楊珍

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的日益發(fā)展，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)作為基本載體的信息化技術(shù)不斷發(fā)展，近幾年來(lái)，信息化技術(shù)已經(jīng)普及生活中的許多領(lǐng)域。新形勢(shì)下，事業(yè)單位的人事檔案管理也已經(jīng)憑借信息化進(jìn)行新的體系的建設(shè)。本文旨在通過(guò)對(duì)信息化發(fā)展的重要性來(lái)說(shuō)明事業(yè)單位人事檔案管理進(jìn)行信息化攻關(guān)的必要性。

關(guān)鍵詞：管理；事業(yè)單位；基本要求；檔案

1 事業(yè)單位人事檔案在信息化管理的基本要求

作為一個(gè)公司或者企業(yè)來(lái)講人事方面的科學(xué)管理是保證企業(yè)能夠有持續(xù)性的新鮮血液的基礎(chǔ)，是引進(jìn)新的力量的一個(gè)最基本的要求。而在人事管理中對(duì)人事檔案的管理又是非常重要的一環(huán)。人事檔案的管理直接影響到企業(yè)或者公司對(duì)員工工作情況的考核和記錄，對(duì)于促進(jìn)員工在崗位的投入度有很大的影響。同時(shí)，人事檔案的另一項(xiàng)重大功能就是對(duì)員工在工作崗位上所取得成績(jī)進(jìn)行一個(gè)記錄和總結(jié)，這是這個(gè)單位進(jìn)行單位文化建設(shè)時(shí)不可忽視的重要憑借。通過(guò)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的手段，推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程，不僅僅能夠大大的加快該單位的工作效率，對(duì)于企業(yè)整體工作節(jié)奏的把握也是大有裨益的。

對(duì)于事業(yè)單位人事管理人員來(lái)講，首先要有高度的集體意識(shí)，作為企業(yè)或者公司推進(jìn)信息化建設(shè)的基層力量，務(wù)必積極投身于人事檔案管理信息化工作的建設(shè)當(dāng)中去。新的體系下，從事人事檔案管理的人員仍舊應(yīng)該以高的標(biāo)準(zhǔn)作為對(duì)自身的要求，按照部門(mén)建設(shè)的規(guī)定進(jìn)行相關(guān)流程的梳理和升級(jí)。與此同時(shí)，相關(guān)人員也應(yīng)該對(duì)新體系下的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化自身的技術(shù)能力和工作水平。

2 人事檔案管理在推進(jìn)信息化工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件問(wèn)題

信息化的建設(shè)需要互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的跟進(jìn)，這一點(diǎn)在目前也是限制我國(guó)不同地區(qū)信息化建設(shè)工作普及的一項(xiàng)難關(guān)。這個(gè)問(wèn)題的核心就是信息化推進(jìn)工作中對(duì)于硬件和軟件的需求。這也是客觀上由于我國(guó)不同地區(qū)發(fā)展程度以及對(duì)于信息化認(rèn)識(shí)程度的偏差所造成的。不同地區(qū)雖然都有相關(guān)人事檔案的管理系統(tǒng)，但是在實(shí)際工作中可能會(huì)由于地區(qū)差異導(dǎo)致對(duì)信息化管理系統(tǒng)的地區(qū)要求差異很大，這直接導(dǎo)致了系統(tǒng)的自適性很差。如果再加以與之配套的打印機(jī)等設(shè)備以后，仍舊很難實(shí)現(xiàn)全面的信息化管理。

2.2 信息化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題

對(duì)于長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)的企業(yè)或者公司來(lái)講，業(yè)務(wù)的系統(tǒng)化和流程化為人事檔案的管理和建立提供了不少方便，在此基礎(chǔ)之上對(duì)于人事檔案的管理也變得有跡可循。而后者的高度系統(tǒng)也也促進(jìn)了整體的工作效率。根據(jù)相關(guān)機(jī)構(gòu)的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，我國(guó)目前信息化建設(shè)過(guò)程中很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的確立，這是由于各個(gè)工作單位自身在建設(shè)信息化系統(tǒng)時(shí)只是單方面的從各自的經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)人員管理的角度入手去做，導(dǎo)致信息化工作無(wú)法具有很強(qiáng)的自適性，而后期的信息化假設(shè)數(shù)據(jù)的共享也成為一紙空談了。

2.3 事業(yè)單位對(duì)于人事檔案的重視程度問(wèn)題

人事檔案的管理制度的更新和發(fā)展很大程度上來(lái)自人事單位自身對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。目前對(duì)于該方向的認(rèn)識(shí)深度還不夠，只是單純的停留在對(duì)于單位內(nèi)部人員的基本信息的查詢(xún)。檔案的建立也多數(shù)是為了為上級(jí)部門(mén)做出的決策提供一些憑據(jù)，對(duì)于檔案建設(shè)的開(kāi)發(fā)還不是很到位。這種由上而下的模式，使得人事檔案的利用價(jià)值大打折扣。

2.4 現(xiàn)階段人事檔案管理制度問(wèn)題

雖然信息化的發(fā)展已經(jīng)提上日程并且在好多地方有層次的進(jìn)行開(kāi)展，但是對(duì)于多數(shù)的事業(yè)單位來(lái)講，許多還仍舊是處于人工或者半人工的狀態(tài)，甚至有一些長(zhǎng)時(shí)期處在信息化建設(shè)工作的試運(yùn)行階段，現(xiàn)階段的人事檔案的管理制度還是較為落后的。對(duì)于檔案管理過(guò)程中的信息記錄和數(shù)據(jù)整理兩個(gè)模塊仍舊效率低下。當(dāng)下的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)大背景下人事單位的業(yè)務(wù)發(fā)展。

2.5 人事檔案管理職員工作素質(zhì)問(wèn)題

信息化工作的引進(jìn)自然離不開(kāi)對(duì)信息化工作有系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)的員工，同樣如果管理模式變革以后對(duì)于高技術(shù)人才的需求也是相當(dāng)大的。當(dāng)下來(lái)看，多數(shù)從事人員檔案管理的職工的年齡普遍處于中年，這個(gè)年齡段的人群對(duì)于這種新技術(shù)的引進(jìn)的接受能力相對(duì)遲緩一些，業(yè)務(wù)的承接水平不高，自身工作素質(zhì)有待提高。

3 事業(yè)單位人事檔案管理信息化的對(duì)策建議

信息化管理對(duì)于人事檔案模塊的變革勢(shì)在必得，同樣也是社會(huì)發(fā)展的需要。信息化技術(shù)人才在人事檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中的需要也是很大的。為了更好的推進(jìn)信息化在事業(yè)單位的人事檔案管理方向的普及，對(duì)于以上存在的問(wèn)題，做出以下幾點(diǎn)的建設(shè)建議。

3.1 完善事業(yè)單位人事檔案信息化管理的制度

對(duì)于該點(diǎn)建議主要是針對(duì)在事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)過(guò)程中由于信息化制度的不完善所造成的管理模式的不連貫和在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中效率低下的問(wèn)題。其次，對(duì)于該項(xiàng)制度的完善必須緊密結(jié)合實(shí)際工作和信息化建設(shè)的特點(diǎn)進(jìn)行，同時(shí)一定要避免舊體系對(duì)新建設(shè)的影響，打破在思維上的束縛。進(jìn)一步規(guī)范和整理人事檔案的提交和審核流程，提高對(duì)材料的收集和整理工作效率?？梢栽谝欢〞r(shí)期內(nèi)實(shí)行信息化管理的試運(yùn)行，在實(shí)踐過(guò)程根據(jù)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行不斷的修正和改進(jìn)。

3.2 做好對(duì)人事檔案的整理

舊體系下的人事檔案整理主要分為兩個(gè)階段，在接受人員檔案之前仔細(xì)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化的審查和備案，在接受檔案以后對(duì)檔案進(jìn)行整理和記錄。在信息化工作建設(shè)的時(shí)候也要主要對(duì)檔案的前期接收和后期記錄。將舊模式下的人事檔案的整理流程進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)型，在網(wǎng)絡(luò)終端做好數(shù)據(jù)的備份。對(duì)于收集的紙質(zhì)版的檔案也在一定時(shí)期內(nèi)進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋４婧托迯?fù)，信息化管理模式落地生根壯大以后可以進(jìn)行直接的取代。

3.3 保障人事檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理

信息化建設(shè)的一個(gè)特點(diǎn)就是實(shí)行網(wǎng)上辦公，通過(guò)相關(guān)軟件直接對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存和調(diào)用，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)終端也能很迅速的進(jìn)行檔案的利用，大大加快工作的效率。因此，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全來(lái)講這是非常重要的。如果人事信息被泄露出去對(duì)于公司運(yùn)行數(shù)據(jù)以及職工個(gè)人信息的安全隱患都是巨大的。要想保證網(wǎng)絡(luò)安全可以從以下兩個(gè)方面入手，首先是對(duì)人事管理網(wǎng)絡(luò)的保護(hù)。加強(qiáng)該項(xiàng)的資金投入，建設(shè)強(qiáng)大的安保系統(tǒng)，防止來(lái)自外界的入侵。其次就是事業(yè)單位內(nèi)部的制度建設(shè)。操作人員一定要有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和安全意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)信息化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。系統(tǒng)的進(jìn)行相關(guān)安全知識(shí)理論課的培訓(xùn)。

3.4 完善并學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)

人事部門(mén)的職工加強(qiáng)自身工作素質(zhì)，對(duì)于人員檔案的整理過(guò)程一定要細(xì)致。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的更新和升級(jí)過(guò)程中，切實(shí)管理好對(duì)人員數(shù)據(jù)的備份和修復(fù)。同時(shí)，該部門(mén)的人員也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)對(duì)信息化的知識(shí)，加深對(duì)該項(xiàng)系統(tǒng)的了解。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的完善過(guò)程中嚴(yán)格遵守相應(yīng)的法規(guī)，絕對(duì)不允許逾越法律的紅線。

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