唐慧

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?辦公室是處理企業(yè)各項工作的核心場所，對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用，而文秘作為辦公室非常重要的人員組成之一，其工作質(zhì)量的高低會直接影響到辦公室的工作進程，所以想要營造良好的辦公氛圍、促進企業(yè)的發(fā)展就必須提高辦公室文秘的工作質(zhì)量水平。針對這一論題，探析文秘如何更好地展開工作。

[關 ? ?鍵 ? 詞] ?文秘;工作質(zhì)量;工作規(guī)劃;策略分析;辦公室

[中圖分類號] ?C931.46 ? ? ? ? ? ? ? [文獻標志碼] ?A ? ? ? ? ? ? [文章編號] ?2096-0603（2018）27-0124-01

辦公室作為企業(yè)業(yè)務處理的核心部門，需要精準完成上傳下達的任務，并且要對體制內(nèi)組織人員進行相應的規(guī)劃和任務部署，任務量大、質(zhì)量要求高，這就需要保證文秘在辦公室里發(fā)揮有效的作用，只有文秘能夠及時、有效地參與工作才能夠確保辦公室可以有序地運營，繼而推動業(yè)務的發(fā)展和企業(yè)的進步。

一、文秘如何提升自我專業(yè)工作素養(yǎng)

（一）嚴格遵循企業(yè)的工作規(guī)章，樹立高尚的職業(yè)操守

俗話說，無規(guī)矩，不成方圓，對人員組織量龐大、分工精細的企業(yè)來說，更是必須有一套嚴密的員工規(guī)章制度來保證工作的有序進行，所以我認為，文秘想要提升自己的專業(yè)工作素養(yǎng)首先就應該嚴格遵守企業(yè)的工作規(guī)章制度，這是其最基本的工作態(tài)度。其次，文秘的工作是比較繁忙的，往往都是任務數(shù)量龐大且分散，所以文秘人員在日常工作的時候應該細分自己的工作時間，將有限的時間劃分到具體的任務處理中來，確保每份資料都得到落實，這樣就能夠避免因人事變動、組織開會等原因而影響正常的任務處理工作，就能夠在較分散的工作時間里面，與自己的工作任務一一對應起來，從而按時按量完成工作。[1]

（二）具備長遠意識，用積極的心態(tài)對待工作

文秘的工作是很重要的，對整體的企業(yè)運作文秘是一個不可或缺的職位，也是一個信息傳遞和處理的樞紐職業(yè)，所以文秘在具體的工作中會接觸到各部門的工作人員，在如此繁忙的接觸之中難免會產(chǎn)生誤會和矛盾，因此文秘工作人員自身就要具備強大的心理承受能力，并且要具有長遠的意識，在工作的時候不能夠因為眼前的瑣事而影響了公司企業(yè)的長遠利益，不能夠因為自己的意氣用事給業(yè)務帶來不好的影響。

（三）不斷挖掘自己的能力，有意識地提升自己的專業(yè)技能

文秘想要更好地提升自我的專業(yè)工作素養(yǎng)，就需要他們時刻用嚴標準要求自己，對自己進行有意識的工作經(jīng)驗總結和反思，然后做到逐漸提升、逐漸改進。首先，文秘應該確保自己認真對待每一份工作，事無巨細。其次，文秘應該不斷拓展自己的知識內(nèi)涵，及時跟上社會發(fā)展的潮流，要讓自己的知識儲備永遠不落后于當前的時代需求。最后，文秘還要積極和上層領導取得聯(lián)系，因為文秘的工作性質(zhì)里包含著上傳下達的需要，所以文秘應該充分和上層領導取得溝通，明確他們在不同階段里的不同想法，確保將正確無誤的信息傳遞給下面的工作人員。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量的有效措施

（一）及時對他們進行專項技能培訓

社會是在不斷發(fā)展的，其需要也在不斷發(fā)生著變化，所以上層領導應及時抓住這些變化，然后調(diào)動相應的資源對文秘工作人員進行定期培訓，要讓文秘在培訓中掌握最新的工作理念和社會需求標準，讓他們的知識得到豐富，讓他們的職業(yè)操守得到保障，讓他們能夠全身心地投入自己的工作中來。但是需要注意的是，在這個培訓環(huán)節(jié)中，一定要進行科學的討論式培訓，而不是進行落后的“洗腦式”培訓，要讓文秘的心理上得到歸屬感和使命感，這點非常重要。

（二）適時評估辦公室工作狀況，營造和諧的工作氛圍

辦公室是企業(yè)處理業(yè)務的核心科室，其人員流動量大、信息繁雜，所以企業(yè)管理人員應適時展開對辦公室的工作評估，以相應的工作資料和業(yè)務完成程度為標準，在客觀的前提下充分評估、理性評估，杜絕人情評估。評估過后，企業(yè)針對辦公室的當下狀態(tài)，進行有針對性的改進工作，解決辦公室工作當中存在的不好現(xiàn)象，同時也不忘表彰那些工作努力、業(yè)務能力強的人，從而為辦公室營造和諧的工作氛圍。[2]

（三）確定公平、公正的審核獎懲制度

要讓文秘能夠積極改進其工作現(xiàn)狀，提升其業(yè)務能力，就需要企業(yè)確定一個公平、公正的審核制度，通過這個制度確保企業(yè)中的每位工作人員都遵守統(tǒng)一、嚴格的獎懲制度，不存在關系戶、人情戶等負面工作影響，這樣能夠讓文秘以及文秘外的工作人員都積極、熱情地參與到日常工作中來。

總之，文秘工作人員在辦公室里起著承上啟下的重要作用，所以企業(yè)領導和文秘工作人員自身都要對這個職業(yè)足夠的重視，要不斷提升文秘工作人員的業(yè)務能力和效率，不斷讓他們迎合社會發(fā)展的潮流，創(chuàng)立創(chuàng)新意識，只有這樣才能夠有效促進辦公質(zhì)量的提升，進而促進企業(yè)的整體發(fā)展。

參考文獻：

[1]張帥濤.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].環(huán)球市場，2017（26）.

[2]巫梓婷.提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析[J].經(jīng)營管理者，2017（31）.