張冰蘭

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足供電企業(yè)檔案管理需求，要不斷做出改革和創(chuàng)新，信息化檔案管理是勢在必行的。但在當前的信息化檔案管理建設(shè)中仍然存在一些問題，文章通過分析當前供電企業(yè)檔案管理改革的現(xiàn)狀，找出其中存在的問題，加以分析，對如何有效地實現(xiàn)信息化背景下供電企業(yè)檔案管理改革提出幾點行之有效的建議。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；檔案管理；管理創(chuàng)新；創(chuàng)新策略

檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中有著重要的作用，是不可忽視的環(huán)節(jié)之一。檔案管理的質(zhì)量甚至在一定程度上會影響著企業(yè)的發(fā)展，有著獨特的不可替代的作用。但在當前的電力企業(yè)信息化檔案管理中仍然存在著很多不足之處，比如相關(guān)的規(guī)章制度無法有效執(zhí)行，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低，對檔案管理工作的不重視，在工作中缺乏創(chuàng)新意識，對檔案利用率不高等，都是當前企業(yè)信息化檔案管理中亟須解決的問題。

1 供電企業(yè)檔案的特點

供電企業(yè)的檔案信息，對供電企業(yè)來說是至關(guān)重要的，是企業(yè)重要的資產(chǎn)，關(guān)系企業(yè)發(fā)展全局。檔案信息記錄和保存企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)的“活歷史”，它是企業(yè)在未來的發(fā)展和戰(zhàn)略規(guī)劃中重要的參考資料。作為供電企業(yè)來說，檔案信息不僅僅是企業(yè)的資產(chǎn)，也是重要的國家資產(chǎn)，如果檔案信息被竊取，容易造成電力安全問題。所以供電企業(yè)做好檔案信息的保密至關(guān)重要。檔案信息內(nèi)容多元化。不僅包括當前企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，而且還涉及非常多的重要的資料和文獻，因此檔案信息內(nèi)容的綜合性比較強，具有多元化特點。檔案信息內(nèi)容保密性強。供電企業(yè)檔案信息涉及國家經(jīng)濟發(fā)展重要數(shù)據(jù)指標，不僅包括了企業(yè)當前發(fā)展的現(xiàn)狀，還涉及對企業(yè)未來的規(guī)劃。檔案信息內(nèi)容動態(tài)性。電力企業(yè)信息內(nèi)容管理動態(tài)性十分強，會隨著市場的變化而變化，具有一定的動態(tài)性。

2 供電企業(yè)檔案管理中存在的問題

2.1 供電企業(yè)檔案管理信息化水平需要進一步完善

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展以及信息化水平的不斷提升，計算機信息技術(shù)在各行各業(yè)中的應用程度與應用水平也得到了有效的體現(xiàn)。并且計算機信息技術(shù)在一定程度上能夠有效的提升工作管理的效率與水平，在檔案管理當中也是如此。隨著網(wǎng)絡(luò)信息水平的不斷提升，供電企業(yè)檔案管理的信息化水平也有了較大的發(fā)展。但是在具體的信息化過程中仍會有一些需要注意地方。比如在進行檔案錄入的時候，針對不同的檔案類型需要利用不同的方式來進行歸檔，針對不同保密程度的檔案可以使用不同的方式來進行加密，確保檔案保密工作的順利進行，但是由于有一部分的相關(guān)規(guī)定并未完全細化，造成之后的檔案提取方面的困難。

2.2 檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)不完善

大數(shù)據(jù)時代，雖然借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，供電企業(yè)檔案信息的處理更便捷、更快速，但由于供電企業(yè)畢竟不是專業(yè)的計算機科技企業(yè)，沒有強大的人才隊伍來做網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)工作，所以，僅憑檔案人員有限的計算機知識，還不能應對高技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)竊密行為。

2.3 缺乏創(chuàng)新意識

在供電企業(yè)的長期發(fā)展中，大家慣性地受到傳統(tǒng)企業(yè)觀念的影響，認為檔案管理工作是一項不必十分重視的工作，對檔案管理沒有正確的認識。這就使得供電企業(yè)每年都將對公司的投入資金、人力、物力資源應用到電力開發(fā)技術(shù)上，對檔案管理的投資十分有限，使得檔案管理信息化缺少資金支持；缺少設(shè)備支持；缺少專業(yè)技術(shù)人員支持。在長此以往的發(fā)展中就使得工作模式被基本固定，在面臨改革時也難以激發(fā)出創(chuàng)新意識，缺少創(chuàng)新精神。

2.4 檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理工作的開展需要職業(yè)水準合格的工作人員，然而我國部分供電企業(yè)的檔案管理工作人員缺乏相應的專業(yè)素養(yǎng)，部分工作人員對于檔案管理的規(guī)范化操作知之甚少，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)人為錯誤操作，這對于供電企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是極其不利的。除此之外，部分供電企業(yè)的檔案管理人員缺乏工作經(jīng)驗和實戰(zhàn)訓練，然而在檔案管理中僅僅具有扎實的理論基礎(chǔ)是不夠的，缺乏實踐的檢驗和管理經(jīng)驗將導致檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的概率大大提升。

3 供電企業(yè)檔案管理改革的對策

3.1 有效實施檔案管理的規(guī)章制度

要想有效實現(xiàn)信息化背景下供電企業(yè)檔案管理的改革，首先就要做到對企業(yè)制定的檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度有效的實施。要想確保制度的實施就一定要讓相關(guān)工作人員意識到檔案管理工作的重要性，企業(yè)也要對檔案管理工作予以同技術(shù)開發(fā)工作一樣的重視，加強對規(guī)章制度實踐的監(jiān)督，建立相關(guān)的責任機制，確保規(guī)章制度有效實施。

3.2 提高檔案信息化系統(tǒng)的應用

開發(fā)和建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案信息化的有效途徑。要積極開發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件，使企業(yè)檔案信息化與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)同步開展。電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

3.3 完善檔案信息的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的線上處理，首先要做的就是技術(shù)工作，不只是數(shù)據(jù)處理技術(shù)，還要有網(wǎng)絡(luò)安全的處理工作。因此，對供電企業(yè)的檔案部門來說，在線上要想做好檔案保密工作，最重要的前提就是要做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，所以，供電企業(yè)可以根據(jù)企業(yè)的具體情況，自己招聘或者培養(yǎng)專門的網(wǎng)絡(luò)安全方面的人才，或者外包給有技術(shù)實力的相關(guān)企業(yè)，比如360等技術(shù)公司來幫助做網(wǎng)絡(luò)安全的工作。做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，檔案信息的保密在技術(shù)方面就可以安全無憂了。

3.4 加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

高水平的檔案管理人員是確保供電企業(yè)檔案管理質(zhì)量的重要因素。要想提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，供電企業(yè)可以通過高薪聘請檔案管理工作經(jīng)驗豐富且理論基礎(chǔ)扎實的工作人員，進行企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作。這些高素質(zhì)的工作人員可以通過自我的榜樣模范作用，時刻為其他的工作人員做好示范，供其他人進行參考學習。供電企業(yè)還可以定期開展檔案管理工作交流會，鼓勵所有公司成員參與到其中，在活動中，每個人都可以為企業(yè)的檔案管理提出發(fā)展建設(shè)意見和建議，工作人員們也可以進行彼此溝通交流，相互傳授檔案管理工作的經(jīng)驗，在彼此交流中，工作人員可以意識到自我工作中存在的不足和優(yōu)勢，在未來的工作中有針對性的完善自我和發(fā)展自我。除此以外，供電企業(yè)可以定期開展檔案管理培訓會，要求所有檔案管理的相關(guān)工作人員都參與到培訓中，以求全面增加檔案管理工作人員的專業(yè)知識儲備，進而通過理論的正確指導，完善發(fā)展工作實踐。

4 結(jié)語

供電企業(yè)檔案管理的過程中存在著信息化水平有待加強，創(chuàng)新意識薄弱等問題，要想進一步有效的提高供電企業(yè)檔案管理的質(zhì)量與水平，需要相應的管理人員加強對檔案管理的重視程度，并在此基礎(chǔ)上加強檔案管理的信息化水平，并與此同時加強檔案管理專業(yè)化人才隊伍建設(shè)，從而有效的提高供電企業(yè)檔案管理工作有效進行，進而提高供電企業(yè)內(nèi)部管理的質(zhì)量。

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