李建梅

摘 要：進(jìn)入本世紀(jì)以來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的成熟以及電子計(jì)算機(jī)的普及給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的變革。尤其是在當(dāng)今的信息時(shí)代，數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出指數(shù)爆炸的增長(zhǎng)趨勢(shì)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的需求。檔案數(shù)字化建設(shè)就是以虛擬的數(shù)據(jù)庫(kù)搭配高效的上傳下載網(wǎng)絡(luò)，不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)大規(guī)模檔案的分析處理，同時(shí)也能更方便的給用戶提供查詢?；诖耍P者在文章中首先闡述了數(shù)字化建設(shè)的意義；然后分析了檔案數(shù)字化需要注意的若干問(wèn)題，并提出了行之有效的實(shí)施策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化建設(shè)；價(jià)值；問(wèn)題；策略

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理、紙張、管理人員等辦公資源有著較大的依賴。這不僅需要我們?cè)谇捌诨A(chǔ)設(shè)施上花費(fèi)大量的資金，同時(shí)后期的運(yùn)行維護(hù)也會(huì)給單位造成一定的負(fù)擔(dān)。除此之外，傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的工作效率也飽受詬病，數(shù)據(jù)的查詢調(diào)用服務(wù)也滿足不了用戶的需要。由此可見(jiàn)，積極地應(yīng)用新技術(shù)來(lái)提高檔案管理的水平，同時(shí)豐富檔案管理的職能已經(jīng)是大勢(shì)所趨。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

（一）確保信息安全

檔案具有歷史性、知識(shí)性、政治性以及價(jià)值性等特點(diǎn)，部分檔案管理工作更是關(guān)乎到國(guó)計(jì)民生，因此檔案信息的安全問(wèn)題也一直受到學(xué)界和業(yè)界的高度重視。在當(dāng)代社會(huì)中，信息既是用戶的消費(fèi)品也是生產(chǎn)資料之一，其巨大的價(jià)值對(duì)檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式中工作流程比較繁瑣，管理人員由于疏忽或者惡意泄露，都可能造成安全問(wèn)題。在后期檔案使用的過(guò)程中，頻繁地調(diào)用紙質(zhì)檔案也會(huì)使其逐漸受損，遺失破壞的現(xiàn)象也就在所難免。檔案信息化建設(shè)則是在紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上進(jìn)行掃描儲(chǔ)存，重要的紙質(zhì)文檔則可以密封，不再使用。這樣一來(lái)就大大的減少了自然環(huán)境的侵害和人為的損壞，提高了信息安全系數(shù)。

（二）改善查詢服務(wù)

隨著信息檔案數(shù)據(jù)的與日俱增，紙質(zhì)化管理模式會(huì)占用大量的資源，同時(shí)在查閱利用的過(guò)程中也受到諸多的阻礙。雖然，在檔案管理工作中會(huì)按照內(nèi)容的不同而進(jìn)行分類，以給后期的管理查詢減輕負(fù)擔(dān)。實(shí)際上堆積如山的檔案以及長(zhǎng)篇累牘的文本令用戶不堪重負(fù)，檔案管理給利用者提供的指導(dǎo)作用就十分有限。而檔案數(shù)字化建設(shè)則能有效的改善這一問(wèn)題，以更加高效快捷的服務(wù)，充分挖掘數(shù)據(jù)信息的價(jià)值。在數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)上，用戶可以通過(guò)客戶端直接進(jìn)行關(guān)鍵字詞的檢索，數(shù)據(jù)庫(kù)就能將相關(guān)的檔案調(diào)出。這種服務(wù)模式改變了以往提前預(yù)約和定時(shí)歸還的現(xiàn)象，讓用戶能夠隨時(shí)隨地的享受到信息帶來(lái)的便利。

（三）提高工作效率

檔案數(shù)字化建設(shè)還有利于提高工作效率，對(duì)單位控制成本和精簡(jiǎn)人員有著非常重要的意義。檔案數(shù)據(jù)對(duì)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益起著積極地指導(dǎo)作用，然而在各單位檔案管理工作相對(duì)獨(dú)立，其它部門(mén)想要獲取數(shù)據(jù)就十分困難。究其原因，還是各部門(mén)之間溝通渠道不暢，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。同時(shí)在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理中，檔案的收集、整理、歸檔、利用以及后期運(yùn)維都需要大量的管理人員來(lái)落實(shí)，繁瑣的工序使檔案管理工作效率普遍不高。而在檔案數(shù)字化建設(shè)中，利用專門(mén)的設(shè)備就能夠?qū)⑿畔呙枋珍洠o檔案管理工作帶來(lái)了極大的便利。此外，專業(yè)技術(shù)人員還可以通過(guò)對(duì)終端的分類來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的編目，只需要前期的技術(shù)搭建此后的檔案都能有序的進(jìn)行收集?？梢哉f(shuō)數(shù)字化建設(shè)使檔案管理工作更加智能化，消除了部分冗余的工序使檔案管理更加高效。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題

（一）信息保密風(fēng)險(xiǎn)

實(shí)際上檔案數(shù)字化建設(shè)也面臨著一些新的問(wèn)題，在解決了以往由于自然侵蝕和人為疏忽造成的安全問(wèn)題后，網(wǎng)絡(luò)漏洞的危險(xiǎn)又開(kāi)始凸顯出來(lái)。檔案數(shù)字化建設(shè)往往會(huì)依賴于局域網(wǎng)和以太網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的傳輸，這樣一來(lái)就給別有用心的人可乘之機(jī)。由于檔案數(shù)據(jù)具有較大的價(jià)值性，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)往往就成了黑客的攻擊目標(biāo)，從而造成信息泄露的問(wèn)題。尤其是在部分檔案中涉及到人們的個(gè)人信息和商業(yè)機(jī)密，在泄露之后不僅會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重的更會(huì)危及到社會(huì)穩(wěn)定。除此之外，數(shù)字化檔案還具有高密度和易復(fù)制的特點(diǎn)，這雖然給管理工作帶來(lái)了好處，但也滋生出一些漏洞。在數(shù)字化檔案的傳輸過(guò)程中，一些細(xì)微的操作都可能會(huì)造成信息的泄密，而大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫(kù)很容易就被復(fù)制盜用。

（二）信息失真風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)據(jù)的第一生命就是真實(shí)性，只有準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)才能真正的給檔案利用者提供幫助。而檔案數(shù)字化建設(shè)在我國(guó)起步較晚，相關(guān)的理論和實(shí)踐方法仍有待完善，這就使檔案數(shù)字化的過(guò)程中容易出現(xiàn)紕漏。比如在使用掃描儀器進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入時(shí)，部分性能較差的設(shè)備就存在數(shù)據(jù)不足和失真的現(xiàn)象，給檔案管理工作造成了嚴(yán)重的阻礙。而且數(shù)字化檔案在后期使用過(guò)程中仍能進(jìn)行修改，一方面雖然能不斷地豐富和完善相關(guān)的資料，另一方面也由于其易改性而造成了大量數(shù)據(jù)的變動(dòng)，使檔案失實(shí)。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平都比較低，相關(guān)的軟件操作也不熟練。在管理過(guò)程中一些錯(cuò)誤的操作就可能影響到數(shù)據(jù)的真實(shí)性，使檔案的權(quán)威性與公信力受損。

（三）信息價(jià)值缺失

檔案管理經(jīng)過(guò)多年來(lái)的發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍和職能也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，使數(shù)據(jù)的附加價(jià)值進(jìn)一步提高。尤其是隨著大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，檔案管理工作不單單是對(duì)數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單收錄，更重要的是對(duì)數(shù)據(jù)的分析以及對(duì)未來(lái)趨勢(shì)的預(yù)測(cè)。這都必須基于系統(tǒng)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)之上，而當(dāng)前的數(shù)字化檔案管理工作中存在著較大的隨意性，使數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出碎片化、無(wú)序化的問(wèn)題，其價(jià)值也就大打折扣。部分工作人員在收集數(shù)據(jù)的過(guò)程中對(duì)相關(guān)的背景了解不夠，后期就難以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理，其內(nèi)在的聯(lián)系也就難以被揭示。而部分檔案管理部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)分析技術(shù)不重視，大多利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行階段性總結(jié)與反思，使檔案高瞻遠(yuǎn)矚的先進(jìn)性沒(méi)能有效地發(fā)揮?？偠灾?，目前我國(guó)的數(shù)字化檔案應(yīng)用技術(shù)還十分薄弱，檔案的價(jià)值仍有待開(kāi)發(fā)。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

檔案管理人員是管理工作的中心，其業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能直接影響到數(shù)字化建設(shè)的水平。因此，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中首先就要提高檔案管理人員的素質(zhì)，打造一支專業(yè)的人才隊(duì)伍。筆者建議，檔案管理部門(mén)可以定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，以檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)基礎(chǔ)進(jìn)行教育，給他們的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)針對(duì)目前在職人員缺乏再教育的問(wèn)題，單位也必須讓職工不斷地提升自我，以內(nèi)部健全的獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)促進(jìn)管理人員的學(xué)習(xí)進(jìn)步。

檔案數(shù)字化還需要信息技術(shù)的支撐，需要單位與時(shí)俱進(jìn)地提高自身數(shù)字化水平。首先檔案管理部門(mén)可以聘用專門(mén)的信息技術(shù)人才來(lái)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)，并完善檔案管理的數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上讓檔案的搜集錄入有條不紊的進(jìn)行，保障檔案數(shù)據(jù)的規(guī)模和真實(shí)性。其次，要善于挖掘數(shù)據(jù)的價(jià)值，真正的給檔案利用者提供指導(dǎo)。最后值得一提的是，檔案數(shù)字化建設(shè)還必須要提高風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控技術(shù)，給檔案管理提供一個(gè)安全的環(huán)境。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)軟件和硬件兩方面入手，通過(guò)采購(gòu)和引進(jìn)新技術(shù)新設(shè)備，來(lái)提高檔案管理系統(tǒng)的安全性能。筆者建議，檔案管理部門(mén)與專業(yè)的正規(guī)的數(shù)據(jù)公司進(jìn)行合作，借助大數(shù)據(jù)公司專業(yè)的技術(shù)與龐大的信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理。同時(shí)也能廣泛地從互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)公司中吸取經(jīng)驗(yàn)，來(lái)完善自身體制建設(shè)和數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)。

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)能夠改變以往落后的工作方式，并且能深入的挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值。但在檔案管理中仍需要注意信息安全問(wèn)題和技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題，在發(fā)展的過(guò)程中不斷地提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)以及數(shù)字化建設(shè)水平。以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步，以檔案信息來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐并迅速與國(guó)際檔案管理接軌。

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