趙倫劍

摘要：作者重點探討檔案信息資源共享及如何開發(fā)利用問題。

關鍵詞：檔案信息；資源；共享；開發(fā)利用

搞好開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)資源共享，為經(jīng)濟建設服務，是我們檔案工作者值得思索和探討的一個重要問題。對此，本文將從開發(fā)檔案信息資源的內(nèi)涵、檔案信息資源的特點及檔案的社會利用規(guī)律，來探討檔案信息資源開發(fā)利用問題。

首先，要加深理解檔案信息資源的內(nèi)涵。

所謂檔案資源的開發(fā)利用，是指根據(jù)一定的原則和要求，將檔案信息資源中的各種使用價值予以揭示，并通過各種科學有效的方法，使之直接服務于社會各項活動或工作，滿足人們的各種利用需要。開發(fā)檔案信息資源的內(nèi)涵是十分廣泛的，它應包括檔案信息的整理、管理水平，提供利用的方式、方法、手段，主動服務的形式，檔案管理現(xiàn)代化程度以及檔案信息在現(xiàn)實中所創(chuàng)造的價值等諸方面。從檔案信息資源的內(nèi)涵可以看出，開發(fā)利用檔案信息資源是一個系統(tǒng)工程，應以開發(fā)檔案信息資源做為主線帶動檔案工作的整體發(fā)展。任何一個系統(tǒng)，都是存在于比它更大的系統(tǒng)中，檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，二者是相互聯(lián)系、相互制約的。檔案信息資源開發(fā)利用首先要獲取檔案這一物質，并占有豐富的檔案信息量，經(jīng)過科學的加工和處理，才能完成檔案信息資源開發(fā)利用這一環(huán)節(jié)。而檔案工作只有通過檔案信息資源開發(fā)利用這一主渠道，才能充分發(fā)揮檔案的作用和價值。檔案信息資源開發(fā)利用工作不僅是整個檔案工作中最富有活力的重要環(huán)節(jié)，而且是形成該系統(tǒng)良性循環(huán)、不斷提高其管理水平和效益的重要保證。因此，研究檔案信息資源開發(fā)利用不應單個進行研究，應從系統(tǒng)整體出發(fā)進行研究。

其次，要認真研究檔案信息資源的特點。

檔案信息不僅具有信息的一般共性，而且還具有特殊的個性。它的主要特點是：本源性、回溯性、憑證性、積累性、內(nèi)向性和社會性。信息按其性質可分為原始信息和經(jīng)過處理的信息。檔案信息屬于原始信息，是各部門對某一活動的最初的數(shù)字、文字和圖像等的直接記載，所以本源性是檔案信息最主要的特點，本源性信息是加工信息的基礎，任何信息資源都起源于原始信息，因而檔案信息在社會信息系統(tǒng)中居于特有的地位和作用。

信息按其時間特征可分為回溯性信息和預測性信息。檔案屬于記錄和反映已經(jīng)發(fā)生的活動、事物及其過程，即用來追溯以往的信息。通過它可以利用前人的勞動進行創(chuàng)新，也能為現(xiàn)實的研究、決策和預測提供基礎。憑證性是這種信息（連同它的載體）具有證據(jù)作用。檔案是原始材料，是反映機關、團體、企事業(yè)單位、個人活動的真實歷史記錄，能起到別的信息所起不到的憑證作用。檔案一般是以文件的形式陸續(xù)形成的，而又以文件組合體的形式持久地存在和運動的，所以它的聯(lián)系性較為突出。

這種聯(lián)系一是指同一類信息可以在不同的檔案全宗里發(fā)現(xiàn)，因為許多立檔單位常常是從不同的職責出發(fā)辦一件事情，因此反映同一問題的決策、有的執(zhí)行；有的從某個側面反映某項工作，這是表現(xiàn)在空間方面的。二是指同一事物在時間上有聯(lián)系，這種聯(lián)系有短有長，形成的文件有多有少，有時需要查找百年以上的記錄，這是表現(xiàn)在時間方面的。

此外，還有這一事物同那一事物的聯(lián)系，既表現(xiàn)在內(nèi)容方面的和表現(xiàn)在信息的形式方面的。與聯(lián)系性特點相關，檔案信息還具有積累性的特點，檔案信息體系的形成和發(fā)展，往往具有連續(xù)不斷以至定向積累的特點。其表現(xiàn)是立檔單位的檔案整體，是在連續(xù)的活動中長期積累形成的，而且只要某一檔案形成單位存在，其擁有的檔案成份總要有規(guī)律地得到補充。

檔案信息互相聯(lián)系和積累的特點，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。檔案信息的內(nèi)向性特點是指有些材料在一定時間里僅 限于規(guī)定的控制范圍內(nèi)使用。但從總體來說，檔案是社會性的信息記錄，內(nèi)容無所不包，是各行各業(yè)人們進行社會活動的產(chǎn)物，又用于社會實踐之中。

從上述特點來看，檔案信息資源開發(fā)利用不是智力上改造檔案中的事實，也不是機械地提供事實，而是在考慮來源聯(lián)系與機構聯(lián)系情況下獲得映象。是要在廣義上和多種意義上認識檔案可能具有的無限用途。

開發(fā)檔案信息資源應從廣度方面開發(fā)。①突破本單位、本全宗的檔案范圍，向全社會去收集檔案信息。②打破只從檔案這一種信息源上收集的模式，可以收集同檔案性質相關的報刊、圖書等。

從深度上開發(fā)，突破案卷或文件標題所反映的內(nèi)容，應深入到案卷或文件所含的全部有使用價值的信息，通過標引登記出來，從而得到廣泛的利用。以求為將來形成信息網(wǎng)絡，進行聯(lián)機檢索，統(tǒng)一提供信息打下基礎。

最后，要全面掌握檔案的社會利用規(guī)律。

事物都是運動的，任何事物的運動都有其規(guī)律，社會利用檔案這一事物亦然。當前，我國正處在經(jīng)濟大發(fā)展的時期，各種性質、規(guī)模的經(jīng)濟實體之間的經(jīng)濟往來和聯(lián)系以及市場競爭形成了信息需求的廣闊地域，市場成為社會資源配置的基本手段。修志等專向、定向利用向市場經(jīng)濟調(diào)控下為解決經(jīng)濟、科學技術活動的社會化利用規(guī)律發(fā)展。馬列主義哲學原理告訴我們，趨勢與事物發(fā)展的規(guī)律有著必然的、不可分割的聯(lián)系，規(guī)律的運用要通過趨勢這個重要階梯來完成，那么我們就應探討檔案信息資源開發(fā)利用的趨勢。

所謂趨勢是指事物發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出來的較為穩(wěn)定和必然性質的一種走向、趨向。社會化利用不僅需要政策、法規(guī)等信息，還需要現(xiàn)行動態(tài)和發(fā)展預測信息，歷史經(jīng)驗教訓信息以及當代國際、國內(nèi)的新知識、新理論、新技術、新方.法信息等。人們對獲得檔案信息提出了集中、系統(tǒng)、優(yōu)質、方便等特定的要求。各行各業(yè)對檔案的利用需求不斷地深化和多樣化，因而檔案信息資源的開發(fā)利用便隨之產(chǎn)生了新的發(fā)展趨勢，即檔案信息資源開發(fā)利用向濃縮化、綜合化方向發(fā)展，這是檔案社會利用規(guī)律發(fā)展的客觀需要和具體表現(xiàn)。開發(fā)與利用有著密不可分的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，為利用提供信息基礎，開發(fā)也離不開利用，達到開發(fā)目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能得以實現(xiàn)。