程輝

摘 要：近年來，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展越來越迅速，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。文章將計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化作為研究的重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為切入點(diǎn)，首先對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的作用進(jìn)行了分析，其次分析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的具體應(yīng)用，最后分析現(xiàn)代自動(dòng)化辦公存在的問題，并提出解決對(duì)策，以促進(jìn)現(xiàn)代自動(dòng)化辦公的進(jìn)一步發(fā)展與完善。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息技術(shù)；現(xiàn)代辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)的利用和發(fā)展在很大程度上加快了人類科學(xué)技術(shù)以及科學(xué)文明進(jìn)步的速度，就目前我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展和利用來看，在很多社會(huì)層面和建筑中都已經(jīng)成了不可或缺的重要組成部分，辦公室自動(dòng)化中最重要的就是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，日常管理的工作以及辦公效率的提升在很大程度上都是依靠計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)來完成的，而且計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)區(qū)別于人力來說有更高的效率和準(zhǔn)確度的優(yōu)點(diǎn)。就計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用進(jìn)行簡(jiǎn)單的探討。

1 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的概念

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)主要是通過信息獲取、信息傳送、數(shù)據(jù)分析等信息使用過程，主要應(yīng)用在辦公自動(dòng)化方面，能夠有效提高辦公效率。計(jì)算機(jī)技術(shù)包含了微電子分析技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，通常被稱為網(wǎng)絡(luò)通信、信息技術(shù)。辦公自動(dòng)化是通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展產(chǎn)生的一種快速節(jié)約的辦公方式，他能夠通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，有效解決人們?cè)谵k公過程中所遇到的諸多問題，例如：信息傳遞時(shí)間長(zhǎng)、異地出差、信息傳輸內(nèi)容局限性等等，通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人的完美結(jié)合，有效促進(jìn)了企業(yè)發(fā)展速度。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的意義

2.1改善辦公環(huán)境

正如上文所提及的，在傳統(tǒng)的辦公環(huán)境下，大量的紙筆的堆砌使得整個(gè)辦公氛圍顯得異常混亂，而且員工在混雜的環(huán)境下常常會(huì)感到工作的壓力，而將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化之中，可以有效地轉(zhuǎn)變這一情況，將紙筆數(shù)據(jù)以電子形式進(jìn)行錄入，可以使整個(gè)辦公環(huán)境更加的輕松、愉悅。因?yàn)檗k公環(huán)境是辦公質(zhì)量高低的決定因素之一，所以，借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在改善了辦公環(huán)境之后，可以有效地提高辦公質(zhì)量。除此之外，在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中借助計(jì)算機(jī)信息計(jì)算還可以將大量的文件以一個(gè)簡(jiǎn)單的文檔的形式呈現(xiàn)出來，員工之間可以有效地借助網(wǎng)絡(luò)形式來傳遞信息，實(shí)現(xiàn)信息傳遞的高效性，從而提高辦公效率。

2.2提高信息運(yùn)作效率

在信息時(shí)代，信息運(yùn)作效率關(guān)系著企業(yè)的生存發(fā)展。對(duì)此，為了企業(yè)的生存與發(fā)展，企業(yè)辦公只有隨時(shí)隨地掌握最新的和最有價(jià)值的信息，企業(yè)管理層才能及時(shí)作出最科學(xué)的決策。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)引入，通過互聯(lián)網(wǎng)信息通訊工具，不僅能了解到各行各業(yè)最新政策、市場(chǎng)變化信息等，為企業(yè)提供最有效最新的信息，而且內(nèi)部人員可以隨時(shí)登陸計(jì)算機(jī)軟件辦公系統(tǒng)查詢所需的信息，有效地提高辦公效率運(yùn)用的效率。

2.3有利于咨詢決策智能化

計(jì)算機(jī)技術(shù)有利于咨詢決策的智能化，能夠有效的幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，提高領(lǐng)導(dǎo)決策效率，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公效率和質(zhì)量，這也是辦公自動(dòng)化未來發(fā)展趨勢(shì)。在辦公工作中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的時(shí)效性為辦公工作提供了便利，許多信息可以在網(wǎng)站公示，省去了層層匯報(bào)環(huán)節(jié)，而且還增加了辦公透明度，還為辦公工作的監(jiān)督提供了便利條件，同時(shí)，在一定程度上還有利于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)、正確的決策，從而提高了辦公效率。

3 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在現(xiàn)代辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

3.1計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公室中的應(yīng)用要素

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)辦公自動(dòng)化的要點(diǎn)進(jìn)行分析，我們大致上可以發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在辦公室的應(yīng)用要素主要有工作人員、組織機(jī)構(gòu)、辦公制度、技術(shù)工具以及信息處理等方面。對(duì)目前的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)而言，顯然不能夠?qū)崿F(xiàn)完全的自動(dòng)化辦公，因此在企業(yè)的辦公管理中需要人力的參與。辦公人員可以按照工作的性質(zhì)進(jìn)行劃分，相應(yīng)的工作人員需要對(duì)自動(dòng)化的工作素質(zhì)有明確的認(rèn)識(shí)，了解到自身工作的重點(diǎn)所在。組織機(jī)構(gòu)則要求企業(yè)辦公手段的優(yōu)化管理，實(shí)現(xiàn)快速靈活的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用。企業(yè)的辦公機(jī)構(gòu)主要承擔(dān)對(duì)辦公機(jī)制的優(yōu)化管理，有關(guān)部門必須按照相應(yīng)管理制度的要求來實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的規(guī)則，讓企業(yè)的辦公制度能夠真正發(fā)揮出相應(yīng)的作用。同樣有效的技術(shù)工具是不可或缺的，對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息共享，能夠在很大程度上提高辦公的效率，給以后計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的提升提供必要的準(zhǔn)備。利用辦公信息進(jìn)行辦公的優(yōu)化處理，能夠在很大程度上提高企業(yè)綜合管理的整體素質(zhì)。

3.2降低管理成本，改善工作效率

在辦公工作中，人員的交流、辦公工作的運(yùn)行都需要消耗一定的資金成本。引進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，一方面工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流，另一方面可以節(jié)省大量的辦公所需材料，除此之外，還能在省去辦公工作中的瑣碎環(huán)節(jié)，從而節(jié)省資金，降低企業(yè)辦公投入，同時(shí)，還可以縮減部分工作人員，避免人員工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來代替人工，減低用人成本，提高了工作效率，促進(jìn)企業(yè)獲得更好的效益。

3.3文字的演示編排方面

計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在演示軟件中，能夠把圖文內(nèi)容或者表格圖片，通過幻燈片的形式進(jìn)行編輯，最后加入聲音或視頻材料，達(dá)到圖片、文字、聲音并茂的效果，最終實(shí)現(xiàn)演示的目的。在向客戶介紹產(chǎn)品或者企業(yè)給員工做培訓(xùn)的時(shí)候，使用演示軟件，能夠極大地促進(jìn)用戶的感官感受，豐富想象力并提升創(chuàng)造力，加深他們的印象。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在文字軟件中，比如WORD、WPS等，這些文字編排工具能夠?qū)D形、文字、表格有機(jī)地結(jié)合在一起，使得文字呈現(xiàn)出更好的效果，操作起來也比較簡(jiǎn)單，方便又快捷，軟件當(dāng)中有很多的命令和功能，比如列表排序、管理文件、數(shù)據(jù)的計(jì)算、圖形的處理、文字的替換、字體的改變等功能，用戶可以按照自己的意愿隨便選擇使用，文字處理軟件體現(xiàn)出強(qiáng)大的處理文字的功能，受到辦公人員的親睞。

3.4在我國信息技術(shù)發(fā)展的過程中，信息檢索和信息更新已經(jīng)成為最基本的信息技術(shù)

在企業(yè)公司的發(fā)展過程中，這些技術(shù)都是非常必要而且需要不斷更新發(fā)展的。在進(jìn)入信息時(shí)代的公司企業(yè)建設(shè)中，內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)處于不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，只有通過計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化信息檢索，這樣才能更加有效地提升辦公效率。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的檢索功能和更新功能對(duì)于很多辦公室來說都是至關(guān)重要的，有效地掌握自動(dòng)化辦公的基礎(chǔ)信息技術(shù)，可以讓辦公效率從原有臺(tái)階更上一層樓。

結(jié)語

辦公自動(dòng)化主要解決辦公過程中的信息處理問題，通過信息傳遞和數(shù)據(jù)分析過程，減輕人們的工作時(shí)間，提高工作效率。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的日益完善能夠更直接快速的實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)交流。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在目前企業(yè)發(fā)展變化過程中所占比重越來越重要，計(jì)算機(jī)處理技術(shù)逐漸成熟能夠更有效的處理辦公自動(dòng)化過程中信息收集整理、數(shù)據(jù)分析處理等作用。能夠有效提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化目標(biāo)，創(chuàng)建人本管理環(huán)境，為企業(yè)更快速發(fā)展做出卓越貢獻(xiàn)。

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