內(nèi)部控制信息化，可以將各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)與高校的監(jiān)督機(jī)制相結(jié)合，將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)、資產(chǎn)信息系統(tǒng)、采購(gòu)信息系統(tǒng)等與高校的監(jiān)督系統(tǒng)整合成一個(gè)全面的、無(wú)死角的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，完善對(duì)所有內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的監(jiān)控，使監(jiān)管部門在其權(quán)限內(nèi)可以隨時(shí)監(jiān)測(cè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問題，防止違規(guī)、違法情況的發(fā)生。而且，由于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)都展現(xiàn)在內(nèi)部控制信息系統(tǒng)中，具有權(quán)限的管理者、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人也都可以查看業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況，形成多人監(jiān)管的監(jiān)管模式，降低“暗箱操作”的可能性，將高校的內(nèi)部控制監(jiān)督有效落實(shí)。

（5）有助于高校建立內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。建設(shè)內(nèi)部控制信息化，通過內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)控執(zhí)行過程中的缺陷和不足，識(shí)別、評(píng)估與分析單位層面與業(yè)務(wù)層面中影響內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，科學(xué)合理地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，跟蹤、解決內(nèi)控缺陷的改進(jìn)，促進(jìn)內(nèi)控制度的不斷完善，減少內(nèi)部控制制度存在的漏洞，并且根據(jù)系統(tǒng)反饋的結(jié)果，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門編制內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，供其審閱。

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